集團(tuán)公司接待工作做好外賓接待工作教材

集團(tuán)公司接待工作做好外賓接待工作[高級]一、外賓接待工作的一般程序(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)要求掌握外賓接待工作的一般程序(二)外賓接待工作一般程序1.接到接待外賓的工作任務(wù)后，要盡可能詳細(xì)地了解外賓的基本情況，弄清楚其來意，以及抵達(dá)的日期、地點(diǎn)。2.會同或配合外事部門，擬訂出詳細(xì)的接待計(jì)劃，報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。3.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的接待方案，組織有關(guān)部門或單位準(zhǔn)備好會談、簽約、有關(guān)儀式的講話及背景材料等文稿。4.事先安排好參觀、考察的地點(diǎn)和路線，組織有關(guān)單位作好各方面的準(zhǔn)備。5.根據(jù)外賓的身份，安排好住處。6.根據(jù)外賓不同的生活習(xí)慣、妥善、周到地安排好伙食。7.安排好外賓用車和陪同人員用車。8.外賓抵達(dá)時(shí)，安排有關(guān)人員前往迎接。9.同外賓或其代理單位、人員商定具體活動(dòng)日程。10.安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會見外賓，事先確定好會見時(shí)間和地點(diǎn)。11.根據(jù)有關(guān)規(guī)定和外賓的身份，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出面宴請，事先確定好標(biāo)準(zhǔn)和席位。12.按活動(dòng)日程，具體組織承辦或安排有關(guān)單位組織會談、參觀、考察、訪問等項(xiàng)活動(dòng)。13.如需要，通知公安部門做好外事安全保衛(wèi)工作。14.安排好必要的文娛、體育活動(dòng)。15.安排外賓游覽當(dāng)?shù)仫L(fēng)景名勝。16.重要外事活動(dòng)應(yīng)組織安排新聞報(bào)道工作。17.如確需跟外賓交換或互贈禮品、紀(jì)念品，應(yīng)事先做好準(zhǔn)備。18.為外賓預(yù)訂車、船票或飛機(jī)票。19.外賓臨走前，應(yīng)按規(guī)定作好接待經(jīng)費(fèi)的結(jié)算。20.安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員為外賓送行。21.接待工作結(jié)束后，應(yīng)作出接待總結(jié)，呈報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或外事部門。(三)相應(yīng)知識為了有效地進(jìn)行國際交往，我們應(yīng)遵循國際禮儀行事，既要對特定國家的習(xí)俗和禮儀有較詳盡的了解，又要對國際交往的禮儀原則有基本的認(rèn)識。1.注重教養(yǎng)(1)講究儀表和衣帽整潔，其面、手、衣履要潔凈。頭發(fā)、胡須不宜過長，要修剪整齊。(2)舉止大度得體、態(tài)度端莊和藹、挺胸正頸，精神飽滿，任何失禮或不合禮儀的言行都被認(rèn)為是有失體面的。(3)講究身分，說話客氣，不做任何越禮之事。說話時(shí)神情矜持和藹，略帶微笑。(4)遵守時(shí)約。與人約會必須嚴(yán)格守時(shí)，不能失約超時(shí)。允諾別人的事不能忘記，必須按時(shí)做好，失信或失約的人是有損于自己的人格。(5)遵守公共秩序。不給別人造成麻煩或不便，不打攪別人、不干擾影響別人，尊重別人。2.禮貌用語禮貌用語作為禮儀的表現(xiàn)形式，把一個(gè)人對世界、對人們的愛心和禮節(jié)坦露傳達(dá)出來，使愛者更顯光輝，使說話人更被人敬重。在國際交往中"你好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"再見"這些禮儀語言具有極高的使用頻率。3.尊重習(xí)俗不同國家的文化習(xí)俗有別，社會制度有異，思維方式和理解角度常常有較大差別，所以在交往關(guān)系上要互相尊重，謹(jǐn)慎從事。