圖書館電子資源的引進(jìn)和管理

圖書館電子資源的引進(jìn)和管理黃鏑(上海交通大學(xué)圖書館)

摘要：如何引進(jìn)和管理電子資源已經(jīng)成為圖書館關(guān)注的焦點，本文簡單介紹了電子資源種類和特性，對引進(jìn)電子資源應(yīng)考慮的因素和如何管理電子資源進(jìn)行了一些探討。關(guān)鍵詞：電子資源、數(shù)據(jù)庫、SFX、圖書館

進(jìn)入二十一世紀(jì)，電子空間不斷膨脹，因特網(wǎng)正變得巨大而日益高速，目前通過因特網(wǎng)上最先進(jìn)的搜索引擎google能檢索到大約13億個網(wǎng)頁，電子信息資源已經(jīng)成為人們重要的信息源。數(shù)字時代的圖書館應(yīng)順應(yīng)潮流，將以印刷型文獻(xiàn)為主的館藏建設(shè)轉(zhuǎn)向傳統(tǒng)文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)并重的發(fā)展戰(zhàn)略，著力做好電子資源的引進(jìn)與管理。目前，網(wǎng)上信息資源的質(zhì)量良莠不齊，分布離散無序，因此圖書館引進(jìn)電子資源的重點應(yīng)是出版社和信息機構(gòu)推出的各種數(shù)據(jù)庫。在引進(jìn)各類數(shù)據(jù)庫的同時，圖書館應(yīng)走在信息基礎(chǔ)建設(shè)的前沿，吸收新技術(shù)、新方法，活用各種數(shù)據(jù)庫，加強管理和重組，以使信息增值，資源結(jié)構(gòu)化，令讀者能在浩瀚的電子信息資源中游刃自如。一、電子資源的種類電子資源按其載體形態(tài)劃分主要有二大范疇：一是以光盤、磁盤、磁帶等脫機載體出版的有形電子資源；二是在網(wǎng)絡(luò)上出版的網(wǎng)上電子資源。數(shù)據(jù)庫光盤和多媒體光盤曾經(jīng)是圖書館電子文獻(xiàn)的主要組成部分，但隨著Internet的日益普及和飛速發(fā)展，網(wǎng)上資源的優(yōu)勢日趨顯著。與光盤相比，網(wǎng)上資源不需要光盤塔等設(shè)備的投入和人員的日常操作維護(hù)，內(nèi)容更新周期更快。因此，網(wǎng)上資源將成為圖書館電子資源的主體，光盤只是作為數(shù)據(jù)備份的輔助工具，這是一個不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。電子資源按發(fā)布形式不同可分為：數(shù)據(jù)庫、電子期刊、電子圖書、電子報紙、動態(tài)性信息、軟件等。其中數(shù)據(jù)庫是歷史最久、影響最廣的一種電子信息資源，它以先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、深加工的信息、以及與網(wǎng)絡(luò)的完美結(jié)合，成為電子信息資源的主體。數(shù)據(jù)庫涉及領(lǐng)域廣泛，按其內(nèi)容可劃分為四種：（1）書目數(shù)據(jù)庫，包括索引、文摘等二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，如EI、SCI等；（2）數(shù)值數(shù)據(jù)庫，主要包含數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，如統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科學(xué)實驗數(shù)據(jù)、科學(xué)測量數(shù)據(jù)等；（3）事實數(shù)據(jù)庫，收錄人物、機構(gòu)、事務(wù)等的現(xiàn)象、情況、過程之類的事實性數(shù)據(jù)，如機構(gòu)名錄、大事記等；（4）全文數(shù)據(jù)庫，提供完整的原始文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，集檢索功能與瀏覽原文功能為一體，是目前最便捷、最具潛力的電子資源。二、電子資源的特性1．

易獲取性電子資源借助計算機與網(wǎng)絡(luò)，向用戶提供檢索和傳遞資料的服務(wù)，因特網(wǎng)穿越時空的優(yōu)勢使讀者在任何時候、任何地點均可通過網(wǎng)絡(luò)獲取電子資源。電子資源的提供使圖書館的服務(wù)在時間和空間上得以延伸，使信息的獲取更為便捷。2．

