建筑智能化工程施工公司文件控制程序

建筑智能化工程施工公司文件控制程序1目的對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各有關(guān)場所使用有效版本的文件。2范圍適用于公司所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制，包括適用的外來文件。3職責(zé)3.1行政部負責(zé)質(zhì)量管理文件、外來法律法規(guī)文件的管理。3.2工程部負責(zé)有關(guān)工程施工的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、技術(shù)文件/圖樣的管理；3.3各有關(guān)質(zhì)量職能部門負責(zé)本部門與質(zhì)量有關(guān)的文件控制；4控制程序4.1文件的分類1）質(zhì)量管理文件：質(zhì)量手冊（含程序文件）、支持性文件（制度、規(guī)范）等；2）技術(shù)文件：技術(shù)管理文件、工程設(shè)計圖樣/顧客提供圖樣、檢驗和試驗規(guī)程等；3）外來文件：有關(guān)國家法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、顧客/供方提供的文件。4.2文件的編號質(zhì)量手冊（程序文件）HT－XXX—2006文件發(fā)布年份ZLA:質(zhì)量手冊(A版)；QP:程序文件公司代號b）支持性文件（管理制度，規(guī)定、要求、規(guī)程）HT/XXXX—2006文件發(fā)布年份順序號支持性文件(質(zhì)量活動管理文件W外來文件)公司代號c）各種記錄如；報表、報告，記錄、表卡QRX.X.X—XX順序號標(biāo)準(zhǔn)條款號質(zhì)量記錄代號d）國家標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、技術(shù)書籍、設(shè)備資料等保留其編號或名稱查詢。4.3文件的編寫、審核和批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊》按本手冊4.2.2.1b)條款編寫、審核和批準(zhǔn)。各部門所需的工作指導(dǎo)文件由歸口管理部門負責(zé)編制，管理者代表審批發(fā)布。4.4文件的標(biāo)識和發(fā)放4.文件經(jīng)過適用性審批后作為受控文件管理。分發(fā)前應(yīng)加蓋紅色“受控”印章,每份文件首頁標(biāo)注發(fā)放編號。4.a)各類文件正本由責(zé)任部門分類存入檔案，有關(guān)副本應(yīng)嚴格按文件發(fā)放范圍和數(shù)量復(fù)制分發(fā)，由相關(guān)管理部門發(fā)給有關(guān)部門負責(zé)人或使用人員。b)質(zhì)量管理文件、法律法規(guī)文件由管理者代表負責(zé)確定發(fā)放范圍，行政部按發(fā)放范圍填制《文件發(fā)放與回收記錄》登記發(fā)放。c)受控文件領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放與回收記錄》上簽名確認，發(fā)往各職能部門（人員）的文件均應(yīng)有相應(yīng)的分發(fā)號，以便追溯，收文部門應(yīng)做好收文登記。4.5文件的歸檔處理和評審4.4.4.6文件的更改4.4.換頁:當(dāng)一頁中出現(xiàn)較多（二十個字以上）更改內(nèi)容時，應(yīng)換頁。b)換版：文件經(jīng)過原則性、超過20％大幅度更改，應(yīng)換版。c)劃改：文件內(nèi)容出現(xiàn)少量更改（不超過二十個字或二處標(biāo)注），可劃改。d)標(biāo)識：以A、B、C…表示版次。以1、2、3……表示更改次數(shù)。4.7文件的使用和保護4.7.14.7.2當(dāng)文件使用人所持的文件丟失后，可申請補發(fā)（按原發(fā)放批準(zhǔn)程序執(zhí)行），補發(fā)文件在發(fā)放編號欄注明“補發(fā)”4.8公司有關(guān)部門/人員需借閱相關(guān)文件時，應(yīng)辦理文件借閱手續(xù)。4.9文件的失效/作廢、回收和銷毀處理a)因文件更新或更改產(chǎn)生的失效/作廢文件由歸口管理部門按原發(fā)放范圍從所有發(fā)放和使用場所及時收回作廢文件，加蓋藍色“作廢”印章后隔離存放并記錄，確保防止誤用。如因法律和積累知識需保留的任何已作廢的文件，應(yīng)加蓋“作廢保留”印章。b)當(dāng)持有受控文件的人員離開原工作崗位時，應(yīng)將受控文件交回發(fā)放部門。辦理交接手續(xù)，文件管理人員在《文件發(fā)放與回收記錄》中作好回收記錄，并簽字確認。c)作廢的文件由責(zé)任部門負責(zé)提出銷毀申請，報總經(jīng)理審批后實施銷毀。4.10呈媒體形式的文件管理軟盤以不干膠標(biāo)記、硬盤以存盤文件目錄方式標(biāo)識、光盤以說明進行標(biāo)識、封存。其微機應(yīng)專人操作、檢索，并對文件加密以防止他人隨意調(diào)閱、復(fù)制或改動。操作人員應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)收文和軟盤上機進行殺毒處理，同時對硬盤文庫復(fù)制軟盤備份，每半年檢查一次備份的完整性。當(dāng)文件發(fā)生更改時，應(yīng)對呈媒體形式保存的文件同步更改。4.11工程施工文件的編號、發(fā)放、回收、歸檔保存及更改，各責(zé)任部門應(yīng)嚴格執(zhí)行《工程施工文檔管理制度》。5相關(guān)文件HT/QP02-2006《質(zhì)量記錄控制程序》HT/GL03-2006《工程施工文檔管理制度》6質(zhì)量記錄QR4.2.3-01《受控質(zhì)量文件一覽表》QR4.2.3-02《外來有效文件清單》QR4.2.3-0