淺談存貨管理

淺談存貨管理

貨幣化是指公司在正常的生產(chǎn)和業(yè)務(wù)過(guò)程中保留的、出售的原材料和商品，以及在生產(chǎn)過(guò)程和業(yè)務(wù)過(guò)程中消耗的材料和材料。它是反映企業(yè)流動(dòng)資金運(yùn)作情況的晴雨表,往往成為少數(shù)人用來(lái)調(diào)節(jié)利潤(rùn)、偷逃國(guó)家稅費(fèi)基金的調(diào)節(jié)器。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中的一個(gè)重要項(xiàng)目,一般占流動(dòng)資產(chǎn)總額的40%—60%。當(dāng)前有許多企業(yè),特別是一些中小企業(yè),對(duì)存貨管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,管理粗放,僅限于日常管理,忽視存貨的限額管理和數(shù)量管理。中小企業(yè)一方面為了保證生產(chǎn)或銷(xiāo)售的經(jīng)營(yíng)需要,另一方面為了降低成本零購(gòu)物資的價(jià)格往往較高,而整批購(gòu)買(mǎi)在價(jià)格上有優(yōu)惠,所以存貨。但是,過(guò)多的存貨要占用較多資金,并且會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資等在內(nèi)的各項(xiàng)開(kāi)支,使企業(yè)付出較多的成本。因此,進(jìn)行存貨管理目標(biāo)就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡,達(dá)到兩者的最佳結(jié)合,這就是存貨管理的目標(biāo)。一中小企業(yè)的存款管理存在問(wèn)題(一)采購(gòu)員采購(gòu),采用劑量后增加采購(gòu)計(jì)劃是存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)中的薄弱環(huán)節(jié),據(jù)調(diào)查,許多企業(yè)把存貨管理的重點(diǎn)放在原材料的采購(gòu)和成品的銷(xiāo)售上,忽視了存貨的成本和資金占用,沒(méi)有采用存貨的限額責(zé)任管理。采購(gòu)中出現(xiàn)采購(gòu)頻繁,在申購(gòu)環(huán)節(jié)上,一般由使用者提出,報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后,采購(gòu)員采購(gòu)。操作程序上,卻不是根據(jù)實(shí)際需要來(lái)申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃,而是覺(jué)得原材料不夠就去買(mǎi)一批回來(lái)放著,至于這一批采購(gòu)多少,是憑感覺(jué)辦的,有的存貨在需要時(shí)如發(fā)現(xiàn)沒(méi)有,才馬上通知采購(gòu)去買(mǎi),在買(mǎi)回之后再補(bǔ)填申購(gòu)單報(bào)批,在這種存貨申購(gòu)條件下,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不能按照物資需求量來(lái)提出采購(gòu)申請(qǐng),因而也就沒(méi)有恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)計(jì)劃。(二)存貨沒(méi)有及時(shí)從管理上進(jìn)行管理在中小企業(yè)中存貨的驗(yàn)收是存貨入庫(kù)前的重要環(huán)節(jié),一些企業(yè)對(duì)存貨的驗(yàn)收警惕性不高,對(duì)一些特殊存貨的質(zhì)量問(wèn)題疏忽,給企業(yè)造成損失。而且驗(yàn)收人往往和采購(gòu)人員是同一個(gè)人,容易增加營(yíng)私舞弊的可能性。其次,生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的存貨,當(dāng)天使用后,一般都有剩余的存貨。在日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中,當(dāng)天剩余的存貨由于存放在各生產(chǎn)點(diǎn),往往忽視管理,給企業(yè)經(jīng)濟(jì)帶來(lái)?yè)p失。另一些有保質(zhì)期的存貨,無(wú)專(zhuān)人管理,如不注意,時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)變質(zhì),造成損失。一些原材料,由庫(kù)房辦理收料、發(fā)料手續(xù),在各經(jīng)營(yíng)點(diǎn)直接消耗,到月末結(jié)算時(shí),經(jīng)營(yíng)點(diǎn)一般都會(huì)有剩余物資,如果忽視了這部分物資管理而形成一部分賬外物資,就會(huì)造成物資流失,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。最后,材料的領(lǐng)用沒(méi)人管,材料被盜或被工人私自用會(huì)沒(méi)人知道,造成企業(yè)的損失。非常存貨儲(chǔ)備量擠占了正常的存貨儲(chǔ)備量。工業(yè)產(chǎn)品的銷(xiāo)售一般是從接受客戶的訂單開(kāi)始的,但是企業(yè)內(nèi)部的銷(xiāo)貨訂單比較單一,而且接到訂單后存貨的發(fā)出與否時(shí)間不等,不便于企業(yè)內(nèi)部管理。(三)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)弱化,缺乏內(nèi)部控制體系內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分,是由專(zhuān)職的內(nèi)審人員對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行的獨(dú)立檢查和評(píng)價(jià)活動(dòng),其目的是促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督,遵守國(guó)家法律法規(guī),維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益,改善經(jīng)營(yíng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益。