檔案管理辦法

檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。第二條本制度所稱的檔案，是指公司在發(fā)展和經(jīng)營過程中直接形成的、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條檔案工作要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全。第四條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各管轄范圍內(nèi)的檔案，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。第五條檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備一定的專業(yè)知識(shí)。第二章檔案收集、整理和歸檔第六條檔案收集（一）按照《檔案法》和相關(guān)規(guī)定，屬于歸檔范圍內(nèi)的文件，必須按期向公司檔案管理部門移交，統(tǒng)一集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有；（二）立檔部門1、行政部檔案室：整理歸檔公司各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文書檔案、工程檔案、設(shè)備檔案和聲像檔案；2、行政部檔案室：整理歸檔公司內(nèi)部員工的人事檔案；3、財(cái)務(wù)部檔案室：整理歸檔公司固有業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)文字、圖表和電腦軟盤資料；4、其他各業(yè)務(wù)部門：整理歸檔未完成項(xiàng)目的文件材料，項(xiàng)目結(jié)束后一次性移交行政部檔案室歸檔。（三）文件材料歸檔范圍1、機(jī)構(gòu)設(shè)置和員工的招收、招聘、任免材料；2、業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)形成的計(jì)劃、合同、協(xié)議等材料；3、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)方面的文件材料；4、勞動(dòng)工資方面的文件材料5、財(cái)務(wù)管理形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等材料；6、員工檔案方面的文件材料；7、教育培訓(xùn)方面的文件材料；8、基建工程方面的文件材料；9、設(shè)備購置及安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的技術(shù)材料。第七條檔案整理（一）歸檔文件整理程序與方法1、一份文件為一件；2、各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）作為一件；3、正本與定稿共為一件；4、來文與復(fù)文共為一件；5、正件與附件共為一件。（二）歸檔文件整理步驟1、分類方法：（1）區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開；（2）區(qū)分保管期限：文書檔案將文件按永久、長(zhǎng)期、短期3種保管期限分開；會(huì)計(jì)檔案分永久、定期2種保管期限。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。人事檔案的保管期限全部為永久；（3）區(qū)分職能：將文件按黨群工作類、行政管理類、基建工程類、設(shè)備類、音像類、會(huì)計(jì)類、干部職工類、經(jīng)營管理類8種職能分開，同一問題的文件應(yīng)放在一起。2、分類體系說明及分類體系表：（1）一級(jí)類目：根據(jù)公司職能分工，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，將各職能活動(dòng)中所形成的全部檔案進(jìn)行劃分排序，設(shè)立的最高層次類目；（2）二級(jí)類目：對(duì)一級(jí)類目職能的分解，按照工作職能、性質(zhì)設(shè)置。集分類、歸檔范圍、保管期限為一體，反映了各職能活動(dòng)中所形成的所有歸檔的文件材料、分類排序、保管期限劃分情況；（3）三級(jí)類目：對(duì)二級(jí)類目的細(xì)分，表現(xiàn)為歸檔范圍的條款，揭示問題或文件內(nèi)容；（4）保管期限：按照國家對(duì)保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定，對(duì)三級(jí)類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限。分類體系表一級(jí)目錄類目名稱二級(jí)類目名稱序號(hào)歸檔條款期限行政管理類行政綜合1年終工作總結(jié)、公司年報(bào)永久2辦公會(huì)議紀(jì)要永久3大事記、組織沿革、文件材料永久4上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作形成的題詞、講話等重要文件永久5與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料（1）有歷史作用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的（2）重要的（3）一般的永久長(zhǎng)期短期6專題總結(jié)、各部門年度工作總結(jié)、計(jì)劃長(zhǎng)期7參加各類團(tuán)體、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)成員的登記、證書長(zhǎng)期8動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)訊、宣傳文稿、資料長(zhǎng)期人事管理1機(jī)構(gòu)成立、撤并、名稱更改、啟用印章的報(bào)告、批復(fù)、通知永久2機(jī)構(gòu)編制、干部職務(wù)任免報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知永久3員工花名冊(cè)、勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