《Office》課件-第三章 使用Word

第3章

使用Word2010編排文檔

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3.1WORD2010的基本知識★

3.2WORD文檔的基本操作★

3.3文本的錄入與編輯★

3.4文檔的格式設(shè)置與編排★

3.5文檔的頁面設(shè)置與打印輸出★

3.6文檔內(nèi)容的圖文混排★

3.7文檔表格的創(chuàng)建與設(shè)置3.1Word2010的基本知識3.1.1Word2010的啟動和退出3.1.2熟悉Word2010工作界面3.1.3使用視圖瀏覽文檔3.1.1Word2010的啟動和退出當(dāng)安裝好Office2010軟件后，就可以啟動Word2010應(yīng)用程序了。最常用的啟動方法如下：1)單擊【開始】按鈕，依次選擇“所有程序”｜“MicrosoftOffice”｜“MicrosoftOfficeWord2010”菜單。2)雙擊桌面上的Word2010快捷方式圖標(biāo)。要退出Word2010，方法如下：1）單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕2）選擇【文件】｜“退出”菜單。3）按【Alt+F4】組合鍵或雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單圖標(biāo)3.1.2熟悉Word2010工作界面啟動Word2010后即可進入工作界面，Word2010提供了全新的工作界面。工作界面主要由快速訪問工具欄、標(biāo)題欄、功能選項卡、文檔編輯區(qū)、滾動條、視圖欄以及狀態(tài)欄等組成。3.1.3使用視圖瀏覽文檔針對用戶在編輯或查閱文檔時的不同需要，Word2010提供了頁面視圖、閱讀版式視圖、Web版式視圖、大綱視圖和草稿5種視圖模式。打開【視圖】選項卡，在彈出的“文檔視圖”組中選擇相應(yīng)的選項，或者在狀態(tài)欄中的“視圖欄”中選擇相應(yīng)的視圖按鈕，便可在不同的視圖模式之間切換。3.2Word文檔的基本操作3.2.1新建與保存文檔3.2.2關(guān)閉與打開文檔3.2.3PDF文件3.2.1新建與保存文檔啟動Word2010后，軟件會自動新建一個名為“文檔1”的空白文檔，以后新建立的Word文檔默認(rèn)名稱依次為文檔2、文檔3……。方法1：在“快速訪問工具欄”中單擊“新建”按鈕，或按【Ctrl+N】組合鍵，即可新建一個空白文檔:。方法2：單擊功能區(qū)的【文件】選項卡，在打開的下拉菜單中執(zhí)行“新建”命令，然后雙擊右側(cè)界面中的“空白文檔”按鈕即可。1.新建文檔2.保存文檔在編輯文檔的過程中，應(yīng)及時保存對文檔內(nèi)容所做的更改，以避免遇到斷電、死機、系統(tǒng)自動關(guān)閉等特殊情況造成的文檔內(nèi)容丟失。保存文檔分為保存新建文檔、保存已命名過的文檔、將現(xiàn)有文檔另存為其他名字的文檔等。3.2.2關(guān)閉與打開文檔1.關(guān)閉文檔2.打開文檔對文檔完成所有的編輯操作并保存后，就需要將該文檔關(guān)閉，以保證文檔的安全。常用的操作方法如下：單擊【文件】選項卡，在彈出的菜單中執(zhí)行“關(guān)閉”命令。單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。直接按【Ctrl+W】組合鍵或【Alt+F4】組合鍵。關(guān)閉文檔后可以重新將其打開，打開方法如下：打開文檔所在的文件夾，雙擊文檔的圖標(biāo)即可將其打開。單擊【文件】選項卡，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“打開”命令，在彈出的“打開”對話框中選擇目標(biāo)文件，單擊“打開”按鈕即可。在“快速訪問工具欄”中單擊“打開”按鈕，或按【Ctrl+O】組合鍵都可彈出“打開”對話框，進行目標(biāo)文件的選擇即可。