集團公司文書擬寫與處理文書處理工作教材

集團公司文書擬寫與處理文書處理工作[高級]文書處理工作(一)學(xué)習(xí)目標掌握文書處理的基本原則；學(xué)會審核文稿；能夠?qū)ξ臅M行查辦；掌握文書會商及匯編文書的方法；掌握文書的借閱、翻印、存放方法。(二)文書處理1.文稿的審核把關(guān)工作文稿的審核把關(guān)工作是指文書草稿寫成之后，由文書擬稿部門的負責(zé)人或單位綜合辦公部門的文秘人員對其內(nèi)容、文字、體式等方面進行的全面審核修改工作。從一定意義上說它既是擬稿工作的延續(xù)，又是終審定稿工作的一個組成部分。這項工作對控制文書的數(shù)量與質(zhì)量有著重要意義。同時，還可以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)審批文書上的時間和精力。核稿的重點是文稿的內(nèi)容、文字表達和體式。文稿內(nèi)容方面的審核主要包括三查：一是查矛盾抵觸。即檢查文稿的內(nèi)容與黨和政府現(xiàn)行的方針政策、法律、法令以及上級的指示、決定有無矛盾抵觸的地方；與本單位過去發(fā)過的文書有無矛盾和提法不一樣的地方；與同系統(tǒng)其它單位的規(guī)定有無矛盾的地方；文書本身前后提法有無矛盾的地方。二是查政策界限。即檢查文稿的內(nèi)容有無該劃界限而沒有劃或界限不清、交待不明的情況；有無行政部門向黨的機關(guān)作指示、交任務(wù)的現(xiàn)象；有無應(yīng)該內(nèi)外有別而內(nèi)外不分的現(xiàn)象。三是查措施落實。即文中提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；涉及其它部門或單位的問題，是否已協(xié)商一致。文字表達方面的審核主要包括四個方面的內(nèi)容：一是文字表達是否反映了發(fā)文意圖，是否簡明扼要，通俗易懂；二是是否符合語法，選詞造句是否符合邏輯，標點符號的使用是否正確；三是有無錯字、漏字、別字；四是字跡是否工整清晰規(guī)范。文稿體式方面的審核主要包括以下內(nèi)容：文書名稱是否使用得當(dāng)；標題是否符合要求；主送和抄送單位的確定是否準確；密級、緩急時限、主題詞等是否標注并恰當(dāng)。核稿之后，如果文稿的改動不大，可直接送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。如果文稿改動較大或需要重寫，就應(yīng)退回原擬稿單位重新謄抄或擬寫，經(jīng)再次審核通過后，交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。2.文書查辦(1)文書查辦的含義文書查辦是指核查重要文書的執(zhí)行情況，并督促與協(xié)助承辦單位全面、具體地落實文書精神，解決有關(guān)問題的活動。文書查辦是監(jiān)督控制文書處理的一種管理活動，其功能在于推動和保障文書效用的盡快實現(xiàn)，使文書的內(nèi)容按時、按質(zhì)、按量地辦畢。文書查辦的一般過程是：確定查辦范圍和重點：查辦范圍包括對內(nèi)查辦和對外查辦兩個方面。對內(nèi)查辦是指對本單位文書辦理、執(zhí)行情況的督促檢查；對外查辦是指對本單位發(fā)出的文書的辦復(fù)情況的催詢。查辦的重點是急件、重要件和擬文、簽發(fā)環(huán)節(jié)。交辦：即向有關(guān)部門布置查辦任務(wù)、落實查辦人和查辦要求，并履行注冊登記手續(xù)。催辦：即向有關(guān)部門催詢辦理情況，核查辦理結(jié)果?？刹捎秒娫挻咿k、派人催辦，也可發(fā)信(適合對外查辦)催辦。結(jié)辦：將查辦結(jié)果向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。銷辦：即注銷已獲結(jié)果的查辦文書。(2)如何搞好文書的查辦工作第一，要建立切實可行的查辦工作制度，并指定專人負責(zé)。必要時，可設(shè)置專門機構(gòu)負責(zé)文書的查辦落實工作。第二，正確選擇查辦對象。需要查辦的文書應(yīng)該是重要的、緊急的文書，或是久拖不決、無人過問的文書。為了保證查辦工作有目標地進行，應(yīng)確定文書辦理的原則和期限，其原則是，除關(guān)系政策原則問題或牽涉面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要調(diào)查研究，或指定了承辦期限的文書外，一般規(guī)定急件的承辦期應(yīng)短于普通文書。