企業(yè)制定規(guī)章制度的14個(gè)要點(diǎn)

企業(yè)制定規(guī)章制度的14個(gè)要點(diǎn)規(guī)章制度之于企業(yè)的意義無(wú)疑企業(yè)的"內(nèi)部憲法"，無(wú)規(guī)章制度則企業(yè)的用人管理喪失了根本。但實(shí)務(wù)中，部分企業(yè)對(duì)規(guī)章制度認(rèn)識(shí)不明、對(duì)規(guī)章制度的設(shè)計(jì)也存在諸多疏漏之處。本篇采用全景解析的模式，為企業(yè)如何設(shè)計(jì)合理合法的規(guī)章制度提供意見(jiàn)。一、規(guī)章制度的制定主體對(duì)規(guī)章制度的制定主體，目前勞動(dòng)法、公司法中均未明確規(guī)定，僅籠統(tǒng)地說(shuō)明制定規(guī)章制度的主體是用人單位，但從《公司法》第三十八條、第四十七條規(guī)定來(lái)看，公司制單位的規(guī)章制度的制定主體是股東會(huì)和董事會(huì)，即公司的意思機(jī)關(guān)是公司規(guī)章制度的合法主體。推而廣之，非公司法人企業(yè)由其實(shí)際控制人制定規(guī)定制度，合伙企業(yè)由其合伙人協(xié)議制定，個(gè)人獨(dú)資企業(yè)和個(gè)體工商戶(hù)由出資人或者負(fù)責(zé)人制定。同時(shí)對(duì)規(guī)章制度制定主體中存在著"單位職工共決制"和"共議單決說(shuō)"，前者是依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第四條，規(guī)章制度由單位和職工共同參與制定，后者依據(jù)是《公司法》第十八條第三款，這兩點(diǎn)的矛盾目前存在爭(zhēng)議，有待于立法的明確。但一些地方性規(guī)定中對(duì)此作出了明確，建議企業(yè)制定規(guī)章制度時(shí)須參考本地地方性規(guī)定。二、規(guī)章制度的生效規(guī)章制度要用于實(shí)務(wù)管理，還必須履行一定的生效程序，即民主程序和公示程序。公示程序是指用人單位規(guī)章制度必須告知職工，滿(mǎn)足員工對(duì)規(guī)章制度的知情權(quán)。但法律并未規(guī)定公示的方式，實(shí)務(wù)中單位可以采用告知確認(rèn)書(shū)、規(guī)章制度培訓(xùn)、員工手冊(cè)簽收等方式履行告知義務(wù)，但一定要注意保留告知相關(guān)證據(jù)，防止因告知舉證不能造成不必要損失。民主程序目前法律的規(guī)定有所松動(dòng)，最高院《關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議適用法律若干問(wèn)題的司法解釋四意見(jiàn)稿》第七條，"勞動(dòng)合同法施行后，用人單位制定、修改或者決定直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)，未經(jīng)勞動(dòng)合同法第四條規(guī)定的民主程序，不能作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)"。但正式頒行的《解釋四》中已刪除此項(xiàng)規(guī)定。各地對(duì)未經(jīng)民主程序的規(guī)章制度一般采取保留的態(tài)度，只要規(guī)章制度內(nèi)容合法，即可作為仲裁或法院處理勞動(dòng)爭(zhēng)議的依據(jù)。三、規(guī)章制度的內(nèi)容約束《勞動(dòng)合同法》第四條以不完全列舉的方式概括了規(guī)章制度的內(nèi)容，但規(guī)章制度的內(nèi)容并非隨意制定，而是受到三個(gè)方面的約束：首先是職工本人的約束，規(guī)章制度內(nèi)容違反法律法規(guī)，侵犯職工利益時(shí)，職工可以據(jù)此解除勞動(dòng)合同并要求單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金；二是勞動(dòng)合同或集體合同的約束，企業(yè)管理中有三個(gè)層級(jí)，第一層是勞動(dòng)合同管理職工個(gè)體，第二層是集體合同規(guī)定全體職工基本條件，第三層是規(guī)章制度統(tǒng)領(lǐng)管理，但三個(gè)層次的有位階順序，規(guī)章制度的內(nèi)容不能與勞動(dòng)合同、集體合同相沖突，否則其內(nèi)容不能得到認(rèn)可；最后規(guī)章制度的內(nèi)容還收到工會(huì)的約束，工會(huì)如認(rèn)為企業(yè)規(guī)章制度內(nèi)容違反法律規(guī)定可以向企業(yè)提出建議要求修正。