3.2.3PDF文件1.將文檔轉(zhuǎn)換為PDF文檔2.AdobeReader閱讀器的使用從Word2010開始就可以將Office文檔轉(zhuǎn)換為PDF格式而無須安裝其他第三方插件。單擊【文件】選項卡下的“保存并發(fā)送”命令，然后雙擊右側(cè)的“創(chuàng)建PDF/XPS文檔”按鈕。AdobeReader是美國Adobe公司開發(fā)的一款優(yōu)秀的PDF文檔閱讀軟件，可以用來查看、閱讀和打印PDF文檔，因其功能強大，受到眾多用戶的青睞。3.3文本的錄入與編輯3.3.1錄入文本3.3.2編輯文本3.3.1錄入文本啟動Word2010應(yīng)用程序后，系統(tǒng)默認(rèn)是英文輸入狀態(tài)，要想輸入文字，需要先選擇一種合適的中文輸入法，然后在文檔中輸入文字。錄入文本的方法很簡單，只需將光標(biāo)定位在要錄入文本的位置，然后在光標(biāo)閃爍處錄入需要的內(nèi)容即可。輸入的文字會出現(xiàn)在插入點前面，當(dāng)輸入滿一行時，Word會自動換行。在文本輸入過程中，Word2010將遵循以下原則：按下【Enter】鍵，將在插入點的下一行重新創(chuàng)建一個新的段落，并在上一個段落的結(jié)束處顯示段落標(biāo)記符。按下空格鍵，將在插入點的左側(cè)插入一個空格符號，它的大小將根據(jù)當(dāng)前輸入法的字體大小和全半角狀態(tài)而定。按下【BackSpace】鍵，將刪除插入點左側(cè)的一個字符；按下【Delete】鍵，將刪除插入點右側(cè)的一個字符。按下【CapsLock】鍵，可輸入英文大寫字母，再按下該鍵輸入英文小寫字母。3.3.2編輯文本在文檔中輸入文本內(nèi)容后，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有需要修改的地方，此時就可以編輯文本，使文檔內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。編輯文本包括選取、復(fù)制、移動、刪除所選內(nèi)容，查找和替換指定內(nèi)容等。1.選取文本要選中的文本操作方法選擇一個詞組在單詞中的任何位置雙擊。選擇一行文本形狀時，雙擊左鍵。選擇一個句子按住【Ctrl】鍵，然后在要選擇的句子中的任意位置單擊。選擇整段文本在段落中的任意位置連擊三下。選擇不連續(xù)的文本按住【Ctrl】鍵不放，用鼠標(biāo)依次選擇需要選中的文本。選擇整篇文檔形狀后連擊三下。選擇矩形文本塊按住【Alt】鍵，同時在文本上拖動鼠標(biāo)。2.復(fù)制文本3.移動文本4.刪除文本所謂文本的復(fù)制，是指將要復(fù)制的文本移動到其他位置，而原文本仍然保留在原來的位置。移動文本是指將當(dāng)前位置的文本移到另一位置，在移動的同時，會刪除原來位置上的原版文本。移動文本后，原來位置的文本消失。在編輯文檔過程中，需要對多余或錯誤的文本進行刪除操作。要刪除文檔中不再需要的內(nèi)容，可將光標(biāo)定位在需要刪除字符的位置處，按【Backspace】，將刪除光標(biāo)左側(cè)的一個字符；如果按【Delete】鍵，將刪除光標(biāo)右側(cè)的一個字符。選擇需要刪除的所有內(nèi)容，按【Backspace】或【Delete】鍵均可刪除所選文本。5.查找和替換文本6.撤銷與恢復(fù)文本在篇幅比較長的文檔中，有時需要將某些內(nèi)容替換為其他的內(nèi)容，若對其進行逐一的查找和修改，會浪費大量的時間，費時費力而且容易出錯。Word2010提供的文本查找和替換功能，可能輕松快捷地完成文本的查找與替換操作，大大提高了工作效率。在編輯文檔的過程中，難免會出現(xiàn)錯誤的操作，比如不小心刪除、替換或移動了某些文本內(nèi)容。Word提供了“撤銷”和“恢復(fù)”操作功能，可以幫助用戶迅速糾正錯誤操作。