共享性與傳統(tǒng)文獻(xiàn)相比，電子資源使多用戶可在同一時刻下共享共用同一信息源。傳統(tǒng)文獻(xiàn)，如一冊書或一本雜志，同一時間只能供一個讀者閱讀。而電子資源，如一個數(shù)據(jù)庫可被多個用戶同時檢索，同一篇資料可供多個用戶同時下載、瀏覽，體現(xiàn)了電子資源特有的實時共享性，提高了資源的利用率。3．

資料更新快學(xué)科發(fā)展突飛猛進(jìn)、知識更新日新月異的當(dāng)今時代，信息的時效性顯得尤為重要。在減少了印刷型文獻(xiàn)印刷、裝訂、運輸?shù)确比攮h(huán)節(jié)之后，網(wǎng)上出版物和數(shù)據(jù)庫通常以日或周為更新周期，其高效的動態(tài)更新和快捷的實時傳遞，在充分發(fā)揮信息的時效價值方面有著傳統(tǒng)文獻(xiàn)無可比擬的優(yōu)勢。4．

形式的多樣性多媒體技術(shù)在電子資源中的利用，使文字、圖形、聲音、動畫、三維圖像等相結(jié)合，提供豐富多彩、生動逼真的信息，使讀者能夠聞其聲、見其形，有身臨其境之感。與此同時，超文本技術(shù)的運用改變了傳統(tǒng)信息的線性組織方法，增強了人們對知識的表達(dá)能力，大大拓展了信息的獲取和傳播范圍。使讀者更容易理解和接受。5．

知識的類聚性受手工檢索工具對文獻(xiàn)揭示的不充分性和檢索手段繁瑣的限制，傳統(tǒng)文獻(xiàn)中大量有用知識被隱藏。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，依靠強大的檢索軟件可以使不同類型的相關(guān)信息聚集并有序化。目前網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫有大型化趨勢，同一公司制作的多種數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品的檢索界面趨向統(tǒng)一，并可多庫操作，對檢索的完整性提供了可靠保證。除各數(shù)據(jù)庫之間的鏈接外，數(shù)據(jù)庫還可與圖書館書目查詢系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，這些鏈接方式可以幫助讀者從書目、題錄、文摘等二次文獻(xiàn)直接查閱到全文。三、電子資源引進(jìn)應(yīng)著重考慮的因素電子資源引進(jìn)比傳統(tǒng)印刷文獻(xiàn)采集要復(fù)雜的多，除了要考慮內(nèi)容、質(zhì)量、價格等因素外，還需要考慮許多技術(shù)因素。電子資源特別是一些大型數(shù)據(jù)庫，價格相當(dāng)昂貴而且需每年支付更新費，因此在引進(jìn)前應(yīng)進(jìn)行充分的科學(xué)決策，對引進(jìn)項目的以下各種因素進(jìn)行詳細(xì)了解。1．

內(nèi)容引進(jìn)電子資源首先應(yīng)考察其數(shù)據(jù)類型和資源內(nèi)容是否適合圖書館的目標(biāo)用戶。如學(xué)校圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置，有針對性地選擇能涵蓋各主要學(xué)科的數(shù)據(jù)庫。在選擇時應(yīng)考察數(shù)據(jù)庫信息來源的權(quán)威性、可靠性。2．

檢索系統(tǒng)目前，很多數(shù)據(jù)庫都有不同的檢索系統(tǒng)，如BiosisPreview有OVID的DBSearch、SilverPlatter的WebSPRIS和ISI的WebofScience等檢索系統(tǒng)。因此，在引進(jìn)數(shù)據(jù)庫時因?qū)ζ湎鄳?yīng)的檢索系統(tǒng)進(jìn)行考察，主要對檢索界面、記錄格式、檢索功能、運算符、索引系統(tǒng)、輸出結(jié)果等方面進(jìn)行詳細(xì)了解，根據(jù)圖書館的實際情況進(jìn)行取舍，在選擇檢索系統(tǒng)應(yīng)考慮圖書館的歷史狀況，盡量應(yīng)用統(tǒng)一的檢索界面。3．

