檔案鑒定理論的歷史演變

檔案鑒定理論的歷史演變

歐洲和美國檔案學術界繼續(xù)研究和研究文件評價理論，并在實踐中進行了反復驗證?，F(xiàn)在，許多有價值的研究和理論意識已經形成。近年來，中國檔案學術界開始關注檔案的鑒定，研究的增加形成了。這就為我們作橫向比較提供了可能。一、文件識別標準的產生和文件管理一般認為,正規(guī)的檔案鑒定工作始于近代,即從1789年法國資產階級大革命開始,至今已經歷了五個發(fā)展階段:1.英國的檔案鑒定原則1794年6月頒布的“穡月7日檔案法令”,是法蘭西、也是世界上第一個涉及檔案鑒定的法令?！胺睢贝_定將要建立的法國國家檔案館有權劃分和處置檔案文件。英國直至1838年8月14日才由議會通過了《公文文件法》,授權公共文件檔案館有權對公共檔案進行清理和編目。到了1877年,英國頒布《公共檔案法》,才賦予英國公共檔案館館長銷毀檔案文件的權力。根據這項法令,英國1715年以前形成的文件不得銷毀。除了年代限制之外,當時還沒有對文件的永久性價值作任何其他考慮。這樣,在英國所形成的檔案鑒定原則的特點是:對有價值的文件的保存和無價值文件的銷毀之間更關注后者?？偟恼f來,在資產階級革命之初,有關各國政府對檔案工作就很重視,授權檔案部門決定檔案的“存”“毀”。在此過程中,逐漸形成檔案鑒定的標準。2.注重對有價值的文件的保護英國檔案學家希拉里·詹金遜于1922年發(fā)表了《檔案管理手冊》,提出“銷毀文件不是檔案人員的正常業(yè)務,檔案人員無須干預如何去除文件”。這一理論后來成為檔案鑒定理論一個流派的代表性觀點,對歐美檔案學界有著重要的影響。與之相反,德國檔案工作者則注重對有價值的文件的保護多于對無價值的文件的銷毀。早在1901年,邁斯奈爾就在他的檔案鑒定標準中提出,“高齡案卷應當受到尊重”的觀點。到了二三十年代,德國檔案學家穆勒和邁斯奈爾,以及波蘭檔案學家卡林斯基先后提出了他們的“職能鑒定標準”。在這一時期,由于歐洲各國社會管理范圍擴大并復雜化,加之科學技術的發(fā)展,文件產生的速度加快,數量增加,檔案鑒定成為關鍵環(huán)節(jié)。因此,檔案鑒定標準的討論也十分活躍。穆勒、邁斯奈爾和卡林斯基等人都主張,檔案鑒定工作不應僅限于銷毀所謂的無價值檔案的消極作法,而應根據“職能鑒定標準”積極地挑選有價值的文件。這與英國詹金遜的“檔案人員無須干預如何去除文件”的觀點形成對立。但有趣的是,他們的觀點都對以后檔案鑒定標準的發(fā)展、完善產生很大影響,直至今日。3.第二次鑒定階段191920世紀20年代中期檔案鑒定標準在二戰(zhàn)后進入逐步完善時期。首先,較有代表性的是美國的菲利浦·布魯克斯。他提出的檔案鑒定標準是:檔案應能反映機關的歷史意義;檔案能反映機關的職能意義;檔案應能反映普遍的學術信息需求。1952年,英國的格里格委員會建立的新的鑒定制度采用了兩條類似的檔案鑒定標準,即:行政價值和歷史價值。該委員會認為,對文件的鑒定,應以行政價值為主,歷史價值為輔。文件鑒定應分為兩個階段,即文件形成5年之后由行政機關根據行政價值標準進行第一次鑒定,以確定50%～90%的文件是否需要銷毀;在文件形成5年之后,由行政部門和檔案工作者根據歷史價值標準共同進行第二次鑒定,將文件減少到能夠進行長期保存的數量范圍內。這一時期美國檔案學界較為活躍。