公司備用金管理制度細則

公司備用金治理制度細則第一章：總則第一條：為嚴格掌握費用支出，加強費用治理，提高公司效益，本著合理、節(jié)省的原則，依據(jù)公司財務治理制度的有關規(guī)定，制定本制度。其次條：本制度中所稱費用是指差旅費、住宿費、市內交通費、業(yè)務招待費、通訊費、辦公費及其他費用等。第三條：本制度適用對象為公司總經(jīng)理及以下人員，總經(jīng)理以上高層治理人員〔僅限董事長〕費用按實報銷，無出差補貼等。其次章：備用金借支程序第四條：公司員工因公出差，為保證公司業(yè)務的合理需第五條：備用金借支程序：借款人因公出差應填寫出差申請單，即派差單，按規(guī)定程序批準后到財務部應收往來會計處領取借款單并填制借款單〔借條〕，按第四章規(guī)定權限審批后交應收往來會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納依據(jù)復核后的記賬憑證，向借款人支付備用金。借支5000元以上的大額備用金須提前一天通知財務部。第六條：備用金借款人須在公司業(yè)務完畢后5個工作日1月6日前，上年全部個人借支的備用金都必需結清歸還，逾期不還的，一次從工資中扣回。第七條：借款單是財務賬務處理的依據(jù)之一，是業(yè)務發(fā)生的原始記錄，報銷費用時借款單不予退還；歸還多借備用金時，由出納開具收據(jù)給報銷者本人，借款單也不予歸還。第八條：備用金是為保證公司業(yè)務需要而設，因私不得借支備用金。第三章：費用報銷程序第九條：費用報銷程序：報銷人按下款要求自行粘貼票〔差旅費報銷明細表按第四章規(guī)定權限審批后交費用會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復核，出納依據(jù)復核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸還的備用金余款須向報銷人開具收據(jù)，借款單不予退回。第十條：對原始票據(jù)的要求：⑴、全部票據(jù)必需是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必需是一次性套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)〔財政票據(jù)除外〕及白條不予報銷；業(yè)務中因個人緣由違章的罰款單據(jù)不予報銷；特別情景下，必需說明情景合理后，必需總經(jīng)理簽字批準。⑵、原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，掩蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出必需間隔距離，票據(jù)較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。原始票據(jù)必需按交通票據(jù)、住宿票，招待票等不一樣類別和不一樣金額，分門別類進展粘貼或分類別審批報銷，不能混合粘貼。⑶、除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報銷人須在每張票據(jù)正倉租費、保險費等票據(jù)須注明業(yè)務或供給相應的單據(jù)號并簽名。要求報銷人重整理。⑸、對于審批手續(xù)不全的原始憑證，會計不得編制記帳憑證，出納也不得付款。⑹、未按規(guī)定時間報銷的，財務部門應于當月工資中扣回預借的差旅費，待報銷時再行支付，并從6日起按日加收1%的資金占用費用，從出差費用中補助費中扣除，3號前報銷。⑺、財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店或其他相關人員直接查詢，如有虛假行為取消該項費用報20%的罰款。⑻、出差人員應認真填寫派差單，派差單作為差旅費報銷的依據(jù)，缺一不行，否則財務部不予報銷各種費用〔后附派差單〕。