3.4文檔的格式設(shè)置與編排3.4.1字體格式的設(shè)置3.4.2段落格式的設(shè)置3.4.3邊框和底紋的設(shè)置3.4.1字體格式的設(shè)置在Word2010中，輸入的文本格式默認(rèn)為五號宋體，為了使文檔更加美觀，條理更加清晰，通常需要對文本格式進行設(shè)置：如設(shè)置字體、字號、字體顏色、文本效果和字符間距等。1.使用功能區(qū)工具設(shè)置2.使用浮動工具欄設(shè)置3.使用“字體”對話框設(shè)置3.4.2段落格式的設(shè)置段落是構(gòu)成整個文檔的骨架，它由正文、圖表和圖形等組成，為了使文檔達到層次分明、段落清晰的效果，Word2010提供了更多的段落格式設(shè)置功能，包括段落的對齊方式、縮進方式、段落間距和行距、段落邊框與底紋、項目符號與編號等。要設(shè)置段落格式，在【開始】選項卡下的“段落”組或“段落”對話框中可完成需要的設(shè)置。1.設(shè)置段落對齊方式段落對齊是指文檔邊緣的對齊方式，包括左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊和分散對齊。設(shè)置段落對齊方式先要選中設(shè)置的多個段落，如果只設(shè)置一個段落，則只需將鼠標(biāo)光標(biāo)放在此段落的任意位置即可。2.設(shè)置段落縮進段落縮進是指段落中的文本與頁面邊緣之間的距離。主要包括左縮進、右縮進、懸掛縮進和首行縮進。設(shè)置段落縮進先要選中設(shè)置的多個段落，如果只設(shè)置一個段落，則只需將鼠標(biāo)光標(biāo)放在此段落的任意位置即可。3.設(shè)置段落間距段落間距主要包括行間距和段間距，行間距是指段落中行與行之間的距離，段間距是指前后相鄰的段落之間的距離。4.設(shè)置項目符號和編號如果輸入的內(nèi)容具有并列關(guān)系，可以為這些內(nèi)容設(shè)置項目符號，以加強這種并列關(guān)系，使具有并列關(guān)系的內(nèi)容看上去更統(tǒng)一、更醒目。1）添加項目符號和編號2）自定義項目符號和編號5.首字下沉首字下沉就是文檔中段首的一個字或前幾個字被放大，放大的程度可以自行設(shè)定，并以下沉或懸掛的方式顯示，其它字符圍繞在它的右下方。3.4.3邊框和底紋的設(shè)置在使用Word2010進行文字處理時，為了使文檔更加引人注目，可根據(jù)需要為文字、段落和整個頁面設(shè)置各種各樣的邊框和底紋，以增加文檔的生動性和實用性。1.為文字或段落設(shè)置邊框3.突出顯示文本2.為文字或段落設(shè)置底紋要給選中的文字或段落設(shè)置底紋效果，在打開的“邊框和底紋”對話框中單擊“底紋”選項，即可根據(jù)選項設(shè)置底紋的填充顏色和圖案顏色Word2010還提供了突出顯示文本的功能，可以快速將指定的內(nèi)容以需要的顏色突出顯示出來，常應(yīng)用于審閱文檔。3.5文檔的頁面設(shè)置與打印輸出3.5.1文檔的頁面設(shè)置3.5.2頁面背景的設(shè)置3.5.3設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼3.5.4插入封面與分頁3.5.5文檔的保護和打印3.5.1文檔的頁面設(shè)置對文檔進行版面設(shè)置，主要包括設(shè)置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳等。1.設(shè)置紙張方向和大小在默認(rèn)情況下，Word編輯區(qū)域紙張的方向總是縱向排列的，為了適應(yīng)不同的打印紙張，可以通過設(shè)置紙張的方向和大小操作來改變頁面方向和大小。2.設(shè)置頁邊距頁邊距是頁面邊緣的空白區(qū)域。一般情況下，在頁邊距可打印區(qū)域內(nèi)可插入文本和圖形，當(dāng)更改文檔的頁邊距時，也就更改了文本和圖形顯示在每頁上的位置。3.5.2頁面背景的設(shè)置在Word2010中，可以為頁面添加背景、水印、邊框等，使頁面更加美觀，使閱讀更具有趣味。