電力企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作指南（征求意見稿）

1T/JSEPAXXXX—XXXX電力企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作指南本文件規(guī)定了電力企業(yè)檔案工作組織、業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)、安全管理、創(chuàng)新工作和檢查與考核。本文件適用于江蘇省電力企業(yè)檔案管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T6檔案裝具DA/T7直列式檔案密集架DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則DA/T39會計檔案案卷格式DA/T40印章檔案整理規(guī)則DA/T42企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T43縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范DA/Z64.4紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范第4部分：修復(fù)操作指南DA/T65檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DA/T68.2檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第2部分：檔案數(shù)字化服務(wù)DA/T72巖芯檔案管理規(guī)范DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范DA/T80政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1企業(yè)檔案businessrecords企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。2T/JSEPAXXXX—XXXX[來源：DA/T42-2009，定義3.1]3.2企業(yè)檔案工作businessrecordsmanagement企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。[來源：DA/T42-2009，定義3.2]3.3檔案信息化archivalinformationization運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。[來源：DA/T42-2009，定義3.4]3.4電子文件electronicdocument國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息組成。[來源：GB/T18894-2016，定義3.1]3.5電子檔案electronicrecords具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。[來源：GB/T18894-2016，定義3.2]3.6數(shù)字化digitization利用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。[來源：DA/T31-2017，定義3.1]3.7業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem形成或管理機(jī)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機(jī)信息系統(tǒng)。[來源：GB/T18894-2016，定義3.9]3.8電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem對電子文件、電子檔案進(jìn)行采集、維護(hù)、利用和處置的計算機(jī)信息系統(tǒng)。[來源：DA/T92-2002，定義3.6]3.9元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。[來源：GB/T18894-2016，定義3.3]4檔案工作原則和要求4.1電力企業(yè)應(yīng)堅持黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的工作原則。4.2電力企業(yè)檔案工作應(yīng)以資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。4.3電力企業(yè)應(yīng)將檔案工作納入本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作計劃及考核體系，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入部門和有關(guān)人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制，納入企業(yè)規(guī)章制度和工作流程。4.4電力企業(yè)應(yīng)將檔案管理要求嵌入各業(yè)務(wù)規(guī)范與管理環(huán)節(jié)，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，實(shí)行全員、全過程、全方位管理，檔案部門、業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目機(jī)構(gòu)共同抓好文件材料歸檔與檔案管理工作。4.5電力企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開放，為電力企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。4.6電力企業(yè)應(yīng)將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入企業(yè)年度財務(wù)預(yù)算。4.7電力企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全。5工作組織3T/JSEPAXXXX—XXXX5.1組織體系5.1.1組織領(lǐng)導(dǎo)電力企業(yè)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組或明確分管領(lǐng)導(dǎo)，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人，確定各業(yè)務(wù)部門、各項(xiàng)目機(jī)構(gòu)檔案工作的負(fù)責(zé)人，共同組成企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體系。5.1.2檔案工作機(jī)構(gòu)電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、管理模式和發(fā)展需要設(shè)置檔案管理部門（機(jī)構(gòu)）或確定負(fù)責(zé)檔案工作的部門（機(jī)構(gòu)），歸口管理本企業(yè)檔案工作。5.1.3檔案工作人員電力企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專兼職檔案人員，并滿足以下要求：a)檔案人員數(shù)量滿足企業(yè)實(shí)際工作需要，并保持人員相對穩(wěn)定；b)檔案部門應(yīng)配備專職檔案人員，具有本科及以上學(xué)歷或中級及以上專業(yè)技術(shù)職稱，具備相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)知識和能力，定期參加檔案培訓(xùn)或檔案繼續(xù)教育學(xué)習(xí)；c)業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目機(jī)構(gòu)應(yīng)配備專兼職檔案人員；d)檔案人員調(diào)離崗位或退休時，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦理交接手續(xù)；涉密檔案人員的調(diào)離或退休應(yīng)按照各企業(yè)涉密人員管理辦法執(zhí)行。