在實行聯(lián)邦制的美國,國家檔案館對聯(lián)邦政府的檔案實行集中統(tǒng)一管理,早在1934年6月國家檔案館成立之初頒布的《關于建立國家檔案館的法令》就賦予聯(lián)邦政府工作者審查文件并進行處置的權力,以保護有價值的文件。在以后數十年中,檔案部門很快就成為長期利用而保存或加以銷毀文件的主要機關。第二次世界大戰(zhàn)期間,美國各種戰(zhàn)時機構劇增,屬于聯(lián)邦機構產生的檔案文件越來越多,國家檔案館的檔案入館量猛增。面對如此眾多復雜、具有現(xiàn)代特征的檔案,國家檔案館明確提出了檔案鑒定在整個檔案管理工作中的地位,即:檔案文件的鑒定,不僅將決定各種檔案文件的命運,而且直接關系到政府行政管理工作的效率和檔案存貯設施的有效利用。從這一點出發(fā),以西奧多·謝倫伯格為代表的美國檔案學家吸收前兩個階段關于檔案鑒定理論的合理建議,并結合本國實際,確立了新的檔案鑒定標準:文件的第一價值(原始價值),即原始機關所具有的價值(包括文件形成機關需求的行政價值、法律價值、財務價值、科研價值);第二價值(情報價值),即對研究工作所具有的價值,可稱為證據價值和情報價值。他認為:第一價值是文件所具有的簡單而短暫的特征,應當由行政管理人員對其大小作出判定。檔案鑒定者應該主要注意文件的第二價值。他認為,在鑒定證據價值時,應當弄清楚文件形成機關在行政級別體系中的地位;在鑒定文件的情報價值時,檔案人員主要注意的不應再是文件的來源,而應是包含在文件中的信息情報。謝倫伯格強調,鑒定工作應當由檔案工作者來最后完成,檔案人員不僅在鑒定工作中起著重要作用,而且在研究人員所希望得到的服務中也起著舉足輕重的作用。由于采用這一鑒定標準,美國檔案工作者清楚地把“文件”和“檔案”兩個概念界定在檔案館的入口處。只有進入檔案館作為永久保存的2%的文件稱為檔案。4.60檔案價值范圍的擴展是以“利用決定論”為主導的文學創(chuàng)造的主流一個這一時期的檔案鑒定理論仍沿著謝倫伯格的觀點繼續(xù)發(fā)展。美國檔案學者梅納德·J.布里奇福特著的《檔案與手稿的鑒定和接收》,進一步明確了檔案鑒定標準?！拔募蔫b定最好是作為一種過程來考慮。這種過程要求廣泛地培養(yǎng)工作人員,對文件系列的來源和特征進行全面分析,掌握區(qū)分和挑選文件的技術,了解研究方法和需要的發(fā)展,依次考慮文件的行政價值、管理價值和檔案價值?！迸c此同時,由于60年代至70年代美國歷史研究領域開始發(fā)生變化,各種“新”字號史學流派紛紛涌現(xiàn),史學工作者們利用檔案的范圍大為擴展?！袄脹Q定論”應運而生。其代表人物,著名的美國檔案鑒定專家米耶·菲斯本提出:“編史工作的最新趨勢是判斷文件價值的首要標準?！眲趥愃埂さ览照J為,“通過研究信息利用與提供利用的方式之間的關系,就能確定文件及其所含信息的價值和檔案實踐的含義?！卑栁鳌じダ锫し移嬲J定說:“了解用戶為什么和怎樣接近檔案,將為我們提供鑒定文件的新標準?！?.80世紀20年代中期的檔案鑒定從受進入80年代,世界各國的檔案研究人員更加堅信檔案應當反映產生它們的社會。檔案理論的思想基礎發(fā)生了一個根本的變化,即從一個國家的理論發(fā)展到一種全社會的理論。這就促使檔案鑒定理論的發(fā)展視野更加廣泛?！吧鐣治龊吐毮荑b定論”得以全面發(fā)展和論證。