辦公室工作手冊

北京郵電大學(xué)電子工程學(xué)院分團(tuán)委辦公室工作手冊為了成為電子工程學(xué)院分團(tuán)委堅實的大后方……內(nèi)部版O(∩_∩)O1、部門介紹：1．1辦公室概述北京郵電大學(xué)電子工程學(xué)院分團(tuán)委辦公室是附屬于分團(tuán)委下的一種部門，重要負(fù)責(zé)分團(tuán)委內(nèi)部的財務(wù)管理，物品管理，會議統(tǒng)計，布告欄更新等一其它一系列協(xié)調(diào)工作。是協(xié)調(diào)分團(tuán)委各部的紐帶，在分團(tuán)委各部開展活動時起到很重要的調(diào)節(jié)作用。作為辦公室重要職責(zé)的財務(wù)管理工作，關(guān)系到整個分團(tuán)委各部的資金運(yùn)轉(zhuǎn)問題。另首先，辦公室另一重要職責(zé)的會議統(tǒng)計工作，更是對分團(tuán)委各部門以及整個分團(tuán)委在經(jīng)驗傳承，新老交替等方面起到了承上啟下的重要作用。1．2組員介紹2．各項工作介紹辦公室的工作涉及：財務(wù)管理，會議統(tǒng)計，物品管理，工作傳達(dá)等。2.1財務(wù)管理根據(jù)《電子工程學(xué)院分團(tuán)委財務(wù)制度》財務(wù)管理分為收入管理，支出管理以及報賬管理3個方面。（一）、收入管理1、收入是指分團(tuán)委開展活動依法獲得非償還性資金。涉及：學(xué)院撥款、對外服務(wù)性酬勞、公司贊助和其它收入。2、分團(tuán)委各部門必須嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定組織收入；各項收入必須全部納入分團(tuán)委工作預(yù)算，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一核算。（二）、支出管理1、支出是指分團(tuán)委為開展學(xué)生活動及其它活動發(fā)生的各項資金耗費(fèi)和損失。2、分團(tuán)委各部門的支出應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校、學(xué)院財務(wù)規(guī)章制度規(guī)定的開支范疇及開支原則，精打細(xì)算，厲行節(jié)省，使各項支出發(fā)揮出最大的效益。3、辦公室財務(wù)組要加強(qiáng)對支出的監(jiān)督，各項支出應(yīng)按實際發(fā)生數(shù)列支，不得虛列虛報，不得以計劃數(shù)和預(yù)算數(shù)替代。4、嚴(yán)格開支審批手續(xù)和同意權(quán)限：全部開支預(yù)算要在《電子工程學(xué)院學(xué)生活動申請書》的開支預(yù)算欄中寫明，經(jīng)分團(tuán)委書記和學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可使用；在臨時開支項目發(fā)生時，總額100元下列可由分團(tuán)委副書記同意，事后及時上報分團(tuán)委書記。5、全部開支必須出具正規(guī)發(fā)票，500元以上（含）的辦公用品要附正規(guī)物品清單，1000元以上（含）單筆開支必須申請支票支付；發(fā)票項目要據(jù)實填寫。（三）、報賬管理1、分團(tuán)委各部門的報賬要符合“兩等一低”原則，即《電子工程學(xué)院學(xué)生活動申請書》附表一中的開支項目數(shù)和內(nèi)容要等同于發(fā)票數(shù)和內(nèi)容，各項開支金額要等同于對應(yīng)發(fā)票金額，開支總額要不大于或等于預(yù)算總金額。2、每一張發(fā)票背后要寫明開支細(xì)節(jié)，主辦活動的兩位經(jīng)手人要簽名承認(rèn)。3、全部發(fā)票由辦公室財務(wù)組統(tǒng)一填寫《報賬清單》，于每月前10個工作日內(nèi)上報分團(tuán)委書記審核。財務(wù)報銷流程：前期預(yù)算：預(yù)算是活動申請時對有關(guān)費(fèi)用的預(yù)計，應(yīng)當(dāng)注意的是預(yù)算一定要不不大于最后支出。因此在做預(yù)算時，能夠計算的寬松些。審核階段：在報銷之前，該部門需要將發(fā)票和活動申請書一同交到辦公室審核，并在每張發(fā)票背面標(biāo)注此項花銷的具體內(nèi)容，需兩位副部以上的經(jīng)手人簽字。統(tǒng)計明細(xì)：辦公室審核完畢，須將支出明細(xì)（涉及各項支出和總金額）及所屬部門統(tǒng)計下來。例如“部門：體育部支出金額：500元籃具杯隊服”。所統(tǒng)計的內(nèi)容要與發(fā)票金額嚴(yán)格對應(yīng)。復(fù)審：由辦公室做好賬單，然后交至分團(tuán)委書記處復(fù)審并簽字。