某公司文件控制程序

某公司文件控制程序一、目的為實現(xiàn)公司管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效管理，確保公司任何工作場所使用的文件是現(xiàn)行有效的最新版本，防止誤用失效或作廢的文件，特制定本程序。二、適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量管理體系文件的編寫、審批、標(biāo)識、頒布、發(fā)放、使用、保管、修改和作廢等過程。三、管理職責(zé)質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)公司級管理制度文件的編寫、修改；負(fù)責(zé)文件發(fā)放和文件編號集中管理，負(fù)責(zé)體系文件的審核。各部門：負(fù)責(zé)本部門主管文件編制、審核和修改?？偨?jīng)理：負(fù)責(zé)公司級管理制度、涉及多個部門的協(xié)同流程文件、質(zhì)量管理手冊及公共管理程序文件的批準(zhǔn)。四、文件管理標(biāo)識（一）文件編號公司所有質(zhì)量體系文件編號統(tǒng)一由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)。關(guān)于文件編號，規(guī)則如下：為方便記憶和便于搜索，文件編號采用以下“文件類別代號+流水號”的編碼規(guī)則：文件類別代號如下：人力資源部的文件是HR開頭，財務(wù)管理的文件是FM開頭等。流水號：對于文件比較少建議流水為2—3位；對于文件比較多的建議流水為3—4位（可靈活掌握）。（二）記錄號考慮工作靈活性，建議記錄號采取以下原則編制（實際工作中的記錄號可以不按照這個原則編寫，但是必須確保記錄號唯一性）：記錄號編制參考規(guī)則：記錄號由部門代號、日期和流水號三段組成；日期用六位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年（YY）、月（MM）、日（DD）分別兩位；流水號用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，范圍為“01—99”，該流水號由各部門統(tǒng)一編排。表示如下：DR+YYMMDD-XX公司的部門代號由各部門字母簡稱的規(guī)則制定，例如質(zhì)量部為ZLB。（三）文件版本公司文件要做好版本標(biāo)識和控制工作，對于無須審批的“試用版本”可以在有限范圍內(nèi)試用；文件經(jīng)過審核和審批形成正式版本后要正式進(jìn)行版本標(biāo)識和控制。1.試用版本文件處于試用狀態(tài)版本統(tǒng)一為Pn，這里的P是指將要發(fā)布試驗標(biāo)志，n表示該版本第幾稿。例如，P3表示第3稿。2.正式版本版本標(biāo)識規(guī)則如下：當(dāng)文件通過審批形成正式版本后。對其統(tǒng)一采取“Vx.y”（x為主版本號，y為副版本號，對于正式版本x≥1）的格式進(jìn)行版本標(biāo)識，首次形成的正式版本，其x為“1”，y為“0”。文件變更過程中，版本更改要求：在1.0版本基礎(chǔ)上，每經(jīng)過一次重大變更，x遞增1；每經(jīng)一次一般變更，y遞增1，每次重大變更后，小版本號y清零，需要注意的是，每次變更后形成新的版本升級前，需要經(jīng)過變更審批。例如，新發(fā)布某個正式文件版本為V1.0，經(jīng)過一次一般變更后版本為V1.1，再經(jīng)過一次一般變更版本為V1.2；依此類推。經(jīng)過一次重大變更后，版本號變?yōu)閂2.0，再經(jīng)過一次重大變更后，版本號變?yōu)閂3.0；每次重大變更后小版本號清零，如2.5版本遇重大變更后升級為3.0版本。（四）文件秘級設(shè)置對于保密文件需要在文件頁眉的密級欄上標(biāo)明文件密級，公司文件的密級分為：●機密：公司的機密文件是指涉及公司財務(wù)、商務(wù)、市場體系、核心技術(shù)、人力資源的職位和薪酬體系，機密文件僅能在公司領(lǐng)導(dǎo)指定的控制范圍內(nèi)使用?！衩孛埽汗镜拿孛芪募腹颈容^重要的但屬于機密外的技術(shù)、財務(wù)、商務(wù)和市場等文件；秘密文件僅能由公司內(nèi)部涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的人員使用?！癖Ｃ埽簩儆诠緳C密和秘密文件外的僅限于公司內(nèi)部使用的文件，如質(zhì)量管理體系文件和規(guī)章制度等。