四、規(guī)章制度的違法救濟(jì)規(guī)章制度的違法救濟(jì)沿承《勞動(dòng)法》規(guī)定的行政、司法兩種救濟(jì)手段。行政救濟(jì)中，單位規(guī)章制度違法的，勞動(dòng)行政部門(mén)有權(quán)依法予以責(zé)令改正并進(jìn)行處罰。司法救濟(jì)途徑體現(xiàn)在規(guī)章制度對(duì)職工的約束力，如規(guī)章制度違法，在勞動(dòng)爭(zhēng)議處理中，法院或仲裁部門(mén)可以不作為審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)，則企業(yè)依據(jù)規(guī)章制度作出的懲處措施也就不能得到認(rèn)可。同時(shí)員工也可以以規(guī)章制度違反法律法規(guī)、損害勞動(dòng)者權(quán)益為由解除勞動(dòng)合同，并要求單位支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。五、規(guī)章制度與違規(guī)解除行病假申請(qǐng)程序的，視為曠工；二是采用銷(xiāo)假審查制度，患病員工銷(xiāo)假應(yīng)當(dāng)向單位提交相關(guān)醫(yī)療票據(jù)、診斷證明、病歷等材料留備審查。對(duì)虛假病假的認(rèn)定可以采用復(fù)檢或電話(huà)回訪(fǎng)方式。復(fù)檢可以要求患病員工治愈后到單位指定醫(yī)院復(fù)查，驗(yàn)證是否存在虛假病假；也可以要求員工提供診治醫(yī)生電話(huà)，通過(guò)電話(huà)回訪(fǎng)調(diào)查，防止員工弄虛作假。三是將虛假病假視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度予以解除，增加員工泡病假的成本。十一、考勤制度考勤直接關(guān)系員工上下班時(shí)間、加班、位工資發(fā)放、員工管理等諸多內(nèi)容，但目前考勤制度中存在幾個(gè)誤區(qū)：1.各類(lèi)考勤方式共存，未能明確以何種標(biāo)準(zhǔn)確定工作時(shí)間。當(dāng)前考勤方式多樣，包括電子考勤、門(mén)禁卡、指紋機(jī)、考勤單不一而足，對(duì)此應(yīng)當(dāng)明確以那種方式作為工作時(shí)間的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，如以門(mén)禁記錄作為統(tǒng)計(jì)工作時(shí)間的依據(jù)，規(guī)定門(mén)禁間隔時(shí)間為工作時(shí)間，則可以明示工作時(shí)間的計(jì)算方式，大大減少因工作時(shí)間不明引發(fā)的糾紛；2.休息時(shí)間規(guī)定不明。有些單位規(guī)定每天工作,8小時(shí)，但并未規(guī)定中間有1小時(shí)休息時(shí)間。如此員工可能以為存在1小時(shí)加班時(shí)間或者因?yàn)樾菹r(shí)間內(nèi)發(fā)生事故而追究用人單位工傷責(zé)任。實(shí)踐中此類(lèi)案件時(shí)有發(fā)生，這就需要我們?cè)诳记谥贫戎忻鞔_休息時(shí)間，最常見(jiàn)的是將工作時(shí)間規(guī)定為8:00-13:00，中間休息1小時(shí)，下午14:00-17:00；3.考勤記錄缺乏簽名確認(rèn)?