5.1.4檔案工作體系電力企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各業(yè)務(wù)部門、各項(xiàng)目機(jī)構(gòu)專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理體系，明確職責(zé)、任務(wù)及議事協(xié)調(diào)機(jī)制，定期開展檔案工作活動。5.2管理職責(zé)5.2.1企業(yè)檔案管理職責(zé)包括不限于：a)貫徹落實(shí)黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策和上級單位有關(guān)檔案工作的要求；b)貫徹落實(shí)檔案工作責(zé)任制，將文件材料形成、積累和歸檔要求納入本企業(yè)各部門及有關(guān)人員的職責(zé)，納入年度（季度、月度）工作和人員績效考核；c)下達(dá)項(xiàng)目計劃任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件積累同步，項(xiàng)目驗(yàn)收、評價與文件材料歸檔同步，科技成果評審與文件材料歸檔同步，項(xiàng)目竣工（總結(jié)）與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。5.2.2檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)包括不限于：a)定期召開檔案工作專題會，聽取檔案工作匯報，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題；b)組織協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門檔案工作關(guān)系，監(jiān)督檢查檔案工作；c)加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)。5.2.3企業(yè)檔案部門職責(zé)包括不限于：a)貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和方針政策，制定并實(shí)施檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；b)組織制定并實(shí)施企業(yè)檔案工作規(guī)劃、計劃；c)負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、鑒定、處置、利用、開發(fā)、統(tǒng)計等工作；組織實(shí)施檔案信息化工作；d)負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)、所屬單位文件材料的形成、收集、鑒定、整理和歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；e)組織協(xié)調(diào)建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作；f)組織開展檔案宣傳、培訓(xùn)、交流、創(chuàng)新等工作；g)積極參加上級主管單位、檔案行政管理部門、行業(yè)協(xié)會等檔案工作會議、活動；h)應(yīng)參加重要會議、重大活動、建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、科研項(xiàng)目審查驗(yàn)收等工作。5.2.4企業(yè)業(yè)務(wù)部門（機(jī)構(gòu)）職責(zé)包括不限于：a)負(fù)責(zé)本部門（機(jī)構(gòu)）應(yīng)歸檔的各種門類、各種載體文件材料的形成、收集、鑒定、整理和歸檔工作；4T/JSEPAXXXX—XXXXb)對本部門（機(jī)構(gòu)）歸檔文件的形成質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。5.3制度建設(shè)5.3.1根據(jù)國家、行業(yè)、上級主管單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度，及時制定或修訂本企業(yè)檔案制度體系，包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。5.3.2工作規(guī)章包括不限于：檔案管理辦法、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。5.3.3管理制度包括不限于：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、重大與突發(fā)事件檔案工作制度等。5.3.4業(yè)務(wù)規(guī)范包括不限于：檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔操作規(guī)程等（如有，再增加，體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)）。6業(yè)務(wù)建設(shè)6.1基本要求6.1.1應(yīng)根據(jù)《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-2012）建立全宗卷，并定期完善。6.1.2應(yīng)根據(jù)檔案整理工作的原則和要求，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理職能，編制檔案分類方案，保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。6.1.3檔案門類設(shè)置應(yīng)涵蓋企業(yè)各種門類、載體的檔案，且檔案類目設(shè)置合理。一般分為：管理類、科技、人事、會計、專業(yè)、照片、錄音、錄像、實(shí)物、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體等。6.2文件形成與收集6.2.1文件材料的形成應(yīng)當(dāng)符合國家和行業(yè)規(guī)范，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、可靠，簽字及蓋章手續(xù)完備。企業(yè)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔電子文件材料。6.2.2按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等實(shí)際情況，編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并按資產(chǎn)關(guān)系指導(dǎo)所屬單位各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制。企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)及時修訂完善。6.2.3文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)按資產(chǎn)隸屬關(guān)系或檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系報業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)單位審核。（討論）6.2.4歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。