采購與庫存管理研究

采購管理理論知識培訓主講人：李細潔2010年7月30日采購與采購管理基礎采購申請與采購計劃管理供應商管理與選擇采購價格管理與交貨監(jiān)督管理第一章采購與采購管理基礎一、采購的定義（一）基本概念1.狹義的采購：就是買東西，擴展開來就是，企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經(jīng)過商務談判確定價格、交貨及相關條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的全過程。2.廣義的采購：就是單位或個人為了滿足某種特定的需求，以購買、租賃、借貸、交換等各種不同的途徑，取得商品及勞務的使用權或所有權的活動過程。（二）采購的地位一般情況下，企業(yè)產(chǎn)品的成本中外購部分占了比較大的比例（60%~70%）。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于公司其他成本。因此，外購件與原材料的采購成功與否在一定程度上直接影響著企業(yè)的競爭力。（三）相關案例某企業(yè)采購對利潤的影響假設某企業(yè)現(xiàn)在的目標是將利潤提高一倍?，F(xiàn)在，該企業(yè)的總銷售額為1億元，利潤為500萬元。其中，銷售額的60%用來購買產(chǎn)品和服務，其余的成本包括勞務費、工資以及一般管理費用。問題：銷售量、產(chǎn)品價格、勞務費和工資、一般管理費用或采購量要增加或減少多少，才能使利潤從目前的500萬元提高到1000萬元？表1-1影響利潤的因素比較表單位：百萬元思考：該企業(yè)提高利潤的最好途徑是什么？現(xiàn)狀銷售額+17%價格+5%工資-50%企業(yè)管理費-20%采購成本-8%銷售額100117105100100100采購成本607060606055工資10121051010企管費252525252025利潤51010101010二、米購制度采購制度是指企業(yè)采購工作的管理方式。一般為中央集權方式的“集中制”、地方分權式的“分散制”和兼分權與集權的混合方式的“混合制”三中方式。企業(yè)規(guī)模越小，分支機構分布越鄰近，產(chǎn)品種類越相似，采用集中制的機會越大；反之，則采用分散制或混合制。（一）集中制采購制度所謂集中制采購制度，是指由企業(yè)的采購部門全權負責采購工作。即企業(yè)生產(chǎn)中所需物資的采購任務，都由一個部門負責，其他部門（包括分廠、分公司）均無采購職權。集中制采購制度的流程見圖1-2。1.優(yōu)點：（1）可以減低采購費用，集中采購可以使采購數(shù)量增加，比較容易獲得價格折扣。（2）有利于實現(xiàn)采購作業(yè)及采購流程的規(guī)范化和標準化。（3）可以統(tǒng)一組織供應，合理配置資源，最大限度地降低庫存。2.缺點：（1）采購流程過長，時效性差，難以適應零星、地域性及緊急采購狀況。（2）非共同性物料集中采購，企業(yè)難以得到數(shù)量折扣利益。（3）采購與使用單位分離，缺乏激勵，采購績效比較差。3.集中采購制度的適應條件（1）企業(yè)物資需求規(guī)模小，集中采購能夠解決企業(yè)的供應問題（2）企業(yè)供應與需求同處一地，便于集中組織供應（3）為了管理與控制，需進行集中采購。圖1-2集中采購制度的流程（二）分散制采購制度所謂分散制采購制度，是指按照需求由各單位自行設立采購部門負責采購工作，以滿足部門生產(chǎn)需要。1.優(yōu)點：（1）增強基層工作的責任心、積極性。（2）有利于采購各環(huán)節(jié)的協(xié)調配合且手續(xù)簡單、過程短、直接快速。