辦公室人員人際形象及其開發(fā)

辦公室人員人際形象及其開發(fā)

辦公室的人際形象是指辦公室員工對人際關(guān)系的總體印象和評價。辦公室人員的人際關(guān)系是一種無形的財(cái)富,通過辦公室人際形象的開發(fā),有助于提高辦公室人員的知名度,提高辦公室人員的信譽(yù);有助于增進(jìn)同事之間、上下級之間的認(rèn)識和了解;有助于辦公室人員廣結(jié)善緣,謀求進(jìn)一步的發(fā)展;有助于辦公室人員進(jìn)一步明確發(fā)展方向,施展才華;有助于調(diào)節(jié)辦公室人際關(guān)系,增強(qiáng)辦公室集體的戰(zhàn)斗力。在此,筆者就辦公室人際形象及其開發(fā)做一些膚淺探討。一、辦公室的人際形象特征辦公室人際形象百態(tài)紛呈,復(fù)雜多變,其主要特點(diǎn)可以概括為:1.觀察認(rèn)識的基礎(chǔ)人際形象的形成過程較為復(fù)雜,它是人們通過對辦公室人員與人交往過程中的言行舉止進(jìn)行長時間、多方面的觀察認(rèn)識和綜合比較后才形成的印象和評價。至于得出什么樣的印象和評價,將取決于多方面的因素。2.定能產(chǎn)生預(yù)期的效果辦公室人員主觀上想塑造好自己的形象,卻并不一定能產(chǎn)生預(yù)期的效果。因?yàn)槿藗冊谒枷?、工作、能力、地位、情感和心理等方面存在著一定的差?所以對于同一事物的認(rèn)識,也會產(chǎn)生較大的差異。3.可變性不同時代、不同地域、不同的人們對形象具有不同的期望和要求,而我們所要塑造的形象也必須適應(yīng)這種不斷發(fā)展變化的期望和要求。4.穩(wěn)定辦公室人際形象一旦形成,將在相當(dāng)長一段時間內(nèi)基本上不產(chǎn)生本質(zhì)上的變化,它具有相對的穩(wěn)定性。二、堅(jiān)持正確的塑造人際形象辦公室人員在進(jìn)行人際形象開發(fā)時,要全面、充分地了解自身的基本情況、主要特點(diǎn),在此基礎(chǔ)上有意識地對自我提出相應(yīng)的要求,從而塑造相應(yīng)的人際形象。每個辦公室人員在工作、處事和待人接物等方面都會有自己的長處和特點(diǎn),而一個較為成熟的辦公室人員還會形成自己的風(fēng)格。這些都是其人際形象定位的基礎(chǔ)。辦公室人員應(yīng)對這些內(nèi)容做出概括和提煉,并且在日常工作中,有意識地保持和發(fā)揚(yáng)這種特點(diǎn),并尋找合適的機(jī)會做進(jìn)一步的表現(xiàn)和宣傳。任何人都有自己的弱點(diǎn),但只要不是原則性的,對辦公室人際形象的塑造不會形成太大的負(fù)面影響。對辦公室人員人際交往中的弱點(diǎn),雖然不能作為塑造形象的依據(jù),但也不用回避,在必要的時候向他人講明,反而能使形象更真實(shí)、可信。辦公室人員應(yīng)認(rèn)識到,塑造形象是一個選擇的過程,而對方認(rèn)識、認(rèn)可和接受形象也是一個選擇的過程。所以,辦公室人員在人際形象開發(fā)時,應(yīng)全面、充分地了解群眾的情況以及所處的環(huán)境情況。辦公室人際形象的塑造,既要注重辦公室人員人際形象的外在因素,更要注重其內(nèi)在因素。辦公室人際形象的內(nèi)在因素主要包括辦公室人員的政治素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等。辦公室人際形象的外在因素主要包括辦公室人員的儀表、精神面貌、個人風(fēng)度以及言行舉止等。辦公室人員在人際形象塑造方面應(yīng)注意以下幾點(diǎn):第一,切忌形象包裝方面的表面化、庸俗化。辦公室人際形象應(yīng)具有一定的整體性。第二,形象建立在印象累積基礎(chǔ)之上,不能過于強(qiáng)調(diào)短期效應(yīng)。要長期保持良好行為的一致性和一貫性,盡量避免前后矛盾的行為。第三,樹立辦公室人際形象要講究名實(shí)相符,形象宣傳與形象內(nèi)涵不能差距過大。第四,不能過度表現(xiàn)自我,忽略集體合作。第五,形象的定位要符合時代性。第六,辦公室人員不可忽略“小節(jié)”對形象的影響作用。三、堅(jiān)持主觀信任的特征,有可能帶來社會信任誠實(shí)可信的辦公室人際形象是人們廣為接受的一種形象。人們在相互接觸交往中,如果有了信任感,人與人之間的心理距離就會縮短,人們的感情也當(dāng)然會更加融洽。