文件控制程序新版

1目的 對(duì)我司質(zhì)量管理體系所規(guī)定的全部文獻(xiàn)予以控制，確保各有關(guān)部門使用文獻(xiàn)為有效版本。2范疇合用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的全部文獻(xiàn)，涉及外來(lái)文獻(xiàn)。3職責(zé)3.1總經(jīng)理對(duì)全部質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的充足性和適宜性負(fù)責(zé)；3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織體系文獻(xiàn)的編制和修訂工作，負(fù)責(zé)組織有關(guān)文獻(xiàn)的評(píng)審及檢查工作；3.3管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的歸口管理，涉及外來(lái)文獻(xiàn)的管理；3.4各部門負(fù)責(zé)本部門文獻(xiàn)的日常管理，并確保使用合用文獻(xiàn)的有效版本。4工作程序文獻(xiàn)控制流程圖：附后。4.1文獻(xiàn)的分類我司的質(zhì)量管理體系涉及或涉及下列類別的文獻(xiàn)：4.1.1公司內(nèi)部編制的文獻(xiàn)涉及：第一層次：包含質(zhì)量方針和質(zhì)量目的的《質(zhì)量管理手冊(cè)》；第二層次：程序文獻(xiàn)（ISO9001:原則所規(guī)定的程序文獻(xiàn)，以及公司為確保各過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制而編制的程序文獻(xiàn)）；第三層次：支持性文獻(xiàn)，涉及管理性文獻(xiàn)：如管理制度、管理規(guī)定等；技術(shù)性文獻(xiàn)：如檢查規(guī)程、操作規(guī)程、技術(shù)原則、作業(yè)指導(dǎo)書等。第四層次：多個(gè)統(tǒng)計(jì)格式。統(tǒng)計(jì)格式編制及修改按本程序進(jìn)行控制，普通隨有關(guān)文獻(xiàn)一同審批。統(tǒng)計(jì)格式填寫后形成的統(tǒng)計(jì)，根據(jù)《統(tǒng)計(jì)控制程序》進(jìn)行管理。4.1.2我司有關(guān)的外來(lái)文獻(xiàn)，重要涉及：有關(guān)法律法規(guī);有關(guān)國(guó)家、地方及行業(yè)原則；上汽-大眾各類管理及技術(shù)文獻(xiàn)；其它合用的外來(lái)文獻(xiàn)。各類合用的外來(lái)文獻(xiàn)雖不屬我司編制，但我司各部門均應(yīng)對(duì)其進(jìn)行有效控制，并遵照?qǐng)?zhí)行。4.1.3文獻(xiàn)的形式重要是書面和電子版兩種，我司應(yīng)對(duì)多個(gè)媒體形式的文獻(xiàn)進(jìn)行有效控制。4.2文獻(xiàn)的編制和審批4.2.1文獻(xiàn)編制和審批的權(quán)限我司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目的由總經(jīng)理主持制訂并同意公布；《質(zhì)量管理手冊(cè)》由管理者代表組織管理部等有關(guān)部門共同編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后公布；程序文獻(xiàn)由各有關(guān)職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審核，總經(jīng)理同意后公布；支持性文獻(xiàn)由職能部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理同意。統(tǒng)計(jì)格式隨有關(guān)文獻(xiàn)一同審批。統(tǒng)計(jì)表格的使用和管理，執(zhí)行《統(tǒng)計(jì)控制程序》。4.2.2負(fù)責(zé)文獻(xiàn)審批的人員，應(yīng)對(duì)文獻(xiàn)的符合性、充足性、適宜性以及文獻(xiàn)間的協(xié)調(diào)性負(fù)責(zé)，審批時(shí)填寫《文獻(xiàn)審批表》，以作為審批的證據(jù)。文獻(xiàn)審批時(shí)，同時(shí)擬定文獻(xiàn)的發(fā)放范疇。（在各個(gè)文獻(xiàn)封面上審批簽字也可。）4.3文獻(xiàn)的編號(hào)規(guī)則4.3.1《質(zhì)量管理手冊(cè)》、程序文獻(xiàn)、與質(zhì)量管理體系有關(guān)的有關(guān)文獻(xiàn)編號(hào)、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)編號(hào)執(zhí)行《文獻(xiàn)編號(hào)原則》。4.3.2外來(lái)文獻(xiàn)編號(hào)按下述規(guī)定：外來(lái)文獻(xiàn)采用原文獻(xiàn)號(hào)；屬國(guó)標(biāo)等外來(lái)文獻(xiàn)用原編號(hào)。4.4文獻(xiàn)的版本及修訂狀態(tài)4.4.1版本號(hào)的管理文獻(xiàn)換版后，該文獻(xiàn)的版本號(hào)應(yīng)更新。