存取的技術(shù)方案目前國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)帶寬較窄、通信費用昂貴，因此數(shù)據(jù)庫能否提供合適的聯(lián)接取用的技術(shù)方案也是引進(jìn)時應(yīng)考慮的一個重要因素。網(wǎng)上商業(yè)數(shù)據(jù)庫取用主要有三種方式：（1）直接進(jìn)入INTERNET，在訪問國外數(shù)據(jù)庫時需支付國外通信費及流量費，對國內(nèi)用戶來說這是一筆不小的費用。（2）專線訪問，國外多家著名的信息出版公司為了打開國內(nèi)市場紛紛租用DigitalIsland公司的專線聯(lián)接國內(nèi)，使用戶免去國際通信費和國際流量費。（3）鏡像站點，對于一些使用頻率很高或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差的數(shù)據(jù)庫可以考慮在局域網(wǎng)上建立Web鏡像站點。建立鏡像的優(yōu)點在于可大大提高訪問的響應(yīng)速度，節(jié)約通信費用；其缺點是需要投入服務(wù)器等硬件設(shè)備和維護(hù)的人力，數(shù)據(jù)的更新相對延遲。4．

使用頻率使用頻率是反映數(shù)據(jù)庫利用率的重要指標(biāo)，也是考慮一個數(shù)據(jù)庫是否引進(jìn)或續(xù)訂的重要因素。國內(nèi)外大多數(shù)據(jù)庫都提供試用，在試用期間應(yīng)向數(shù)據(jù)庫提供商索取詳細(xì)的使用報告，分析檢索次數(shù)和檢索結(jié)果的下載打印量，并注意聽取用戶的反饋意見。5．

并發(fā)用戶有許多商業(yè)數(shù)據(jù)庫并不能無限制使用，而是規(guī)定了在同一時間允許訪問的用戶數(shù)，除了引進(jìn)數(shù)據(jù)本身的費用外，還根據(jù)并發(fā)用戶數(shù)量收取相應(yīng)費用。在引進(jìn)數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)根據(jù)利用率慎重確定并發(fā)用戶數(shù)。尤其值得注意的是，在試用時或引進(jìn)初期受用戶新鮮感和好奇心的影響，數(shù)據(jù)庫受關(guān)注程度較高，與實際需要的并發(fā)用戶數(shù)有較大的偏差，所以在引進(jìn)初期不宜購買過多的并發(fā)用戶數(shù)，而應(yīng)在使用后根據(jù)需要逐步增加。在引進(jìn)不受并發(fā)用戶數(shù)限制的數(shù)據(jù)庫時，必須注意檢索平臺是否能在同一時間支持較多用戶使用，應(yīng)加強考察多用戶同時使用時的系統(tǒng)穩(wěn)定性。6．

累積數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫一般都有一定年限的回溯累積數(shù)據(jù)，有的超過50年，如SCI的數(shù)據(jù)回溯至1945年。有很多數(shù)據(jù)庫的回溯數(shù)據(jù)另外收費，因此，在引進(jìn)這部分?jǐn)?shù)據(jù)庫時，還應(yīng)根據(jù)經(jīng)費情況確定累積數(shù)據(jù)的回溯年限，對于一些進(jìn)展較快的學(xué)科領(lǐng)域的數(shù)據(jù)庫，一般只須3-5年的累積數(shù)據(jù)。國外一些圖書館常把每年多余的經(jīng)費用來購買一些重點數(shù)據(jù)庫的回溯數(shù)據(jù)。7．

文件格式二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫一般都使用HTML格式。全文數(shù)據(jù)庫常用的文件格式有HTML、PDF、POSTSCRIPT、TIF、LATEX等，最常用的為HTML、PDF格式。HTML格式只需瀏覽器就可閱讀，且相應(yīng)的文件較小，網(wǎng)上傳輸速度快；PDF文件是目前最常用的映像文件格式，能反映全文的原貌，須用Adobe公司出品的AcrobatReader閱讀器閱讀和打印，相應(yīng)的文件較大；Postscript是在MS-DOS、UNIX、MACINTOCH系統(tǒng)下使用的文本編排壓縮文件，常用于公式較多的學(xué)術(shù)論文中，在一些學(xué)術(shù)機構(gòu)網(wǎng)站上的電子期刊和會議錄全文中使用較多。PS文件須使用GZIP.EXE程序才能閱讀和打印，在MS-DOS、UNIX系統(tǒng)下輸入下命令：gzip–dfilename。在國內(nèi)幾大重要的全文數(shù)據(jù)庫中，除萬方資源系統(tǒng)的電子期刊使用HTML和PDF格式外，其他兩大全文期刊數(shù)據(jù)庫中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)和重慶維普的全文都有自己的格式和專用瀏覽器。8．