德國、美國、加拿大表現(xiàn)尤為突出。德國檔案鑒定專家漢斯·布姆斯明確提出,“用文件形成者職能來體現(xiàn)社會價值”。即,檔案“價值”取決于社會結構,通過社會職能體現(xiàn)出來。1989年以后,加拿大國家檔案館也開始實行“新宏觀鑒定接收戰(zhàn)略”,對檔案鑒定,采用了一種“職能結構研究模式”。將檔案館的鑒定方法置于一種以文件前后關系為基礎,以來源為中心的框架之中,而不是置于以內容為基礎的歷史文獻框架之中。與此同時,美國的海倫·塞姆爾斯提出“文獻戰(zhàn)略”概念,即通過將眾多檔案館的鑒定活動結合在一起,使檔案文件反映社會的主要論題。這是對傳統(tǒng)鑒定方法的補充,可貴之處在于它將分析政府和其他機構的文件與分析私人手稿、特殊制圖資料和信息出版物合為一體。它的注意力首先不是來源,而是某一主題。這一時期,對檔案鑒定理論發(fā)展還有一個重要的挑戰(zhàn),就是如何鑒定電子文件。進入80年代中期以后,由文本、收據、圖表、圖像和聲音轉化而成的“合成型”電子文件大量涌現(xiàn),面對這種新情況,美國著名學者戴維·比爾曼指出:“‘來源力量’這一概念不僅是在復雜計算機信息中鑒定檔案文件的關鍵,而且是檔案人員幫助文件形成者搶救其消失的法人記憶的唯一途徑”。換言之,標準的框架適用于電子文件的鑒定,但要有所改變。這種鑒定必須在一份文件產生之前在計算機系統(tǒng)設計階段完成。這一時期的特點是,檔案階段鑒定理論與實踐在世界范圍內受到關注。許多人認為,檔案鑒定已逐步地由一種手段最終成為所有檔案工作的核心。二、中國檔案的評估和文件管理我國的檔案鑒定工作大致可分為三個時期:1.30民國時期的檔案鑒定標準國民黨政府初期,從體制上看,檔案管理是分散的。隨著國民黨統(tǒng)治的確立和暫時統(tǒng)一局面的形成,檔案管理在近代國家的作用也受到相應的重視。特別是1933年在國民黨政府內開展的“行政效率運動”中,“文書檔案改革運動”成為其重要組成部分。1933年8月,行政院令發(fā)《各部會審查處理公文改良辦法》指出:“茲擬厘定文卷保管年限原則,其有歷史關系與性質重要應存?zhèn)洳榭贾木?應即周密保護,妥慎收藏;其有在一定時間以后,即失去保存之意義者,應即詳定保存年限,于每年底之末清理剔出,由主管長官核定加以銷毀?！?10)據此,當時的檔案界提出的鑒定標準均重視檔案的歷史價值和行政價值。但民國時期的檔案鑒定標準還是有很大歷史局限性。一是由于檔案鑒定執(zhí)行者是各機關的檔案人員,同時鑒定對象是機關檔案室的文件,所以對檔案價值的認識僅停留在一般的行政價值和歷史價值的認識上;二是由于檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理,提出的鑒定標準沒有得以實行。2.檔案歸檔及保管期限的確定新中國成立不久,我國檔案鑒定標準和檔案管理都受到高度重視。第一,確立了國家檔案局的領導地位。1954年11月成立了國家檔案局。國家檔案局是在國務院的直接領導下,掌管國家檔案事務的最高行政管理機關。它的任務是在統(tǒng)一管理國家檔案的原則下,負責建立國家檔案制度,研究和審查國家檔案文件材料的保存價值、保管期限標準、并監(jiān)督和審議有關國家檔案文件材料的銷毀問題等。第二,確立了集中統(tǒng)一管理檔案工作的原則。