（3）占用資金和占用庫存空間較小。2.缺點：（1）權力分散，不利于采購成本的有效減低，易產(chǎn)生暗箱操作。（2）如果管理失控，會造成供應中斷，加大采購成本，影響生產(chǎn)活動的進行。3.分散采購制度所適用條件主要適用于大型生產(chǎn)企業(yè)或大型流通企業(yè)，如實行事業(yè)部制的企業(yè)，每一事業(yè)部設有獨立的采購供應部門。（三）混合制采購制度所謂混合制采購制度，是指由集中制采購和分散制采購組合成的一種新型采購制度。依據(jù)采購物資的數(shù)量、品質要求、供貨時間、價值大小等因素，需求量大且價值高的物品、進口貨物等可由總公司采購部集中采購；需要量小、價值低的物品以及臨時性需要采購的物資，可由分公司和分廠的采購部門分散采購，但在采購中應向總公司反饋相關的采購信息。三、采購方式（一）招標采購所謂招標采購，是指通過公開招標的方式進行物資和服務采購的一種行為。招標采購是政府和企業(yè)采購所采取的基本方式之一。在招標采購中，最大的特征是“公開性”。它主要分為政府招標采購和企業(yè)招標采購。主要適用于需求量大且標準化的產(chǎn)品，或者是技術含量高的產(chǎn)品，如計算機、大型設備、通信產(chǎn)品。1.優(yōu)點：（1）有利于采購工作的“公開、公平、公正”。（2）有利于形成合理價格。（3）有利于改進采購物品的品質。（4）有利于建立供應商資源庫。2.缺點：（1）采購費用較高。（2）可能造成搶標。（3）采購程序復雜，應變性差。（4）采購物品規(guī)格不一。3.作業(yè)流程公開招標作業(yè)，一般須經(jīng)招標、投標、開標、決標和簽約五個階段。公開招標的作業(yè)流程及范圍見圖1-3。圖1-4公開招標的作業(yè)流程及范圍（二）比價采購所謂比價又稱為限定廠商公開招標，是指在買方市場條件下，在選定兩家以上供應商的基礎上，由供應商公開報價，最后選擇報價最低的為企業(yè)供應商的一種采購方式。主要適用于企業(yè)對采購物品的供應來源相當清楚，對物品的品質要求遠勝于價格因素，或者對于緊急需要或機密性物品的采購，不宜公開招標的企業(yè)。1.優(yōu)點：（1）節(jié)省時間及費用（2）比較公平（3）減少弊端2.缺點：（1）可能造成供應商合謀（2）可能造成搶標（3）采購物品規(guī)格不一（三）議價采購所謂議價采購，是指由買賣雙方直接討價還價實現(xiàn)交易的一種采購行為。議價采購一般不進行公開招標，僅向固定的供應商直接采購。主要適用于需求量大、質量穩(wěn)定、定期供應的大宗物資的采購。1.優(yōu)點：（1）節(jié)省采購費用（2）節(jié)省采購時間（3）減少失誤，增加彈性（4）可與供應商發(fā)展互惠關系2.缺點：（1）價格偏高（2）缺乏公開性，信息不對稱（3）容易形成不公平競爭（4）易滋生弊端四、采購作業(yè)流程（一）采購流程的一般模式采購流程會因采購的來源一一國內采購、國外采購，采購的方式一一議價、比價、招標，以及采購的對象——物料、工程發(fā)包等不同而在作業(yè)細節(jié)上有若干差異。但對于基本的流程則每個企業(yè)都大同小異。采購的關鍵步驟可以概括為以下10步：圖1-5采購的關鍵步驟第二章采購申請與采購計劃管理一、采購申請概述（一）采購申請的含義采購申請（又稱請購），主要是指由企業(yè)各需求部門向負責采購的部門提出在未來一段時間內所需物品的種類以及數(shù)量等相關的信息，并填制一定的表格交由采購的部門。（二）采購申請的功能1.確定需求及內容2.成本歸屬3.有利于管理4.節(jié)省費用（三）小量采購申請小量采購申請的問題在于占用了絕大多數(shù)的采購作業(yè)人力，而要解決這一問題的途徑就在于如何降低小量采購申請的批次。