與其它數(shù)據(jù)庫的鏈接和整合電子資源作為館藏資源的重要組成部分，與傳統(tǒng)文獻(xiàn)一樣需要進(jìn)行加工整合，建立高效便捷的導(dǎo)航系統(tǒng)，以便在有序化的單個數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，實現(xiàn)整體電子資源館藏的有序化、集成化。二次文獻(xiàn)與一次文獻(xiàn)間的無縫鏈接，電子資源與WebPAC的鏈接是實現(xiàn)這一目標(biāo)的重要手段。因此，所引進(jìn)的文摘數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫之間能否實現(xiàn)相互鏈接；引進(jìn)的數(shù)據(jù)庫是否提供接口與圖書館書目系統(tǒng)鏈接，是圖書館整合電子資源的重要條件。在引進(jìn)數(shù)據(jù)庫前，應(yīng)注意了解出版商是否能協(xié)助圖書館做好鏈接工作，或能否提供數(shù)據(jù)庫的表接口。9．

許可協(xié)議引進(jìn)國外數(shù)據(jù)庫時，最常用是以簽訂許可協(xié)議(licenseAgreement)的方法引進(jìn)，因此圖書館花錢得到的是數(shù)據(jù)庫在一定時間內(nèi)的使用權(quán)。目前許可協(xié)議通常由數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)商主導(dǎo)，圖書館往往只能被動接受，圖書館的利益得不到充分保護(hù)。國外圖書館已開始聯(lián)合起來，拒絕由生產(chǎn)商制定協(xié)議條款，而是自己制訂了許可協(xié)議條款供生產(chǎn)商簽署，以保護(hù)自己的利益。國內(nèi)圖書館也應(yīng)對許可協(xié)議給予充分重視，維護(hù)自身利益。10．

館藏問題網(wǎng)上資源與傳統(tǒng)文獻(xiàn)的采購不同，一般通過簽訂“租用許可協(xié)議”取得訪問權(quán)，數(shù)據(jù)庫在對方的服務(wù)器上，圖書館沒有實質(zhì)的館藏。但對于一部分以網(wǎng)上和光盤二種形式出版的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)與出版公司協(xié)商，要求免費或支付少量費用提供光盤作為館藏。在條件許可的情況下多建立一些鏡像也是解決館藏問題的理想方案。11．

知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)庫在對內(nèi)容的打印、下載、拷貝是否有限制也是應(yīng)重點考慮的一個方面。圖書館應(yīng)加強對電子資源知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識，對用戶進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)的宣傳和教育。對于用戶濫用數(shù)據(jù)庫，利用“網(wǎng)絡(luò)機器人”等工具批量下載全文的用戶應(yīng)及時制止和進(jìn)行教育。