1956年4月16日,國務院發(fā)布了《關于加強國家檔案工作的決定》,明確提出檔案是“國家歷史財富”,確立了檔案工作的集中統(tǒng)一管理國家檔案的基本原則。同時,《決定》明確規(guī)定,“各機關的檔案和代管的檔案,非依規(guī)定的批準手續(xù),不得任意轉移,分散或銷毀,其中需要永久保存的部分,應當按照統(tǒng)一的規(guī)定,分別集中到國家的中央檔案館或地方檔案館保存?！睆亩Ｗo了檔案的安全,防止了任意銷毀檔案文件的事件發(fā)生。第三,制定了全國統(tǒng)一的檔案鑒定標準。早在1956年,黨和國家相繼頒發(fā)了《黨的機關一般檔案材料保管期限的一般標準》和《國家機關一般檔案材料保管期限參考表》,1964年在上述兩個保管期限表的基礎上,重新制定《機關文書檔案保管期限參考表(試行草案)》。該表是以表冊形式列舉檔案的來源、內容和形式,并指明其保管期限的指導性文件,是鑒定檔案集中保存和確定檔案保存期限的依據。第四,初步健全了歸檔制度,劃清了歸檔范圍。國務院《關于加強國家檔案工作的決定》明確指出,全面推行文書處理部門立卷,建立統(tǒng)一的歸檔制度。第五,確立了鑒定在中國檔案學學術體系中的地位,將檔案鑒定工作劃歸檔案管理的六個環(huán)節(jié)之一,即:收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管、利用。3.19檔案價值和鑒定是檔案研究事業(yè)的一個重要獨立這一時期檔案鑒定理論與實踐的發(fā)展是:1.在“開放歷史檔案”的影響下,檔案鑒定工作被重新認識。1985年5月,中共中央書記處做出了開放歷史檔案的決定。隨著檔案的開放利用,使檔案館由僅為機關行政部門服務的“半封閉型”轉向為社會服務“開放型”,真正成為名符其實的科學文化事業(yè)機構。在檔案被廣泛利用的過程中,檔案部門和人員開始關注檔案的價值和鑒定。2.1987年9月5日,全國人民代表大會通過我國第一部“檔案法”。在該法第15項條款中明確規(guī)定:“由國家檔案行政部門制定鑒定原則和標準,禁止擅自銷毀檔案”。同年,國家檔案局重新頒布了《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》,將檔案鑒定工作納入法制軌道。3.在新編的《檔案管理學》一書中,檔案價值鑒定獨立成章,做了較為系統(tǒng)的闡述;在中國檔案學會召開的討論會上以及全國檔案學研討班上,都有學者就我國檔案價值鑒定,鑒定工作現(xiàn)狀及其關系,檔案保管期限表劃定等問題進行分析和論證。在借鑒國外有關理論方面,也打破了五六十年代僅介紹前蘇聯(lián)的局限,中國檔案出版社也先后出版了歐美學者的一些權威性論著。4.三、“公共檔案”的涵義若從縱向比較我國和西方國家在檔案鑒定方面的異同,我們可以總結出以下幾個方面:第一,對檔案鑒定的概念、地位認識差異很大。鑒定,在美國檔案學的定義是:“根據文件在現(xiàn)行行政管理、法律和財務方面的用途,文件的憑證作用和情報研究方面的作用,文件的整理情況以及與其他文件的聯(lián)系,確定文件價值,從而也確定文件處置辦法的過程”。(11)在我國,對檔案鑒定的對象是檔案,是指檔案價值鑒定,這一點與歐美國家相同。但對檔案鑒定工作地位在認識上卻大相徑庭。