電子檔案與紙質(zhì)檔案的比對

精品文檔-下載后可編輯電子檔案與紙質(zhì)檔案的比對紙質(zhì)檔案在歷史的進(jìn)程中發(fā)揮了巨大作用，但科技在進(jìn)步、技術(shù)在發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)使紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)逐漸凸現(xiàn)出來。首先提供原件服務(wù)限制了人們的多種需求;其次檢索技術(shù)陳舊使檔案利用的工作效率低下;第三傳遞速度慢，使檔案的利用受到時間和空間的限制。電子檔案盡管優(yōu)點(diǎn)很多，但存在很多不盡人意的地方。主要表現(xiàn)在:第一電子檔案降低了檔案的基本價值，電子檔案易于更改而不留痕跡，這讓人們對電子檔案的真實(shí)性受到質(zhì)疑，檔案的可信度下降。第二鑒定電子檔案原始性的困難加大，鑒定紙質(zhì)檔案的原始記錄可采用“原件”來進(jìn)行比較鑒定，而電子檔案由于其信息和載體可以分離，鑒定工作變得相對復(fù)雜，涉及到的學(xué)科領(lǐng)域多、知識多、難度大，一般檔案工作人員無法進(jìn)行鑒定;第三電子檔案均不能直接識別，要靠電子設(shè)備和軟件支持才能還原檔案的內(nèi)容?，F(xiàn)在的技術(shù)和設(shè)備更新得快，若干年后找不到與形成電子檔案時期匹配的硬件和軟件，就會使大量的電子檔案讀不出來而形成歷史黑洞。第四電子檔案的載體不穩(wěn)定不具備永久保存的條件，且電子檔案的安全可靠性也比較差。此外，電子檔案的管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員，檔案管理部門必須考慮要有雄厚的技術(shù)力量和足夠的資金來維持電子檔案的管理〔1〕。

電子檔案和紙質(zhì)檔案并存關(guān)系的比較

目前在計算機(jī)上建立了檔案存儲系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯、統(tǒng)計等重要環(huán)節(jié)的計算機(jī)化。加之先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備使紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子檔案紙質(zhì)化。在高新技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，電子檔案與紙質(zhì)檔案將會長期并存。例如，凌源市檔案館于2022年7月至11月，共接收市直，鄉(xiāng)鎮(zhèn)77個單位檔案2萬多卷進(jìn)館工作順利結(jié)束，檔案館接收紙質(zhì)檔案仍然是主流。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存是必然的，表現(xiàn)在:其一電子檔案和紙質(zhì)檔案同為信息載體，但性能不同。紙質(zhì)檔案的信息和載體是不可分離的，具有直讀性、直觀性、憑證。而電子檔案信息和載體是可分離的，文件內(nèi)容必須由相應(yīng)的電子設(shè)備和軟件來顯示。其二電子檔案和紙質(zhì)檔案都具有憑證作用。但在原始屬性上卻存在差異。紙質(zhì)檔案一般都有文件形成者的筆跡、單位印章、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等標(biāo)識，反映了人們實(shí)踐活動的真實(shí)歷史面貌;電子檔案非常容易在計算機(jī)上增刪、修改，且不留修改的痕跡，利用者對其難辨真?zhèn)危菀滓l(fā)糾紛，原始性差。其三電子檔案和紙質(zhì)檔案同為存貯信息的物質(zhì)，但保存壽命的長短不同。紙質(zhì)檔案的保管壽命可達(dá)上千年，而電子檔案的保存壽命卻相對短(電子文件載體材料的壽命一般僅為5～15年)。即使保護(hù)環(huán)境良好，其記錄內(nèi)容也容易自行消失或受到損害，造成歷史記憶的消失。還有紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，也能解決檔案信息安全性問題，二者相互補(bǔ)充。如容易受到黑客的攻擊、不良電子信息的侵入、為避免此類隱患的發(fā)生，檔案管理部門要進(jìn)行計算機(jī)管理軟件的開發(fā)、對電子檔案進(jìn)行加密保存，限制電子檔案的使用者權(quán)限，防止非法入侵行為;加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證技術(shù)和病毒防御技術(shù)用以保障電子檔案的安全?？傊娮訖n案與紙質(zhì)檔案相互促進(jìn)。電子檔案管理可以推動紙質(zhì)檔案管理的變革，使檔案實(shí)體管理的簡化〔2〕。