尊重習(xí)俗這是國際交往中很重要的一條禮儀原則。一些在中國人看來是正常的舉止，在一些國家會被認(rèn)為無禮甚至犯諱。如韓國人對"四"字非常反感，韓國許多樓房的編號嚴(yán)忌出現(xiàn)"四樓"、"四棟"、"四室"、"四號"之類。4.尊重隱私尊重隱私，在交談中應(yīng)回避涉及個(gè)人隱私的一切話題，具體而言，就是要做到"五不問"：一不問年齡。外國人的年齡是保密的，他們希望自己永遠(yuǎn)年輕，對"老"字諱莫如深。二不問婚否。中國人愛談?wù)摫舜说幕橐鰻顩r，外國人卻不然。實(shí)際上，讓一個(gè)老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配，并不是一件令人愉快的事情，對婦女而言尤其如此。三不問經(jīng)歷。很多外國人強(qiáng)調(diào)個(gè)人至上和個(gè)性獨(dú)立，他們的經(jīng)歷與個(gè)人喜好等，純屬個(gè)人穩(wěn)私的范圍。四不問收入。每個(gè)人的收入都同他的地位和能力有關(guān)，被外國人視為自己的臉面，所以是免談的。五不問地址。與外國人初交，不應(yīng)要求對方留下地址。外國人不隨意邀請人到家里做客。5.女士優(yōu)先"女士優(yōu)先"是國際禮儀中重要的原則。女士優(yōu)先原則的核心是要求男士在任何場合、任何情況下，都要在行動(dòng)上從各個(gè)方面尊重婦女，照顧婦女，幫助婦女，保護(hù)婦女。6.不亢不卑國際禮儀的不亢不卑原則，最要緊的是要保持人格平等，避免和克服"亢"和"卑"這兩種置對方或置自身于不平等位置上的交往態(tài)度。要做到"不亢不卑"，應(yīng)把握住以下幾點(diǎn)：(1)絕對不要對對方有金錢和物質(zhì)利益上的希圖，只要把持住了這一點(diǎn)，雙方的人格就是平等了。(2)力爭價(jià)值的平等和超越，要有為祖國和民族揚(yáng)眉吐氣的精神風(fēng)貌。(3)堅(jiān)持實(shí)事求是態(tài)度，不說過頭話，說客氣話與謙虛都是需要的，但過分了就成為虛偽。外事接待的基本原則和要求隨著我國經(jīng)濟(jì)與世界經(jīng)濟(jì)的接軌，各公司和企業(yè)的涉外活動(dòng)日益增多，范圍逐日擴(kuò)大。而且由于公務(wù)活動(dòng)帶來各種各樣的與外賓接觸的機(jī)會，使私人間的交往也普遍起來。無論是公務(wù)活動(dòng)，還是私人間的交往，都需要了解一些世界各國和各民族的禮俗風(fēng)情，注意禮貌待客，以免造成不必要的誤會，失去合作與交往的機(jī)會。1.平等互利的原則平等就意味著相互尊重，它包括尊重對方和捍衛(wèi)自尊兩個(gè)方面，尊重對方就要不論對方的國家是否強(qiáng)大、企業(yè)是否龐大，或者風(fēng)俗習(xí)慣、宗教法律等等是否和我們相同，都要不歧視對方。尊重往往以其外在形式表現(xiàn)，尤其是表現(xiàn)在言談舉止之中。所以，這時(shí)的生活小節(jié)往往不比正規(guī)禮儀次要。相互尊重的另一方面就是自尊，只有自尊才能得到對方對你、對你的企業(yè)、甚至對你的國家的尊重，才能談得上真誠合作，平等合作。2.依法辦事的原則國際間的交往與合作，都有一個(gè)原則時(shí)刻不能忘記，這就是合法。無論是我國法律，對方國家的法律，還是國際法和國際私法(如各種雙邊或多邊條約、協(xié)議等等)，只有尊重各種法律，才談得上得到有關(guān)法律的保護(hù)而不是法律的制裁。許多國家的司法體系都比較完善，公民的法律意識也比較強(qiáng)，他們大多認(rèn)為，法律體系的完善是對他們投資與合作的有力保障。而隨著我國法律體系的逐步建立和完善，我國公民尤其是從事對外交往人員，更應(yīng)具備守法觀念，忽視了這一點(diǎn)，就會造成意想不到的被動(dòng)。3.內(nèi)外有別的原則據(jù)說我國過去獨(dú)有的一項(xiàng)制造工藝就是在一家國外訪問團(tuán)參觀時(shí)泄密的，當(dāng)時(shí)這家工廠的陪同人員在介紹各種工藝流程時(shí)，把絕密的制作工藝無意中泄露了出去，被對方得到了花大價(jià)錢都買不到的情報(bào)。