復(fù)制件歸檔的應(yīng)當(dāng)注明原因，并標(biāo)明原件存放處。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。6.3文件整理6.3.1管理類文件材料整理參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）執(zhí)行。6.3.2科學(xué)技術(shù)類文件材料整理參照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局、科技部令第15號）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）以及相關(guān)行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。6.3.3照片整理參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）執(zhí)行。6.3.4錄音錄像整理參照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）執(zhí)行。6.3.5實(shí)物整理參照《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T40-2008）、《巖芯檔案管理規(guī)范》（DA/T72-2019）等執(zhí)行。6.3.6會計類文件材料整理參照《會計檔案管理辦法》（國家檔案局令第79號）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）執(zhí)行。6.3.7人事類文件材料整理參照《干部人事檔案工作條例》(中共中央辦公廳2018年11月29日)和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》(勞力字(1992)33號)執(zhí)行。6.3.8公務(wù)電子郵件的整理參照《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》（DA/T32-2021）執(zhí)行。5T/JSEPAXXXX—XXXX6.3.9網(wǎng)頁信息的整理參照《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》（DA/T80-2019）執(zhí)行。6.3.10業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的整理參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-2022)及相應(yīng)的業(yè)務(wù)文件整理規(guī)范等執(zhí)行。6.3.11社交媒體的整理參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-2022)、《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》（DA/T80-2019）等執(zhí)行。6.4文件歸檔6.4.1各文件材料的歸檔時間要求一般為：a)管理性文件材料應(yīng)在辦結(jié)后的第二年一季度歸檔；b)職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理并向檔案管理部門移交歸檔；c)招投標(biāo)文件由負(fù)責(zé)招投標(biāo)工作的管理部門負(fù)責(zé)整理，在發(fā)出中標(biāo)通知書后三個月內(nèi)向檔案管理部門移交歸檔；d)合同文件由合同管理部門負(fù)責(zé)整理，在合同生效后三個月內(nèi)向檔案管理部門移交歸檔；e)生產(chǎn)技術(shù)、運(yùn)行文件等應(yīng)在每年一季度完成上年度文件材料歸檔；f)技術(shù)改造、設(shè)備檢修、小型基建等科技文件應(yīng)在工程完工后1個月內(nèi)完成歸檔；g)科研課題文件材料，在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后3個月內(nèi)完成歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；h)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交歸檔時間按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；i)外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后向檔案管理部門移交歸檔；j)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體檔案歸檔時間一致；k)數(shù)碼照片最遲在第二年6月底前完成歸檔；錄音、錄像類電子文件自形成之日起3個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，最遲不能超過6個月；l)實(shí)物檔案自形成之日或職能部門接收后三個月內(nèi)向檔案管理部門移交歸檔；m)會計工作形成的文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案管理部n)下列文件材料應(yīng)及時收集，隨時歸檔：1)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；2)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；3)各單位產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；4)其他臨時活動中形成的文件材料。6.4.2各文件材料的歸檔份數(shù)要求一般為：a)歸檔的文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；b)建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目檔案的歸檔份數(shù)，按合同約定執(zhí)行；c)兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件，有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。6.4.3各文件材料的歸檔手續(xù)要求一般為：a)業(yè)務(wù)部門應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字后，在規(guī)定時間內(nèi)向檔案管理部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考；b)建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目檔案等移交簽證按相應(yīng)的規(guī)范執(zhí)行。6.5檔案保管與保護(hù)6.5.1電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體和信息安全。6.5.2檔案保管場所應(yīng)滿足防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體等防護(hù)功能。6.5.3檔案庫房溫濕度應(yīng)根據(jù)檔案重要性和載體等因素確定，應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ6T/JSEPAXXXX—XXXX25-2010）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）規(guī)定。6.5.4檔案架（柜）宜根據(jù)庫房建筑布局和檔案的存放情況進(jìn)行排列，大小不同的架（柜）應(yīng)適當(dāng)分類排放，并按區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)一編號，制作明顯標(biāo)識，庫房可按存放檔案門類或庫房順序進(jìn)行命名。