通常，有以下方法：1.減少品種（項目標準化）2.化零為整（累計到一定數(shù)量或金額再采購）3.集中采購（指定辦理的部門及時間）4.采取統(tǒng)購（先與供應商簽訂統(tǒng)購合同，需要時供貨）二、采購需要量的確定（一）確定采購需要量的目的企業(yè)的經(jīng)營從購入原材料、物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合裝配成產(chǎn)品，再通過銷售過程獲取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，是企業(yè)進行采購管理的一個關鍵點。因此，采購需要量的確定是維系正常的產(chǎn)銷活動所必需的。通過采購量的確定應達到以下目的：1.預計產(chǎn)品需用數(shù)量與時間，防止供應中斷，影響產(chǎn)售活動。2.避免材料儲存過多，積壓資金，占用堆積的空間。3.配合公司生產(chǎn)計劃于資金調度。4.確立材料耗用標準，以便管制用料成本。（二）確定采購需要量的三個關鍵因素在采購需要量確定的過程中，企業(yè)各相關部門并不是孤立的，而是應相互配合，提供相關的資料，以便能對采購需要量進行準確的預計。在確定采購需要量的過程中主要有以下三個關鍵的因素：1.生產(chǎn)計劃通過銷售部門對銷售量的預測，加上主觀的判斷，即可擬訂銷售計劃或目標。這一銷售計劃，主要表明各種產(chǎn)品在不同時間的預期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計劃主要依據(jù)銷售數(shù)量，加上預期的期末存貨并減去期初存貨來擬定。2.用料清單（物料需求計劃）生產(chǎn)計劃只列明生產(chǎn)產(chǎn)品的總數(shù)量，并無法直接知道某一產(chǎn)品需要哪些物料以及數(shù)量多少，因此必須通過用料清單來計算每一物料的需用量。用料清單主要表明各種產(chǎn)品由哪些材料所制造或組合而成。3.庫存量信息若材料有庫存數(shù)量，則材料采購數(shù)量不一定等于根據(jù)用料清單所計算的材料需用量。因此，必須建立物料的庫存量管制卡，以表明某一物料目前的庫存狀況；再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購料的作業(yè)時間和安全庫存量水平，算出正確的采購數(shù)量，然后才開具采購申請單，進行采購活動。采購需要量決定的程序見圖2-1。月份材料需求計劃材料ABC分析（存量管制卡）原材料采購數(shù)量計劃及預測采購政策（自制與外包）與庫存政策（存量水平）,_J圖2-1采購需要量決定的程序綜上所述，生產(chǎn)計劃、用料清單，以及庫存信息是決定采購數(shù)量的主要依據(jù)，因此決定某種物料的采購量可以通過下列公式來計算：某種物資的采購量=本期的需要量+計劃期末庫存量-期初庫存量-企業(yè)內部可利用的資源（三）訂貨點技術1.定量訂貨技術在這種策略中，要預先確定一個訂貨點和訂貨批量，隨時監(jiān)控貨物庫存，當庫存下降到訂貨點時，就發(fā)出訂貨單進行訂貨的一種控制技術。定量訂貨策略要解決的三個核心問題確定訂貨點，解決什么時候訂貨；確定訂貨批量，解決一次訂貨多少；_確定訂貨如何具體實施與操作，以及庫存系統(tǒng)的基本庫存、安全庫存、周轉率。（1）訂貨點在定量訂貨法中，訂貨點以庫存水平作為參照點，當庫存水平降到某個庫存水平時就發(fā)出訂貨信息。一般情況下，影響選擇訂貨點的因素有三個:1）需求速度。