文件與記錄管制程序

1.目的為使我司質(zhì)量、HSF管理體系文獻于制訂、發(fā)行、變更、廢止、增補作業(yè)過程中有一規(guī)范可供遵照，以確保公司有關(guān)部門能及時精確獲得有效的最新版本文獻或統(tǒng)計。2.范疇合用于我司各部門與質(zhì)量、HSF管理體系涉及的全部內(nèi)、外部文獻或統(tǒng)計之管理。3.定義3.1HSF：即HazardousSubstanceFree，危害物質(zhì)減免（或無危害物質(zhì)）。3.2質(zhì)量、HSF管理體系文獻:是指敘述質(zhì)量、HSF管理體系管理工作，用文字描述并記載在媒體上的文獻。3.3受控文獻:指質(zhì)量、HSF管理體系運行作業(yè)中的根據(jù)文獻(涉及內(nèi)部/外部文獻)，其制訂、變更修訂、廢止…需要加以管制之文獻，以加蓋“HSF文獻☆管制章”識別。3.4非受控文獻:指與質(zhì)量、HSF管理體系運行有關(guān)性不大,或作為參考資料發(fā)給各部門，其更改或廢止時不需要告知各部門的文獻。3.5外來文獻：非我司制訂之文獻。如供應商或客戶提供之流程、規(guī)格、圖面、技術(shù)資料…，以及引用有關(guān)之國際、國家的法律、法規(guī)、原則等。3.6系統(tǒng)文獻：《管理手冊》。3.7程序文獻：應對《管理手冊》內(nèi)ISO9001:、IECQQC080000HSPM：原則條文所制訂的程序文獻。3.8工作指導文獻:與質(zhì)量、HSF有關(guān)的各項作業(yè)指導書、檢查原則、操作闡明…等文獻。3.9統(tǒng)計：與質(zhì)量、HSF有關(guān)的各項統(tǒng)計均屬之,如檢查(測試)統(tǒng)計、校驗統(tǒng)計、矯正統(tǒng)計、教育訓練統(tǒng)計…等。4.1我司質(zhì)量、HSF管理體系文獻的制/修訂、審查、同意權(quán)責以下表文件類別制/修訂審查核準一階—管理手冊品管課管理者代表總經(jīng)理二階—程序文獻單位主管各部門主管管理者代表三階—作業(yè)指導書…各職責單位單位主管部門最高管理者四階—統(tǒng)計表單各使用單位部門主管管理者代表(可授權(quán)）外來文獻有關(guān)對口單位接受------部門主管4.2文控:負責質(zhì)量、HSF管理體系文獻、圖紙及外來文獻…的保管、分發(fā)、回收、銷毀及管制作業(yè)。5.程序/辦法5.1附件:文獻與統(tǒng)計管制流程圖5.2文獻的分類：5.2.1一階文獻：管理手冊，涉及質(zhì)量、HSF管理方針、目的、公司組織構(gòu)造圖5.2.2二階文獻：質(zhì)量、5.2.3三階文獻:涉及崗位闡明書、檢查原則/規(guī)范、設(shè)備操作闡明書、作業(yè)指導書、QC控制計劃5.2.4四階文獻:質(zhì)量、HSF5.2.5外來文獻:指供應商或客戶提供之流程、規(guī)格、圖面、技術(shù)資料5.3文獻的編號：5.3.1管理手冊(一階文獻)□□--□□--□□質(zhì)量、HSF管理手冊代碼：01（以流水號01表達）文獻類別：QM（表達：管理手冊）公司代號：5.3.2程序文獻(二階文獻)□□--□□流水號：01~99各部門制訂全部程序文獻(由文控編號)文獻類別：QP表達程序文獻5.3.3□□--□□--□□□--□□□□流水號：0001~9999文獻類型：見5.3.8部門代號：見5.3.7文獻類別：WI5.3.4□□--□□--□□□□--□□□流水號：前二碼以01~99,后一碼以A~Z表達變更或相似類型表格QP編號取后2碼/WI編號取后4部門代號：見5.3.7文獻類別：FR5.3.5□□--□□--□□--□□--□□流水號：01~99表達：接受部門代碼（見5.2.7規(guī)定）表達月份（01~12）年份代號：06~99外來文獻代號：RE5.3.6□□--□□--□□□□圖紙流水號:0001~9999圖紙繪制部門代碼:RD(工程課)圖紙代碼:DW5.3.7部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼總經(jīng)理室GR管理部AM工程部RM生產(chǎn)部MM財務(wù)FM資材課WM工程課RD注塑課ID業(yè)務(wù)BM品管課QD模具課MD噴涂課SD采購PM文控中心PC生管課PD5.3.8文獻類型代碼文獻類型代碼檢查原則書SIPQC工程表QCE作業(yè)指導書SOP工程變更告知單ECN設(shè)備操作指導書MOP樣品承認書ICO物料基本清單BOM內(nèi)校作業(yè)指導書PDW產(chǎn)品包裝明細PKG管理方法AMP5.4文獻版本/版次的識別及控制5.4.1文獻的版本/版次號用英文大寫字母與阿拉伯數(shù)字結(jié)合,用“A/1、A/2……A/5”表達,如“A/1”5.4.2質(zhì)量、HSF管理體系文獻修訂后的版本/版次表達辦法：初版(新編制)用A/1表達,