如何做好合同談判

如何做好合同談判

由于項目、合同類型、投標文件和雙方的要求，合同的內(nèi)容不同。筆者結(jié)合個人的一些體會,主要就合同談判時我們應(yīng)做哪些工作,應(yīng)如何做,才能達到預(yù)期的談判目的等相關(guān)方面的內(nèi)容與大家探討、交流,不足之處,請方家指正。一、合同有節(jié)拍和運輸?shù)冉鹑趥詈贤闹匾?大家都非常清楚。合同在我們的工作、生活中,無處不在,無時不在,與我們每一個人或每一個企業(yè)的切身利益緊密相關(guān)。合同有口頭形式的,例如“我將單車寄放在你處,下午來取”;有書面形式的,例如項目法施工承包合同、勞務(wù)承包合同、物資采購合同、加工合同、運輸合同、租賃合同、保險合同,等等。我們?nèi)绾瓮ㄟ^談判途徑,簽訂達到自己預(yù)期目標的合同,首先必須注重談判前的準備工作?！胺彩骂A(yù)則立”,有謀才有成,講的就是這個道理。1.具有良好的專業(yè)素質(zhì)談判小組應(yīng)由熟悉工程合同條款,并參加了該項目投標文件編制的技術(shù)人員和商務(wù)人員組成。⑴確定小組成員。談判小組的每一成員都應(yīng)了解、熟悉招投標文件的商務(wù)標書和技術(shù)標書內(nèi)容,在合同洽談中可能會涉及到該項目工程中某一專業(yè)技術(shù)要求、一種材料或勞務(wù)等具體內(nèi)容。這樣,作為談判小組的成員必須具備相關(guān)專業(yè)和較為全面的知識,才能做到胸有成竹,自如地回答對方提出的任何質(zhì)疑。小組負責(zé)人即為首席談判代表,是決定合同談判是否成功的關(guān)鍵人物,應(yīng)認真選定。該負責(zé)人應(yīng)具有合同談判經(jīng)驗、良好的協(xié)調(diào)能力和社交經(jīng)驗,具有一定的口才、良好的心理素質(zhì)和執(zhí)著的性格,了解業(yè)務(wù),熟悉合同文本。另外,聘請熟悉工程類的專業(yè)律師參加談判小組是有利的、必要的,因為在洽談合同商務(wù)條款和敲定文字時,往往對方出面談判的也有律師。⑵尊重對方,有理有節(jié)。事先通過多種渠道了解對方公司(企業(yè))的發(fā)展狀況、資信能力,以及對方參加談判代表的資歷、地位、談判風(fēng)格和對我方的態(tài)度、與我方交往的歷史情況。這樣做,可以使我們盡可能最大限度地對對方了如指掌,便于我方采取不同的談判策略,并在禮儀、禮節(jié)上派出相對應(yīng)資格的人員參加。2.法規(guī)、地方政策談判小組成立后,各成員按照專業(yè)不同進行分工,認真研究、預(yù)測談判過程將會出現(xiàn)的質(zhì)疑,必須事先對各種談判資料的準備齊全。收集、掌握的談判資料越全面,分析的越充分,談判成功機會就越大,談判結(jié)果就越好。各方面的信息、資料對談判者而言,是一種寶貴的資源,資料、信息來源主要有:⑴與合同相關(guān)的法律文件。這主要指與市場經(jīng)營有關(guān)的各種法律、法規(guī)、地方政策,我們處在一個不斷發(fā)展的經(jīng)濟社會里,國家經(jīng)濟的立法也會不斷加強與完善,所以談判成員必須有很強的法制觀念,特別對有關(guān)的法規(guī)、細則和地方政策更要充分了解和熟知,利用法律來維護自己的權(quán)益。⑵合同訂立所在地的經(jīng)濟環(huán)境信息。這主要指市場經(jīng)濟的形勢、市場行情方面的信息與資料。