誠實(shí)可信的辦公室人際形象有助于人們通力合作,為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)做出自己的努力。信任可分為三種類型:道德信任、技術(shù)信任和人際信任。道德信任是人們的一種社會情感的信任;這里所說的技術(shù)信任即人們對辦公室工作人員技術(shù)能力的認(rèn)可,相信他在完成某項(xiàng)任務(wù)的時候,技術(shù)方面具有一定的可靠性;人際信任是親和力的基礎(chǔ)。其表現(xiàn)為善于了解和滿足他人的需要,有較好的人際關(guān)系。辦公室人員有了人際信任,在生活、工作之中就會經(jīng)常獲得幫助,贏得友情。誠實(shí)可信的形象是具體的,實(shí)實(shí)在在的,一般通過三大效應(yīng)來表現(xiàn):一是通過行動效應(yīng)表現(xiàn)。這是最基本的,也是最有說服力的。這種信任表現(xiàn)為:有事經(jīng)常與人商量,上級在工作中依靠和相信下級,工作中不嫉賢妒能等等。二是通過感情效應(yīng)表達(dá)。關(guān)心他人的疾苦,在他人遇到困難時,熱情相助。三是通過語言效應(yīng)表達(dá)。語言是表達(dá)信任的橋梁,通過語言,將信任傳遞給對方,使對方真實(shí)地感受到這種信任。四、能夠駕駛的人際形象1.堅(jiān)持積極主動的精神風(fēng)貌(1)精明干練的辦事才能。辦公室的工作特點(diǎn)要求辦公室人員頭腦靈活,思路敏捷,辦事利落,能分清事情的輕重緩急,有條不紊,做到大事不誤,小事不漏。(2)勤奮工作,積極主動的精神。辦公室工作是一種事務(wù)性、服務(wù)性的工作,辦公室人員勤奮工作的態(tài)度會給人留下很好的印象,其積極主動的精神風(fēng)貌有利于工作的開展。(3)簡明、準(zhǔn)確的語言能力。主要表現(xiàn)為口齒清晰,語氣謙和,語調(diào)適中,語言生動,語意確切。切忌語意表達(dá)不準(zhǔn)確,羅嗦重復(fù)或打官腔。(4)具有豐富的現(xiàn)代文化知識和熟練的基本業(yè)務(wù)知識。辦公室人員應(yīng)在具有豐富的文化知識的基礎(chǔ)上,熟悉自己所在機(jī)關(guān)的政治、業(yè)務(wù)知識,這樣既有利于提高辦公效率,也有利于樹立精明能干的辦公室人員形象。2.堅(jiān)持能力素質(zhì),提高溝通協(xié)調(diào)能力(1)認(rèn)識能力。即人們對客觀事物的認(rèn)識能力,它往往通過觀察、記憶、思維和想象等活動表現(xiàn)出來。(2)決斷能力。決斷能力包括敢于決斷的能力和善于決斷的能力。辦公室人員要能夠抓住問題的實(shí)質(zhì),分清輕重緩急,權(quán)衡利弊得失,當(dāng)機(jī)立斷,及時做出合適的決定。(3)組織能力。即包括指揮部署。組織活動。計(jì)劃協(xié)調(diào)和控制調(diào)節(jié)等多種能力。(4)創(chuàng)新能力。具有一定的改革意識和開拓精神,既敢想、敢闖,又善于思考。(5)應(yīng)變能力。具有在各種緊急情況面前,根據(jù)實(shí)際環(huán)境隨機(jī)應(yīng)變的能力。(6)實(shí)干能力。即精通業(yè)務(wù)、干實(shí)事的能力。(7)預(yù)見能力。即超前地把握事態(tài)發(fā)展趨勢的能力。五、明代的開放性和開闊視野開明開放的辦公室人際形象是現(xiàn)代社會、科技高度發(fā)展的必然要求。開明開放的辦公室人際形象主要表現(xiàn)在以下三個方面:1.提高自身素質(zhì)辦公室人員應(yīng)樹立起開明開放的意識,一方面博采眾長,對自己有正確的認(rèn)識;另一方面又要積極投入到激烈的競爭中,在競爭中發(fā)展自我。要善于接受新事物、新觀念,思想活躍,思維敏捷,與外界保持密切聯(lián)系。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,地球“變小”了,經(jīng)濟(jì)文化交流的節(jié)奏日益加快,競爭日趨激烈。辦公室人員要適應(yīng)這種形勢的要求,不斷提高自身素質(zhì),努力學(xué)習(xí),不斷進(jìn)取。2.信息、技術(shù)、交流,推動自我發(fā)展辦公室人員要擴(kuò)大視野,加強(qiáng)與外界的信息、技