其實(shí)，對那位陪同來說，他介紹的情況可能是他認(rèn)為很普通的常識，但是由于沒有注意到內(nèi)外有別的原則，造成了不可挽回的損失。內(nèi)外有別當(dāng)然也包括保守國家機(jī)密，千萬不要以為要求保密的某種文件、記錄、數(shù)據(jù)等等不重要而隨便說出去。4.文明客氣的原則這里有必要提醒涉外人員的是，決不可以己度人，即不要拿自己國家或地區(qū)的禮俗來套用外賓身上去，由于各國、各民族的禮俗千差萬別，即使你完全是好意，這樣做很可能引起不必要的誤會。所以，在和外賓打交道時(shí)，非常有必要了解一些對方國家和民族的禮俗。我國有句俗語叫做"禮多人不怪"，用在對外交往中還是有一定的現(xiàn)實(shí)意義的。其中之一，就是"謝謝"不離口，寧多不少，即使在我國從不說"謝謝"的場合也要注意常說這個(gè)詞。比如在我國家庭中，家庭成員相互幫忙從來不說"謝謝"，而在西方國家，即使象遞個(gè)鹽瓶這樣的小事，也應(yīng)該向?qū)Ψ降乐x才對，而不論他是不是你的親屬。另外，還要注意不向外賓提出或討論對方國家、民族或宗教等方面的敏感問題，而要多談?wù)撾p方都感興趣的問題或?qū)Ψ街档抿湴恋哪承┓矫?，如悠久的歷史、特殊的自然風(fēng)光、發(fā)達(dá)的產(chǎn)業(yè)等等。5.對外宣傳原則對外宣傳中要注意遵循以下基本原則：(1)按照政策，靈活運(yùn)用在對外宣傳中，既要不離原則，又要機(jī)動(dòng)靈活：既要有集中統(tǒng)一的指導(dǎo)，又要發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性。只要符合黨中央的路線、方針、政策，就應(yīng)該根據(jù)具體情況，放手宣傳。我們的言論必須符合黨的方針政策，重大問題按統(tǒng)一口徑慎重回答，但不能謹(jǐn)小慎密，一字一句照搬照套。應(yīng)根據(jù)自己的理解，生動(dòng)形象地加以發(fā)揮，并注意認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。(2)實(shí)事求是，防止片面堅(jiān)持實(shí)事求是，就是要"講事實(shí)、講真話，講道理"，要盡量用事實(shí)講話，結(jié)論讓人家自己去做。要按照事實(shí)的本來面目進(jìn)行宣傳、杜絕"容里空"。宣傳成就要恰如其份，不要浮夸失實(shí)，有的還要留有余地。不要有片面性，即講成績、進(jìn)步、也講缺點(diǎn)、困難，但這不是消極的暴露。實(shí)事求是并非就事論事，不是客觀主義和自然主義。要在擺事實(shí)的基礎(chǔ)上，講清道理，闡明黨的方針政策。(3)注意對象，加強(qiáng)針對性對外宣傳要注意對象，不斷加強(qiáng)針對性，這是一條根本原則。就是要聯(lián)系國外的具體實(shí)際，根據(jù)外國人的思想認(rèn)識，采用他們?nèi)菀桌斫夂徒邮艿姆绞椒椒ㄒ约拔淖终Z言，進(jìn)行有的放矢的宣傳。這樣才能增強(qiáng)宣傳效果，達(dá)到預(yù)期目的。要根據(jù)他們的需求和疑慮。有針對性地進(jìn)行宣傳，從內(nèi)容到形式、風(fēng)格、都要適合不同宣傳對象的特點(diǎn)。照搬國內(nèi)一套，不能解答外國人的問題：內(nèi)容單調(diào)刻板，調(diào)子很高，人家看不懂，不感興趣，要切實(shí)糾正這些毛病。(4)內(nèi)外有別，注意分寸對外宣傳要增強(qiáng)保密觀念，對于涉及到的一些敏感問題，容易引起誤解或授人以柄對我們是不利的，均應(yīng)慎重對待，注意內(nèi)外有別，掌握好分寸。6.注意克服兩種偏向當(dāng)前對外宣傳工作中要注意克服兩種偏向：(1)克服忽視思想性宣傳的偏向在接待工作中，宣傳的業(yè)務(wù)性和思想性脫節(jié)，只強(qiáng)調(diào)"吃好、住好、玩好"，忽視思想內(nèi)容。只介紹自然風(fēng)光，不介紹社會風(fēng)貌：只介紹歷史文物，不介紹現(xiàn)行政策和建設(shè)成就。在經(jīng)濟(jì)技術(shù)文化等專業(yè)交往中，只談本行業(yè)具體業(yè)務(wù)，不聯(lián)系國家方針政策進(jìn)行宣傳：對常住的外國專家、留學(xué)生、商人等，只講友好，不談?wù)摺?2)克服界限不清、放松警惕的偏向?qū)ν庑麄鞅仨氊瀼匚覈?dú)立自主的外交政策，維護(hù)民族自尊心，平等待人。