企業(yè)活動的籌備與組織

——梁羽2015.3.20企業(yè)活動的籌備與組織一活動籌備與組織的一般流程二活動前的策劃三活動中的組織四活動后的清理與總結五案例賞析目錄

明確活動目的→了解活動預算→確定活動形式→活動策劃（時間、地點、日程、人員分工、物資準備）→活動執(zhí)行與現(xiàn)場控制（各單元的事前溝通、活動宣傳與通知、場地布置、人員預演、進程控制、應急處置、散場控制）→活動后的收場與總結(設備回收、物料回收、現(xiàn)場清理、活動記錄整理、活動總結）一活動籌備與組織的一般流程任何活動均有目的，活動目的是統(tǒng)領整個活動的“綱”，有了“綱”才能開始對整個活動進行進一步的計劃?！熬V”從何來？一是企業(yè)要得到什么；二是參與者從中能得到什么。在進行活動策劃時，需時時檢視活動設計的各個環(huán)節(jié)是否能夠?qū)崿F(xiàn)活動的目的，是否切綱。什么是“目的”？比方說：體現(xiàn)公司形象、宣傳公司產(chǎn)品和品牌、獲取投資贊助、增強團隊溝通、體現(xiàn)公司關懷或者總結工作、交流經(jīng)驗，等等。二明確活動目的1先確定活動形式或活動預算（視活動目的的側重，即注重活動效果，預算其次；或者注重預算控制，形式其次，開始活動策劃的第一步）2、活動策劃書的擬寫：（1）確定活動名稱——視實際情況是否要為活動命名，比如斐訊2014年的“斐你莫屬、領跑青春”MINI馬拉松；（2）確定活動時間及地點；（3）確定參與人員——主辦方、協(xié)辦方、活動的參與方；（4）確定邀請嘉賓；三活動的策劃（5）確定活動日程（策劃書的主體）——針對行程內(nèi)不同的項目做時間、活動細節(jié)的細化。

（6）確定活動工作分工（工作組），包括責任人、完成的質(zhì)量要求及時間要求。（7)活動預算表。（8）其它事項說明。1、活動的事前準備（1）、活動小組碰頭會策劃書獲得通過，活動執(zhí)行之前，必須召開活動小組碰頭會，會議內(nèi)容主要為活動各項任務的分工布置及各活動小組間的意見溝通與協(xié)調(diào)。會議必須指定活動總指揮，負責活動執(zhí)行全過程的布置協(xié)調(diào)。（2）經(jīng)費的申請與管理活動開始前必須先申請到活動的經(jīng)費，有錢才好辦事四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制與申請經(jīng)費同樣重要的是經(jīng)費的使用?；顒拥慕?jīng)費必須由專人專管，每一筆支出必須記錄并獲取相應的票據(jù)，票據(jù)的抬頭（單位名稱）必須絕對正確，確保后續(xù)報賬銷賬的順利。嚴格按照預算支出，超預算的需經(jīng)請示獲批后才能執(zhí)行。（3）物品采購與運輸問題根據(jù)策劃書的物品要求，由專門人員（活動組）負責物品采購，采購過程綜合考慮預算及實際需求，已“適用”為原則，杜絕浪費性的采購。四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制采購的形式可以多樣化，在目前的市場環(huán)境下，可以多考慮網(wǎng)絡采購，阿里巴巴、淘寶或者京東商城等電商品種選擇豐富、價格實惠、送貨上門，并且票據(jù)齊全，都可以考慮。大批量采購，如果是實地采購，盡量到當?shù)乜偨?jīng)銷或批發(fā)集散市場采購，但要注意保證票據(jù)的收集。種類很多的采購，要事先做好適當?shù)姆诸悾⑶姨崆鞍才藕梦锲泛罄m(xù)運輸及使用的準備四、活動的執(zhí)行與現(xiàn)場控制3、活動的通知及《會議指南》制作視活動規(guī)模的大小，決定活動通知的形式及是否需要制作《會議指南》?；顒颖仨氂姓綍嫱ㄖ?，有必要的設置通知回執(zhí)。務必保證活動參與各方都接收到了活動通知。通知內(nèi)容應包括時間、地點、日程等關鍵信息，如有會議指南的，還應將會議指南作為通知的附件。大型