企業(yè)公司檔案管理實(shí)務(wù)工作培訓(xùn)教學(xué)課件

企業(yè)檔案管理實(shí)務(wù)工作培訓(xùn)講師：XXX日期：XXX目錄/CONTENS0102030405什么是企業(yè)檔案管理怎樣做好企業(yè)檔案工作企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理企業(yè)檔案案卷的編制企業(yè)人事檔案管理企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在對(duì)企業(yè)重要資料的收集、整理、保存和利用等方面的管理和實(shí)施過程。檔案管理的任務(wù)主要包括收集、保存、歸檔和注銷等。什么是企業(yè)檔案管理PART01什么是企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，企業(yè)活動(dòng)是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、基建、設(shè)備管理等各職能部門，綜合運(yùn)用資源條件、勞動(dòng)力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等經(jīng)濟(jì)要素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的活動(dòng)。因此，企業(yè)檔案是企業(yè)各種因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說明企業(yè)的基本面貌和全部活動(dòng)，是各種內(nèi)容和載體檔案的總和。什么是企業(yè)檔案管理是由企業(yè)若干項(xiàng)職能活動(dòng)構(gòu)成的黨群工作、行政管理經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理科技研究、產(chǎn)品生產(chǎn)基本建設(shè)、設(shè)備儀表財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人事管理企業(yè)檔案的基本類型文書檔案科技檔案實(shí)物檔案會(huì)計(jì)檔案人事檔案其他載體檔案從而形成了以企業(yè)管理檔案為基礎(chǔ)，以科技檔案為主體。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在對(duì)企業(yè)重要資料的收集、整理、保存和利用等方面的管理和實(shí)施過程。檔案管理的任務(wù)主要包括收集、保存、歸檔和注銷等。怎樣做好企業(yè)檔案工作PART02企業(yè)檔案的構(gòu)成爭(zhēng)取主動(dòng)，建立網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作提供組織保證建立健全檔案管理規(guī)章制度加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)管理不斷創(chuàng)新，全面提升檔案工作企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作對(duì)企業(yè)在工作中活動(dòng)中形成的文件的積累、整理、歸檔的管理、對(duì)直屬單位監(jiān)督指導(dǎo)收集、整理統(tǒng)計(jì)、檢索鑒定、保管編研、開發(fā)利用企業(yè)檔案的收集工作SOTW建立健全檔案管理歸檔工作轉(zhuǎn)變收集觀念，注重收集范圍了解企業(yè)內(nèi)部各職能的職責(zé)，盡快熟文件形成的規(guī)律及時(shí)收集企業(yè)重大活動(dòng)的有關(guān)檔案企業(yè)檔案的收集工作企業(yè)分類一級(jí)類目行政管理黨群生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)營管理產(chǎn)品財(cái)務(wù)審計(jì)設(shè)備管理基本建設(shè)0-5文書檔案分類0

10

50

30

40

2黨群工作行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理財(cái)務(wù)審計(jì)按年度-問題-保管期限

0-5文書檔案整理、編目全宗號(hào)年度202X件號(hào)

1類別生產(chǎn)管理保管期限永久頁數(shù)6全宗號(hào)年度202X件號(hào)1類別黨群保管期限永久頁數(shù)6在文件右下角編頁碼在文件的右上角蓋上歸檔章0-5文書檔案編號(hào)0-5類編號(hào)

202X-0-1-1

件號(hào)（0-9）

盒號(hào)（0-9）分類號(hào)（0黨群）目錄號(hào)（年代）歸檔文件應(yīng)逐件編目。只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目文書檔案的編目年度：202X年保管期限：永久

序號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注11XX公司司字（20XX）1號(hào)關(guān)于XXX的請(qǐng)示202X010822XX公司司字（20XX）2號(hào)關(guān)于XXX的批復(fù)202X05211歸檔文件目錄0-5文書檔案組卷、排列歸檔文件應(yīng)以“件”為單位，按照其排列順序編寫件號(hào)（室編件號(hào)），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號(hào)應(yīng)在分類的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。同一年度的歸檔文件，永久、長期、短期各排一個(gè)流水號(hào)。不同保管期的不能放一個(gè)合內(nèi)。檔案盒脊背設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在對(duì)企業(yè)重要資料的收集、整理、保存和利用等方面的管理和實(shí)施過程。檔案管理的任務(wù)主要包括收集、保存、歸檔和注銷等。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理PART03什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料什么是企業(yè)檔案工作是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的種類盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，這需要我們不斷深入了解：機(jī)制會(huì)計(jì)檔案；機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件4財(cái)務(wù)審計(jì)類財(cái)務(wù)審計(jì)綜合01財(cái)務(wù)管理0203會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)04審計(jì)工作盡快熟悉文件形成的規(guī)律。企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)4財(cái)務(wù)審計(jì)類年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、各財(cái)務(wù)分析報(bào)表；430會(huì)計(jì)報(bào)表0