，F(xiàn)在用人單位中普遍流行電子考勤、無(wú)紙化考勤，對(duì)此類(lèi)考勤制度，筆者建議應(yīng)當(dāng)首先在規(guī)章制度或者勞動(dòng)合同中予以明示，并規(guī)定以電子考勤或者其他考勤方式作為工作時(shí)間記錄的依據(jù)，同時(shí)從控制風(fēng)險(xiǎn)角度，還需要將電子考勤記錄定期交由員工簽字，確?？记谟涗浾鎸?shí)、合法、有效。十二、休假制度按照法定的休假類(lèi)型，一般用人單位設(shè)計(jì)的休假包括產(chǎn)假、病假、事假、年休假、探親假、婚喪假，這些假期法律對(duì)其均有明確的規(guī)定，但并未規(guī)定休假程序，用人單位可以通過(guò)休假制度對(duì)休假員工予以約束。如規(guī)定事假的審批流程和事由說(shuō)明，并規(guī)定事假無(wú)工資，防止員工無(wú)節(jié)制請(qǐng)假；二要完善銷(xiāo)假審查制度，對(duì)員工請(qǐng)假類(lèi)型、請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假材料在銷(xiāo)假時(shí)予以匯總，并建立審查機(jī)制，防止員工虛假休假。如產(chǎn)假提供醫(yī)院相關(guān)證明、探親假提供路程車(chē)票、事假說(shuō)明請(qǐng)假事由。同時(shí)需要注意對(duì)休假員工實(shí)行崗位填補(bǔ)和臨時(shí)負(fù)責(zé)人制度，員工休假導(dǎo)致一定時(shí)間期崗位空缺，對(duì)此可以考慮短期性用工，如招聘勞務(wù)派遣工、非全日制用工，也可以采用臨時(shí)負(fù)責(zé)人制度，管理崗位設(shè)立正副職，正職休假，副職負(fù)責(zé)的方式緩解崗位空缺，保障公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。十三、員工懲處制度員工懲處是用人單位規(guī)章制度的重點(diǎn)，員工懲處制度的設(shè)計(jì)要注意三點(diǎn)：一是過(guò)錯(cuò)累計(jì)制度，可以建立警告、記過(guò)、記大過(guò)、解除等階梯式的懲處方式，三次警告相當(dāng)于一次記過(guò)，三次記過(guò)相當(dāng)于一次記大過(guò)，三次記大過(guò)視為嚴(yán)重違反規(guī)章制度予以解除。如此既能保障員工工作條件的寬松，不會(huì)苛責(zé)員工，又能保障懲處制度的運(yùn)作，真正起到震懾員工的作用；二要預(yù)先規(guī)定員工損失賠償計(jì)算方式。對(duì)員工因個(gè)人原因造成公司損失的，法律規(guī)定不明確，用人單位可以在規(guī)章制度中規(guī)定哪些情況下員工造成的損失需要承擔(dān)賠償責(zé)任，并規(guī)定損失賠償?shù)挠?jì)算方式。如物流企業(yè)，可以規(guī)定員工因故意造成運(yùn)輸車(chē)輛損毀的賠償責(zé)任，并規(guī)定以交警部門(mén)確定的責(zé)任范圍承擔(dān)損失賠償責(zé)任；三要明確員工懲處的執(zhí)行部門(mén)和幫助人，一般來(lái)說(shuō)員工懲處是由人力資源部門(mén)或者行政管理部分負(fù)責(zé)，但這些部門(mén)可能并未員工的直接管理者，對(duì)員工實(shí)行懲處可能導(dǎo)致員工的抵觸，因此建議用人單位建立懲處幫助人制度，由員工的直接上級(jí)或者所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部一起負(fù)責(zé)員工懲處的實(shí)施，化解員工懲處的抵制情緒。十四、離職制度當(dāng)前企業(yè)的離職制度過(guò)多羅列法律條款，將勞動(dòng)合同法中關(guān)于離職的規(guī)定羅列作為企業(yè)處理員工離職的依據(jù)，這種操作方式有失柔性，筆者建議設(shè)立柔性離職操作模式：1.建立離職談話(huà)制度，針對(duì)離職員工由部門(mén)主管或者HR進(jìn)行離職談話(huà)，了解員工離職的心態(tài)和原因，多通過(guò)調(diào)解的方式化解員工矛盾。同時(shí)注意收集離職員工對(duì)企業(yè)的意見(jiàn)，針對(duì)共性意見(jiàn)改善企業(yè)管理方式；2.建立離職員工信息登