)表永久4表彰先進(jìn)集體（個(gè)人）的決定、通報(bào)長(zhǎng)期5員工的錄用轉(zhuǎn)正、升級(jí)調(diào)資、自動(dòng)離職、離退休、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、勞保福利、工資改革方案、調(diào)資的通知等方面的文件材料長(zhǎng)期6員工教育、培訓(xùn)、進(jìn)修、普法教育、年終考核短期文秘檔案1檔案案卷目錄、檔案全宗說明、檔案情況統(tǒng)計(jì)表、檔案移交和銷毀清冊(cè)永久2保密檔案工作的制度、查處泄密案件的文件材料長(zhǎng)期3文書處理、信息工作的文件材料短期行政后勤安全1有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)等文件材料永久2財(cái)產(chǎn)登記、財(cái)產(chǎn)、物資交接憑證及清冊(cè)長(zhǎng)期3水電、公共設(shè)施、車輛管理、醫(yī)療、辦公用品等管理制度短期4安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)、消防工作的情況報(bào)告、通知、查處文件短期一級(jí)目錄二級(jí)目錄序號(hào)歸檔條款期限設(shè)備類辦公自動(dòng)化電腦、復(fù)印機(jī)、設(shè)備、儀器（萬元以上）購置的計(jì)劃、請(qǐng)示、批復(fù)、型號(hào)及使用說明長(zhǎng)期聲像類照片錄像錄音1上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是視察工作的照片、底片、錄像帶、錄音帶長(zhǎng)期2國內(nèi)外來賓考察時(shí)的照片、底片、錄像帶、錄音帶長(zhǎng)期3公司開業(yè)、典禮的照片、錄像帶、錄音帶長(zhǎng)期4重大節(jié)日活動(dòng)的照片、底片、錄像帶、錄音帶長(zhǎng)期5公司重大會(huì)議和活動(dòng)的照片、底片、錄像帶、錄音帶長(zhǎng)期會(huì)計(jì)類會(huì)計(jì)憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年會(huì)計(jì)賬簿1總賬（包括日記總賬）15年2明細(xì)賬15年3日記賬（現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）15年4固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后）5年5輔助賬簿15年財(cái)務(wù)報(bào)告1月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）3年2年度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）永久其他類1會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對(duì)賬單5年一級(jí)目錄名稱二級(jí)類目序號(hào)歸檔條款期限投資管理類經(jīng)營決策1董事會(huì)紀(jì)要、決議、決定、授權(quán)書永久2企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、設(shè)想、方案長(zhǎng)期企業(yè)管理1公司章程、企業(yè)變更經(jīng)營范圍、法人代表、注冊(cè)資本的批復(fù)長(zhǎng)期2各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、辦法長(zhǎng)期財(cái)務(wù)1開設(shè)賬戶的批復(fù)永久2會(huì)計(jì)師驗(yàn)資、審計(jì)報(bào)告書永久3股權(quán)投資合同：股權(quán)過戶、股權(quán)管理中的相關(guān)文件長(zhǎng)期投資企業(yè)1投資合同、公司章程、可行性報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、終止（或撤銷）公司的請(qǐng)示、批復(fù)長(zhǎng)期2董事會(huì)紀(jì)要、年終總結(jié)、董事會(huì)成員的任免、報(bào)表、工作匯報(bào)、報(bào)告、批復(fù)、內(nèi)部承包合同長(zhǎng)期3有關(guān)加強(qiáng)股權(quán)投資、投資項(xiàng)目的報(bào)告、匯報(bào)短期3、裝訂：歸檔文件材料應(yīng)逐件裝訂，使用的裝訂材料應(yīng)有利于檔案保護(hù)，裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后；4、排列：同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔文件材料按文件形成時(shí)一間或問題排列；5、加蓋檔號(hào)章：在每件檔案首頁上方加蓋檔號(hào)章并填寫有關(guān)欄目，檔號(hào)章包括全宗號(hào)、保管期限、年度、件號(hào)；6、裝盒：檔案應(yīng)裝滿檔案盒，其厚度不超過檔案盒厚度；7、編目：（1）編制檔案目錄；（2）填寫檔案盒封面與背脊；（3）填寫備考表。8、檔案排序上架：為維護(hù)檔案的整體性和方便查找利用，按照年度、保管期限排列。第八條文件歸檔（一）歸檔時(shí)間1、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，必須在次年3月份以前收集齊全，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，按文件材料歸檔所屬范圍移交各檔案室；2、各檔案室必須在次年上半年完成檔案歸檔工作。（二）歸檔要求（1）歸檔文件應(yīng)真實(shí)，齊全完整，文字清楚；（2）經(jīng)過檔案分類、整理、立卷，保持文件之間在時(shí)間、來源、內(nèi)容上的內(nèi)在聯(lián)系；（3）正確地劃分保管期限，不同保管期限的文件分別組卷；（4）采用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的檔案卷皮和裝具材料，按規(guī)范化要求，裝訂案卷，填寫封面。