修訂第一次以A/2表達，如這類推……該份文獻通過4次修訂(即A/5)后全部重新發(fā)行時,其版本號則變?yōu)锽/15.4.3全部質(zhì)量、HSF管理體系文獻若文獻修訂的內(nèi)容超出50%需全部重新發(fā)行時,則修訂后的版本直接編為B/1,封面頁同時變化版本5.4.4質(zhì)量、HSF管理體系文獻在部分頁次修改時（只改版次不更新版本），文控中心只需回收和分發(fā)所更改的對應修訂頁面，不需要整份文獻更新5.5文獻編制、評審、同意、發(fā)行5.5.1質(zhì)量、HSF管理手冊由管理者代表根據(jù)ISO9001與IECQQC080000原則和行業(yè)特性、公司實際狀況,組織有關(guān)人員編制,最后呈總經(jīng)理同意公布5.5.2各部門主管或承接人員根據(jù)質(zhì)量、HSF管理體系的規(guī)定，安排編制本部門職責所需的質(zhì)量、HSF程序文獻、三階文獻，經(jīng)管理者代表或部門最高主管同意5.5.3質(zhì)量、HSF統(tǒng)計表格由各部門主管或承接人員根據(jù)程序文獻、5.5.4外來文獻:由有關(guān)接口部門主管負責,向或由有關(guān)機構(gòu)、廠商、客戶獲得最新版本,由受文部門確認其有效性后交文控中心文獻管理員登記在【外來文獻記錄表】上,并加蓋“HSF外來文獻☆管制章”作識別，必要時分發(fā)各有關(guān)部門,收文部門須在【質(zhì)量、HSF文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表】5.5.5文獻編制時必須標明文獻名稱、文獻編號、版本/版次號，質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計在進行表格格式編號時，如果一種表格幾個文獻中都同時用到，其表格編號以重要支持的文獻為準編號(由管理者代表擬定5.5.6為確保文獻使用的各場合都得到合用的最新有效版本,文獻的發(fā)放、回收都要填寫在【質(zhì)量、HSF文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表】,對已更改或廢止之文獻文控應及時回收,加蓋“HSF文獻☆作廢章”標記,并在【質(zhì)量、HSF文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表5.5.7工程課研發(fā)和設(shè)計技術(shù)資料、圖檔的編號與管理依5.3.6圖紙編碼原則執(zhí)行，圖紙版本/版次號依5.5.5.8全部新產(chǎn)品量產(chǎn)時不管與原設(shè)計工藝與否有差別，生產(chǎn)單位需會同工程課再評定，在確承認行后生產(chǎn)單位需在一周內(nèi)建立新產(chǎn)品之5.6文獻的受控5.6.1我司文獻分為“受控文獻”和“非受控文獻”兩類,全部受控文獻由文控中心登錄于【質(zhì)量、HSF受控文獻清單】中，非受控文獻收文單位不需簽收，文控需蓋“參考文獻章5.6.2文獻的正本由文控中心保存,不加蓋任何印章。分發(fā)各部門的受控文獻由文控中心用正本復印,在每頁空白處蓋上“HSF文獻☆管制章”,分發(fā)給由管理者代表核定的有關(guān)部門,各部門的文獻接受者在接受文獻時必須在【質(zhì)量、HSF文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表】5.6.3如某部門對文獻有額外需求,需書面提出申請,在管理者代表同意后按5.65.6.4如果分發(fā)的文獻是更新后的版本,則必須完整收回舊版本并統(tǒng)一銷毀（每頁加蓋“HSF文獻☆作廢章”或畫“X”,分發(fā)給各部門作二次紙使用）,舊版本之正本文獻由文控中心加蓋“HSF文獻☆暫存章”并與新版文獻分開保存5.6.5外來文獻經(jīng)受文單位負責人同意后,由文控中心登記在【外來文獻記錄表】上根據(jù)5.5.45.7文獻的更改修訂5.7.1質(zhì)量、HSF管理手冊如需更改時由管理者代表組織更改,按5.5.1-5.55.7.2質(zhì)量、HSF程序文獻、三階文獻的更改由有關(guān)部門填寫【文獻申請表】呈管理者代表同意后作更改,修訂后依5.5.1-5.5.5.75.7.4圖紙等技術(shù)文獻更改時，應填寫5.8文獻保存、作廢與銷毀5.8.1與質(zhì)量、5.8.2各部門文獻由本部門指定人員保管,并制訂對應文獻目錄以備文控中心每月電子檔案發(fā)出【質(zhì)量、HSF5.8.3對要作廢的文獻,由原編制部門用【聯(lián)系/報告單】填寫提出申請,經(jīng)管理者代表同意后轉(zhuǎn)文控中心登錄方可作廢,并蓋“HSF文獻☆5.8.4文獻改版或作廢后,文控中心應對最新版本的前一版本或作廢文獻加蓋“HSF文獻☆暫存章”、“HSF文獻☆作廢章”分開保存。