中專學(xué)校檔案管理中的問題與對策

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當(dāng)前許多中專學(xué)校的檔案管理存在制度缺乏，管理隊伍不穩(wěn)定，基礎(chǔ)設(shè)施落后，以及信息化程度低等問題。針對這些問題，要采取針對性的措施，從制度建設(shè)入手，改變檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，從而使檔案管理工作真正做到為教學(xué)、科研服務(wù)，為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；問題；對策

學(xué)校檔案作為學(xué)校各項工作的真實歷史記錄，記載了學(xué)校教育教學(xué)的主要活動，是學(xué)校發(fā)展過程的真實記錄，體現(xiàn)了學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色等內(nèi)容。通過對中專學(xué)校檔案的分析，對于總結(jié)學(xué)校發(fā)展的成敗、得失，為以后學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃提供科學(xué)的依據(jù)。因此，加強學(xué)校檔案管理水平對于加強學(xué)校建設(shè)、進(jìn)一步推進(jìn)教學(xué)改革、不斷提高教育質(zhì)量等，均具有十分重要的意義。但是，受自身條件的限制，許多學(xué)校，尤其是中專學(xué)校檔案管理水平比較落后，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，無法適應(yīng)學(xué)校各項事業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求。

一、中專學(xué)校檔案管理中存在的主要問題

1.管理制度沒有得到貫徹落實

從表面看，大多數(shù)中專學(xué)校制訂了一些檔案管理工作規(guī)范（如檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等）、檔案工作人員崗位職責(zé)等規(guī)章制度，每年也撰寫工作計劃和工作總結(jié)。但是，這些規(guī)章制度往往是寫在紙上、掛在墻上，沒有真正得到貫徹落實。工作計劃和工作總結(jié)也往往是為應(yīng)付上級的檢查而寫，說的多，做的少。

2.缺乏穩(wěn)定的檔案人員隊伍

檔案工作本身枯燥、乏味，不易出成績，需要有較強的工作耐心。因此，這一崗位對年輕缺乏吸引力。在中專學(xué)校，檔案部門屬于教學(xué)輔助部門，檔案管理人員屬于教學(xué)輔助人員，這一機(jī)構(gòu)往往不受重視，所以，檔案管理人員大多由其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景。而且許多人年齡偏大，學(xué)歷低，知識比較單一。再加上日常工作的忙碌，造成他們沒有更多的時間和精力鉆研業(yè)務(wù)，缺乏必備的專業(yè)技能。這種狀況直接導(dǎo)致了檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化，甚至檔案隊伍不穩(wěn)定的局面。

3.檔案基礎(chǔ)建設(shè)比較落后

不少中專學(xué)校檔案室的建設(shè)投入嚴(yán)重不足，個別學(xué)校甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，電子檔案分別保存在不同的職能部門中，硬件投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，設(shè)備陳舊老化，辦公條件比較差，導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，無法給教學(xué)、科研提供更多的支持。

4.現(xiàn)代信息技術(shù)沒有得到充分利用

不少中專學(xué)校的檔案管理仍以手工為主，沒有實現(xiàn)檔案資料的信息化處理。主要表現(xiàn)為：收集的檔案材料仍以紙質(zhì)為主，電子文件的收集整理步伐緩慢，導(dǎo)致檔案的查詢非常不便；檔案管理人員對信息技術(shù)的應(yīng)用不夠主動，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理的方法掌握程度較低，有的甚至不想了解，更不想接觸，要想掌握更是無從談起，這種得過且過，不求進(jìn)取的想法對提高檔案管理水平是非常不利的。

二、提高中專學(xué)校檔案管理水平的措施

針對中專學(xué)校檔案管理中存在的上述主要問題，應(yīng)主要采取以下措施：

1.進(jìn)一步完善并落實檔案管理制度

進(jìn)一步完善進(jìn)一步完善檔案管理制度，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范有序的基本保證。為此，要在《中華人民共和國檔案法實施辦法》的指導(dǎo)下，制定并完善本單位的《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度規(guī)章，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)。從而使中專學(xué)校檔案工作走上科學(xué)化、制度化發(fā)展軌道。

2.建立一支穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍

中專學(xué)校要重視檔案工作的重要性，要把檔案管理人員與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待。要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，要依照學(xué)以致用的原則，尤其是要結(jié)合他們的年齡、文化程度、業(yè)務(wù)熟悉程度來進(jìn)行培訓(xùn)，使他們掌握有關(guān)檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作發(fā)展趨勢及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案工作中的運用等內(nèi)容。鑒于許多中專學(xué)校經(jīng)費不足的現(xiàn)狀，要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等現(xiàn)代化教育手段，使他們獲得多樣化的信息來源。這樣，既可以不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又可以節(jié)約經(jīng)費，同時又解決了工學(xué)矛盾。

3.加強對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入

中專學(xué)校要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立起專門的檔案室，定期更新、添置必要的檔案設(shè)備，尤其是要不斷更新管理軟件，以便于開展工作。這一工作如果能得到長期堅持的話，每年的投入并不算大。所以，學(xué)校要每年拿出一定數(shù)量的經(jīng)費，投入到硬件建設(shè)中去，維護(hù)檔案的完整與安全。從而使檔案工作能真正為學(xué)校的教學(xué)、科研等工作服務(wù)。

4.加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用

隨著計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用程度的不斷提高，檔案管理的效率也大大提高，傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理方式也顯得越來越跟不上時代的要求。因此，中專學(xué)校要不斷提高檔案管理的信息化程度，不斷發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)管理檔案，建立起現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)然，提高檔案管理的信息化程度并不是要完全排斥紙質(zhì)檔案，許多檔案原件的保留仍要以堅持紙質(zhì)和電子檔案同時保留的方式，以確保其準(zhǔn)確性。