既反對盲目排外，也反對崇洋媚外；既要熱情有禮，又不能卑躬屈節(jié)。要糾正把外國人看作高人一等，而又歧視黑人的現(xiàn)象。對來華的外國人，一般應(yīng)按他們本來的身份稱呼，不統(tǒng)稱"外國朋友"、"國際友人"。要提高警惕，樹立敵情觀念，防止少數(shù)特務(wù)和壞人的破壞。(四)注意事項(xiàng)在接待外賓工作中，要有國外宗教及節(jié)日知識。1.佛教佛教、基督教與伊斯蘭教并稱為世界三大宗教，佛教起源于公元前5-6世紀(jì)的印度，其創(chuàng)造人為釋迦牟尼。佛教可分為大乘、小乘、密宗三大教派。佛教的重要節(jié)日有"浴佛節(jié)"，也稱"佛誕節(jié)"，是為紀(jì)念釋迦牟尼的誕生而定的。2.伊斯蘭教伊斯蘭教由穆罕默德于公元7世紀(jì)所創(chuàng)立。信仰真主"安拉"為唯一的神，認(rèn)為世間一切事物由安拉所決定。伊斯蘭教的主要節(jié)日有開齋節(jié)和古爾邦節(jié)。穆斯林敬拜安拉的主要儀式叫"禮拜"，即在規(guī)定的時(shí)間以固定的程序，面向圣地麥加"克爾白"(天房)，朝拜安拉。3.基督教基督教是世界上最大的宗教，為天主教、東正教、新教及其它一些小派系的統(tǒng)稱。在公元1世紀(jì)由巴勒斯坦拿撒勒人耶穌所創(chuàng)立。由于基督教各派在信仰、教義方面存在著差異，導(dǎo)致了各派的禮儀及教徒的習(xí)俗也不盡相同。天主教通稱公教，崇拜上帝，并尊瑪利亞為"圣母"。新教又稱基督教或耶穌教，它否認(rèn)羅馬教皇的權(quán)威，反對尊稱瑪利亞為"圣母"。基督教的共同節(jié)日為圣誕節(jié)和復(fù)活節(jié)。天主教還有紀(jì)念圣母瑪利亞的節(jié)日。二、涉外活動(dòng)禮賓次序安排(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)在涉外活動(dòng)中，一定要做好禮賓次序的安排，以表示各國主權(quán)平等的地位。(二)涉外禮賓次序安排禮賓次序，是指國際交往中對出席活動(dòng)的國家、團(tuán)體、各國人士的位次按某些規(guī)則和慣例進(jìn)行排列的次序。一般說，禮賓次序體現(xiàn)東道主對各國賓客所給予的禮遇，在一些國際性的集會上則表示各國主權(quán)平等的地位。1.按身份與職務(wù)的高低排列這是禮賓次序排列的主要根據(jù)。一般的官方活動(dòng)，經(jīng)常是按身份與職務(wù)的高低安排禮賓次序。由于各國的國家體制不同，部門之間的職務(wù)高低不盡一致，則要根據(jù)各國的規(guī)定，按相應(yīng)的級別和官銜進(jìn)行安排。在多邊活動(dòng)中，有時(shí)按其他方法排列。但無論按何種方法排列，都要考慮身份與職務(wù)的高低問題。2.按字母順序排列多邊活動(dòng)中的禮賓次序有時(shí)按參加國國名字母順序排列。一般以英文字母排列居多，少數(shù)情況也有按其他語種的字母順序排列。這種排列方法多見于國際會議、體育比賽等，如聯(lián)合國大會的首席也按英文字母排列，但為了避免一些國家總是占據(jù)前排席位，因此聯(lián)合國大會每年抽簽一次，決定本年度大會席位以哪一個(gè)字母打頭，以便讓各國都有機(jī)會排在前列。這可供我們接待外賓參考。3.按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列禮賓次序是經(jīng)常采用的辦法之一。東道國對同等身份的代表團(tuán)，按派遣國通知代表團(tuán)組成的日期排列；或按代表團(tuán)低達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列；或按派遣國決定應(yīng)邀派遣代表團(tuán)參加活動(dòng)的答復(fù)時(shí)間先后排列。采取何種排列方法，東道國在致各國的邀請信中，一般都加以明確注明。在級別相同的情況下，代表團(tuán)團(tuán)長的禮賓順序?qū)赐ㄖ韴F(tuán)組成的日期先后確定。如果同時(shí)接到兩個(gè)或兩個(gè)以上的代表團(tuán)的組成通