6.5.5檔案上架按照檔案的門類、年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等要素，按照“從上到下，從左到右”的順序依次擺放。檔案存放應(yīng)有利于檔案長期保存要求，一般采用豎放的方式。珍貴檔案和不易豎放的檔案可以采取平放方式，但不宜堆疊過高。磁性載體文件存放應(yīng)采用有磁屏蔽的容器或?qū)Ｓ梅来殴瘛?.5.6應(yīng)定期對檔案及檔案庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，建立檔案臺賬，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，檢查內(nèi)容包括不限于：a)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)節(jié)；b)檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；c)清掃除塵，保持庫房干凈整潔；d)檢查檔案保管情況，及時處理發(fā)現(xiàn)問題；e)記錄人員、檔案出入庫情況；f)清點(diǎn)檔案數(shù)量，做到賬物相符。6.5.7檔案入庫前，應(yīng)進(jìn)行除塵、去污、消毒、受損、易損的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維護(hù)檔案的原貌。紙質(zhì)檔案修復(fù)參照《紙質(zhì)檔案搶救與修復(fù)規(guī)范第4部分：修復(fù)操作指南》（DA/Z64.4-2018）執(zhí)行。6.5.8電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案并定期組織演練，檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案應(yīng)按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》（檔函〔2008〕207號）編制，并納入企業(yè)總體應(yīng)急預(yù)案。6.6檔案開發(fā)與利用6.6.1檔案開發(fā)方式包括不限于：檔案編研、檔案展覽、拍攝專題片、數(shù)據(jù)分析和文本挖掘等方式。6.6.2檔案編研成果根據(jù)對原文的加工程度分為以下三類:a)專題匯編（一次文獻(xiàn)）：對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編。b)專題材料（二次文獻(xiàn)通過摘錄、縮編、剪輯檔案內(nèi)容，并按照一定的要求重新組織整理形成的材料。如大事記、年鑒、組織沿革、科研成果簡介、工程項(xiàng)目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代c)參考材料（三次文獻(xiàn)）：對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次等加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志、專題視頻。利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。6.6.3檔案利用服務(wù)途徑包括線上和線下利用，線上利用包括：電話調(diào)閱、網(wǎng)絡(luò)查閱。6.6.4檔案利用服務(wù)方式根據(jù)檔案載體形式和利用需求，檔案利用服務(wù)方式分為實(shí)體檔案利用和電子檔案利用。實(shí)體檔案利用包括：閱覽、摘錄、出借、復(fù)制、咨詢、制發(fā)檔案證明，電子檔案利用包括：瀏覽、打印、下載、拷貝。6.6.5檔案利用服務(wù)滿足以下要求：a)應(yīng)建立本企業(yè)檔案利用制度；b)應(yīng)按照部門、崗位和職責(zé)為利用者設(shè)定不同利用權(quán)限，超越權(quán)限的檔案利用，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)；c)檔案利用應(yīng)做好登記，記錄利用效果；d)非本企業(yè)利用者利用檔案，應(yīng)持利用者單位介紹信、本人身份證等有效證件，經(jīng)本企業(yè)審批同意后方可利用；e)檔案借出應(yīng)明確歸還期限，到期未歸還檔案應(yīng)及時進(jìn)行催還；f)檔案利用應(yīng)符合保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求；g)未經(jīng)檔案所屬單位批準(zhǔn)同意，利用者不得擅自對外提供、傳播、發(fā)布已借閱檔案信息，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、微博、微信、QQ等社交媒體上發(fā)布、轉(zhuǎn)載相關(guān)檔案信息；h)采用線上利用方式提供利用時，應(yīng)遵守國家關(guān)于信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管控措施，包括但不限于增加數(shù)字水印、設(shè)定瀏覽時限、限定利用次數(shù)、是否支持下載操作等。7T/JSEPAXXXX—XXXX6.7檔案鑒定銷毀與處置6.7.1電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定工作小組，組織檔案鑒定處置工作。6.7.2電力企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注。對確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。檔案銷毀工作程序包括：編制銷毀清冊、批準(zhǔn)銷毀、實(shí)施銷毀、鑒定銷毀善后處理等內(nèi)容。6.7.3電子檔案的銷毀應(yīng)按照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。應(yīng)從在線存儲設(shè)備、備份設(shè)施設(shè)備中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案。對應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)中其他電子檔進(jìn)行離線存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換后，應(yīng)對離線存儲介質(zhì)實(shí)施物理銷毀。銷毀活動應(yīng)記錄于相應(yīng)元數(shù)據(jù)與操作日志中。6.7.4涉密檔案的銷毀應(yīng)符合《中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》（廳字〔2000〕58號）等。6.7.5電力企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的，應(yīng)當(dāng)主動及時向上級主管單位匯報，按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》（國家檔案局令第17號）規(guī)定處置檔案。6.8檔案統(tǒng)計與移交6.8.1檔案部門應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)計臺賬包括：檔案保管情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案交接情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化建設(shè)情況、檔案專兼職人員情況、檔案業(yè)務(wù)外包情況等。并按《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查制度》要求填寫報送統(tǒng)計報表。