第十一條：費用報銷后，財務部費用會計應記錄個人費用登記帳簿，按月上報財務部經(jīng)理、總經(jīng)理批閱。業(yè)務員的費用列入個人銷售費用進展收入本錢費用考核。第四章：審批權限第十二條：備用金借支審批權限：⑴、備用金借支金額在3000元〔含本數(shù)〕以下的，由部門經(jīng)理簽字確認，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務部經(jīng)理簽字批準；⑵、備用金借支金額在3000元以上的，由部門經(jīng)理簽字確認，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務部經(jīng)理簽字核準后，報總經(jīng)理簽字批準；⑶、財務部經(jīng)理借支必需由總經(jīng)理簽字批準。第十三條：費用報銷審批權限：⑴、部門經(jīng)理以下人員報銷，由部門經(jīng)理簽字確認，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務部經(jīng)理簽字核準后，報總經(jīng)理簽字批準；⑵、部門經(jīng)理的費用報銷由主管副總經(jīng)理審核簽字確認，報財務部經(jīng)理審核簽字后，報總經(jīng)理簽字審批；⑶、副總經(jīng)理的費用報銷由財務部經(jīng)理審核簽字后，報總經(jīng)理簽字審批；⑷、財務部經(jīng)理的費用報銷由總經(jīng)理簽字審批。⑸、總經(jīng)理不在時，備用金借支由財務部經(jīng)理請示總經(jīng)理批準，待總經(jīng)理回到時補簽。第十四條：總經(jīng)理、董事長使用資金或報銷直接通知財務部經(jīng)理，由財務部經(jīng)理準時指派人員辦理。第五章：出差補貼標準第十五條：出差是指公司人員受公司主管負責人派遣〔派差單〕在公司辦公所在地城市以外的地區(qū)履行公務，并依據(jù)本制度的規(guī)定享受相應的出差伙食補貼標準、交通工具標準及出差住宿標準；在公司辦公所在地城市市內履行公務不享受出差伙食補貼。第十六條：公司員工出差應嚴格履行報批手續(xù)，未經(jīng)批準不得自行出差，自行出差或因私外出所發(fā)生的費用均由其本人自行擔當，公司不予報銷。第十七條：公司各部門應嚴格掌握出差人數(shù)，并爭論其完成任務的期限，確定合理出差日期，逾期出差應向主管負責人報告，對因公出差人員，按相應標準報銷出差費用。第十八條：員工出差分“長途”和“短途”兩種，即當天能來回的為“短途”，出差時間在一天以上的為“長途”。第十九條：長途出差地點區(qū)分為1類區(qū)，2類區(qū)，港澳臺地區(qū)三種，即：二類區(qū)：特區(qū)、上海、北京、廣州；一類區(qū)：除二類區(qū)以外的地區(qū)。其次十條：出差住宿費報銷，在標準以內據(jù)實報銷?！苍颂臁苍颂煲话闳藛T120160科長、主管、工程師級140180部門經(jīng)理級160220其次十一條：員工短途出差視同出勤，不再享受出差補貼。其次十條：長途出差補助，按規(guī)定標準填寫補助費，一4060元天人。其次十二條：員工出差乘坐交通工具：公司副總經(jīng)理及以上領導可乘坐飛機、軟臥、輪船二等艙；部門經(jīng)理級：可乘坐飛機、軟臥、硬臥、輪船三等艙，乘坐飛機、軟臥需報總經(jīng)理批準、乘坐軟臥僅限正職；其余員工乘坐火車硬臥、輪船四等艙。超標自付，從補助費中直接扣減補助費缺乏以扣除的，缺乏局部從工資中扣除。對于參與包括住宿、市內交通與生活費用在內的會議和由邀請方擔當費用的會議，不享受任何補助。其次十四條：出差人員的伙食補貼天數(shù)按出差自然天數(shù)減去一天計算，即算頭不算尾〔當天出差當天回到的不報銷伙食補貼〕；住宿標準按實際住宿天數(shù)計算。其次十五條：出差人員超標準乘坐交通工具須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷，并須事先請示。