無論是設(shè)置頁面的背景、水印還是邊框和底紋，都可以通過【頁面布局】選項卡下的“頁面背景”組中的相關(guān)按鈕進行設(shè)置。3.5.3設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼頁眉和頁腳都是文檔的重要組成部分，是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距中的區(qū)域?？梢栽陧撁己晚撃_中插入或更改文本和圖形，也可以添加頁碼、時間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、文件名或作者姓名等。這樣就可以在閱讀時從頁眉頁腳中知道相應(yīng)的信息，如當(dāng)前頁數(shù)、當(dāng)前閱讀的小節(jié)、文檔名字、編寫的信息等。1.插入頁眉和頁腳2．更改頁眉與頁腳的顯示內(nèi)容3．插入和設(shè)置頁碼格式3.5.4插入封面與分頁1.插入封面2.設(shè)置分頁通常情況下，在文檔的首頁可以插入封面，用于說明文檔的主要內(nèi)容和特點。在文檔中，系統(tǒng)默認(rèn)以頁為單位對文檔進行分頁，只有當(dāng)內(nèi)容填滿一整頁時Word才會自動分頁。當(dāng)然，用戶也可以通過插入分頁符，在指定位置強制分頁。為了便于設(shè)置同一個文檔中不同部分的文本格式，用戶還可以將文檔分隔成多個節(jié)。將光標(biāo)定位在需要分頁的位置，單擊【插入】選項卡下“頁”組中的“分頁”按鈕，即可在光標(biāo)處為文檔分頁。將光標(biāo)定位在需要分頁的位置，單擊【頁面布局】選項卡下“頁面設(shè)置”組中的“分隔符”按鈕，即可在光標(biāo)處為文檔分頁。3.5.5文檔的保護和打印文檔安全的威脅來自不當(dāng)?shù)牟僮?、外部病毒、個人疏忽等多方面因素。可以通過設(shè)置只讀文檔、設(shè)置文檔密碼和啟動強制保護3種方法對文檔進行保護，以防止他人隨意打開或修改文檔。1.設(shè)置文檔密碼2.設(shè)置只讀文檔為了保護文檔免受未經(jīng)授權(quán)的查看或更改，則可以為文檔設(shè)置密碼。在設(shè)置了文檔密碼后，如果不能輸入正確的密碼，將無法打開或訪問受密碼保護的文檔。設(shè)置文檔密碼包括設(shè)置文檔的打開密碼和修改密碼。將文檔設(shè)置為只讀文檔可以強制用戶以只讀的方式打開，這樣可以有效地保護文檔中的內(nèi)容不被修改。3.設(shè)置文檔權(quán)限還可以通過設(shè)置文檔的編輯權(quán)限、啟動文檔的強制保護功能等方法保護文檔的指定內(nèi)容不被修改。4.打印文檔文檔編輯好以后，可以隨時將其通過打印機打印到紙張上使用。3.6文檔內(nèi)容的圖文混排3.6.1在文檔中插入圖片3.6.2在文檔中插入藝術(shù)字3.6.3使用文本框3.6.1在文檔中插入圖片為了使文檔更加美觀、生動，可以在其中插入圖片對象。在Word2010中不僅可以插入系統(tǒng)提供的圖片，還可以從其他程序和位置導(dǎo)入圖片，或者從掃描儀和數(shù)碼相機中直接獲取圖片。插入剪貼畫2.插入文件中的圖片3.編輯圖片1）調(diào)整圖片大小2）調(diào)整圖片位置3）旋轉(zhuǎn)圖片4）設(shè)置圖片格式5）應(yīng)用圖片樣式在文檔中插入圖片后，為使其達到更加美觀的效果，還可以為其設(shè)置格式，比如調(diào)整圖片大小和位置，設(shè)置圖片的文字環(huán)繞方式、旋轉(zhuǎn)圖片、裁剪圖片、為圖片重新設(shè)置顏色、應(yīng)用圖片樣式等。3.6.2在文檔中插入藝術(shù)字藝術(shù)字是一個文字樣式庫，不僅可以將藝術(shù)字添加到文檔中以制作出裝飾性效果，而且還可以將藝術(shù)字扭曲成各種各樣的形狀，以及將藝術(shù)字設(shè)置為陰影與三維效果的樣式。1.插入藝術(shù)字2.設(shè)置藝術(shù)字格式1）更改藝術(shù)字樣式2）自定義藝術(shù)字樣式。3.6.3使用文本框