除了要考慮上述因素外，在電子資源引進(jìn)過程中，應(yīng)注意圖書館之間的聯(lián)系，加強圖書館之間的協(xié)作，在購買一些國內(nèi)外著名的應(yīng)用面較廣的數(shù)據(jù)庫時應(yīng)盡量采取集團采購的形式來引進(jìn)，以爭取最優(yōu)惠的價格和最好的服務(wù)，使出版商獲取增量，圖書館得到實惠。目前，高校圖書館在CALIS的組織下已成功地以集團采購的形式引進(jìn)了一批數(shù)據(jù)庫，其中ElsevierSDOS更是高校圖書館聯(lián)合公共圖書館和科學(xué)院圖書館成功引進(jìn)數(shù)據(jù)庫的一個典范。以后，在引進(jìn)電子資源時，還應(yīng)嘗試一些其它模式，如城域和地區(qū)的聯(lián)合采購。四、電子資源的管理電子資源與印刷型文獻(xiàn)資源相比更復(fù)雜多樣，具有廣泛性、無序性、分散性、流動性等特征。圖書館如何對電子資源進(jìn)行有效的管理，提高電子資源的利用率、使信息增值應(yīng)是今后圖書館學(xué)領(lǐng)域研究的一個重要課題。目前，電子資源管理方法還在探索階段，信息業(yè)和圖書館界不時推出一些新的技術(shù)和手段，圖書館應(yīng)密切跟蹤新技術(shù)的發(fā)展，在引進(jìn)電子資源的同時，應(yīng)根據(jù)圖書館的需要引進(jìn)一些先進(jìn)的信息管理技術(shù)，如SFX、InformationAgent、全文檢索系統(tǒng)。利用這些成熟的技術(shù)來實現(xiàn)電子資源有效管理。1．

電子資源的整合電子資源管理首先應(yīng)對各種電子資源進(jìn)行整合，資源整合應(yīng)包括以下幾個方面：（1）二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行無縫鏈接，通過文摘、索引和引文數(shù)據(jù)庫與圖書館訂購的相應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫和取得使用權(quán)限的網(wǎng)上電子期刊實現(xiàn)鏈接。（2）二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫與圖書館OPEC的鏈接，使讀者了解圖書館是否有相應(yīng)的印刷本館藏，方便讀者就近獲取原文。（3）全文數(shù)據(jù)庫與OPEC的鏈接，使讀者能通過圖書館書目系統(tǒng)了解圖書館的電子館藏。對于部分同時擁有印刷本館藏和電子館藏的文獻(xiàn)，可由讀者根據(jù)自己的閱讀習(xí)慣和實際情況作出選擇。以上的工作在具體實施時需要與數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)商進(jìn)行合作，如互相提供數(shù)據(jù)庫表接口等。目前能提供整體解決方案的技術(shù)要數(shù)SFX技術(shù)。SFX是EXLibris公司去年推出的電子資源無縫鏈接整合軟件，自推出后受到國外信息提供商和圖書館界的高度重視，目前一批世界著名的信息提供商如ISI、UMI、UBSCO等已開始使用SFX技術(shù)。SFX可以把來源不同和不同通信協(xié)議的信息完全融合，使不同類型、不同格式的數(shù)字資源實現(xiàn)無縫鏈接，包括：

全文數(shù)據(jù)庫

文摘、索引、引文數(shù)據(jù)庫

圖書館網(wǎng)上目錄系統(tǒng)

其它WEB資源。如電子出版系統(tǒng)、網(wǎng)上免費全文等。SFX遵守OpenURL協(xié)議，OpenURL使信息資源和信息服務(wù)在一個開放式互聯(lián)框架內(nèi)協(xié)同工作。SFX可以安裝在用戶本地主機上，也可以通過EXLibris公司的主機來實現(xiàn)。2．

電子資源的書目控制對電子資源進(jìn)行書目控制，實現(xiàn)電子資源內(nèi)容有效揭示。目前對電子資源的檢索主要利用搜索引擎等工具，雖然計算機的檢索語言已比較成熟，各種搜索引擎以自然語言為基礎(chǔ)，檢索效率較高，但查準(zhǔn)率不能保證，因些還須要對電子資源進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜斯?biāo)引，如用Metadata描述、組織和發(fā)現(xiàn)電子資源，使大量隨機無序的網(wǎng)上信息轉(zhuǎn)化為穩(wěn)定有序的規(guī)范信息，從而達(dá)到對電子資源的有效控制，滿足特定的檢索需求。目前Metadata還沒形成統(tǒng)一的規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用最廣泛且最受關(guān)注的有DublinCore、PICS、WebCollections等。3．

全文資源的導(dǎo)航。目前國內(nèi)已引進(jìn)了一批大型全文數(shù)據(jù)庫，有些大學(xué)的全文電子期刊數(shù)量已超過印刷本期刊，這些全文期刊分別屬于不同的出版社，有不同的檢索平臺，對于圖書館的最終用戶來說，要搞清圖書館有哪些電子期刊是一件很困難的事情