凡是不能及時答復(fù)的文書，應(yīng)先通知來文單位。承辦期限規(guī)定為：緊急件一日內(nèi)辦畢，急件不超過三天，一般文書不超過一周。第三，加強檢查和匯報。收發(fā)單位在一定時期內(nèi)，根據(jù)收發(fā)登記和統(tǒng)計材料，對尚未辦理結(jié)束的文書進行檢查登記，并將檢查結(jié)果分類列表向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并作為對未辦結(jié)的文書進行查辦的依據(jù)。對于一些內(nèi)容重要，拖延很久和屢查不辦的文書，除將積壓、拖延情況及時匯報外，可請領(lǐng)導(dǎo)親自查辦。3.文書會商處理涉及兩個以上單位或部門的問題時，主辦單位或部門應(yīng)準備好處理意見，會同有關(guān)單位或部門研究解決，并負責(zé)歸納整理，文稿擬好后，負責(zé)送會辦單位或部門簽注會商意見，這項工作就叫會商。會商的作用是維護文書的合法性、有效性、統(tǒng)一性。對于為依法依制必須在有關(guān)單位或部門取得一致意見的文書而言，這是文書形成過程中的重要步驟。會商時應(yīng)注意以下問題：第一，協(xié)商的對象應(yīng)齊全沒有遺漏。為保證文書合法并有效，被其內(nèi)容所涉及的所有單位和部門都在協(xié)商范圍之列，應(yīng)逐一征求他們的意見。第二，協(xié)商過程中，如果有些問題沒有取得一致意見，不得寫入文書中。第三，協(xié)商的方式很多，可根據(jù)不同情況采用"面會"或"函會"。4.匯編文書匯編文書是指秘書部門將保管的文書按著一定的題目進行收集、挑選，匯編成冊，以利提供利用的一項工作。這種文書管理形式已被很多秘書部門采用。(1)匯編文書的要求匯編文書要有審批手續(xù)。匯編本單位制發(fā)的文書要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準；匯編上級文件應(yīng)報原發(fā)文單位批準。匯編本的使用應(yīng)嚴格管理制度，發(fā)放數(shù)量應(yīng)嚴格控制，發(fā)放及閱讀范圍應(yīng)按匯編中密級最高的文書辦理。注明不準翻印或密級較高的文書，應(yīng)遵照保密要求，不應(yīng)選入?yún)R編。(2)匯編文書的類型秘書部門編制的文書匯編類型主要有以下幾種：現(xiàn)行文書匯編。即將本單位當(dāng)年的收發(fā)文書按一定的題目編輯成冊。這是匯編文書常用的形式。這種文書匯編主要是供單位領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)部門日常工作使用，具有較強的現(xiàn)實效用。會議文書匯編。就是把反映某一次會議的文書集中起來匯編成冊。其目的是，便于傳達、學(xué)習(xí)會議精神，了解會議全貌，并方便查找。政策法令匯編。就是將一定時期內(nèi)黨和國家或本系統(tǒng)、本單位頒發(fā)的有關(guān)方針政策性的決定、決議、命令、指示、條例、辦法、規(guī)定等匯集起來，裝釘成冊。這類匯編對領(lǐng)導(dǎo)了解掌握有關(guān)政策法令及業(yè)務(wù)部門執(zhí)行政策都有很大的作用。專題文書匯編。就是把反映某一專門問題的文書收集起來匯編成冊。這類匯編不僅對單位領(lǐng)導(dǎo)掌握基本情況，總結(jié)經(jīng)驗和指導(dǎo)工作，具有現(xiàn)實意義，而且對于積累某一方面的統(tǒng)計資料，進行各種專題研究具有長遠的參考價值。(3)匯編文書的步驟與方法匯編文書是一項政治性、科學(xué)性、技術(shù)性很強的文書管理工作。必須要有嚴肅認真的態(tài)度和科學(xué)的工作方法。選題。這是匯編文書的第一個步驟。單位的收發(fā)文書很多，但并不是每種或每份文書都要匯編成冊，究竟匯編哪些文書，自然要有所選擇，這項工作就叫選題。選題是否恰當(dāng)，直接影響著匯編文書作用的發(fā)揮程度。選題的依據(jù)有兩個：一是要根據(jù)本單位工作的需要，特別是要注重對現(xiàn)實工作、現(xiàn)實生產(chǎn)有用；二是要考慮材料基礎(chǔ)，即本單位有無這方面的文書，如果僅僅考慮實際工作的需要，而沒有相應(yīng)的文書作基礎(chǔ)，再有用的題目也不可能編輯成功。選材。