總之，要不斷提高中專學(xué)校的檔案管理水平，除了上述努力之外，提高檔案管理人員的責(zé)任意識也是必不可少的。責(zé)任心的強弱往往體現(xiàn)在對工作的態(tài)度上，反映在工作成效的好壞上，不求進(jìn)取、混日子的思想對做好檔案管理工作是非常有害的。所以，在注重提高相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，還應(yīng)加強職業(yè)道德教育，建立一支政治立場堅定，業(yè)務(wù)素質(zhì)精良的專職檔案管理人員隊伍，從而使檔案管理工作真正能為教學(xué)、科研服務(wù)，為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展服務(wù)。

第二篇：中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對策內(nèi)容摘要：中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對策.摘要：中職學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作的真實歷史記錄，檔案管理是學(xué)校管理工作的一項重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞關(guān)系到學(xué)校檔案的價值和作用能否得到真正體現(xiàn)。文章分析了檔案的價值和作用、正視管理中存在的不足，改進(jìn)管理工作方法等方面，從而實現(xiàn)檔案的價值和作用，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校檔案管理服務(wù)發(fā)展

《國家檔案法》中規(guī)定。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作的真實歷史記錄，無論是在過去、現(xiàn)在還是將來，都對學(xué)校的教育教學(xué)管理起非常重要作用。檔案管理是學(xué)校管理工作的一項重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞關(guān)系到學(xué)校檔案的價值和作用能否得到真正體現(xiàn)，因此，了解檔案的價值和作用、正視管理中存在的不足，改進(jìn)管理工作方法，實現(xiàn)檔案的價值和作用，尊重學(xué)校歷史成果，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，是具有極大的實現(xiàn)意義。

一、中職學(xué)校檔案的重要意義

歷史記錄性是檔案的本質(zhì)特征，檔案的含義決定了檔案的價值和作用，根據(jù)中職學(xué)校工作的性質(zhì)和特點，檔案在中職學(xué)校教育教學(xué)管理中的價值和作用，體現(xiàn)在以下四個方面：

（一）中職學(xué)校檔案是學(xué)校工作的查考憑證

學(xué)校檔案是學(xué)校各種工作活動的歷史記錄，是學(xué)校辦學(xué)歷史的真實體現(xiàn)，又是學(xué)校今后開展工作、進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)材料。對整個學(xué)校而言，學(xué)校檔案真實記錄了學(xué)校的設(shè)立及所屬、校址的變遷、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更、領(lǐng)導(dǎo)任免、學(xué)校各項活動的真實記錄，學(xué)?；厩闆r的發(fā)展變化等，是學(xué)校成長發(fā)展的印記。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校每個階段工作的成果、經(jīng)驗與教訓(xùn)，利于后人借鑒，學(xué)校要不斷地發(fā)展，除了不斷改革創(chuàng)新之外，也需要充分考慮當(dāng)前的校情、借鑒過去有關(guān)方面的工作經(jīng)驗及教訓(xùn)，檔案就成為借鑒的依據(jù)材料，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展壯大提供依據(jù)。如學(xué)校檔案為學(xué)校各種辦學(xué)水平的定級、升級和各類評估等提供了證明材料，以及為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)日常工作的科學(xué)決策提供參考和借鑒。學(xué)校檔案對職工個人而言，.隨著檔案管理注重以人為本，學(xué)校的人事管理方面的檔案以及職工福利方面的檔案對職工的職稱評聘、工資晉升，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、住房公積金等福利提供依據(jù)材料，等等。因此學(xué)校檔案的查考憑證價值在學(xué)校工作中的作用是無法估量的。

（二）中職學(xué)校檔案是學(xué)校開展教育教學(xué)活動的參考依據(jù)

中職學(xué)校檔案記載了學(xué)校各項工作的管理制度和各項工作活動。如學(xué)生管理工作的學(xué)生獎勵、處罰文件、學(xué)生資助制度、班主任工作管理制度、招生與就業(yè)、職業(yè)技能鑒定、新生錄取名冊、學(xué)生畢業(yè)辦證驗印名冊等。教學(xué)管理制度，如教師教學(xué)考核評定方法、工作量的計酬方法等等，這些檔案是開展各種教育教學(xué)管理活動的參考依據(jù)，這些檔案為提高學(xué)生管理質(zhì)量和教學(xué)質(zhì)量提供了基礎(chǔ)依據(jù)。同時，檔案本身還為行政管理課程、檔案管理課程、房屋測繪等課程的教學(xué)活動提供實物教具和學(xué)生實訓(xùn)參考。學(xué)生的錄取、畢業(yè)檔案等還為學(xué)校出具各種證明提供材料依據(jù)。

（三）中職學(xué)校檔案是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)研究的可靠資料隨著中職學(xué)?？茖W(xué)改革研究活動日益深入，學(xué)校檔案在教育教學(xué)科學(xué)研究中的作用日益突出，檔案為學(xué)校科學(xué)研究提供了可靠資料。同時，學(xué)校的教育教學(xué)改革成果檔案為學(xué)校繼續(xù)改革發(fā)展提供可靠依據(jù)，是今后繼續(xù)改革的參考。如學(xué)校檔案為教育教學(xué)改革科研課題研究的開題、結(jié)題以及成果申報評獎、專業(yè)建設(shè)發(fā)展、學(xué)校發(fā)展歷史的志書、年鑒、學(xué)校簡介材料、黨、團(tuán)、工會、婦女等組織發(fā)展變化等方面的科學(xué)研究提供可靠資料。