歐美國家一直將檔案鑒定作為一個復雜多變的過程?！皺n案鑒定也可稱檔案選擇,是檔案管理過程中的一個有效的組成部分,是一種在程序上和日常工作中的選擇,它使總結性文件取代細節(jié)文件,完整文件取代了簡要的紀要”。最后從“沉積檔案”(指在日常辦公過程中積累起來的檔案)中挑選出能反映機構職能,能反映事件發(fā)生全過程的“財富檔案”,接收入館永久保存?！?12)他們認為,“檔案鑒定對檔案學專業(yè)來說,是最具有挑戰(zhàn)性的領域”。(13)特別是進入80年代以后,許多人認為檔案鑒定已逐步由一種手段最終成為所有檔案工作的核心,影響和制約檔案管理其他方面。而在我國,通常的檔案理論認為,“檔案鑒定是檔案管理業(yè)務環(huán)節(jié)之一”。在現(xiàn)實鑒定工作中,這種認識帶有很大局限性。因為,我國的檔案工作原則是“集中統(tǒng)一管理”,因此檔案的來源是各級機關、企事業(yè)單位形成的文件歸檔。建國后檔案比重很大。隨著國家、企事業(yè)單位社會職能范圍擴大,社會活動的廣泛以及科技發(fā)展,這類文件每年以幾何級數遞增。接收入館的檔案質量問題、數量問題、館藏能力問題以及標準化、現(xiàn)代化的矛盾會逐年自下而上地上升。因此,必須盡快吸收國外先進思想,將消極、靜止把檔案鑒定看成是剔除和銷毀檔案的認識迅速轉變?yōu)閯討B(tài)管理的過程,研究和解決該過程中所存在的一系列問題。第二,歐美國家經歷一個世紀的探索,鑒定標準已呈多元化;我國目前僅停留在“保管期限表”上,差距很大。如前所述,從1794年法國頒布“穡月7日檔案法令”算起,檔案鑒定的標準從形成到發(fā)展、完善經歷了整整一個世紀。不論是邁斯奈爾的“年齡鑒定論”,還是卡林斯基等人的“職能鑒定論”,謝倫伯格的“第一價值,第二價值”鑒定論以及布姆斯的“機構職能分析”、塞穆爾斯的“文獻戰(zhàn)略”,都是通過不斷探討而呈現(xiàn)多元化、更具科學性和全面性。而在我國,檔案鑒定標準多年來雖幾經修訂,但僅限于國家檔案局規(guī)定的“機關文書檔案保管期限表”。雖然它在多年的檔案鑒定中起到一定的指導作用,但其局限性還是不可低估的。其一,由于我國檔案鑒定理論發(fā)展不成熟,因而“期限表”的科學論證不足;其二,“期限表”屬表格形式,包括:說明、順序號、條款、保管期限、附注等,內容僅限于檔案的來源、內容、形式和保管期限。因為格式的限制,鑒定標準也只能簡單地應用“職能鑒定論”的原則。然而用這個尺度去衡量內容廣泛的各級機關、企事業(yè)部門的檔案,必然造成以單一的尺度應用于復雜的檔案,很難逐項鑒定檔案的證據價值、情報價值,進而也就無法保證永久保存的檔案是否有永久性價值;其三,檔案鑒定標準的歷史表明,它是通過實踐不斷檢驗的具有很強科學性的概念,不是一個“機關文書保管期限表”所能涵蓋得了的。應當看到,我國“公共檔案”含義遠比歐美國家“公共檔案”的含義寬泛得多,是指“全國各級機關、企業(yè)、事業(yè)單位”歷年產生的檔案。這樣龐雜的檔案如何接收、保管、開發(fā)、利用,如何在社會變革和經濟變革中適應新形勢的發(fā)展,是一個非常嚴峻的課題。就檔案管理工作本身來說,檔案鑒定已成為瓶頸。因而,應借鑒國外的檔案鑒定理論,制定科學的鑒定標準,指導鑒定工作的開展。第三,歐美發(fā)達國家已初步建