不管多個因素均需保存任何已過期的原版5.9文獻的借閱5.9.1全部受控的質(zhì)量、HSF管理體系文獻不得外借,任何部門如有需要借閱,需有關(guān)部門最高主管或管理者代表同意后,由文控中心在【文獻借閱(出)記錄表】上登記,于文控中心借閱5.10質(zhì)量、HSF管理體系文獻每年由管理者代表組織各部門在內(nèi)部審核時一并進行評審,必要時予修改依5.7條規(guī)定,[表單總覽表]和[程序文獻總覽表]有增加、減少或變更時須即填記必要時予以更新.各階文獻總覽表需永遠保持電腦所存檔案是最新的。5.11質(zhì)量、HSF統(tǒng)計的控制與管理5.11.1文控中心編制【質(zhì)量、HSF5.11.2文控中心在編制【質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計一覽表】的同時，負責收集全部質(zhì)量、5.11.3如實際運作需要對原質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計之名稱、格式…等作出修訂時,必須填寫【文獻申請表】5.11.4文控中心需對應修訂【質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計一覽表】,并將修訂之統(tǒng)計名稱、格式5.11.5全部質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計必須有名稱、編號、日期、填寫人、審批人…5.11.6質(zhì)量、□□----□□----□□----□□----□□□流水號：001~999（指本部門當天統(tǒng)計的份數(shù)）日：01~31月：01~12年：06~99部門代號：依5.3.75.11.7質(zhì)量、□□----□--□□□□流水號:0001~9999(每50或100份裝訂成本)年度印刷次序:A,B,C....表單代碼表單代碼表單代碼表單代碼成(半)品入庫單WI領(lǐng)料單WO退庫/料單WB表單代碼:依下表規(guī)定5.12質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計的填寫、分發(fā)和回收5.12.1在運作程序的執(zhí)行過程中,負責過程執(zhí)行的人員需填寫對應的統(tǒng)計來顯示質(zhì)量、5.12.2質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計必須填寫清晰、及時審批、及時發(fā)送,統(tǒng)計填寫內(nèi)容如有修改,可在錯誤處劃“”,將對的內(nèi)容寫在旁邊5.12.3質(zhì)量、5.12.4過期作廢的質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計應由文獻管理人員及時回收加蓋“HSF文獻☆作廢章5.13HSF管理統(tǒng)計的保存5.13.1質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計的發(fā)出部門必須保存好原始統(tǒng)計,其保存期限按【質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計一覽表】的規(guī)定執(zhí)行,有關(guān)質(zhì)量、HSF統(tǒng)計不能損毀和丟失5.13.2當有合同時,質(zhì)量、5.13.3質(zhì)量、HSF統(tǒng)計能夠以任何形式為載體,如計算機5.13.4質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計具體保存期限見【質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計一覽表】,對于過期的質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計,由各保管部門主管確認5.14質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計的格式更改5.14.1質(zhì)量、HSF管理統(tǒng)計如有更改,需填寫文獻更改申請表,呈管理者代表同意后交文控中心統(tǒng)一更改,更改后的版本由A變?yōu)锽版。文獻變更后,舊版本的質(zhì)量、6.有關(guān)文獻/附件6.1ISO9001:原則6.2IECQQC080000：原則6.3管理手冊FR-PCFR-PC-01-01BFR-PC-01-02BFR-PC-01-03BFR-PC-01-04BFR-PC-01-05BFR-PC-01-06BFR-PC-01-07B7.1質(zhì)量、HSF文獻分發(fā)/回收統(tǒng)計表7.2質(zhì)量、HSF受控文獻清單7.3文獻申請表7.4文獻借閱(出)記錄表7.5聯(lián)系/報告單