（四）中職學(xué)校檔案是學(xué)校進(jìn)行宣傳教育的生動素材中職學(xué)校檔案為學(xué)校樹立品牌意識、提升社會影響力的自我宣傳提供原始素材，檔案中學(xué)校的先進(jìn)事跡或者警示教育材料是教育廣大師生的生動素材，是教育鼓舞廣大師生奮發(fā)向上、愛校奉獻(xiàn)的素材。同時，檔案材料還是學(xué)校或職工維護(hù)學(xué)?；騻€人權(quán)利的素材依據(jù)，如學(xué)校土地分界線糾紛、勞動糾紛等。

二、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題

大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理目標(biāo)為自治區(qū)級或國家二級隨著中職學(xué)校檔案管理定級或晉升國家二級，各項管理工作逐步規(guī)范化，但在取得成績的同時，應(yīng)正確地認(rèn)識當(dāng)前中職學(xué)校檔案工作存在的不足，分析原因，以便不斷地提高管理工作質(zhì)量。

第三篇：當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的問題與對策當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的問題與對策目錄

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作概述???????????????????2

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的概念???????????????????2

（二）收集檔案的主要內(nèi)容????????“????????3

（三）收集檔案時的要求??????????????????5

（四）檔案的保存和利用??????????????????5

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀分析?????????????????7

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作已經(jīng)取得了可喜的成績??????????7

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作與鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項事業(yè)的快速發(fā)展還存在著一些不相適應(yīng)????????????????????????????8

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作尚不理想的具體表現(xiàn)???????????9

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的發(fā)展對策????????????????10

（一）積極宣傳，提高思想認(rèn)識，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)樹立“檔案事業(yè)”的思想

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（二）認(rèn)真總結(jié)，研究出適應(yīng)社會主義新農(nóng)村建設(shè)需要的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理

模式?????????????????????????..11

（三）將檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)年終工作目標(biāo)考核之中???????13

（四）通過法律法規(guī)的修改和業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂來保障??????13

四、結(jié)語?????????????????????????13當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的問題與對策

【內(nèi)容摘要】

檔案是歷史的真實記錄，是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作涉及領(lǐng)域越來越廣泛，做好檔案工作，對于落實科學(xué)發(fā)展觀，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，是與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相關(guān)的一項基礎(chǔ)性工作，是社會主義新農(nóng)村建設(shè)必不可少的環(huán)節(jié)，如何加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的各種問題，應(yīng)采取積極的措施，以保證檔案的完整與安全，達(dá)到最大利用價值是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的一項重要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)狀問題發(fā)展對策

黨的十六屆五中全會明確提出了“建設(shè)社會主義新農(nóng)村”的戰(zhàn)略目標(biāo)，檔案部門圍繞黨和國家中心工作、服務(wù)大局，按照建設(shè)社會主義新農(nóng)村的總體要求，自覺地將檔案工作納入到社會主義新農(nóng)村建設(shè)之中。在這種形勢下，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的研究再一次提到了十分迫切的程度。檔案部門必須自覺地以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新理念，突破瓶頸，抓住機(jī)遇，服務(wù)大局，著力研究和提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的水平，建立起新的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式和工作體系，努力

使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作真正地服從于、服務(wù)于社會主義新農(nóng)村建設(shè)大局，為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民提供檔案利用的全方位服務(wù)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作概述

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的概念

檔案是指使用過的、具有保存和參考價值的文書，把它們挑選出來按照一定的規(guī)則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府是黨和國家的基層政治組織和政權(quán)組織，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)及其所屬社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會事務(wù)管理活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，完整地反映了鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展變化過程，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、工作查考以及維護(hù)公民權(quán)益等方面具有不可替代的重要憑證作用，也是國家寶貴的物質(zhì)文化財富。

隨著社會主義新農(nóng)村建設(shè)的不斷深入，相應(yīng)會產(chǎn)生大量的檔案資料。這些檔案資料既是社會主義新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展的真實記錄，同時也是科學(xué)有序地開展社會主義新農(nóng)村建設(shè)各項工作的基礎(chǔ)。扎實做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，是社會主義新農(nóng)村建設(shè)的必然要求。各級檔案部門和民政、農(nóng)業(yè)等部門，要從貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀和構(gòu)建社會主義和諧社會的高度，將檔案工作納入社會主義新農(nóng)村建設(shè)整體規(guī)劃、工作計劃與建設(shè)內(nèi)容，使檔案工作與社會主義新農(nóng)村建設(shè)的各項事業(yè)同步發(fā)展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門應(yīng)加強對村級檔案工作的指導(dǎo)、培訓(xùn)和幫扶，使村級檔案工作逐步走上規(guī)范化軌道。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室，就成為全鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案信息資源中心。開展檔案工作指導(dǎo)培訓(xùn)，解答檔案工作遇到的問題，努力建設(shè)一支穩(wěn)定的農(nóng)村檔案工作人才隊伍，增強社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的發(fā)展后勁。充分發(fā)揮檔案的作用，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作真正成為建設(shè)社會主義新農(nóng)村的必要條件。

（二）收集檔案的主要內(nèi)容

檔案部門人員通過一定的途徑，將分散在單位各處的已經(jīng)辦理完畢的，但有保存、查考價值的文書、聲像等資料集中起來即為檔案收集。應(yīng)該收集的文書資料大致有以下幾類：

重要的會議資料，如會議通知、報告、決議、總結(jié)、會議紀(jì)要、會議簡報、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、重要發(fā)言、錄音帶、照片等；

上級下發(fā)的與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、命令、條例、規(guī)定、計劃等；代上級單位撰寫的已被采用的重要文件的定稿；