作為一個談判者,知識面應(yīng)“廣”而“專”,了解整個社會的生產(chǎn)力總體發(fā)展水平,社會分工狀況,當(dāng)?shù)叵M、收入水平,市場需求和市場競爭狀況,因為這些都將影響到該項目最終產(chǎn)品的標準、價格高低等諸多方面的問題。⑶自然、文化環(huán)境的信息。例如,項目所在地的自然環(huán)境不同,勢必影響到原材料供應(yīng)、運輸方式等諸多方面的差異。所以談判人員有必要對當(dāng)?shù)刈饕粋€市場調(diào)查,對當(dāng)?shù)赜幸粋€較全面的了解。文化環(huán)境主要指一個國家、地區(qū)或民族的文化傳統(tǒng),如風(fēng)俗、價值觀念等方面的文化背景。人們處在不同的社會背景下成長和生活,已確立其不同的基本觀念、信仰和生活習(xí)慣,這也是在不知不覺中自然形成的,成為人們的一種行為規(guī)范。談判人員了解各國、各地區(qū)或民族的文化背景,更方便研究對方的性格愛好、對方的風(fēng)俗習(xí)慣,這對于維持良好的談判氣氛是十分有益的。3.有足夠的“韌性”準備除上述實質(zhì)性的準備外,合同談判還要有足夠的心理準備,尤其是對于缺乏經(jīng)驗的談判者。⑴和任何談判一樣,合同談判是一個艱苦的過程,不會是一帆風(fēng)順的,對此一定要有充分的心理準備。為達到自己的既定目標,要有力爭成功的執(zhí)著信念,還要有足夠的“韌性”準備。⑵樹立談判勇氣,敢于談判。既然是談判,就要是對等的,自己要按照“有理、有利、有節(jié)”的原則通過解釋自己的理由,說服談判對手,不能企圖強壓對手;反之,當(dāng)對方采取強壓方式時候,又要敢于拒絕,婉言提醒對方,按公平合理原則辦事。⑶怕談判失敗而失去簽約機會的想法是不必要的。應(yīng)當(dāng)看到,發(fā)包人只有當(dāng)他認為無論在價格上還是在其他方面這個投標人是比較理想的,他才會確定授標,并進行合同談判的,因此這一點上,承包人應(yīng)該是處于有利地位的。一般來說,發(fā)包人的談判代表并不愿意使談判真正陷入僵局或失敗,因為談判一旦失敗,發(fā)包人也會浪費時間和金錢,并造成被動的工作局面。二、制定爭議解決計劃和總體思路在談判進行之前,談判小組應(yīng)統(tǒng)一認識、明確談判中的總體思想、原則和談判策略是非常重要的。1.要正確地分析對方可能提出的問題,總體思想、總的原則是談判全局的核心和靈魂,是不應(yīng)該輕易放棄與讓步的。但同時要講談判策略,正確評價自己,保持清醒的頭腦,根據(jù)已掌握的信息,分析對方可能提出的問題。此外還應(yīng)盡量收集原招投標中與己方競爭對手的投標情況,制定出階段談判目標或階段目標,力爭在談判中避實就虛,以己之長補己之短,對關(guān)鍵問題制定出希望達到的上、中、下目標值。2.準備談判要點前面談到的也是談判計劃中的一部分,制定一個全面、具體的談判計劃,能確保自己談判總體思想的實現(xiàn)。例如:準備提交對方的文件,一般情況下,如果對方首先提出了談判要點,談判小組就應(yīng)按照要求準備一份書面材料進行答復(fù)。如果事先沒有計劃安排或是一個很粗糙或不完整的計劃,往往會使己方在談判桌上漏洞百出,十分被動,將很難實現(xiàn)預(yù)期目標。安排的談判議程也是非常重要的,什么人參加,談判地點的選擇,談判時間的安排,談判人員著裝、禮儀等對談判成功與否至關(guān)重要。3.以商務(wù)和技術(shù)條款為基礎(chǔ)合同一經(jīng)簽訂,合同雙方就形成了一定的經(jīng)濟關(guān)系。