且有1人以上同行人員或有關人員簽字證明，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，報主管副總、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，按票價的50%報銷。其次十七條：司機帶車出差且當天不能回到的，每一天住宿、生活補貼按一般員工標準執(zhí)行。其次十八條：公司員工出差途中，經(jīng)批準可繞道回家探親，其車船費由公司負擔，在家期間不享受伙食補貼，不予報銷住宿費用。第六章：房屋租賃費第十八條：長期住外業(yè)務人員租房標準〔含水電費、固定費、物業(yè)費等費用〕：特區(qū)800元月以內；直轄市600300元月以內，據(jù)實報銷。第七章：市內公共交通費標準其次十九條：市內交通費是指公司員工在公司所在地或辦事處所在地辦理公務所發(fā)生的交通費〔包括公共汽車費和出租車費〕，公司員工上下班或因私所發(fā)生的交通費不在此列。第三十條：有伙食補助的人員，市內交通費包含在補助費之內，沒有補助費的，按實際發(fā)生公交車費用報銷，公交車票除二人及以上同行外均不得連號。。第三十一條：全部因公報銷出租車費用的，必需在出租車票反面注明來回地點及用車事由，按審批權限進展批準。第八章：通訊費標準第三十二條：通訊費指因公使用通訊工具而發(fā)生的費用，包括移動、固定等。通訊費一律實行憑票限額內報銷。第三十三條：使用移動的員工，其裸機的購置費一律由使用者本人負擔。第三十四條：通訊費報銷標準：300元月；200元月；車間主任、科長以及特別崗位人員100元月。第三十五條：對于享有出差補助費的業(yè)務人員，通訊費包含在補助費之內，不得另外報銷通訊費用。有規(guī)定定額通訊費的人員，不得以出差為由，額外報銷通訊費。第三十六條：享受通訊費報銷標準的人員必需堅持24小時〔含節(jié)假日〕通訊暢通。第三十七條：業(yè)務招待費是指因工作需要招待客戶和有關部門人員而發(fā)生的費用。第三十八條：各部門人員因公接待外單位人員，提議安排工作餐，需要到外面宴請的，須事先取得部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理同意，否則不予報銷。部門需安排接待工作餐的，須經(jīng)部門經(jīng)理批準由公司辦公室統(tǒng)一按排并登記備案，記入部門招待費。第三十九條：各部門人員因公出差確需應酬的，須事前請示部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理同意，限額接待。第四十條：招待費發(fā)票日期欄必需填寫清楚，報銷時應附有業(yè)務事由、具體人數(shù)、時間、地點、批準領導等。第十章：辦公費標準第四十一條：辦公費是指辦公用品、印刷品及其它辦公物品等的支出。公司辦公費統(tǒng)一由辦公室指定專人進展掌握與治理。第四十二條：各部門申請購置辦公用品、印刷品等其它辦公物品時，需注明用途、數(shù)量、規(guī)格型號，辦公室需查明是否可調整使用，再確定是否購置，報財務部經(jīng)理，總經(jīng)理審批后執(zhí)行。第四十三條：辦公室負責辦公用品領發(fā)的人員，每月需填報辦公用品、印刷品等購、領、發(fā)、存報表，按部門分類歸檔，報送財務部和各有關部門。第十一章：其他費用標準第四十四條：禮品費。因工作、業(yè)務特別需要，需贈送有關部門人員或客戶禮品的，由董事長或總經(jīng)理安排選購，其他個人不得私自贈送禮品。第四十五條：加班費。加班費由人力資源部按國家和公司有關規(guī)定辦理，月底伴同當月工資一齊發(fā)放。第四十六條：福利費。公司發(fā)放給職工的各種福利，須由總經(jīng)理批準，由綜合治理部安排選購并按規(guī)定制度發(fā)放。