本單位的與上、下級單位的請示、批復(fù)、報告等公文性文書；

反映主要業(yè)務(wù)活動的報告、總結(jié)、工作計劃、統(tǒng)計報表、信訪工作材料；與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書及其他來往文書；

干部任免、職工獎勵、處分以及職工勞動、工資、福利等方面的文件材料；本單位及下屬單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信的文件材料；反映歷史沿革、重要活動的大事記、剪報、照片、錄音帶、錄像帶以及編輯的出版物等；

財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證；

不相隸屬單位頒發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等；

下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等。

（三）收集檔案時的要求

檔案人員在收集檔案時，應(yīng)該做到：

（1）嚴(yán)格執(zhí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度。認(rèn)真做好文書的登記、清退

和歸檔工作，仔細(xì)核對、檢查各種細(xì)節(jié)。

（2）注意收集零散文書。除了規(guī)范的歸檔制度以外，文秘人員和檔案人員要留心收集散落在外、在個人手中的文書，并配合一定的控制、獎懲措施，以補充歸檔制度的不足。

（3）落實歸檔工作的崗位責(zé)任制。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過程中的閱辦環(huán)節(jié)，及時收回文件；在發(fā)文過程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負(fù)責(zé)收集外出帶回的文書；仔細(xì)收集本單位的各種行政和業(yè)務(wù)文書。

（四）檔案的保存和利用

相關(guān)法律法規(guī)明確的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案工作的職責(zé)歸納起來有五大任務(wù)即：管理好本機(jī)關(guān)檔案；監(jiān)督指導(dǎo)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位和其他組織的檔案工作；開展政府信息公開工作；為基層單位和人民群眾提供檔案利用服務(wù)；提供政府公開信息的公共服務(wù)等。

為了完好、長久保存檔案，需要采取一些保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理。包括對檔案保管期限的確定。文書檔案的保管期限分為永久、長期（16至50年）、短期（15年以下）三種。文書管理人員為了掌握檔案的基本情況，還必須對檔案進(jìn)行數(shù)量的登記、統(tǒng)計和分析研究，以期更好地提供利用。

檔案的利用途徑和方式有以下幾種：

1、設(shè)置檔案室，提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。

2、通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等。

3、根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。

4、利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)。

5、以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。

6、將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，以交流信息。

7、舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)檔案工作的實體機(jī)構(gòu)的職能和任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為一級政權(quán)組織，檔案工作應(yīng)當(dāng)擁有兩種職能，即對全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)的行政管理和鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的檔案管理。主要任務(wù)：一是檔案收集、保管、利用職能。整合檔案資源，變檔案分散管理為集中統(tǒng)一管理，將鎮(zhèn)黨委、政府及所屬部門檔案集中保管，實現(xiàn)鎮(zhèn)檔案資源的集約化管理，統(tǒng)一對外提供利用。二是監(jiān)督指導(dǎo)職能。全面承擔(dān)起鎮(zhèn)黨委、政府、鎮(zhèn)直屬部門及轄區(qū)內(nèi)居委會、行政村等基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和農(nóng)村檔案工作健康協(xié)調(diào)發(fā)展。三是已公開現(xiàn)行文件服務(wù)職能。負(fù)責(zé)收集整理各級黨委、政府及有關(guān)部門與老百姓關(guān)系密切的已公開現(xiàn)行文件，向社會和農(nóng)民群眾開放，免費提供查閱服務(wù)，讓農(nóng)民了解國家政策和維護(hù)自身權(quán)益。四是愛國主義教育職能。圍繞黨委、政府的中心工作，依托檔案資源優(yōu)勢，舉辦各種形式的展覽，充分發(fā)揮教育陣地的作用，對全鎮(zhèn)干部群眾進(jìn)行愛國主義教育。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作已經(jīng)取得了可喜的成績

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)一般在十一屆三中全會后至1982年的恢復(fù)、整頓期間，都建立健全了檔案工作，設(shè)置了檔案室，清理了積存文件，建立了文書立卷歸檔制度和檔案管理制度，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)本身的檔案進(jìn)行了比較有效的管理。

2、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作。全面的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作還應(yīng)當(dāng)包括行政村、涉農(nóng)單位、村民、農(nóng)村新經(jīng)濟(jì)組織等諸多方面，即我們通常所說的農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作則開始于上個世紀(jì)八十年代中后期的基層建檔。當(dāng)時在一些經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)，基層建檔工作尤其是對行政村的檔案工作抓得切實有效，建立起了農(nóng)村檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作與鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項事業(yè)的快速發(fā)展還存在著一些不相適應(yīng)

1、傳統(tǒng)的管理體制與現(xiàn)行工作職責(zé)不相適應(yīng)?！稒n案法》對鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府賦予了全方位的檔案工作職責(zé)，而目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的管理體制仍不太健全。一是管理機(jī)構(gòu)不落實，檔案室并非是一個工作機(jī)構(gòu)，沒有列入政府機(jī)構(gòu)序列，沒有專門的人員編制，實質(zhì)只是一個存放檔案的庫房；二是人員不適應(yīng)，各鎮(zhèn)檔案人員兼職過多，隨著行政區(qū)劃的調(diào)整，工作任務(wù)大量增加，上級業(yè)務(wù)部門對檔案工作的要求越來越高，群眾對檔案的需求面越來越廣，光靠一名兼職檔案人員來完成各項工作任務(wù)已不太現(xiàn)實。

