公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理文件控制程序

PAGEPAGE9公司質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理文件控制程序1目的發(fā)放、保管和更改進(jìn)行管理和控制，確保體系文件的充分性和適宜性，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，防止失效文件的非預(yù)期使用。2范圍適用于公司質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全綜合管理體系相關(guān)的文件的控制和管理。3職責(zé)3.1經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布。3.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理手冊(cè)的審核，批準(zhǔn)、發(fā)布程序文件，組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審。3.3改、回收、銷毀。3.4黨政辦公室負(fù)責(zé)所有管理文件的發(fā)放、銷毀以及原稿的保存和控制。3.5各部門負(fù)責(zé)與其相關(guān)的質(zhì)量／環(huán)境／職業(yè)健康安全管理體系文件的使用、收集、保管、整理及歸檔，并負(fù)責(zé)建立本部門受控文件清單。4工作程序4.1文件的分類及編號(hào)4.1.1文件的分類a)管理手冊(cè)b)程序文件c)其它管理體系文件（管理文件、崗位責(zé)任制、技術(shù)文件、外來文件等）4.1.24.2文件的編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布4.2.1管理手冊(cè)由安全生產(chǎn)部組織相關(guān)人員編制，管理者代表審核，經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.2程序文件由安全生產(chǎn)部組織相關(guān)人員編制，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.3技術(shù)文件由安全生產(chǎn)部組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行編制，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，生產(chǎn)經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，必要時(shí)由生產(chǎn)經(jīng)理組織相關(guān)技術(shù)人員評(píng)審其適用性并做好記錄。4.2.4其他管理文件由部門領(lǐng)導(dǎo)組織編制，分管領(lǐng)導(dǎo)（或其授權(quán)人）審核，經(jīng)理（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.5文件審核過程中，需要會(huì)審的必須填寫“文件審批表”，參加審核人員簽字認(rèn)可。4.3文件的發(fā)放和管理4.3.1文件經(jīng)審批后，原版文件應(yīng)歸檔，并填寫“文件歸檔移交登記表”。4.3.2管理體系文件由檔案室存檔。4.3.3發(fā)放的文件必須是簽字生效后的文件，文件在發(fā)放前加蓋“受控”或“非受控”印章注明不同的分發(fā)號(hào)，由文件管理員填寫“文件資料發(fā)放明細(xì)表”，按管理者代表批準(zhǔn)的范圍發(fā)放。4.3.4作廢文件由文件管理員按原“文件資料發(fā)放明細(xì)表”收回并記錄，并加蓋“作廢”印章，填寫“文件銷毀清單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。對(duì)有保留價(jià)值的作廢文件的保留，由管理者代表批準(zhǔn)并加蓋“保留”印章標(biāo)識(shí)，存檔留用。4.3.5為確保各個(gè)場(chǎng)所使用的文件是有效版本，必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，并做好記錄。4.3.6受控文件使用者不得隨意借給他人使用或復(fù)制、涂改。4.3.7當(dāng)文件使用者的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍沿用原文件的分發(fā)號(hào)。文件管理員將破損文件銷毀。4.3.8當(dāng)文件使用者將文件丟失，應(yīng)按4.3.3條辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請(qǐng)中說明具體情況。文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢，并立即將作廢文件的分發(fā)號(hào)通知相關(guān)部門，防止誤用。4.4文件和資料的更改4.4.1技術(shù)參數(shù)）的更改應(yīng)附有充分的證據(jù)，由安全生產(chǎn)部統(tǒng)一下發(fā)《更改通知單》。4.4.2文件的更改審核、批準(zhǔn)由原審核部門、原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，由接替其崗位的人員審批，文件管理員提供原文件的背景資料。4.4.3文件更改申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，由安全生產(chǎn)部按《文件資料發(fā)放明細(xì)表》的名單發(fā)《更改通知單》，文件管理員實(shí)施更改，并注明更改標(biāo)識(shí)、更改人及更改生效日期。4.4.4文件在實(shí)施過程中遇到組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、運(yùn)作流程、法律、法規(guī)等發(fā)生改變時(shí)，需要時(shí)對(duì)原文件進(jìn)行修改或更新，更新后的文件須經(jīng)再次批準(zhǔn)。4.5外來文件的控制存檔，與本公司的文件和資料同樣控制、管理。4.6文件的換版文件資料內(nèi)容影響使用或依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)換版時(shí)，應(yīng)及時(shí)換版，按照4.2執(zhí)行。4.7文件的借閱文件借閱必須填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)副經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可借閱，并在規(guī)定期限歸還。4.8所有記錄按QG/HN40002-2017《記錄控制程序》執(zhí)行。5相關(guān)／支持性文件《記錄控制程序》《制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)的一般規(guī)定》5.2