會議管理制度

會議治理制度一、制訂目的：會議室、會客室、會商室、洽談室是進(jìn)展會議、接待客人的場所，為了充分利用會議室的功能，給公司同仁制造一個良好的工作環(huán)境，使會議室的治理和使用更加標(biāo)準(zhǔn)化、合理化，提高各部門會議的使用效率，保障會議室的正常使用狀態(tài)及維護(hù)各類公共設(shè)施與人員、物資的調(diào)配，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)結(jié)合本公司的實際狀況，特制訂實施會議室使用申請實施細(xì)則與治理制度。二、定義：會議室定義范圍：指大小型會議室、會客室、會商室、洽談室等，是公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、聘請面試、客戶接待以及各種大小型活動的場所。三、會議室分布狀況：2F:大會議室〔224〕1〔20〕1123(1618426F-8F：每層有洽談室〔16〕1〔32〕7F：洽談室〔16人〕1〔30〕1〔8〕19F:會議室〔30〕1〔8〕1〔64〕1貯存室改會議室〔24〕1改會議室〔24〕111F：會議室〔30〕1〔19〕1〔10〕1評標(biāo)室〔16〕1四、本制度適用范圍：本制度適用于全公司會議室的治理與使用。五、本制度權(quán)責(zé)：1、物業(yè)部：全面負(fù)責(zé)會議室的日常治理并實施監(jiān)視。會議室的申請接收、安排及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；會議前場地布置、人員與物資的調(diào)配；會議中現(xiàn)場的效勞及全部器材設(shè)備的保管與維護(hù)及會議后會議室的整理。2、各使用部門：負(fù)責(zé)會議室的申請并遵循本制度標(biāo)準(zhǔn)使用會議室。六、會議使用申請方法：1、會議室是用于召開會議、內(nèi)部培訓(xùn)、接待客戶、聘請面試的地方，未經(jīng)允許不得挪借他用。2、公司的會議室治理由物業(yè)部部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。3、為了避開使用會議室的時間發(fā)生沖突，各部門與個人如需使用會議室，需提前一天郵件通知綜合部，假設(shè)臨時會議則至少提前二個小時通知。然后依據(jù)預(yù)約時間先后統(tǒng)一安排會議室。4、會議室安排原則上以已經(jīng)填寫預(yù)約申請使用單為主，如遇突發(fā)急需使用會議室的申請人應(yīng)與已預(yù)約申請人適當(dāng)協(xié)商解決，并知會綜合部。5、各部門與個人使用會議室時，需要填寫會議室使用申請表，明確使用時間、是否使用設(shè)備、參與人數(shù)等。6、如遇到會議室使用時間發(fā)生沖突，要堅持局部聽從整體原則。公司會議優(yōu)先于部門會議，部門會議本著重要性、緊急有限的原則自行解決。7、開會期間，請?zhí)巯h室的設(shè)施以及物品，如投影儀、電腦、激光筆等，其他人員不得擅自使用和操作，會議室的相關(guān)設(shè)備請勿隨便帶離會議室。〕，關(guān)閉各種電器，切斷電源。如覺察設(shè)備故障和公共物品損害應(yīng)準(zhǔn)時知會總秘，以便準(zhǔn)時報修。流程/程序：申請部門及個人 綜合部提前一天郵件申請依據(jù)工作需要提前一天郵件申請依據(jù)工作需要2綜合部專人綜合部專人填寫會議使用申請表當(dāng)天下班前整理睬議室申請表，并通知物業(yè)部會務(wù)當(dāng)天下班前整理睬議室申請表，并通知會議室會務(wù)預(yù)備并交付使用會議室會務(wù)預(yù)備并交付使用整理睬議場地〔桌椅等物品歸為，關(guān)閉儀器，切斷電源七、會議室的使用與治理驗收會議室/驗收會議室/填寫當(dāng)天會議使用表并完畢2、各部門如需使用會議室，要提前填寫申請表經(jīng)審核批準(zhǔn)后，方可使用。臨時性緊急使用會議室，也必需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人同意方可使用。使用原則：先申請，后使用。如臨時取消使用申請，請第一時間通知會議治理部門。3、會議室有專人負(fù)責(zé)引見、招待、接送來賓；也有專人負(fù)責(zé)預(yù)備物資及場地布置。4、任何員工不得任憑移動會議室、接待室的家具及物品。5、任何員工不得隨便使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。6、任何部門或個人在使用會議室期間，必需疼惜接待室、會議室的設(shè)施設(shè)備，安全使用。7、會議完畢，要整理睬場，保持清潔，并做好相關(guān)交接工作。預(yù)備：1、公司有需要投影設(shè)備演示說明的會議,應(yīng)由綜合部提前通知，相關(guān)人員好進(jìn)展投影設(shè)備連接調(diào)試工作;2、會議之前,有專人負(fù)責(zé)會議預(yù)備工作,并依據(jù)會議級別或性質(zhì)預(yù)備好會議飲用水或其他招待用品：會議開頭前一個小時，會將茶水、冰水、咖啡、飲料等預(yù)備好，桌椅擺放整齊，紙筆、茶杯、席卡等擺放到位，其他各種設(shè)備要調(diào)試好，衛(wèi)生保持干凈；依據(jù)客人要求，將指示牌放在指定位置；會前半小時，效勞員應(yīng)在會議室門口迎接客人。內(nèi)容:①會議議程安排(應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者);②會議資料預(yù)備(如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā));③會議場所布置;④會議效勞人員的安排;⑤會議簽到;⑥會后事項安排。⑦會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。效勞：1、會議開頭后，效勞員站在會議室后面。2、保持會議室四周安靜，效勞員不能大聲說話，東西輕拿輕放。3、通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸，添加茶水等，但要盡量不打攪客人開會，特別狀況可按客人要求效勞。4、會議中間休息時，要盡快整理睬場，補充更換各種用品。類別類別會務(wù)效勞具體內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)檢查方式10CM鋪臺臺布正面朝上無污漬,兩邊對齊、無者痕；目測80CM，桌椅對齊。擺臺茶具無破口、裂縫、茶垢；紙、筆商標(biāo)朝上；目測45CM；45CM；2CM。潤茶茶杯放入5克茶葉；20目測從最高領(lǐng)導(dǎo)開頭分兩側(cè)續(xù)茶；續(xù)茶步驟手提水瓶；滴水：蓋中水珠滴入杯中，勿滴濕桌面；45示意：用手勢示意代替“請用茶”三字。20續(xù)茶頻次之后每隔半小時續(xù)一次；估測4其他如需增加茶杯等會務(wù)用品應(yīng)持盤送入；會議分場重預(yù)備茶杯，毛巾。目測著裝統(tǒng)一，制服應(yīng)整齊、干凈、無皺痕；著裝胸卡佩于左胸目測5CM。頭發(fā)無異味、無頭屑；梳理整齊，用統(tǒng)一頭套束起，不染發(fā)。目測面部淡妝上崗，不畫濃妝或彩妝；口紅不得過唇線，粉餅、眼影不夸大。目測手和指甲不留指甲，不用有色指甲油；目測儀容儀表指甲保持清潔、無積垢身體無異味〔含濃重香水味；個人衛(wèi)生 口腔無異味，牙齒清潔，無殘留物； 測耳部清潔，無耳垢。不佩戴戒指，效勞時不佩戴結(jié)婚戒指；個人飾品 不佩戴耳墜、耳環(huán)； 測不佩戴手鐲、手鏈。