2、現(xiàn)行的檔案工作模式與行政區(qū)劃調(diào)整后的實際情況不適應(yīng)。首先是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級，近年來各地都在進(jìn)行行政區(qū)劃調(diào)整。其次是行政村也在進(jìn)行調(diào)整。中心村是農(nóng)村基本居住單元，也是郊區(qū)“三個集中”推進(jìn)的關(guān)鍵問題，將對分散的自然村適度歸并，合理配置公共設(shè)施。鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整后的客觀情況需要對現(xiàn)行的檔案工作模式實行變革。

3、現(xiàn)行的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務(wù)內(nèi)容、方式與新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展和廣大農(nóng)民群眾對檔案利用的需求不相適應(yīng)。社會主義新農(nóng)村建設(shè)的內(nèi)涵非常豐富，與之相適應(yīng)對檔案工作的要求也更高，隨著社會主義新農(nóng)村建設(shè)的深入，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的范圍越來越寬。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作尚不理想的具體表現(xiàn)

1、對檔案管理工作認(rèn)識不足。個別部門、單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度不夠。表現(xiàn)在制度未建立、人員未配備、經(jīng)費無投入，設(shè)備的購置、工作布置與督促檢查等方面還有較大差距。檔案工作人員責(zé)任心不強，工作不主動。

2、檔案工作人員業(yè)務(wù)不熟悉。由于人員變動太頻繁，許多單位檔案工作人員業(yè)務(wù)生疏，主要表現(xiàn)在對本單位檔案室存放的檔案類別、檔案數(shù)量及檔案存放情況均不清楚；對檔案政策法規(guī)掌握不透徹。有的出現(xiàn)檔案整理歸檔斷層現(xiàn)象，檔案工作人員變動后，對沒有及時收集、整理歸檔的文件資料，沒有做好移接交工作，甚至多年沒有整理檔案，檔案歸檔不及時、整理不規(guī)范。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案材料長期堆放或捆綁在一起；有的在整理過程中沒有進(jìn)行分類整理。導(dǎo)致許多檔案材料遺失。

3、檔案存放場所不固定、不集中。由于機(jī)構(gòu)變動、辦公場所變遷、辦公用房面積小等客觀原因，相當(dāng)部分單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有專門的檔案室，有些檔案因管理不嚴(yán)格，導(dǎo)致收集不及時、不齊全，整理不及時、不規(guī)范，甚至未予整理，出現(xiàn)遺失、流失檔案現(xiàn)象。

4、檔案收集整理歸檔不全面。大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、單位檔案工作人員只負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、保管工作，忽視了業(yè)務(wù)、科技、會計等其他門類檔案的整理、保管，尤其是重大活動、重點建設(shè)等重要、珍貴檔案的收集、整理工作沒有引起重視。絕大多數(shù)工作人員認(rèn)為檔案就是紅頭文件，忽視了其他材料的歸檔工作。大多數(shù)單位沒有收集如聲像、照片、電子以及印章、獎牌（杯）等實物或其他載體形式的檔案，有的甚至不知道它們是檔案。

5、監(jiān)管、培訓(xùn)指導(dǎo)力度弱。作為上級檔案局，由于機(jī)構(gòu)、職能、人員、經(jīng)費等原因，對下屬的檔案工作疏于管理，缺乏必要的監(jiān)督指導(dǎo)等。

面對建設(shè)社會主義新農(nóng)村實踐中產(chǎn)生的眾多變化，我們應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識到新的形勢對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作已經(jīng)提出了新的更高的要求。如果我們不能對這些新的變化及時進(jìn)行調(diào)查研究并提出相應(yīng)的對策措施，那么就難以使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作有效地服務(wù)于社會主義新農(nóng)村建設(shè)。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的發(fā)展對策

（一）積極宣傳，提高思想認(rèn)識，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)樹立“檔案事業(yè)”的思想

1、強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是適應(yīng)我國國情的需要。我國有世界上規(guī)模最大的農(nóng)業(yè)、數(shù)量最多的農(nóng)民和歷史最悠久的農(nóng)村。推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)，對全局關(guān)系重大，對農(nóng)村影響深遠(yuǎn)。從我國實際情況出發(fā)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)是形成檔案的基礎(chǔ)，農(nóng)業(yè)農(nóng)村人員在檔案利用者隊伍中占有很大比例，尤其是隨著民主的進(jìn)一步深化，我國對民生問題的進(jìn)一步關(guān)注，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的基礎(chǔ)不打扎實將會留下巨大的遺憾。

2、強化鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作是適應(yīng)其自身地位與作用的需要?！吧鐣髁x新農(nóng)村建設(shè)”檔案工作的基礎(chǔ)在基層，重點在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的檔案工作占有主體地位，發(fā)揮著主體的職能，是“社會主義新農(nóng)村建設(shè)”檔案工作的“龍頭”，只有發(fā)揮主體作用，才能拉動整個“社會主義新農(nóng)村建設(shè)”檔案工作。

3、把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作當(dāng)作一項專門事業(yè)來規(guī)劃和發(fā)展。我國的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作經(jīng)過五十多年的努力，已經(jīng)取得了較為全面的發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案部門的職能早在上個世紀(jì)八十年代中后期開展的基層建檔起，就已經(jīng)突破了管理本機(jī)關(guān)檔案的范疇。

第四篇：電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析電力檔案管理工作中存在的問題與對策分析

【摘要】

在電力企業(yè)不斷建設(shè)及發(fā)展的背景下，不斷加強企業(yè)檔案管理工作，使之規(guī)范化、科學(xué)化，可為電力企業(yè)高效的經(jīng)營管理和安全運行提供有力保障。但當(dāng)前電力企業(yè)的檔案管理工作尚存在較多問題，導(dǎo)致電力企業(yè)難以健康、迅速地發(fā)展?；诖?，本文就當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策進(jìn)行分析?！娟P(guān)鍵詞】