1原始憑證、記帳憑證、匯總報(bào)；會(huì)計(jì)憑證0

2日記帳、明細(xì)帳、輔助帳、總帳431會(huì)計(jì)帳簿0

3固定資產(chǎn)卡、財(cái)務(wù)移交清冊(cè)等433其他0

4會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)例二某企業(yè)202X年度的會(huì)計(jì)年報(bào)（202X－430－001）202X─431─001

案卷號(hào)（001-999）會(huì)計(jì)帳簿（三類）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類）財(cái)務(wù)審行（一類）年度(目錄號(hào))會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)例二某企業(yè)202X年度的會(huì)計(jì)帳簿（202X－431－001，4財(cái)務(wù)審計(jì)類、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、1帳簿、001案卷號(hào)）

202X─431─001

案卷號(hào)（001-999）會(huì)計(jì)帳簿（三類）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類）財(cái)務(wù)審行（一類）年度(目錄號(hào))會(huì)計(jì)檔案材料保管期限的劃分報(bào)表帳簿憑證其他年報(bào)月、季報(bào)現(xiàn)金、銀行日記帳總帳、分類帳原始憑證記帳憑證匯總憑證銀行對(duì)帳單銀行調(diào)節(jié)表固定資產(chǎn)卡會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)永久3年25年15年15年15年15年5年5年5年永久企業(yè)會(huì)計(jì)檔案組卷會(huì)計(jì)報(bào)表按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會(huì)計(jì)帳本是一本一卷；會(huì)計(jì)憑證一般由經(jīng)辦會(huì)計(jì)當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂若干成冊(cè)，一般厚度不得超過3厘米，加封面裝于憑證合內(nèi)，并編號(hào)。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在對(duì)企業(yè)重要資料的收集、整理、保存和利用等方面的管理和實(shí)施過程。檔案管理的任務(wù)主要包括收集、保存、歸檔和注銷等。企業(yè)人事檔案管理PART04企業(yè)人事檔案管理人事檔案是人事部門按企業(yè)人事政策，在培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用人員的重要依據(jù)，是檔案資料的重要組成部分。企業(yè)人事檔案管理人事檔案的收集工作收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。503人事檔案分類

人事檔案分類

1在職人員檔案2退休人員3職稱檔案第一層人事檔案材料的分類及編號(hào)履歷表（履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷）自傳鑒定、考察、考核學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料政審材料參加黨、團(tuán)材料獎(jiǎng)勵(lì)材料處分材料錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退休其他（獨(dú)生子女登記、軍人結(jié)婚登記、下鄉(xiāng)證明等）企業(yè)人事檔案材料組卷履歷表、自傳鑒定表、學(xué)歷、政審入黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、處分錄用、任免、待遇、其他人事檔案的編號(hào)有音序編號(hào)法，許多種，今天給大家介紹的一種編號(hào)方法是音序編號(hào)法。音序編號(hào)法，比任何一種方法實(shí)用、便捷。優(yōu)點(diǎn)是：1、簡(jiǎn)單易學(xué)；2、字體無要求；3、不易錯(cuò)號(hào)；5、簡(jiǎn)化歸檔手續(xù)；6、提高工作效率；7、用途廣廣泛。編號(hào)基本方法第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫出來，取每一個(gè)拼音的第一個(gè)字母；第二步：把同一個(gè)字母的放在一起，按姓的漢字聲母的ABCD……依次排列（單名中間空一個(gè)字符）；再按名的漢字聲母的ABCD……依次排列，依此類推（見附表）第三步：按過索引的檔案號(hào)、姓名、籍貫進(jìn)行排序上架；第四步：每一個(gè)字母后留一定的空號(hào)，以備增加檔案之用。第五步：箱柜右上角應(yīng)標(biāo)明檔案號(hào)的第一個(gè)字母。企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在對(duì)企業(yè)重要資料的收集、整理、保存和利用等方面的管理和實(shí)施過程。檔案管理的任務(wù)主要包括收集、保存、歸檔和注銷等。企業(yè)檔案案卷的編制PART05企業(yè)檔案案卷的編制案卷目錄的編制，應(yīng)該建立在企業(yè)檔案的綜合管理基礎(chǔ)上，對(duì)歸檔的案卷進(jìn)行系統(tǒng)的編目，包括：總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄。檔案的排列大類按管理檔案—科技檔案（產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備）—會(huì)計(jì)檔案管理類檔案：按年度-—期限-—（機(jī)構(gòu)）—時(shí)間順序排列科技類檔案：各大類按性質(zhì)—項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一臺(tái)設(shè)備、一項(xiàng)工程、一個(gè)課題）—階段系統(tǒng)排列會(huì)計(jì)檔案：綜合—報(bào)表—帳簿—憑證二級(jí)類目內(nèi)分別按年度企業(yè)檔案案卷的編制檔案管理是利用的基礎(chǔ)和手段，檔案利用是檔案管理的目的。202X