確定了匯編文書的題目之后，就應(yīng)圍繞題目挑選有關(guān)的文書。首先要擬制選材大綱，然后根據(jù)選材大綱的要求和范圍來查找和挑選有關(guān)文書。選材要經(jīng)過初選、復(fù)選、定選三個步驟。初選的原則是"從寬防漏"，就是要查找本單位所有可能保存有關(guān)文書的地方，如辦公室、機要室、檔案室等，并根據(jù)匯編題目要求的范圍，收集的有關(guān)文書寧可多一些，對那些可選可不選的文書在初選階段都應(yīng)選上，以防漏掉有用的文書。復(fù)選，是選材的第二個步驟。這一步重點解決初選階段未解決的問題，如確定有爭議的文書的取舍，通篇考慮各類項之間材料的平衡等。這一步要求"從嚴防雜"，是選材的關(guān)鍵步驟。通過復(fù)選的文書基本上就可以確定選入?yún)R編了，可以將它們記入選材登記卡。選材的最后一個步驟是定選，即將所有選入?yún)R編的文書交由主要編輯者或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作最后審定。文書的編排。根據(jù)匯編題目的要求將文書選定之后，必須按一定的原則和方法將它們編排起來，以便使匯編中收入的文書組成一個具有某種邏輯聯(lián)系的有機整體，從而固定每份文書在匯編中的位置。匯編內(nèi)文書的編排主要包括文書的分類、排列、編目等。文書的分類、排列方法主要有不設(shè)類編排、單層分類編排和多層分類編排。不設(shè)類編排指匯編中收錄的全部文書按成文時間順序排列；單層分類編排是指匯編內(nèi)的文書只設(shè)一級分類，如：將匯編內(nèi)的文書按作者分成若干類，每一類下面再按時間順序排列，可表示為：作者-時間；多層分類編排是指匯編內(nèi)的文書設(shè)兩級以上分類層次，如：國務(wù)院文件匯編，一級分類為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通……等大類，在工業(yè)類下又分國有大中型企業(yè)管理、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理……等若干屬類，每一屬類下面的文書再按時間順序排列。匯編內(nèi)文書的編排必須在充分掌握文書內(nèi)容的基礎(chǔ)上進行，否則，容易排亂。匯編內(nèi)的文書排好之后，就要進行編目工作，包括為匯編內(nèi)的文書統(tǒng)一編頁號(如果送印刷廠重新排版，可不編頁號)，及編制匯編目錄兩項內(nèi)容。匯編目錄一般包括標題、文號、成文時間、所在頁號幾部分。匯編目錄置于匯編編輯說明之后，正文之前。擬寫編輯說明。編輯說明也叫序言、引言或序。擬寫編輯說明是匯編文書的最后一個步驟。主要是闡述匯編的目的、意義，選入文書的狀況、價值，以及其它需要說明的問題，以供使用者參考。5.文書的借閱、翻印、存放(1)文書的借閱文書處理完畢后，要集中于秘書部門保管。單位領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門需要查用時，應(yīng)向秘書部門借閱。文書借閱是文書管理的重要內(nèi)容。為了保證本單位文書的齊全完整，確保文書的安全，充分發(fā)揮文書的作用，秘書部門應(yīng)做好下列工作：第一，建立文書的借閱登記制度，對文書借閱的審批、登記、歸還等作出明確規(guī)定。借閱登記一般包括：借閱時間、文書標題、文書字號、份數(shù)、借閱人、批準人、退回時間等項。文秘人員既要熱情服務(wù)，為借閱者提供方便，又要嚴格按借閱制度辦事，不能怕麻煩、圖省事，或因借閱人是領(lǐng)導(dǎo)、朋友就不好意思讓其登記簽字。不管在任何情況下，文秘人員都應(yīng)堅持借閱登記制度，以確保文書的安全。第二，確定借閱范圍。一般情況下，文書的借閱范圍與文書的閱讀范圍一致，不屬應(yīng)閱范圍的人須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準方可借閱。第三，借閱文書人員必須做到確保文書的安全，不得丟失、翻印或復(fù)印，不得抽頁、剪裁或涂改，不得轉(zhuǎn)借他人。(2)文書的翻印按照原正式文書原文、規(guī)格、版式印制文書稱為翻印。翻印文書有嚴格的制度規(guī)定：凡絕密件和黨中央發(fā)的機密件、資料及中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話記錄稿等，不得自行翻印，確因工作需要翻印時，須經(jīng)原制文單位同意，并經(jīng)主管單位領(lǐng)導(dǎo)批準；地方黨委的文件如需翻印，也應(yīng)取得原制文單位的同意。