也就是貨物需求的速度，用單位時間內的平均需要量R來描述。顯然，需求速度越高，訂貨點也越高。2）訂貨提前期。訂貨提前期是指從發(fā)出訂單到所訂物資送入庫所需的時間長度，以T表示。3）訂貨提前期需要量。訂貨提前期需求量是按已有的需求速度在訂貨提前期內發(fā)生的需求量，用Q表示。關系式為Q=RXT合理的訂貨點S應該是等于安全庫存量A加上提前期需求量。即A+Q（二）訂貨批量所謂訂貨批量就是每一次訂貨的數(shù)量。訂貨批量的高低，不僅直接影響庫存量的高低，而且直接影響貨物供應的滿足程度。影響訂貨批量的因素有：1）需求速度。需求速度越高，訂貨批量越大。2）訂購費用和儲存成本。訂購費用和儲存成本的高低，對訂貨批量有影響，費用低訂貨量可能就大，反之，訂貨量就小。在定量訂貨中，對每一個具體的品種而言，每次訂貨批量都是相同的，所以對每個品種都要制定一個訂貨批量，通常是以經(jīng)濟批量EOQ作為訂貨批量。式中：K是每次訂購費用，（3）定量訂貨技術的特點2R*KEOQ=_______h是單位儲存成本1）定量訂貨法的每次訂購量是相同的，即EOQ是固定的。這樣操作較簡單，并可降低成本。2）定量訂貨法的平均庫存量較低，因此定量訂貨法有利于貴重物資的庫存，可以對企業(yè)潛在的缺貨做出更快的反應。3）由于要隨時掌握庫存和控制存貨，每次補充庫存或物資出庫都要進行記錄，使維持定量訂貨模型需要的時間更長。同時，訂貨時間又不能預先確定，不靈活且要占用一定的人力和物力。2Kh*RT=___式中：K是每次訂購費用，h是單位儲存成本，R是單位時間內平均需求量。（2）確定最高庫存量Qmax定期訂貨法的最高庫存量是為了滿足訂貨周期D和訂貨提前期T的庫存需求的。因此，以此時間為基礎，考慮到不確定因素，增加一個安全庫存量A。2.定期訂貨技術在這種策略中，要預先確定一個訂貨周期和一個最高庫存水平，然后以規(guī)定的訂貨周期為周期，周期性地檢查庫存，發(fā)出訂貨，訂貨批量的大小每次都不一定相同，訂貨量的大小都等于當時的實際庫存量與規(guī)定的最高庫存水準的差額。定期訂貨法的核心問題（1）確定訂貨周期訂貨間隔期的長短直接決定著最大庫存量的大小，因而決定了庫存費用的大小。所以訂貨周期不能太長，太長了，就會使庫存水平過高，也不能太短，太短了，訂貨批次太多，增加了訂貨費用。一般情況下，用經(jīng)濟訂貨周期公式來計算。這樣，D+T期間的最高庫存量為Qmax=RX（D+T）+A___式中：R為單位時間的平均需求量，A為安全庫存量。（3）確定訂貨量______每個周期訂貨量的大小都是按當時的實際庫存大小確定。每次檢查的值不同，則訂貨量也不同。__訂貨量=QmaX-現(xiàn)存量___（4）定期訂貨技術的特點___1）定期訂貨技術的訂購量是變化的，每次訂購量是不同的。不同時期的訂購_量不盡相同，訂購量的大小主要取決于各個時期物品是需求量。由于每次訂購__量的不同，其運作成本相對較高。___2）定期訂貨技術平均庫存量較大以防止盤點期發(fā)生缺貨現(xiàn)象。___3）定期訂貨技術一般只在盤點期進行庫存盤點，工作量相對減少。同時可以__做到有計劃，提高效率。________4）由于定期訂貨法的安全庫存量比定量訂貨法高，因此，定期訂貨技術需要較大的安全庫存作保證。三、采購訂單與采購合同管理（一）采購訂單采購訂單的管理是企業(yè)根據(jù)市場的計劃企業(yè)的用料計劃和實際能力以及相關的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至訂單部門執(zhí)行，并進行訂單跟蹤的過程。1.下單數(shù)量2.