6.8.2電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照國家和上級主管單位有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。7設(shè)施建設(shè)7.1檔案用房7.1.1應(yīng)分別設(shè)置辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房等檔案用房。7.1.2宜根據(jù)工作需要設(shè)置消毒、數(shù)字化、展覽用房、服務(wù)器機(jī)房、安全監(jiān)控等用房。7.1.3閱覽用房面積應(yīng)滿足涉密檔案和非涉密檔案分區(qū)閱覽需求。7.1.4檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。7.1.5檔案庫房、閱覽用房和業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25-2010）要求。7.2檔案裝具7.2.1檔案裝具包括柜裝具類、架裝具類、檔案卷盒、卷皮等，應(yīng)符合《檔案裝具》（DA/T6）、《直列式檔案密集架》（DA/T7-1992）和《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》（DA/T65-2017）的要求。7.2.2柜裝具類包括案卷柜、文件柜、辦公柜、磁帶柜等，架裝具類包括直列式密集架、智能密集架等。7.2.3檔案卷盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格、質(zhì)量應(yīng)符合各門類檔案規(guī)范要求。7.3檔案設(shè)備7.3.1應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)和火災(zāi)自動報警設(shè)備、視頻監(jiān)控、防盜門窗、防光窗簾等設(shè)施設(shè)備。7.3.2宜根據(jù)工作需要配備恒溫恒濕、空氣凈化、通風(fēng)換氣、智能門禁識別及自動報警、出入口控制、電子巡查、漏水報警等設(shè)施設(shè)備。7.3.3應(yīng)配備檔案整理、修復(fù)、利用、信息化等工作所需的技術(shù)設(shè)備。7.3.4應(yīng)配備檔案整理臺、移動置物架、檔案梯等檔案存放轉(zhuǎn)移用具。7.3.5應(yīng)配備滿足檔案人員開展工作、保護(hù)健康所需的防護(hù)服等用品。8信息化建設(shè)8.1檔案信息化一般要求8.1.1檔案信息化應(yīng)納入電力企業(yè)信息化總體規(guī)劃。8T/JSEPAXXXX—XXXX8.1.2檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化建設(shè)同步實(shí)施，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通、資源共享共用。8.1.3電力企業(yè)宜按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦〔2017〕2號）建設(shè)數(shù)字檔案室，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。8.2檔案信息化設(shè)施建設(shè)8.2.1電力企業(yè)應(yīng)配置滿足電子文件和電子檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器及存儲設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等，并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。8.2.2電力企業(yè)應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔需求，支撐電子文件在線歸檔。業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能、電子文件格式、元數(shù)據(jù)、歸檔接口應(yīng)符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）要求。8.2.3電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備對本企業(yè)電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行管理功能，符合國家安全保密要求，具備收集、整理、保存、利用、統(tǒng)計、鑒定與處置、格式轉(zhuǎn)換、審計、備份、系統(tǒng)管理等基本功能，并與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化8.3.1電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。8.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）的要求，錄音錄像檔案數(shù)字化應(yīng)符合《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）的要求，其他載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.3.3應(yīng)積極實(shí)施檔案數(shù)字化副本的OCR漢字設(shè)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。8.3.4應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。8.3.5加工涉密檔案時，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展，原則上涉密檔案數(shù)字化應(yīng)由企業(yè)自行完成。涉密檔案數(shù)字化成果應(yīng)在涉密計算機(jī)上進(jìn)行單機(jī)管理。8.4電子文件管理8.4.1各業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的以及外部接收的屬于歸檔范圍的電子文件均應(yīng)當(dāng)歸檔，應(yīng)采取有效的措施確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全。電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并歸檔。8.4.2電子文件歸檔要求及鑒定、分類、排序、命名等整理功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集和整理。應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致。8.4.3電子文件整理按照電子文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子文件及其元數(shù)據(jù)之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的保存價值，便于保管和利用。8.4.4電子文件應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）進(jìn)行整理,電子文件應(yīng)以件或以卷為管理單位進(jìn)行組織，封裝形成存檔信息包。存檔信息包不應(yīng)包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術(shù)措施。8.4.5電子文件和傳統(tǒng)載體文件并存的，應(yīng)當(dāng)在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)將二者建立關(guān)聯(lián)。