國務(wù)院的發(fā)文，除絕密件以外，經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府和國務(wù)院各部門的秘書長或辦公廳主任批準可以翻印。下級對上級的業(yè)務(wù)性文書，經(jīng)本級領(lǐng)導(dǎo)批準即可翻印。經(jīng)過批準翻印的文書與正式文書具有同等效力。為此，翻印文書時要保持原貌，在內(nèi)容上不允許出現(xiàn)差錯，還應(yīng)在翻印文書的文尾注明翻印單位名稱、翻印時間、份數(shù)以及發(fā)放范圍，并向原制文單位備案。翻印的文書下發(fā)時要登記、編號，按正式文書管理。(3)文書的存放保管文書的存放保管是文書管理工作的內(nèi)容之一，包括文書保存方法和文書存貯設(shè)備兩個方面。文書保存方法的要求：一是分類有條理地存放。無論辦畢或未辦畢的文書，都應(yīng)有條有理。已辦畢的文書，可按預(yù)先擬制的立卷類目按時歸卷；未辦畢或未歸卷的文書，一般采用硬殼容器分類存放，每個容器應(yīng)有目錄，以便查找；二是專庫、專柜存放。為保證文書的安全，文書的存放最好有專門的房間，并購置專門用于保存文書的鐵皮柜。柜內(nèi)存貯的文書，應(yīng)用盒、夾、袋等裝具盛裝，并在裝具上標明文書所屬年度、類別、文號等檢索標識，以便查找；三是文秘人員對所管文書要勤理、勤翻。勤理就是勤整理，定期對所管文書進行清點、對賬，做到文賬相符，件件有著落。勤翻就是經(jīng)常翻閱，可起到熟悉文書內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的效用。文書存放設(shè)備是指庫房、柜架、包裝材料等。專門存放文書的庫房首先應(yīng)符合安全要求，其次應(yīng)該符合溫濕度標準(溫度是14-20℃；相對濕度50%-65%)，并避免灰塵和有害氣體的侵擾，門窗要堅固。柜架也要堅固耐用，最好使用鐵皮柜，并安裝保險鎖。(三)相應(yīng)知識1.文書處理的基本原則文書處理的基本原則是：及時、準確、安全、統(tǒng)一、簡化。及時。在文書處理工作中遵循及時原則有兩點含義：一是快速，即要珍惜時間，要根據(jù)文書內(nèi)容的輕重緩急及時辦理，做到不積壓、不拖延、不誤時、不誤事。二是適時，即注意尋找和把握有效時機。文書處理過程也是一個不斷形成和積累文書生效條件的過程，忽視這一點一味求快而不考慮條件是否具備，時機是否成熟，其結(jié)果往往是欲速則不達。準確。是指在文書處理過程中要注意精確性，辦文和處理要保證質(zhì)量。準確原則體現(xiàn)在文書處理的各個基本環(huán)節(jié)上。擬文時，要求觀點正確，文字通順，符合體式要求；在文書處理的各個環(huán)節(jié)上，要求全面領(lǐng)會；正確執(zhí)行，防止差錯；在文書的管理上，要求準確劃分立卷范圍與保存價值，保證文書的齊全完整，迅速地提供利用。只有在文書處理工作中貫徹準確性原則，才能確保文書工作的高質(zhì)量。安全。其內(nèi)涵是在文書處理活動中，要確立保密觀念，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。文書是機關(guān)單位辦事的工具，許多文書中體現(xiàn)著本單位的重大決策、技術(shù)秘密。這些機密一旦泄露出去，會帶來無法挽回的損失。所以，必須采取有效措施，在文書處理的各個環(huán)節(jié)上杜絕失密、泄密現(xiàn)象。統(tǒng)一。是對文書處理工作管理體制的要求。在文書處理活動中，各級各類工作人員要接受本部門或本系統(tǒng)集中統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，要遵循統(tǒng)一的文書處理制度。任何單位和個人不得違反統(tǒng)一原則另搞一套。簡化。是指在文書處理活動中，為提高工作效率，應(yīng)在保證文書處理具有相同功能的前提下，盡量簡化文書的擬寫，簡化文書處理的程序和手續(xù)，簡化文書處理辦法。事實證明，像文書和文書處理這類工具性、手段性的事物，如能簡單而功能強，則更易掌握，更有活力，更實用，運用起來也更為經(jīng)濟方便。同時，由于其結(jié)構(gòu)簡單，構(gòu)成整體的各個"因素"數(shù)量少，出錯的比率以及造成的連鎖不良反映也比較