我司《質(zhì)量管理手冊(cè)》及程序文獻(xiàn)的版本號(hào)以英文字母A、B、C…表達(dá)，A為第一版，B為第二版，依次類推；4.4.2修訂狀態(tài)的管理文獻(xiàn)作了修改但未換版時(shí)，應(yīng)標(biāo)記修訂狀態(tài)。修訂狀態(tài)的序號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2……表達(dá)，0為原版未修訂，l為第一次修訂，依次類推。4.5文獻(xiàn)的發(fā)放與管理4.5.1經(jīng)同意后的文獻(xiàn)，由管理部列入公司《受控文獻(xiàn)清單》，并對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。管理部統(tǒng)一印制，審批件或原件歸檔保存，存入計(jì)算機(jī)的文獻(xiàn)均留備份。4.5.2文獻(xiàn)發(fā)放前，管理部根據(jù)擬定的發(fā)放范疇標(biāo)明發(fā)放號(hào)和受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文獻(xiàn)由管理部蓋“受控”章，任何受控文獻(xiàn)均應(yīng)確保其為有效版本。4.5.3文獻(xiàn)發(fā)放時(shí)，管理部填寫《文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)表》，推行發(fā)放手續(xù)，領(lǐng)用人簽字后方可領(lǐng)取。文獻(xiàn)的發(fā)放，應(yīng)確保使用處能獲得合用文獻(xiàn)的有效版本。4.5.4收到文獻(xiàn)后，各職能部門編制《收文記錄表》，涉及發(fā)放給部門個(gè)人的文獻(xiàn)，此清單作為本部門文獻(xiàn)管理的重要根據(jù)。4.5.5外來(lái)文獻(xiàn)的發(fā)放與管理有關(guān)法律法規(guī)和原則：由管理部組織有關(guān)部門進(jìn)行識(shí)別和獲取，管理部定時(shí)更新《質(zhì)量手冊(cè)》附錄中《重要法律法規(guī)和原則清單》。來(lái)自上汽-大眾的文獻(xiàn)：該類文獻(xiàn)各部門及時(shí)將有關(guān)文獻(xiàn)傳遞給管理部，管理部及時(shí)列入《外來(lái)文獻(xiàn)清單》。公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要時(shí)，可打印發(fā)放，發(fā)放時(shí)推行發(fā)放手續(xù)。其它外來(lái)文獻(xiàn)：各部門收到各類外來(lái)文獻(xiàn)后，應(yīng)到管理部備案登記在《外來(lái)文獻(xiàn)清單》，再行發(fā)放到有關(guān)部門使用。 4.5.6各部門文獻(xiàn)的持有者，應(yīng)妥善保管所持有的文獻(xiàn)，不得丟失或損壞。如發(fā)生丟失或損壞等狀況影響使用時(shí)，應(yīng)報(bào)管理部重新辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。4.5.7電子文獻(xiàn)的管理電子文獻(xiàn)應(yīng)標(biāo)記清晰，以免新舊版本混用。電子文獻(xiàn)由管理部負(fù)責(zé)修改，其它部門只能使用，不能更改。管理部負(fù)責(zé)打印質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)，其它部門不能私自打印。不管哪個(gè)部門編制的體系文獻(xiàn)，其電子版均應(yīng)及時(shí)報(bào)管理部備案，任何更改均應(yīng)報(bào)綜合部承認(rèn)，并對(duì)備份文獻(xiàn)進(jìn)行更新，并以此作為有效版本。管理部應(yīng)由專人按類別設(shè)計(jì)文獻(xiàn)夾，以有效管理各類文獻(xiàn)。對(duì)其它電子媒體形式（如影像資料、軟盤、光盤）的文獻(xiàn)，各部門進(jìn)行分類管理，做好防磁、防潮、防劃傷、防磕碰，以免損壞、丟失。4.5.8文獻(xiàn)的借閱和復(fù)制文獻(xiàn)借閱，有關(guān)人員應(yīng)做好登記填寫《文獻(xiàn)資料借用記錄表》，并及時(shí)償還。為確保整個(gè)公司全部文獻(xiàn)的有效管理，文獻(xiàn)不能私自復(fù)印，任何文獻(xiàn)復(fù)印均由管理部負(fù)責(zé)，應(yīng)推行文獻(xiàn)發(fā)放手續(xù)，并作發(fā)放登記《文獻(xiàn)資料借用統(tǒng)計(jì)表》。技術(shù)文獻(xiàn)的借閱，應(yīng)推行正常的借閱手續(xù)，做好《文獻(xiàn)資料借用記錄表》。4.5.9文獻(xiàn)的目視化管理對(duì)于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用頻繁的文獻(xiàn)，公司應(yīng)采用方法，如掛上墻或設(shè)備旁，或塑封等，方便于操作人員方便使用。4.6文獻(xiàn)的評(píng)審、更改、回收及作廢4.