檔案管理；問題；對策；電力企業(yè)

隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們對電力檔案管理工作有了更高的要求。在過去的幾年，我國在電力檔案管理工作方面雖取得了較大成就，但在管理制度、方法及管理人員等方面還存在較多問題。這要求電力企業(yè)必須直視問題，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理模式，以確保電力檔案管理工作效率的提高，促進(jìn)電力企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.正確認(rèn)識和理解電力檔案管理工作

電力企業(yè)的檔案管理工作是電力企業(yè)總體管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，做好電力企業(yè)的檔案管理工作，是保證電力企業(yè)在激烈的市場競爭下獲取主動權(quán)的關(guān)鍵，也是促進(jìn)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要舉措。電力檔案記錄了電力企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展史，其涉及面廣、信息量大、種類繁多，且包含了企業(yè)經(jīng)營機(jī)密等內(nèi)容，是電力企業(yè)最大的財富。因此，做好電力企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、經(jīng)濟(jì)收益及長遠(yuǎn)發(fā)展等均具有重要意義。鑒于此，針對當(dāng)前電力企業(yè)檔案存在的問題，企業(yè)中的檔案管理部門必須堅持科學(xué)創(chuàng)新的管理理念，不斷分析并抓住機(jī)遇，推動檔案管理的信息化建設(shè)，建立符合市場經(jīng)濟(jì)體制，促進(jìn)檔案管理工作新領(lǐng)域的開發(fā)，以保證電力企業(yè)的健康和發(fā)展。

2.電力檔案管理工作存在的問題2.1缺乏健全的檔案管理體系

由于電力企業(yè)缺乏健全的檔案管理體系，導(dǎo)致在實際管理工作中出現(xiàn)很多問題，如管理人員對檔案分類無規(guī)范性，使檔案編號混亂，加大檔案查詢和管理的難度；還有檔案案卷編排混亂、目錄缺失、標(biāo)題不規(guī)范等問題。這些問題使電力企業(yè)檔案管理工作效率低下、質(zhì)量難以保證，影響了檔案資源的利用率，容易造成檔案在使用過程中出現(xiàn)丟失、損壞等，降低檔案的使用價值。

2.2領(lǐng)導(dǎo)層未引起足夠重視

在電力企業(yè)實際檔案管理中，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為企業(yè)的檔案管理主要是一些文字的工作，其重要程度是不可與企業(yè)其它項目如市場份額、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行比擬的，因此，只需要

[2][1]檔案管理人員完成工作，并未引起自身對檔案管理的重視。領(lǐng)導(dǎo)層錯誤的認(rèn)識及對檔案工作的不重視，使電力企業(yè)在檔案管理方面的投資經(jīng)費不足，使檔案管理設(shè)備不齊全、管理方法落后，最后直接導(dǎo)致電力企業(yè)管理的決策效率不高，影響電力企業(yè)發(fā)展。

2.3檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究滯后

電力企業(yè)所涉及的服務(wù)范圍較為寬泛，營運的內(nèi)容包括建設(shè)、生產(chǎn)、運輸、銷售、維護(hù)等，為滿足電力企業(yè)管理的發(fā)展需要，電力企業(yè)應(yīng)建立一個能承載大量信息的計算機(jī)管理系統(tǒng)，同時隨著企業(yè)發(fā)展腳步不斷更新管理信息。目前，電力檔案管理工作以逐漸成為多數(shù)電力企業(yè)管理部門共同面臨的一個重大挑戰(zhàn)，但就當(dāng)前的形式而言，電力企業(yè)在檔案管理政策指導(dǎo)及理論研究方面還呈現(xiàn)出明顯的滯后性，在這方面所投入的人力、物力及財力均遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

2.4信息化管理效率不高

在網(wǎng)絡(luò)化時代，電力企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性因素。但現(xiàn)階段普遍存在檔案管理信息化管理效率不高的現(xiàn)象，究其根因，其一，缺乏齊全的檔案管理硬件設(shè)施，計算機(jī)配置更新速度過于滯后，難以與軟件的更新速度匹配，降低使用效率；其二，數(shù)字化硬件設(shè)備的使用率不高，而一些電力企業(yè)即使配備了數(shù)字化設(shè)施，但錄入的檔案數(shù)據(jù)有限，導(dǎo)致檔案資源不能充分利用；其三，部分檔案管理人員，無法根據(jù)需求及時、有效查閱到檔案資料相關(guān)的圖紙信息。

2.5檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

由于電力企業(yè)中多數(shù)檔案管理人員屬于資歷不深的畢業(yè)生或?qū)n案管理工作認(rèn)識不全面的人員，其缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，也不具備豐富的管理經(jīng)驗和較強工作責(zé)任心。因此，在管理過程中，沒有形成正確的檔案管理意識，未能認(rèn)識到檔案管理工作聯(lián)系到整個電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長遠(yuǎn)發(fā)展問題的重要性，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，利用效率低，影響企業(yè)的發(fā)展。

3.電力檔案管理工作改進(jìn)對策3.1建立和完善檔案管理體制

建立健全檔案管理機(jī)制是電力企業(yè)提高檔案管理效率的重要保障。因此，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)我國檔案部門頒發(fā)的各項規(guī)章制度，并結(jié)合企業(yè)本身的檔案管理實際情況建立并貫徹落實檔案管理體制，切實將檔案管理工作納入企業(yè)的管理工作中，嚴(yán)格實施責(zé)任分工，規(guī)范管理過程，并進(jìn)行全程跟蹤記錄。另外，電力企業(yè)還需建立一項以檔案管理工作為主、其他部門工作輔助配合的管理體系，以確保企業(yè)內(nèi)部各個部門互相協(xié)調(diào)管理，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。[3]3.2加強領(lǐng)導(dǎo)層的重視