文本框是一種存放文本或者圖形的對象，可置于頁面的任何位置，并可隨意地調(diào)整其大小。在Word2010中，可以直接插入文本框，在繪制的形狀中添加文字后，也將自動視其為文本框。還可以根據(jù)不同的需要對其進行一些特殊的處理，如設(shè)置其大小、形狀、樣式、填充、輪廓、對齊、組合、文字環(huán)繞方式等。1.插入文本框2.編輯文本框3.7文檔表格的創(chuàng)建與設(shè)置3.7.1創(chuàng)建表格3.7.2編輯表格3.7.3表格的格式設(shè)置3.7.4文檔表格的高級操作3.7.1創(chuàng)建表格表格是工作和生活中表示信息的工具，它不僅具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕Y(jié)構(gòu)，而且還具有簡潔、清晰的邏輯效果。利用Word的表格功能，不僅可以幫助用戶創(chuàng)建形狀各異的表格，而且還可以對表格中的數(shù)據(jù)進行簡單的計算與排序，并能夠在文本信息與表格格式之間互相轉(zhuǎn)換。在Word2010中創(chuàng)建表格的方法有多種，最常用的方法是插入表格和繪制表格。

1.通過“插入表格”對話框快速插入表格2.手動繪制表格手動繪制表格是指用鉛筆工具繪制表格的連線，相當(dāng)于我們?nèi)粘Ｉ钪杏霉P在紙張上繪制表格，一般用于繪制不規(guī)則的表格，也可繪制一些帶有斜線的表格。3.7.2編輯表格表格創(chuàng)建完成后，還需要對其進行編輯操作，如在表格中添加文本、插入與刪除單元格、插入與刪除行或列、合并與拆分單元格、調(diào)整行高與列寬等，以滿足用戶的不同需要。1．輸入文本2.插入與刪除行或列在創(chuàng)建好表格后，就可以根據(jù)需要在表格中輸入文字或插入圖片了。在表格中輸入文本非常簡單，只需要在輸入文本的單元格中定位光標(biāo)，然后輸入文字即可。對表格進行編輯之前，首先要選中表格編輯對象，然后才能對表格進行操作。選擇對象操作方法選中整個表格單擊表格左上角的符號選中一整行將鼠標(biāo)指針移動至需要選擇的行的左側(cè)邊框線附近，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r，單擊即可選中該行選中一整列將鼠標(biāo)指針移動至需要選擇的列的上側(cè)邊框線附近，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r，單擊即可選中該列選中一個單元格移動鼠標(biāo)指針到所要選中單元格左邊的選擇區(qū)域，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樾螤顣r，單擊即可選中該單元格。雙擊則選中該單元格所在的一整行選中多個連續(xù)的單元格在需要選中的第一個單元格內(nèi)單擊，然后按住鼠標(biāo)不放，拖拽至最后一個單元格處，則鼠標(biāo)經(jīng)過的單元格均被選中選中多個不連續(xù)的單元格選中第一個單元格后，按住【Ctrl】鍵不放，再繼續(xù)選中其他單元格3.調(diào)整表格的行高和列寬4.合并單元格選中需要調(diào)整寬高的行或列，在【表格工具-布局】選項卡的“單元格大小”組中的“高度”或“寬度”中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行設(shè)置。拖拉選中需要進行合并的連續(xù)單元格，右鍵單擊在彈出的快捷菜單中選擇“合并單元格”命令即可。3.7.3表格的格式