下單時間（二）采購合同采購合同是指物資流通企業(yè)根據(jù)市場需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買某種物資而簽訂的協(xié)議。物資的采購方向物資出賣方支付一定金額，而物資的出賣方按照約定的時間、期限、數(shù)量與質量、規(guī)格交付物資給采購方。1.采購合同的內容結構名稱具體內容首頁（FaceSheet）合約日期與合同編號商品標準號別立約雙方當事人名稱與地址、電話等數(shù)據(jù)基本條款（BasicCondition）貨品名稱質量與規(guī)格單位與數(shù)量價格（單價、總價、價格基礎、貨幣）包裝（原產(chǎn)地）結構名稱具體內容基本條款(BasicCondition)物流付款方式保險檢驗方法特別條款(SpecialCondition)保證條款安裝及特殊檢驗條款大宗物資條款貨價、運費及匯率變動協(xié)定其他特別協(xié)議第三章供應商管理與選擇一、供應商管理所謂供應商管理，就是對供應商的了解、選擇、開發(fā)、使用和控制等綜合性的管理工作的總稱。供應商管理的目的，就是要建立一個穩(wěn)定可靠的供應商隊伍，為企業(yè)生產(chǎn)提供可靠的物資供應。供應商管理應抓好以下幾個基本環(huán)節(jié)：供應商初選供應商審核供應商考評供應商關系管理（一）供應商的資質管理1.供應商的資質供應商的資質主要體現(xiàn)在其自身的經(jīng)營理念、服務意識、作業(yè)流程之中，通過對其產(chǎn)品進行質量分析、對其完成的項目進行考察都能獲得需要的信息。供應商的資質可以劃分為以下部分：（1）持續(xù)經(jīng)營能力（工商注冊文件、納稅證明文件）（2）產(chǎn)品質量控制能力（3）服務能力（4）合同執(zhí)行能力2.供應商認證流程企業(yè)供應商認證的流程主要由以下幾個環(huán)節(jié)構成供應商自我評價-k跨部門的評價小組-k

評價供應商\\\J（二）供應商的績效管理供應商的績效包括很多內容，籠統(tǒng)地說，就是企業(yè)對供應商的要求（合同上明確是），即關于價格、質量、交貨、和服務的要求，簡稱PQDS（Price\Quality\Delivery\Service）。1.供應商的績效評估要點（1）經(jīng)營能力企業(yè)對供應商評價步驟建立供應商選擇目標比較新舊供應商建立供應商評價標準修改評價標準成立評價標準反饋反饋供應商參與評價供應商選擇實施供應商合作關系分析市場競爭環(huán)境（需求、必要性）第四章采購價格管理與交貨監(jiān)督管理一、采購價格管理確定最優(yōu)的采購價格是采購管理的一項重要工作，采購價格的高低直接關系到企業(yè)最終產(chǎn)品或服務價格的高低，因此，在確保滿足其他條件的情況下力爭最低的采購價格是采購人員最重要的工作。（一）影響采購價格的因素1.供應商成本的高低2.規(guī)格與品質3.采購物品的供需關系4.生產(chǎn)季節(jié)與采購時機5.采購數(shù)量多少6.交貨條件7.付款條件（二）報價1.報價的基礎一般而言，供應商的報價依據(jù)以下四種基礎來推行：（1）成本加成法_成本加成法指供應商的報價是以其提供物品或勞務所必需投入的成本總額（包括材料成本、設備損耗、人工費、運輸費、管理費以及稅金），加上預期的利潤數(shù)而訂立的。（2）市價法市價法指價格是以供需雙方關系而訂立。當賣方市場價格趨高時，供應商可能獲取暴利，只要雙方同意，交易仍然能順利成立；反正，買方市場貨品滯銷時，供應方也會血本無歸。（3）投資報酬率法投資報酬率法即價格是按投資額的預期報酬率加計其他成本而定。這是經(jīng)營者理想的定價方法，但是，除非對銷售能做到有效管理，例如壟斷行業(yè)或專利品，否則難以適應