第三章檔案管理第九條檔案保管（一）賬物相符。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟；（二）以防為主，防治結(jié)合。檔案完好時(shí)要采取有效措施，預(yù)防檔案的損壞，一旦受損之后，要及時(shí)進(jìn)行妥善治理；（三）檔案庫房為機(jī)要重地，必須確保安全、保密。庫房專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理員未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房?jī)?nèi)。（四）檔案資料要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整齊、美觀，保持庫房?jī)?nèi)空氣流通；（五）檔案庫房應(yīng)一年進(jìn)行一次全面檢查或不定期的重點(diǎn)抽查，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指示處理。出現(xiàn)盜竊、遺失、泄密或損毀情況，應(yīng)立即追查，并將處理情況上報(bào)；（六）存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。第十條檔案提供利用（一）檔案管理員要熟悉館藏檔案資料的情況，編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，以便及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案利用；（二）檔案資料主要提供給本公司員工查閱利用。凡查閱檔案資料者，一律要履行利用檔案登記手續(xù)，填寫《檔案利用登記簿》，并留下借據(jù)。借閱的檔案資料用后應(yīng)及時(shí)歸還，檔案管理員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)；（三）外來單位需查閱公司檔案資料，要出示單位證明和本人工作證件，經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可以查閱；（四）公司保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財(cái)務(wù)部、批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制。申請(qǐng)查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理審批和登記手續(xù)。由申請(qǐng)人在《會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記簿》上簽字，列明查閱或復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容，并注明查閱或復(fù)制的原因，經(jīng)財(cái)務(wù)部、投資業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，通過檔案保管員領(lǐng)取會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行查閱或復(fù)制；（五）檔案資料是國家和公司的寶貴財(cái)富，借閱者應(yīng)予愛護(hù)，并對(duì)所借閱的檔案資料的安全、保密和完整負(fù)責(zé)。不得隨意損壞、涂改、沾污、標(biāo)記、拆散、抽頁、折角、轉(zhuǎn)借、更不得丟失；（六）所借閱的檔案資料，未經(jīng)檔案保管員同意，任何人不得擅自攝制、翻印和公布檔案材料，更不得隨便向外商提供或攜帶、運(yùn)輸及郵寄出境。第十一條檔案統(tǒng)計(jì)（一）檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記；（二）全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次；（三）及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效益；（四）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)，符合上級(jí)要求。第十二條檔案鑒定和銷毀（一）根據(jù)國家檔案局《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》、財(cái)政部與國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其他規(guī)定，合理地劃分檔案保管期限；（二）對(duì)己超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行定期鑒定。鑒定檔案在行政部負(fù)責(zé)人主持下，由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行；（三）鑒定小組成員應(yīng)熟悉鑒定的原則和辦法，全面分析文件材料的歷史價(jià)值，準(zhǔn)確地確定檔案保存價(jià)值，提出鑒定、整理意見：（四）鑒定工作結(jié)束后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案予以銷毀。1、填寫”檔案銷毀清冊(cè)”以備查考；2、經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能銷毀；3、銷毀檔案時(shí)，必須指派2人以上專人對(duì)照”檔案銷毀清冊(cè)”檢查檔案，確認(rèn)無誤后，方可銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明”已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章。（五）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第十三條檔案管理員調(diào)離時(shí)，應(yīng)按冊(cè)清點(diǎn)，逐項(xiàng)辦理移交檔案手續(xù)，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