檔案信息保護(hù)方面的比較

紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案在檔案信息保護(hù)方面有許多同點(diǎn)。表現(xiàn)在以下五個方面:首先是保護(hù)目的相同，二者都是為了最大限度地延長檔案壽命，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠、完整、可讀。其次二者均是保護(hù)檔案信息，包括檔案信息記錄方式的保護(hù)、檔案信息載體的保護(hù)、檔案信息內(nèi)容的保護(hù)等等。第三，都要考慮對檔案信息所造成威脅的人為因素和自然因素并加以防范。第四都可以采用“雙套制”歸檔進(jìn)行保護(hù)，即將紙質(zhì)檔案電子化、電子檔案紙質(zhì)化進(jìn)行“雙套制”保存，進(jìn)而用以保證電子檔案信息的原始憑證作用和電子檔案信息的完整、真實(shí)、長期可讀。第五電子檔案和紙質(zhì)檔案都重視檔案信息中涉及到的個人隱私、知識產(chǎn)權(quán)等問題，使利用檔案和保護(hù)權(quán)利人權(quán)利協(xié)調(diào)一致〔3〕。紙質(zhì)檔案和電子檔案在檔案信息保護(hù)方面的不相同點(diǎn)。表現(xiàn)為:第一紙質(zhì)檔案中的信息是人工不能識讀的，電子檔案的形成依賴計算機(jī)軟件和硬件環(huán)境，因此對電子檔案中信息的保護(hù)還要包括對其產(chǎn)生的軟件和硬件系統(tǒng)予以保護(hù)。第二紙質(zhì)檔案記錄的內(nèi)容和載體是不可分割的，保護(hù)了檔案的載體及其記錄材料就完成了檔案信息的保護(hù)任務(wù)。而電子檔案保護(hù)是一種動態(tài)的保護(hù)，電子檔案信息的安全和保護(hù)要依賴于形成電子檔案的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)等相關(guān)因素，并且通過不斷采集相應(yīng)的背景信息來完成對信息的保護(hù)和確認(rèn)。第三電子檔案的載體是磁性的，對其信息保護(hù)時，需要避免機(jī)械振動、注意遠(yuǎn)離磁場和防治電腦病毒。第四紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的成本要比電子檔案信息保護(hù)的成本低得多，紙質(zhì)檔案保護(hù)的費(fèi)用相對來說比較固定。而電子檔案信息的保護(hù)要貫穿在它的生命周期的全過程之中，必須借助于計算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備，所以它的保護(hù)費(fèi)用的構(gòu)成就比較復(fù)雜。還要求管理電子檔案的人員要比管理紙質(zhì)檔案人員的知識水平、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平要高得多。第五，紙質(zhì)檔案信息安全保護(hù)的開始時間要晚于電子檔案，電子檔案在形成階段就必須對其中的信息予以保護(hù)。而對紙質(zhì)檔案信息的保護(hù)，檔案部門只有在檔案入館(室)后才開始對其采取保護(hù)措施，來保證紙質(zhì)檔案信息的安全。

結(jié)論

通過以上比較，紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的優(yōu)點(diǎn)和缺陷，就紙質(zhì)檔案來說，它的優(yōu)點(diǎn)在于體現(xiàn)了檔案的本質(zhì)屬性—原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價值，是第一手資料。但是檔案價值的體現(xiàn)在于利用，電子檔案不用對檔案原件進(jìn)行保護(hù)，而紙質(zhì)檔案保管條件要求高和保管任務(wù)較重，電子檔案作為一種新型載體，在保護(hù)了紙質(zhì)檔案原件的同時也方便了利用，而且轉(zhuǎn)播速度快，不受時空限制，隨時隨地可以利用。但是電子檔案易復(fù)制修改和刪除且不易被發(fā)現(xiàn)，使得真實(shí)性、可靠性大大降低。從目前的運(yùn)作形式看，電子檔案與紙質(zhì)檔案在