雙方從總目標上看是居于一個統(tǒng)一體系,共同完成項目任務(wù)。從另一個角度,雙方利益并不一致,主要表現(xiàn)在:承包商盡可能更多地獲取工程利潤,增加收益,降低成本;發(fā)包人則盡可能以最少的費用完成最多的工程任務(wù),并盡可能提高工程質(zhì)量。由此,合同談判,按承、發(fā)包人所站角度和出發(fā)點有各自的目的,“知己知彼”的道理就非常明了和重要。發(fā)包人希望進一步就合同內(nèi)容與承包人進行談判的原因往往是:⑴通過談判與該承包人代表和相關(guān)技術(shù)人員接觸,進一步確信該承包人在技術(shù)、經(jīng)驗以及資金、人力資源、物力資源和管理能力等方面確有實力,能令人滿意地、圓滿履行承包合同所規(guī)定的責(zé)任與義務(wù)。⑵在評標過程中可能對承包人的投標價進行了修正,但仍需在合同中正式由承包人確認。⑶討論并共同確定某些局部變更,包括設(shè)計的局部變更、技術(shù)條件或合同條件的變更等,可能采用中標承包人的建議方案,或發(fā)包人有意改變一些商務(wù)和技術(shù)條款,這樣可能導(dǎo)致合同基本條件及價格、質(zhì)量標準和工期的變動,為此有必要與承包人通過談判達成一致。⑷對承包人投標價中被認為不合理的價格進行核查和合理調(diào)整,使標價合理降低。⑸將過去雙方已達成的協(xié)議進一步確認和具體化。⑹發(fā)包人可能提出要求承包人降價,在雙方自愿的基礎(chǔ)上就價格進行調(diào)整。承包人希望進一步就合同內(nèi)容與發(fā)包人進行談判的原因往往是:⑴與發(fā)包人澄清投標書中迄今尚未澄清的一些商務(wù)和技術(shù)條款,并說明自己對該條款的理解和自己的報價基礎(chǔ),力爭使發(fā)包人接受對自己有利的解釋并予以確認。⑵爭取盡可能改善合同條件,謀求公證,使自己的合法利益得到保護。⑶對項目實施中可能遇到的問題(如材料調(diào)差,人工、機械的調(diào)整,文明施工費用,不可抗力,遲付款、結(jié)算等)提出要求,力爭將其寫入合同條款,避免或減少今后實施中的風(fēng)險。⑷如果在談判中發(fā)包人對技術(shù)和商務(wù)作出變更,承包人則可相應(yīng)提出價格調(diào)整。從雙方的目的來看既一致又有矛盾。雙方都明白,一旦簽訂合同,對雙方都構(gòu)成了事實上的法律約束,因此,雙方在談判的過程中都很慎重。另一方面,經(jīng)過相當(dāng)長時間的投標和評標過程,承包人和發(fā)包人都花費了不少的精力和財力,到了這個階段,雙方都不希望輕易使談判失敗,都希望談判成功。因此,雙方既斗爭又相互妥協(xié)。投標文件的所有商務(wù)和技術(shù)條款是雙方合同談判的基礎(chǔ),任何一方均有理由拒絕另一方提出的超出原投標條件的要求,因為投標前即應(yīng)對投標文件中的合同條款進行認真的研究,并在投標書中給予確認。承包人在合同談判中主要目的應(yīng)是在一定條件下盡可能改善合同條件,防止產(chǎn)生意外損失,而不能寄希望于通過合同談判解決所有問題。三、關(guān)于合同爭議的內(nèi)容和技術(shù)合同內(nèi)容涉及面非常廣,筆者將合同談判中首先須雙方共同確認的工程內(nèi)容和范圍進行說明。1.