XX集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)站管理暫行規(guī)定

XX集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)站管理暫行規(guī)定為進(jìn)一步完善和推進(jìn)集團(tuán)公司辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)站建設(shè)，發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用，特制定本管理規(guī)定。一、管理范圍本規(guī)定的管理范圍包括集團(tuán)公司及下屬控股公司對辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)站的使用、管理和維護(hù)工作。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)信息化建設(shè)工作小組（以下簡稱信息化小組）負(fù)責(zé)組織研發(fā)、維護(hù)；集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)實施、監(jiān)督檢查。（二）各單位、部門要按照本規(guī)定做好辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)站的使用和運用工作。各辦公室主任具體負(fù)責(zé)按時上網(wǎng)瀏覽信息、上傳下達(dá)、組織稿件擬寫、反饋問題、推廣應(yīng)用工作。各部門信息聯(lián)絡(luò)員具體負(fù)責(zé)信息溝通、稿件組織擬寫、反饋問題和推廣應(yīng)用工作。三、管理內(nèi)容（一）“擬發(fā)公文處理”以集團(tuán)公司名義對上級業(yè)務(wù)部門、外單位行文和對內(nèi)發(fā)文，在“擬發(fā)公文處理”模塊中實現(xiàn)。本類公文一般有請示、報告、通知、函等。其流程為：各部門擬稿人草擬——部門經(jīng)理審核——辦公室秘書核稿——辦公室主任擬辦——機(jī)要秘書轉(zhuǎn)送會簽——其他業(yè)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽——主要（分管）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)——打字員修改、排版——擬稿人核稿——打字員印制——機(jī)要秘書用印、分發(fā)、歸檔。（二）“閱辦公文處理”外部來文及各單位、各部門呈送的供集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)閱讀、批示的請示、報告、函、通知等文件，在“閱辦公文處理”中實現(xiàn)。本類公文有固定的辦理流程。處理過程中不能修改原文。其流程為：各單位、部門呈送——單位、部門經(jīng)理審核——機(jī)要秘書核稿、編號——辦公室主任擬辦——機(jī)要秘書轉(zhuǎn)送——領(lǐng)導(dǎo)會簽或簽批——機(jī)要秘書分發(fā)、歸檔。（三）“添加、瀏覽信息”是指僅提供參閱的內(nèi)容或報送材料無須修改、批示的信息，在“信息交流”的“添加信息”中提交實現(xiàn)。添加信息分兩個一級類別：“集團(tuán)公司下發(fā)”和“各單位、各部門交流”。由辦公室提交屬集團(tuán)公司的通知、工作安排等信息，在“集團(tuán)公司下發(fā)”類別中實現(xiàn)。本類信息，分別通過“實時任務(wù)提醒”中的“工作安排”、“通知通告”來查看。其他信息，暫分“工作安排，情況匯報、業(yè)務(wù)信息、ISO貫標(biāo)”四類，可以擴(kuò)展，所有單位、部門均可填報，在“各單位、各部門交流”中實現(xiàn)。這類信息在“瀏覽信息”的“各單位、各部門交流”中查看。（四）“橫向交流”屬個人交流的信息，在“信息交流”的“橫向交流”中提交實現(xiàn)。在“實時任務(wù)提醒”的“任務(wù)提示”中處理回復(fù)。（五）“任務(wù)提示”“實時任務(wù)提醒”的“任務(wù)提示”中集中了本人所有的待辦事項，包括有“擬發(fā)公文處理”的需要審核、修改和會簽處理的公文，“閱辦公文處理”的需要審核和會簽處理的公文，“橫向交流”中需要處理的信息。（六）“文件匯編”屬日常資料備查，如法律法規(guī)、規(guī)章制度、XX簡報、組織機(jī)構(gòu)、人事任免、技術(shù)規(guī)范，在“文件匯編”中提交實現(xiàn)。由辦公室提交更新，全員查閱。（七）“論壇”是南京XX集團(tuán)員工圍繞項目開發(fā)、創(chuàng)新技術(shù)、學(xué)術(shù)觀點、企業(yè)文化建設(shè)等方面各抒己見、暢所欲言的平臺，鼓勵員工為南京XX集團(tuán)發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策，營造健康向上的企業(yè)文化。四、管理要求（一）瀏覽處理1、每位員工都要掌握系統(tǒng)的應(yīng)用方法，做到人人都會操作。2、集團(tuán)公司有關(guān)會議、活動的通知及需員工周知的事項均從辦公自動化系統(tǒng)公布，一般不再以紙面文件或電話形式通知。每位員工應(yīng)每天上辦公自動化系統(tǒng)，及時查看各種待辦工作、經(jīng)辦工作的進(jìn)展情況及其他信息。每個工作日上午8:30～9:00和下午5:00～5:30應(yīng)做到：（1）查看一次“實時任務(wù)提醒”的“任務(wù)提示”；（2）查看和處理需要辦理的公文和橫向交流的內(nèi)容；（3）查看實時任務(wù)提醒的工作安排和通知通告；（4）查看近期工作。