再由分團(tuán)委書記交至電子院黨委書記處簽字。報銷：賬單由分團(tuán)委書記轉(zhuǎn)會辦公室，辦公室工作人員將賬單交至財務(wù)處報銷。如果賬單總額超出5000則需提前到財務(wù)處預(yù)約。報銷結(jié)束后根據(jù)所統(tǒng)計的明細(xì)，將報銷金額分到各個部門。財務(wù)報銷注意事項：根據(jù)往年的經(jīng)驗，所開物品名稱無非下面這幾樣：辦公用品書單宣傳用品禮物服裝工作餐水果體育用品交通費(fèi)開普通發(fā)票時需注意：昂首報銷單位是“北京郵電大學(xué)”；物品種類能夠是辦公用品、體育用品、宣傳用品。（要注意辦公用品同一天的發(fā)票總額不超出500，體育用品、宣傳用品不超出1000）必須做到“是什么就開什么”。例如：買籃球就開體育用品，不能開成辦公用品。嚴(yán)禁物品混開。例如把籃球和傳單一起開入體育用品，這種狀況一定要開2張發(fā)票。各部門在買東西時一定要做到即時開發(fā)票，在任何一種地方買東西商家都能夠提供發(fā)票，如果提供不出，寧可換一家，也不要自己再去單獨(dú)開發(fā)票，特別是單價比較高的物品，單獨(dú)開發(fā)票就要多付5%的稅錢，這是對資金的一種浪費(fèi)。另外還要注旨在金五星這樣的無稅市場買東西時，一定能把發(fā)票的手續(xù)費(fèi)用開入發(fā)票中。在學(xué)校內(nèi)（如學(xué)校超市，水果店，花店等）買東西時開得的發(fā)票，普通不能夠報銷，但是蓋有北京郵電大學(xué)財務(wù)專業(yè)章的收據(jù)能夠報銷。各部門辦活動時經(jīng)常有要需要打印的材料，但是普通金額較小，并且無法開發(fā)票。這時能夠向打印店索要收據(jù)，然后由辦公室統(tǒng)一記賬，各部門的打印費(fèi)共同積攢到了一定金額后，由辦公室提供發(fā)票，統(tǒng)一報銷，再將報銷的資金統(tǒng)一分派下去。每年財務(wù)處會在12月左右封帳，而在這之后，仍然會有某些活動正在進(jìn)行或者將要開展。這部分花銷有兩種解決辦法：趕在封帳之前收集與預(yù)算金額相近數(shù)目的可報銷的發(fā)票，提前報銷；或是在下學(xué)期開學(xué)時，拿到日期為這一年的發(fā)票，然后報銷。2.2會議統(tǒng)計會議統(tǒng)計是對分團(tuán)委內(nèi)部會議的統(tǒng)計和材料積累過程?；緯h為分團(tuán)委常委會擴(kuò)大會議和學(xué)生會部長例會。分團(tuán)委常委會擴(kuò)大會議由分團(tuán)委書記文思君老師主持，與會者是分團(tuán)委常委。會議重要內(nèi)容是對上一周的工作進(jìn)行總結(jié)，對下一周的工作內(nèi)容進(jìn)行討論和傳達(dá)，以指導(dǎo)學(xué)生會的各項活動。學(xué)生會部長例會由學(xué)生會主席與分團(tuán)委副書記主持，與會者是分團(tuán)委常委會組員、學(xué)生會各部門正副部長，會議重要內(nèi)容是具體地總結(jié)上一周的工作，并將分團(tuán)委常委會擴(kuò)大會議的會議精神和會議內(nèi)容傳達(dá)下來，具體安排各項活動安排。針對會議內(nèi)容，會議統(tǒng)計分為上周總結(jié)、下周計劃、補(bǔ)充與討論幾個部分。要將會議內(nèi)容如實、精確、清晰地統(tǒng)計下來。統(tǒng)計者在做統(tǒng)計時記清晰會議的時間，抓住要點(diǎn)，理解說話人體現(xiàn)的實質(zhì)內(nèi)容，有條理的統(tǒng)計下各條信息。會議后，如有信息的遺漏，要及時地將會上所統(tǒng)計下來的內(nèi)容補(bǔ)充完整。同時，要制作電子版會議統(tǒng)計，便于后來對某次會議內(nèi)容進(jìn)行查找。2.3物品管理根據(jù)《電子工程學(xué)院分團(tuán)委財務(wù)制度》，分團(tuán)委的學(xué)生活動物品是學(xué)院管理的國家財產(chǎn)，是確保學(xué)生活動順利開展的物質(zhì)基礎(chǔ)。分團(tuán)委有加強(qiáng)管理的責(zé)任和義務(wù)。（一）、物品的使用。分團(tuán)委各部門主辦的活動所用學(xué)生活動物品在領(lǐng)取和償還的過程中要進(jìn)行登記；院外其它部門租借分團(tuán)委學(xué)生活動物品時要填寫《分團(tuán)委學(xué)生活動物品租借表》，經(jīng)有關(guān)手續(xù)審批同意后方可使用。在以上使用過程中造成的物品損壞，使用方有恢復(fù)原狀的責(zé)任。在不可逆損害發(fā)生時要照價賠償。使用完物品后應(yīng)按商定時間償還，辦公室財務(wù)組要在收回物品時認(rèn)真檢查。（二）、物品的管理辦公室財務(wù)組要做好