然而,據(jù)調(diào)查,大多數(shù)中小企業(yè)沒(méi)有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),即使設(shè)有內(nèi)部機(jī)構(gòu)的企業(yè),其職能也嚴(yán)重弱化,內(nèi)審人員的主要職能仍然是記賬、算賬、報(bào)賬,不能正確評(píng)價(jià)企業(yè)財(cái)務(wù)信息和管理部門(mén)的績(jī)效,導(dǎo)致各級(jí)管理部門(mén)更加有恃無(wú)恐,趁機(jī)鉆了內(nèi)部控制的空子。存貨實(shí)物控制存在嚴(yán)重缺陷,大多數(shù)中小企業(yè)既無(wú)規(guī)范的存貨管理規(guī)則,也沒(méi)有相應(yīng)的存貨盤(pán)點(diǎn)制度,崗位職責(zé)分工不明,只注重存貨的購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)控制,而忽視存貨的倉(cāng)儲(chǔ)與保管,領(lǐng)用與報(bào)廢環(huán)節(jié)控制,造成大量的浪費(fèi)。很多企業(yè)在采購(gòu)材料環(huán)節(jié),往往由一個(gè)人完成。物資采購(gòu)很大部分業(yè)主是自由經(jīng)商的個(gè)體業(yè)主,售價(jià)變化頻繁。采購(gòu)入庫(kù)價(jià)格,一般只能以采購(gòu)員口說(shuō)為憑,使采購(gòu)工作無(wú)章可依,會(huì)提供暗箱操作的溫床,增加了營(yíng)私舞弊的可能性。二、加強(qiáng)對(duì)存貨管理的管理鑒于上述存貨管理存在的問(wèn)題,我認(rèn)為應(yīng)從存貨管理人員的培訓(xùn)、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定,使賬、物、卡三相符、采用ABC控制法,降低存貨庫(kù)存量,加速資金周轉(zhuǎn)等策略來(lái)加強(qiáng)存貨管理。(一)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)存貨管理相關(guān)人員的培訓(xùn)存貨管理是由存貨管理人員執(zhí)行的,其管理效果主要取決于管理人員的素質(zhì)。所以,加強(qiáng)存貨管理必須從加強(qiáng)存貨管理人員的培訓(xùn)入手。具體包括對(duì)采購(gòu)人員、保管員、銷(xiāo)售人員、核算人員及部門(mén)負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn),使存貨管理人員樹(shù)立起存貨的“實(shí)物與價(jià)值管理并重”、“形式與效果相統(tǒng)一”、“保證重點(diǎn)兼顧一般”的觀念。采購(gòu)人員能運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法,降低采購(gòu)成本和訂貨成本;倉(cāng)儲(chǔ)保管員能運(yùn)用定貨點(diǎn)法,確定訂貨的時(shí)間和數(shù)量,在保證供應(yīng)的前提下,降低儲(chǔ)備成本等。而且存貨管理要嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度規(guī)定,對(duì)貨到發(fā)票未到的存貨,月末應(yīng)及時(shí)辦理暫估入庫(kù)手續(xù),使賬、物、卡三相符。(二)日常管理,年終管理。據(jù)如下對(duì)存貨的日常管理,倉(cāng)庫(kù)中一般儲(chǔ)存的物資品種繁多,在管理過(guò)程中必須根據(jù)具體情況進(jìn)行重點(diǎn)管理.根據(jù)存貨的重要程度,將其分為ABC三種類(lèi)型。A存貨品種占全部存貨的10%-15%,資金占存貨總額的80%左右,實(shí)行重點(diǎn)管理,在不發(fā)生缺貨的條件下盡可能減少庫(kù)存,實(shí)行小批量定貨,如大型備品備件等。B類(lèi)存貨為一般存貨,品種占全部存貨的20%-30%,資金占全部存貨總額的15%左右,適當(dāng)控制,實(shí)行日常管理,半年盤(pán)點(diǎn)一次,如生產(chǎn)消耗用材料等。C類(lèi)存貨品種占全部存貨的60%-65%,資金占存貨總額的5%左右,進(jìn)行一般管理,大批量定貨,年終盤(pán)點(diǎn);如辦公用品、勞保用品等隨時(shí)都可以采購(gòu)。通過(guò)ABC分類(lèi)后,抓住重點(diǎn)存貨,控制一般存貨,制定出較為合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃,從而確定各類(lèi)物品的合理儲(chǔ)存數(shù)量乃至實(shí)施零庫(kù)存,有效地減少儲(chǔ)備資金占用,加速資金周轉(zhuǎn)。(三)建立完善的存貨內(nèi)部控制制度首先,計(jì)劃員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解,掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況,進(jìn)而做出科學(xué)合理的存貨采購(gòu)計(jì)劃。其次,要規(guī)范采購(gòu)行為,增加采購(gòu)的透明度。本著節(jié)約的原則,采購(gòu)員要對(duì)供貨單位的品質(zhì)、價(jià)格、財(cái)務(wù)信譽(yù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控;收集各種信息,同類(lèi)產(chǎn)品貨比多家,以求價(jià)格最低、質(zhì)量最優(yōu);同時(shí)對(duì)大宗原燃材料、大型備品備件實(shí)行招標(biāo)采購(gòu),杜絕暗箱操作,杜絕采購(gòu)黑洞。這樣,既確保了生產(chǎn)的正常進(jìn)行,又有效地控制了采購(gòu)成本,加速了資金周轉(zhuǎn)、提高了資金的使用效率。其次,建立健全存貨內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)財(cái)政部頒發(fā)的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范———存貨》等法律法規(guī),結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),建立適應(yīng)經(jīng)營(yíng)管理要求的存貨內(nèi)部控制制度。