在合同爭議解決過程中,權(quán)衡利弊⑴承包人應(yīng)非常認真地核實投標報價的工程項目內(nèi)容與合同中表述的內(nèi)容是否一致;合同文字的描述和圖紙的表達都應(yīng)當(dāng)明確,不能模糊含混;承包人應(yīng)當(dāng)查實自己的標價有沒有任何只憑推測和想象計算的成分,如果有這種成分,則應(yīng)當(dāng)通過談判予以澄清和調(diào)整。⑵應(yīng)當(dāng)力爭刪除或修改合同中出現(xiàn)的諸如“除另有規(guī)定外的一切工程”,“承認可以合理推知需要提供的為本工程實施所需的一切輔助工程”之類含混不清的工程內(nèi)容或工程責(zé)任的說明詞句。⑶對于談判討論中經(jīng)雙方確認的內(nèi)容及范圍方面的修改或調(diào)整,應(yīng)和其他所有在談判中雙方達成一致的內(nèi)容一樣,以文字方式確定下來,并以“合同補充”或“會議紀要”方式作為合同附件并說明構(gòu)成合同的一部分。⑷發(fā)包人提出增減的工程項目或要求調(diào)整工程量和工程內(nèi)容時,務(wù)必在技術(shù)和商務(wù)等方面重新核實,確有把握的可應(yīng)允,同時以書面文件、工程量表或圖紙予以確認,其價格亦應(yīng)通過談判確認并入工程量清單。⑸發(fā)包人提出的改進方案或發(fā)包人提出的某些價格和變動,或發(fā)包人接受承包人的建議方案等,首先應(yīng)認真對其技術(shù)合理性、經(jīng)濟可行性以及在商務(wù)方面的影響等進行綜合分析,權(quán)衡利弊后方能表達接受或有條件接受、甚至拒絕。對設(shè)計修改或變動必對價格和工期產(chǎn)生影響,應(yīng)利用這一時機爭取變更價格或要求發(fā)包人改善合同條件以謀求更好的效益。⑹對于原招標文件中的“可供選擇的項目”和“臨時項目”應(yīng)力爭說服發(fā)包人在合同簽訂前予以確認,或商定一個確認的最后期限。2.第三,把握并正確使用與對方的價格和價格調(diào)整合同談判和其他談判一樣是一種綜合藝術(shù),需要經(jīng)驗和講技巧的,談判中要注意自己的談判策略和技巧,并應(yīng)時刻注意對方的動向。⑴反復(fù)強調(diào)自己的優(yōu)勢及特長使對方對自己建立信心。⑵在價格談判中根據(jù)對手的態(tài)度、心理狀態(tài),自己的價位和對方的價格宜采用多種方式談判。例如:對等的方式或分項談判等方法,進行討價還價,在征得對方的讓步后,掌握火候,選擇適當(dāng)?shù)膬r位或適當(dāng)降價而成交。⑶在心理上削弱對方。從一開始就堅持不讓步,令對方產(chǎn)生畏懼心理,進而達到對方放松條件。⑷“最后一分鐘策略”。這是談判中常見的方法之一。如宣稱:如果同意這一讓步條件就簽約,否則就終止談判或用限期達成協(xié)議要挾對方等(提示:該方法宜少用)。遇到僵持的情況要冷靜,通常應(yīng)采用回旋的方法說明理由或緩和氣氛,并通過場內(nèi)外結(jié)合的辦法,動員對方相互妥協(xié)或提出折中辦法等。⑸抓住實質(zhì)性問題,諸如工作范圍、價格、工期、支付條件和違約責(zé)任等條款不得輕易讓步,但對一些次要問題和細節(jié)問題可以讓步或留下尾巴。四、堅持語言和表達,善于維護雙方合法權(quán)益為使談判成功和達到預(yù)期目的,除做好充分準備,制定好策略、計劃、議程,掌握好談判時機外,還應(yīng)注意以下談判基本禮儀和慣例。⑴談判中要注意禮儀,講禮貌,不卑不亢,以理服人,平等待人,談吐得體,發(fā)言清楚,用詞準確。⑵要堅持原則,維護我方利益,但不能使用侮辱性詞語和舉動。⑶當(dāng)對方有過激語言或出言不遜時,既要