隨著社會的不斷發(fā)展及人們知識水平的提升，目前已有一些電力企業(yè)的員工對檔案管理工作的重要性引起重視，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，電力企業(yè)檔案管理工作效率的提升離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的正確引導(dǎo)。因此，企業(yè)必須注重強調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視，定期組織公司領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理相關(guān)部門學(xué)習(xí)，加強領(lǐng)導(dǎo)層企業(yè)內(nèi)部的檔案管理培訓(xùn)，將檔案管理的內(nèi)容納入企業(yè)的日常管理事項中，加大對該部門資金、人力、物力等的投入，促使領(lǐng)導(dǎo)層正確認(rèn)識的檔案管理在企業(yè)管理及發(fā)展中的重要性，進(jìn)而全力支持與配合檔案管理工作的開展。

3.3加大軟硬件設(shè)施的投入

在網(wǎng)絡(luò)化時代，企業(yè)檔案的管理離不開計算機(jī)技術(shù)和信息化管理等，而這些管理技術(shù)和手段均需要以計算機(jī)軟硬件配置及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備等為基礎(chǔ)，支撐檔案管理工作的順利開展。因此，企業(yè)必須加大對計算機(jī)軟硬件及現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備方面的投入，對于管理過程中必須配備的設(shè)施、設(shè)備，應(yīng)定時更新和完善；同時，還要注重對技術(shù)人員技術(shù)能力的培訓(xùn)，加大投資力度，鼓勵技術(shù)人員引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件和技術(shù)，以加強檔案管理工作的效率。

3.4加強檔案管理的信息化建設(shè)

信息化建設(shè)在檔案管理中，是人工管理無法比擬的，因此，必須加強檔案管理的信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息管理手段，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。企業(yè)除了在軟硬件設(shè)施設(shè)備方面加大投入外，還需要在管理方式上大膽突破，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的管理模式，將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的重要事項；另外，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況，具體分析現(xiàn)代化信息管理實施的可行性及存在的問題和困難，并通過企業(yè)內(nèi)部通過討論作出相應(yīng)的解決對策。

3.5注重管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

在當(dāng)前激烈的市場競爭環(huán)境下，具備專業(yè)知識與專業(yè)技能的人才成了企業(yè)發(fā)展的根本因素。因此，電力企業(yè)若要實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案管理工作中，必須擁有一支專業(yè)能力較強的管理隊伍。首先，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理實施的培訓(xùn)和實踐技能的提高，在培訓(xùn)過程中注重將知識與實踐相結(jié)合，培養(yǎng)真正有能力的檔案管理人員。還要注重管理人員的個體差異，形成互幫互助、共同促進(jìn)的工作環(huán)境。在進(jìn)行檔案管理工作過程中，注重培養(yǎng)管理人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，加強其工作責(zé)任心。另外，建立科學(xué)、合理的獎懲制度，使管理人員形成督促自我進(jìn)步的習(xí)慣。

4.結(jié)語

總之，加強檔案管理工作對電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和長遠(yuǎn)發(fā)展均有重要作用。電力企業(yè)必須不斷發(fā)現(xiàn)并糾正當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，同時采取引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗和管理[4]技術(shù)，才能確保電力企業(yè)的健康、穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】

[1]申海利.淺析電力檔案管理工作中的問題[j].辦公室業(yè)務(wù).2021，（23）：48-49.[2]賀蘇紅.電力檔案管理工作問題及對策探討[j].企業(yè)導(dǎo)報.2021，（11）：47-48.[3]祁華.淺談如何做好電力檔案管理工作[j].科技資訊.2021，（8）：169.[4]鄭衛(wèi)貞.淺析電力檔案管理工作存在的問題及對策[j].中華民居.2021，（7）：935-936.

第五篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問題與對策紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問題與對策

一、問題的提出

數(shù)字化工作中最常遇見的問題可以歸結(jié)為以下幾個方面：

1.如何保證數(shù)字化檔案的能夠忠實地還原原件。

2.如何保證數(shù)字化檔案的長期保存。

3.如何減少數(shù)字檔案加工、存儲和利用的成本。

4.如何對數(shù)字化檔案進(jìn)行管理。

5.如何有效地利用數(shù)字化檔案。

問題的解答和對策1.對于問題1的解答和對策

開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作有兩重目的。其目的之一是長期保管，這里存在兩種不同情形：第一，“替代性保管”——使用數(shù)字化復(fù)本替代原件長期保存和使用；第二，“復(fù)本保管”——為重要檔案原件制作異地保管的數(shù)字化復(fù)本。其目的之二則是利用。以利用為目的的檔案數(shù)字化同樣區(qū)分為兩種情況：網(wǎng)絡(luò)利用和非網(wǎng)絡(luò)利用。非網(wǎng)絡(luò)利用范圍相對有限，主要集中在文獻(xiàn)資料的出版和發(fā)行；而網(wǎng)絡(luò)利用是數(shù)字化檔案利用的主要形式。