根據(jù)存貨的業(yè)務(wù)流程,中小企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度的建立,必須找準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn),重點(diǎn)抓好存貨的采購(gòu)和領(lǐng)用的內(nèi)部控制,其主要方法如下;(1)不相容職務(wù)相互分離控制。合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制,確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離,相互制約和相互監(jiān)督。(2)存貨采購(gòu)控制:一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。采購(gòu)材料、商品及其他物資,均應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和使用部門(mén)填制請(qǐng)購(gòu)單,編制具體的采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。二是采購(gòu)合同控制。企業(yè)采購(gòu)大宗材料、商品及其他物資,應(yīng)與供貨單位簽訂合同,以加強(qiáng)雙方責(zé)任控制,保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨。合同應(yīng)經(jīng)內(nèi)審或其他部門(mén)審核,以防受騙上當(dāng)。三是檢查驗(yàn)收控制。企業(yè)所購(gòu)存貨運(yùn)達(dá)后,要由材料供應(yīng)部門(mén),有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和質(zhì)檢部門(mén),根據(jù)運(yùn)單、發(fā)票、合同以及產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)于采購(gòu)、運(yùn)輸驗(yàn)收部門(mén)或人員進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量查驗(yàn),若驗(yàn)收合格,即填制驗(yàn)收合格單。驗(yàn)收后,保管人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù),填制入庫(kù)單,建立保管責(zé)任制,保證存貨安全。四是存貨采購(gòu)資金支付結(jié)算控制。會(huì)計(jì)部門(mén)接到通知承付貸款,應(yīng)審核合同的簽訂是否符合規(guī)定;驗(yàn)收單、入庫(kù)單是否真實(shí)可靠,是否與合同一致;進(jìn)貨發(fā)票是否合法,與合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、付款通知上內(nèi)容是否相符。審核無(wú)誤后,辦理貨款支付手續(xù),進(jìn)行支付結(jié)算。(3)存貨領(lǐng)用與發(fā)出控制:一是授權(quán)批準(zhǔn)控制。領(lǐng)用材料等存貨,應(yīng)由生產(chǎn)部門(mén)或管理部門(mén),根據(jù)核定消耗或核定費(fèi)用定額填制領(lǐng)料單,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。銷(xiāo)售發(fā)出存貨應(yīng)由銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)商品銷(xiāo)售計(jì)劃填制提貨單,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施,二是手續(xù)控制。發(fā)出存貨時(shí)應(yīng)有手續(xù)齊備的提貨單,領(lǐng)用材料時(shí)應(yīng)有手續(xù)齊備的領(lǐng)料單,以明確責(zé)任、防止差錯(cuò),保證存貨安全。三是合同控制,企業(yè)銷(xiāo)售各類(lèi)商品或其他存貨,一般應(yīng)與購(gòu)貨單位簽訂合同,以加強(qiáng)雙方責(zé)任,保證按期供貨,及時(shí)收回貨款。(4)存貨售出貨款的結(jié)算控制。會(huì)計(jì)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)據(jù)的銷(xiāo)售發(fā)票和存貨出庫(kù)單,按購(gòu)銷(xiāo)雙方約定方式及時(shí)收回貨款。(四)中小企業(yè)存貨管理的意義要想使存貨管理達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理的要求,就要使企業(yè)盡快采用先進(jìn)的管理模式,如ERP系統(tǒng)。企業(yè)資源計(jì)劃(EnterpriseResourcePlanning,簡(jiǎn)稱ERP)系統(tǒng)是一種主要面向制造行業(yè)進(jìn)行物質(zhì)資源、資金資源和信息資源集成一體化管理的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。通過(guò)運(yùn)用ERP,企業(yè)能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)企業(yè)的資金、貨物、人員和信息等資源進(jìn)行自動(dòng)化管理,具有制造,辦公操作,供應(yīng)鏈管理,人力資源管理,項(xiàng)目管理,財(cái)務(wù)與管理,客戶服務(wù),銷(xiāo)售與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等商業(yè)功能。企業(yè)資源計(jì)劃對(duì)于在企業(yè)高度普及計(jì)算機(jī)輔助管理,實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化和自動(dòng)化,提高工作效率和增強(qiáng)快速反應(yīng)能力,都具有十分重要的意義。利用ERP使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)全方位科學(xué)高效集中管理,最大限度地堵塞漏洞,降低庫(kù)存,