不得因未及時查閱處理而影響工作。3、通過擬發(fā)和閱辦公文形式處理的文件，各相關(guān)人員需及時處理，一般在一個工作日內(nèi)處理，急件則應(yīng)立即處理。同時，為不影響文件的辦理進(jìn)度，文件提交人應(yīng)提前三個工作日提交文件。4、所有印發(fā)的文件信息要及時閱覽，并確定通過。需要保存的可自行備份。對已處理的公文需要查閱的，近期的在公文備查中查閱，已歸檔的在公文查閱中或請機(jī)要秘書幫助查閱。（二）歸檔處理1、辦公室機(jī)要秘書做好擬發(fā)公文和閱辦公文的歸檔工作，處理流程結(jié)束的公文一個月內(nèi)歸檔。2、“信息交流”中各單位、各部門“添加信息”的內(nèi)容，要及時清理刪除，不得超過2個月。逾期系統(tǒng)自動刪除。3、“橫向交流”的內(nèi)容保留2個月，個人認(rèn)為有用的內(nèi)容自己做好備份，逾期系統(tǒng)自動刪除。（三）信息處理1、通過集團(tuán)公司網(wǎng)站和電子郵箱收到的信息，由辦公室信息員轉(zhuǎn)發(fā)，銷售咨詢類轉(zhuǎn)營銷中心處理，投訴保修類轉(zhuǎn)客戶服務(wù)中心處理，招聘類轉(zhuǎn)人力資源部處理，其他有關(guān)信息轉(zhuǎn)相關(guān)單位、部門處理。各責(zé)任處理單位負(fù)責(zé)在三個工作日回內(nèi)復(fù)、備案，暫時無法辦理的，要及時向發(fā)件人說明情況。2、有關(guān)市、區(qū)及以上機(jī)關(guān)、部門領(lǐng)導(dǎo)視察集團(tuán)公司項目、樓盤開盤銷售及交付、對外交流合作、榮譽(yù)獎勵等重要活動的開放類信息，經(jīng)辦單位須及時將圖文信息報送辦公室秘書，經(jīng)整理后上網(wǎng)發(fā)布。3、網(wǎng)站需更新的內(nèi)容，樓盤信息由營銷中心提供，租賃信息由物業(yè)經(jīng)營公司提供，“集團(tuán)快訊”和“重要公告”內(nèi)容由各單位、各部門提供，每個單位、部門全年信息報送工作須完成信息報送及錄用篇數(shù)考核指標(biāo)要求，辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)、更新、備份。（四）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)做好各部門、人員的系統(tǒng)設(shè)置和權(quán)限的分配，及時設(shè)置和調(diào)整文件處理流程。五、獎懲本規(guī)定的執(zhí)行情況和《南京XX集團(tuán)房地產(chǎn)運營管理系統(tǒng)運行管理規(guī)定》的執(zhí)行一并考核。報送信息并被錄用超過篇數(shù)考核指標(biāo)的單位、部門，除每篇20元鼓勵費外，年終評選優(yōu)秀稿件予以獎勵。不達(dá)篇數(shù)考核指標(biāo)的要扣罰，每少一篇扣一千元。辦公自動化系統(tǒng)工作中未及時完成的，造成失誤或不良影響的，每次扣罰相關(guān)人員五百元。六、附則本規(guī)定由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行，原寧開辦字[2005]89號文同時廢止。南京XX集團(tuán)關(guān)于加強(qiáng)行政管理的若干規(guī)定為進(jìn)一步加強(qiáng)集團(tuán)公司行政管理，貫徹落實艱苦創(chuàng)業(yè)、厲行節(jié)約的精神，保證生產(chǎn)經(jīng)營工作有序進(jìn)行，特制定若干規(guī)定如下：一、本規(guī)定的適用范圍集團(tuán)公司所屬各單位（包括控股公司）、各部門。二、一般出差管理（一）一般出差是指除外出參加會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、旅游以及出境（國）以外的業(yè)務(wù)性質(zhì)出差。（二）報批程序：1、集團(tuán)公司經(jīng)營層副職、中層正職（含主持工作的副職）、4名（含）以上員工集體出差，須事先將《員工外出申請審批單》報送人力資源部，由人力資源部報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、中層副職、經(jīng)理助理出差，須事先將《員工外出申請審批單》報送人力資源部，由人力資源部報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、主管及其以下員工出差，須事先將《員工外出申請審批單》報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如出差超過5天（含）的，應(yīng)同時報送人力資源部備案。4、員工出差，應(yīng)按批準(zhǔn)的期限按時上班，因特殊原因需延長出差時間的，須按管理權(quán)限報批，并備案。否則，按曠工處理。（三）費用開支管理：1、交通、住宿、伙食補(bǔ)助開支標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)職級交通住宿伙食補(bǔ)助火車飛機(jī)住宿標(biāo)準(zhǔn)一般地區(qū)（元/天）特殊地區(qū)（元/天）一般地區(qū)（元/天）特殊地區(qū)（元/天）經(jīng)營層軟臥經(jīng)濟(jì)艙四星及以下4005005080中層硬臥經(jīng)濟(jì)艙三星及以下2503505080中層以下硬臥三星及以下2003005080說明：（1）特殊地區(qū)是指北京、上海、廣東、海南、廈門；一般地區(qū)是指除特殊地區(qū)以外的地區(qū)。