從目前來看，數(shù)字化工作的主要目的是以利用為主，保管為輔。無論是利用還是保管，我們認(rèn)為所選的圖像格式必須具有良好的還原性、安全性，即識讀、顯示出來的數(shù)字文件在內(nèi)容上應(yīng)與原件完全一致，能夠通過數(shù)字簽名等技術(shù)固化數(shù)字文件的內(nèi)容，防止保管、利用過程中的信息篡改。此外，所選格式必須預(yù)期較低的遷移頻率和遷移損耗，否則，數(shù)字檔案會隨信息遷移而失去原真性，甚至成為無法利用的“數(shù)字垃圾”。目前很多地方的數(shù)字化圖像以黑白和灰度圖像為主，彩色圖像多用于照片檔案，且分辨率很低。各檔案館進(jìn)行數(shù)字化加工時，基本上遵照“紙質(zhì)檔案掃描方式主要采用黑白（二值）方式掃描。當(dāng)黑白方式掃描清晰度較差時，采用灰度方式掃描，灰度方式一般采用256灰階。??照片檔案掃描方式可選擇彩色或者灰度兩種方式掃描”的原則進(jìn)行，采用的圖像格式以tiff/g

4、tiff/lzw、jpg和pdf為主。對于普通紙質(zhì)檔案，其掃描分辨率一般定為150dpi左右，部分檔案館標(biāo)準(zhǔn)更低，只有50～100dpi。照片檔案掃描分辨率一般定為300dpi左右。

針對上述情況，我們采取的做法是在國家檔案局《數(shù)字化加工規(guī)范》之上，制定了杭州市《加工規(guī)范》，要求制止檔案掃描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片檔案要求采用600dpi以上的分辨率，歸檔格式采用jpg格式，全部采用光盤保存，利用格式采用djvu格式，全部存放在存儲設(shè)備上。由于djvu自身采用了分層顯示、高壓縮比、格式及算法開放等諸多優(yōu)點，很快得到了推廣和采。

對于問題2的解答和對策

對于數(shù)字化文件的長期保存，主要從兩個方面加以解決。一是管理系統(tǒng)的層面，二是文件格式的層面。

首先，我們要建立起一個能夠承擔(dān)長期數(shù)字檔案長期維護(hù)的一個可信數(shù)字倉儲tdr系統(tǒng)，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)顯然已經(jīng)無法滿足這樣的需求，而oais參考模型是數(shù)字倉儲和數(shù)字保存領(lǐng)域重要的國際標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字資源保存提供了全面一致的框架。tdr遵循這一模型，有利于在一個統(tǒng)一的概念、術(shù)語和模型框架下，進(jìn)行tdr的規(guī)劃建設(shè)，易于開展分布式tdr之間數(shù)字資源的共享，以及規(guī)范化的管理和發(fā)展。在tdr中，一個非常重要的功能就是對aip的維護(hù)、更新、技術(shù)仿真以及遷移。要做到這點，必須從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)手段同時入手。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的是一個不管地自我進(jìn)化的一個實體，我們在建設(shè)tdr時需要考慮到對原有標(biāo)準(zhǔn)的繼承和過度，我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注虛擬化技術(shù)。虛擬化技術(shù)不僅僅能夠為我們節(jié)省運維成本，在tdr系統(tǒng)中，更為重要的功用是能夠?qū)υ械南到y(tǒng)環(huán)境進(jìn)行模擬和測試，使得我們面對突然的技術(shù)升級時有充分的適應(yīng)期和緩沖期。目前，我們已經(jīng)全面對服務(wù)器進(jìn)行了虛擬化，未來將對存儲系統(tǒng)進(jìn)行虛擬化，通過計算資源和存儲資源的統(tǒng)一虛擬化，通過內(nèi)容管理平臺進(jìn)行系統(tǒng)管理，為構(gòu)建tdr系統(tǒng)打下一個良好的基礎(chǔ)。

文件格式層面，我們必須堅定地采用開放的格式標(biāo)準(zhǔn)，這是必須遵守的底線和原則。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面我們認(rèn)為國家檔案局頒布的《電子文件長期保存版式文件技術(shù)規(guī)范》是一個非常好的起點，它從標(biāo)準(zhǔn)的角度明確了電子文件的長期保存格式，為未來我們統(tǒng)一歸檔格式打下了一個良好的基礎(chǔ)。不足之處在于僅規(guī)范了原生型電子文件的格式規(guī)范，而未對其他類型的電子文件的格式規(guī)范做出要求，所以盡快針對數(shù)字化加工的格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行重新修訂和增補非常重要。同時在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，應(yīng)積極地參與國際標(biāo)準(zhǔn)的制定，否則技術(shù)再先進(jìn)市場也不認(rèn)可，td-scdma移動通信標(biāo)準(zhǔn)和uof文檔格式就是最好的例子。

對于問題3的解答和對策

在我們檔案局、檔案館合二為一，且屬于黨委或者政府序列的機(jī)關(guān)單位的特殊情況下，自行對館藏檔案進(jìn)行加工顯然是不合適的。我們的做法是通過服務(wù)外包的形式大力培育中介機(jī)構(gòu)來完成此項工作，目前杭州市已有檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)30多家，從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度上說，這以及是一個完全競爭性的市場。在一個完全競爭性的市場狀態(tài)下，商品的價格會自發(fā)地限定在一個價格范圍之內(nèi)，而且價格是比較低廉的。目前杭州市紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的成本約每頁0.25元（包括了前處理、加工、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)）。通過市場的完全競爭使得我們在數(shù)字化加工上的成本降到了一個相對合理的位置。但隨之而來的問題在于，眾多的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)出于對市場的爭奪以及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)等因素，會出現(xiàn)惡性壓價以及加工質(zhì)量較低等問題，而行政許可法的設(shè)立使得檔案局無法限制這類服務(wù)機(jī)構(gòu)的市場準(zhǔn)入。我們目前的做法是對中介服務(wù)機(jī)構(gòu)采取登記備案制度，但收效甚微。同時也在考慮今后將定期發(fā)布對中介機(jī)構(gòu)服務(wù)水平和質(zhì)量的分析評定報告，以期各家服務(wù)機(jī)構(gòu)提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。