●公開：表示文件在公司內(nèi)部可公開使用。五、文件的編寫和批準(zhǔn)公司所有質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織安排編寫，過程文件（包括流程圖）及其相關(guān)模板由與各過程文件業(yè)務(wù)主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)具體編寫，公司其他管理體系文件由各主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)組織編寫，公司質(zhì)量體系外其他管理體系文件由各相關(guān)主負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)組織編寫。對于首次新發(fā)布的文件，相關(guān)部門人員需要填寫《文件發(fā)布申請單》并將其提交相關(guān)人員審批（不同類型文件權(quán)限見下表）：文件變更審批審核權(quán)限：六、文件發(fā)布流程對于新發(fā)布或變更后的文件，由質(zhì)量管理部按照以下流程完成發(fā)布工作：（一）文件發(fā)布之前的工作流程第1步：文件排版檢查：文件正式發(fā)布之前，對于文件發(fā)布人或變更申請人提交的新發(fā)布或修改后的文件，如果排版不整齊或不符合要求，質(zhì)量管理部有權(quán)提出重新排版的詳細(xì)要求直到排版合格，對于排版存在的小問題，質(zhì)量管理部可負(fù)責(zé)修改工作。第2步：文件編號/版本號：文件正式發(fā)布之前，質(zhì)量管理部把新發(fā)布的文件或變更后的文件統(tǒng)一登記在《文件版本管理記錄表》中，賦予新的文件編號或者新的版本號，對于變更要編寫變更歷史記錄。第3步：PDF封裝處理：文件正式發(fā)布之前，所有非記錄性的文件如過程文件等質(zhì)量管理部要做PDF封裝處理后才能發(fā)布電子版。（二）文件發(fā)布之后的工作流程第1步：文件納入公司配置管理庫文件發(fā)布之后，發(fā)布文件由配置管理員將源文件和發(fā)布后PDF文件統(tǒng)一放在公司配置管理庫中，配置源文件的主要目的是供日后修改使用。第2步：文件發(fā)放文件發(fā)布之后，質(zhì)量管理部將根據(jù)文件訪問權(quán)限明確文件的發(fā)放范圍，同時根據(jù)發(fā)放范圍通知相關(guān)人員閱覽文件。（三）文件發(fā)布之后的培訓(xùn)人力資源部需要組織相關(guān)部門集中做文件使用培訓(xùn)，同時要對培訓(xùn)效果進(jìn)行跟蹤。七、文件變更管理文件頒布實施后需要更改時，為防止修改錯誤的文件，更改人員需從質(zhì)量管理部配置管理庫中提取源文件進(jìn)行修改，修改后由更改申請人填寫《文件變更申請單》，要區(qū)分一般變更和重大變更，并分別進(jìn)行處理：【一般變更】包括修改文字錯誤，根據(jù)公司的規(guī)定進(jìn)行組織機構(gòu)名稱調(diào)整，文檔中前后表述的一致性和格式調(diào)整，部分細(xì)節(jié)內(nèi)容的補充和完善；模板、表單、指導(dǎo)書的增減、修改等；一般變更對應(yīng)版本標(biāo)識規(guī)范中的小狀態(tài)版本號“y”修改。審批流程：一般變更不需要組織評審，按照“體系文件審核和批準(zhǔn)”權(quán)限直接審批即可?！局卮笞兏堪ㄟ^程和規(guī)程的流程變化；規(guī)程、管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的增減；過程涉及人員或部門角色職責(zé)的重新分配等。審批流程：重大變更需要組織評審，由評審會組織和召集，評審組組長匯總各方面意見最終形成評審意見。文件發(fā)生更改后，由質(zhì)量管理部同時變更文件版本號，批準(zhǔn)時應(yīng)注明批準(zhǔn)日期和生效日期。八、文件管理其他規(guī)定（一）文件的借閱管理凡借閱（復(fù)制）文件的人員需在《文件借閱登記表》上簽字確認(rèn)并標(biāo)注借閱時間。（二）文件的保存和廢止質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)保管經(jīng)過批準(zhǔn)的所有體系文件，有原始簽字和蓋章的紙版體系文件一律不得外借，以防丟失或損壞。電子版體系文件的讀取和使用權(quán)限根據(jù)制訂的權(quán)限要求對各級人員設(shè)定閱讀和使用權(quán)限，并做好電子文件的備份，同時將電子文件刻錄成光盤與紙版原件一起歸檔。