（2）員工與一同出差的上級領(lǐng)導(dǎo)按同標(biāo)準(zhǔn)開支交通和住宿費。（3）長?。?天及以上）某一城市進(jìn)行項目調(diào)研、考察論證的，須住二星及以下（住宿費不得超過200元/天）賓館。2、報銷規(guī)定：（1）交通費、住宿費實行按標(biāo)準(zhǔn)限額憑據(jù)報銷的辦法，按出差的實際天數(shù)計算報銷，超過規(guī)定限額標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人員自理，不予報銷。（2）出差人員由接待單位免費接待的，住勤期間不享受伙食補(bǔ)助，在途期間（乘飛機(jī)除外）可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報銷伙食補(bǔ)助費。如交通、住宿也由接待單位承擔(dān)的，則交通費、住宿費不予報銷。（3）出差期間因辦理公務(wù)所發(fā)生的當(dāng)?shù)亟煌ㄙM可按實報銷（帶公車出差的除外）。（4）伙食補(bǔ)助實行定額包干辦法，按出差的自然天數(shù)計算（不足一天按一天計算），按標(biāo)準(zhǔn)報銷，超額自理，結(jié)余歸己。（5）因工作需要，在出差期間需發(fā)生招待費用的，費用列入該單位、部門分管領(lǐng)導(dǎo)或該單位、部門的年度招待費額度。（6）員工在出差期間游覽景區(qū)的費用一律自理，不得報銷。三、外出參加會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和旅游管理1、員工外出（出南京市）參加國家、省、市有關(guān)部門組織的會議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，須事先將《員工外出申請審批單》和有關(guān)函件報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由人力資源部備案。2、如外出人員統(tǒng)一交納會務(wù)費、培訓(xùn)費等費用（含住宿和伙食費）的，一律不再另報住宿費和伙食補(bǔ)助費。3、外出人員報銷時須附上由集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的函件，超出函件規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)費用的，由外出人員自理。4、員工旅游由集團(tuán)公司統(tǒng)一安排，各單位、各部門不得自行組織。旅游人員的費用開支標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理預(yù)先確定。四、出境（國）管理1、員工需辦理因私護(hù)照的，須將有關(guān)材料報送人力資源部，由人力資源部報請集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、員工無論因公務(wù)或私事到港、澳、臺和國外的，須事先將《員工外出申請審批單》報送人力資源部，由人力資源部報請集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)因公務(wù)出境（國）的，按批準(zhǔn)的開支標(biāo)準(zhǔn)和出差費用開支管理規(guī)定報銷相關(guān)費用，出境（國）人員一律不享受出境（國）補(bǔ)貼；因私事出境（國）的，費用自理，并依照《南京XX集團(tuán)員工請休假管理規(guī)定》進(jìn)行管理。五、薪酬和通訊費、交通費管理1、各單位、部門薪金發(fā)放須按集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。進(jìn)行二次分配的單位，須報人力資源部批準(zhǔn)。除規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的薪金外，任何單位和部門不得擅自發(fā)放其它各種形式（包括以費用報銷形式）的補(bǔ)貼。2、通訊費、交通費報銷按集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行，任何單位、部門不得超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，也不得以費用報銷形式進(jìn)行補(bǔ)貼。六、其它1、員工出差，其所在單位、部門應(yīng)記入考勤臺帳。2、員工外出未按管理權(quán)限批準(zhǔn)即成行的，差旅費一律不予報銷，并按曠工處理。3、擅自報銷有關(guān)費用或以費用報銷形式進(jìn)行補(bǔ)貼的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除責(zé)令當(dāng)事人退出違規(guī)所得外，并視情節(jié)輕重給予當(dāng)事人和相關(guān)人員（包括單位、部門批準(zhǔn)人）相應(yīng)處理。4、將有關(guān)費用交與集團(tuán)公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的單位或個人報銷的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按違反廉政規(guī)定處理。5、以往有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。6、本規(guī)定由辦公室、財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。原寧開辦字[2005]36號文同時廢止。附件：《員工外出申請審批單》附件員工外出申請審批單（本單位、部門留存聯(lián)）