8.4.6電子文件形成或辦理部門應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間一般不晚于同批次其他載體文件歸檔時間。8.4.7應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。8.4.8電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)符合格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、可轉(zhuǎn)換等長期保存要求。不符合長期保存要求的，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換成符合要求的歸檔格式或?qū)⑵鋵Ｓ密浖?、使用手冊等一并歸檔。8.4.9電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔時，電子文件形成或辦理部門、檔案部門應(yīng)完成清點(diǎn)、核實(shí)、檢驗(yàn)、登記、交接等各項(xiàng)工作。8.5電子檔案管理8.5.1電子檔案編目T/JSEPAXXXX—XXXX應(yīng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步審核、編制檔號等編目工作，應(yīng)采用檔號或唯一標(biāo)識符對電子檔13-2022）的要求。8.5.2電子檔案存儲電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號）的信息組織方式實(shí)施在線和離線存儲，重要檔案應(yīng)離線存儲、一式三套。在線存儲系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處置。8.5.3電子檔案備份應(yīng)制定電子檔案的備份方案和策略，合理選擇備份設(shè)施設(shè)備，采用在線、近線或離線等備份方式，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。電子檔案備份策略應(yīng)隨技術(shù)發(fā)展定期更新。8.5.4電子檔案利用電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家和本企業(yè)保密規(guī)定，設(shè)置利用電子檔案的權(quán)限規(guī)定,嚴(yán)格控制電子檔案利用方式，記錄利用利用者利用信息，統(tǒng)計利用情況。對電子檔案提供在線利用服務(wù)時，應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全規(guī)定，采取嚴(yán)格技術(shù)和管理措施。8.5.5電子檔案統(tǒng)計應(yīng)按照檔案統(tǒng)計年報要求及本企業(yè)實(shí)際需要對各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計。8.5.6電子檔案鑒定應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定，提出續(xù)存和銷毀意見。銷毀鑒定意見需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。8.5.7電子檔案遷移或格式轉(zhuǎn)換對存在問題或風(fēng)險的電子檔案應(yīng)及時進(jìn)行遷移或格式轉(zhuǎn)換。電子檔案遷移或格式轉(zhuǎn)換應(yīng)當(dāng)按照確認(rèn)需求、評估風(fēng)險、制定實(shí)施方案、測試與實(shí)施、評估與結(jié)果報告的步驟進(jìn)行，確保過程可控。遷移或格式轉(zhuǎn)換活動應(yīng)在元數(shù)據(jù)中記錄。確認(rèn)遷移成功后，應(yīng)對遷移或格式轉(zhuǎn)換前電子檔案進(jìn)行銷毀或留存，對遷移或格式轉(zhuǎn)換后電子檔案進(jìn)行重新備份。8.5.8電子檔案銷毀電子檔案的銷毀參見條款6.7.3。9檔案服務(wù)外包管理9.1電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)合法、安全、可控的原則，按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68-2017）的要求選擇檔案服務(wù)外包承包方并簽訂外包合同和保密協(xié)議。9.2檔案服務(wù)外包工作開展前，企業(yè)應(yīng)明確工作要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及工期。9.3檔案服務(wù)外包工作開展時，電力企業(yè)應(yīng)對承包方的人力資源管理、財務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險管理進(jìn)行有效監(jiān)控，具體措施有：a)對直接參與本項(xiàng)目的承包方員工名單進(jìn)行備案，對承包方員工進(jìn)行行為規(guī)范的交底或培訓(xùn)；b)加強(qiáng)對現(xiàn)場設(shè)備、工作流程的管控，與承包方做好各類文件材料的交接登記；c)工作場所全過程啟動視頻監(jiān)控設(shè)備，視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月，并定期對視頻進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前,要留存視頻回放記錄。至少每6個月對承包方主要工作場所進(jìn)行1次實(shí)地檢查。9.4檔案服務(wù)外包工作結(jié)束，電力企業(yè)應(yīng)對承包方工作成果進(jìn)行驗(yàn)收，形成驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收報告。10安全管理10.1檔案安全保障機(jī)制9T/JSEPAXXXX—XXXX10.1.1明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長或檔案分管領(lǐng)導(dǎo)為電力企業(yè)檔案安全第一責(zé)任人。10.1.2制定檔案管理應(yīng)急處置預(yù)案，定期開展應(yīng)急演練，形成演練記錄。10.1.3做好檔案保管的日常安全檢查工作，建立檔案出入庫、人員出入庫管理臺賬、設(shè)備設(shè)施安全檢查記錄；發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患，及時采取措施消除，并建立安全風(fēng)險隱患管理臺賬。10.1.4做好重要紀(jì)念日、重大歷史活動等特殊時段及汛期、雨季等重要時段的安全工作。10.2檔案實(shí)體安全10.2.1定期對室藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)，形成清點(diǎn)記錄和清點(diǎn)報告，做到賬物相符。10.2.2做好檔案日常檢查，確保實(shí)體檔案無丟失，無霉變、蟲咬、受污、破損等現(xiàn)象。10.2.3企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，制定資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置，經(jīng)上級單位審批后，做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作。10.3檔案信息安全10.3.1應(yīng)規(guī)范涉密檔案管理，堅持“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，檔案系統(tǒng)中未存儲涉密檔案，涉密檔案、涉密移動存儲介質(zhì)的存放保管環(huán)境符合保密要求，涉密檔案的整理在涉密計算機(jī)上進(jìn)行，涉密檔