第十二章：其他規(guī)定第四十七條：主管及以上人員的職務以人力資源科的正式任免通知為準，對外使用的職務不對內使用，也不享受本制度規(guī)定的各項對應級別標準報銷有關費用。第四十八條：休探親假人員的費用報銷標準按人力資源部的規(guī)定執(zhí)行。第四十九條：備用金借支和報銷單據(jù)的審核，財務部隨24，其余工作日財務部不予辦理。202191日起實行。第五十一條：本制度由財務部負責解釋。公司備用金治理制度細則執(zhí)行董事5.00總經(jīng)理1.00副總經(jīng)理0.50總監(jiān)0.50行政部、人力部、財務部經(jīng)理0.30運營部經(jīng)理0.50司機0.30二、崗位牽制1、財務部為備用金治理的主控部門，有準時清理備用金的職責和義務，對違規(guī)的備用金借支有權拒絕辦理。2、人力資源部協(xié)作財務部對拖欠備用金的員工從工資中補回。3、各職能部門負責人對本部門備用金開支的合理性、合法性、去向負責。4、備用金的開支范圍如調整須總經(jīng)理、財務負責人會簽后報執(zhí)行董事批準。6、經(jīng)辦人員必需妥當保管備用金的有關報銷憑證，每月報銷核銷備用金，對備用金的領用、中途報銷和開支情景須書面解釋。三、證據(jù)鏈1、借款單。2、經(jīng)核實的借款信息打印件。3、付款收據(jù)或回單。4、沖賬時須提交的證據(jù)按各自業(yè)務性質參照相關費用執(zhí)行。四、掌握點1、備用金用于以下事項：差旅費、生活水電、工傷醫(yī)藥費、單項不超過貳仟元的零星材料選購；其他特定用途，如押金、保證金等。備用金?？顚Ｓ茫坏门灿?。2、前賬不清，后賬不借。對未準時沖賬的借款人，不允許連續(xù)借支；如有特別情景，必需書面報告還款或沖賬計劃，經(jīng)財務與總經(jīng)理批準后報執(zhí)行董事特批方可借支。3、臨時備用金使用完畢后馬上清理，滾動備用金賬戶每月需清理一次，月末備用金余額退回公司，有必要的下月初重辦理手續(xù)，無必要的不再外借。按“一事一清”原則請用備用金，不保存?zhèn)溆媒鹩囝~，事畢后清理不得超過10個工作日，業(yè)務完成后準時沖賬，余款即刻退還公司，制止持款不退。4、財務部有權從工資中扣回備用金，并依據(jù)情節(jié)輕重賜予通報批判。5、標準外的人員借用備用金需逐級審核，時間緊迫時可由總經(jīng)理執(zhí)行董事通知財務，事后須補簽字。6、借用備用金必需?？顚Ｓ?，不允許一款多用或多筆備用金穿插使用。7、借支備用金必需寫明款項的用途，報賬沖銷的資料要和借款時填寫的用途全都，一筆備用金未使用完，要準時到財務部報賬沖銷，不能挪做別的用途。備用金金額與事由依據(jù)“先進先出法”原則配比。8、備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特別緣由可由借支人本部門的其他員工代為辦理，須由借支人本人在備用金借款單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產(chǎn)生的職責由代辦人負責。9、借款人調離、辭退或辭職時，必需馬上歸還借支的備用金，凡未歸還備用金的，不得辦理離職手續(xù)；財務人員發(fā)生崗位變動時，必需將所核算的借款人備用金情景予以核實并辦理移交手續(xù)，不得私自轉他人保管。對逾期不按規(guī)定退回所持有備用金的，除強行從有關往來、抵押金、工資等款項扣回外，按銀行同期貸款利率收取占用費，必要時經(jīng)過訴訟索取權利。9、欠款單位或個人還款須經(jīng)過銀行轉賬劃入公司賬戶或直接交回公司，嚴禁發(fā)生截留做備用金或其他舞弊行為。一經(jīng)覺察全額追回款項外，賜予當事人必需的行政及經(jīng)濟處罰，必要時訴諸法律。10借款，誰清欠”的原則，只對在財務的直接借款人清欠。11、備用金賬戶一個月無業(yè)務發(fā)生的，收回備用金。12、財務須給沖賬或還款的借款人出具證明或收據(jù)，保護員工的利益。13、制止條款：制止以備用金支付職工工資和獎金；禁止以備用