公司每年結(jié)合內(nèi)部審核對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)評(píng)審一次，文獻(xiàn)評(píng)審工作重要由管理者代表組織管理部及內(nèi)審組進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審成果在內(nèi)審有關(guān)統(tǒng)計(jì)中體現(xiàn)。特殊狀況時(shí)，可隨時(shí)組織有關(guān)部門對(duì)某些文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審務(wù)必考慮我司組織機(jī)構(gòu)、崗位變化等內(nèi)部因素對(duì)文獻(xiàn)充足性及合用性的影響，同時(shí)也要考慮到法律法規(guī)、有關(guān)原則、上汽-大眾規(guī)定的變化、市場(chǎng)需求等外部因素，填寫《文獻(xiàn)評(píng)審統(tǒng)計(jì)》。4.4.6.2.1當(dāng)發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)的規(guī)定不充足或不適宜時(shí)，可組織有關(guān)人員對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行修改。4.6.2.2有關(guān)人員可填制《文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單》，明確更改因素、具體更改內(nèi)容，并經(jīng)原文獻(xiàn)的審批人進(jìn)行審核、同意后，由管理部實(shí)施更改。4.6.2.3更改方式可涉及杠改、換頁(yè)和換版。文獻(xiàn)可采用杠改方式，但應(yīng)在文獻(xiàn)中注明日期并簽字；當(dāng)頁(yè)面修改量大影響清晰閱讀時(shí)，應(yīng)更換新頁(yè)，并做好標(biāo)記。在發(fā)放新頁(yè)時(shí)，應(yīng)收回作廢頁(yè)，以確保文獻(xiàn)受控有效。當(dāng)通過(guò)上述方式不能保持文獻(xiàn)清晰時(shí)，應(yīng)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行換版，并做好版本標(biāo)記。在發(fā)放新版時(shí)，應(yīng)收回作舊版。4.6.2.4《質(zhì)量管理手冊(cè)4.文獻(xiàn)經(jīng)多次更改或大幅度修改時(shí)，應(yīng)當(dāng)換版，原版文獻(xiàn)作廢。作廢文獻(xiàn)需要銷毀，管理部填寫《文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)銷毀記錄表》，由管理者代表簽字同意后，由管理部統(tǒng)一銷毀。因任何因素需將作廢文獻(xiàn)保存時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并蓋“作廢保存”章以示區(qū)別。4.7文獻(xiàn)管理的監(jiān)督檢查管理者代表應(yīng)組織管理部等有關(guān)人員，定時(shí)對(duì)文獻(xiàn)管理等體系的重要過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題責(zé)成有關(guān)部門整治。5有關(guān)文獻(xiàn)序號(hào)文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號(hào)責(zé)任部門備注1統(tǒng)計(jì)控制程序HWMD-CX-4.2.4管理部2文獻(xiàn)管理制度HWMD-GL-4.2.3-01管理部3文獻(xiàn)編號(hào)原則HWMD-GL-4.2.3-02管理部6有關(guān)統(tǒng)計(jì)序號(hào)統(tǒng)計(jì)名稱統(tǒng)計(jì)編號(hào)保存期責(zé)任部門備注1文獻(xiàn)審批表JL-4.2.3-01三年管理部2文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)表JL-4.2.3-02三年管理部3文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單JL-4.2.3-03三年管理部4受控文獻(xiàn)清單JL-4.2.3-04三年管理部5文獻(xiàn)/統(tǒng)計(jì)銷毀記錄表JL-4.2.3-05三年管理部6收文記錄表JL-4.2.3-06三年管理部7外來(lái)文獻(xiàn)清單JL-4.2.3-07三年管理部8文獻(xiàn)資料借用記錄表JL-4.2.3-08三年管理部9文獻(xiàn)評(píng)審統(tǒng)計(jì)JL-4.2.3-09三年管理部

文獻(xiàn)控制流程圖責(zé)任部門/人流程說(shuō)明有關(guān)部門管理者代表、總經(jīng)理管理部管理部各部門有關(guān)部門有關(guān)部門/管理部管理部管理部N銷毀舊版/頁(yè)換版/頁(yè)時(shí)與否保存Y標(biāo)識(shí)實(shí)施更改作廢更改申請(qǐng)更改審批獲取外來(lái)文獻(xiàn)識(shí)別YN與否同意標(biāo)識(shí)YN實(shí)施與管理評(píng)審與否合用發(fā)放與登記審批文獻(xiàn)編制N銷毀舊版/頁(yè)換版/頁(yè)時(shí)與否保存Y標(biāo)識(shí)實(shí)施