挺胸、收腹、提臀、頸項挺直；保持微笑、平視前方；兩臀下垂，雙手交疊在腹前；兩腿繃直，鞋跟并攏，腳尖向外微分。

培訓(xùn)、考核45—50CM；行為 迎賓行走 上身保持端正，大腿幅度??；規(guī)范 不得擺胯扭臀。介紹時應(yīng)協(xié)作手勢，以表敬重。介紹口齒清楚，一般話標(biāo)準(zhǔn)。送客時不東張西望，心不在焉；送客主動為客人拉門；送客應(yīng)讓客人在前。

培訓(xùn)、考核培訓(xùn)、考核培訓(xùn)、考核清理現(xiàn)場：1、會議完畢后，認(rèn)真檢查一遍會場，看是否有客人遺忘東西及文件。2泥漬，抽屜內(nèi)不準(zhǔn)有雜物，桌椅等物品擺放整齊，茶具、水具準(zhǔn)時清洗，設(shè)備設(shè)施整理好，有覺察損壞的準(zhǔn)時報修，各電源開關(guān)處于關(guān)閉狀態(tài)。3、留一人等待檢查，檢查合格后，方可離開。檢查內(nèi)容包括衛(wèi)生狀況及會議室設(shè)施狀況。留意事項：1、會議室的衛(wèi)生清潔，每天由專項人員進(jìn)展清掃，桌椅擺放整齊。治理人員不定期對會議室治理狀況進(jìn)展檢查，并做好記錄反響執(zhí)行。2、會議治理部門負(fù)責(zé)會議室餐具茶具的消毒與清洗，保證正常使用。3、會議治理部門負(fù)責(zé)會前人員及物資的調(diào)配及現(xiàn)場的布置。4、會議治理部門負(fù)責(zé)會中現(xiàn)場的會議效勞工程。5、會議治理部門負(fù)責(zé)使用部門使用后的衛(wèi)生檢查，及會議室設(shè)施的檢查與保修。6、會議室使用人員須疼惜設(shè)備和物品；其他物品要求：7、話筒、投影儀等設(shè)備有特地人員調(diào)試，未經(jīng)許可，不得隨