論文檔一體化與檔案整理

論文檔一體化與檔案整理

所謂“文件一體化”，是指整個(gè)文件流程的計(jì)算機(jī)控制，包括文件登記和處理、文檔、文檔、日志、搜索、使用和其他鏈接。其高效、快捷、靈活的現(xiàn)代化管理模式對我國幾十年來傳統(tǒng)的文書檔案管理理論和實(shí)踐方法產(chǎn)生巨大沖擊和挑戰(zhàn)。簡化整理,深化檢索已成為文書檔案管理工作者進(jìn)行立卷改革的共識。一、傳統(tǒng)立卷式表達(dá)方式導(dǎo)致檔案復(fù)雜性辦公自動(dòng)化使文件跨越到檔案這一步,不再以“立卷”這一形式作為一種標(biāo)志或分界線。只要文件的實(shí)體存在,就可以通過計(jì)算機(jī)迅速調(diào)閱,任意組合。并由計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)邏輯上多途徑的文件級檢索,快速直接地查找到所要利用的文件。而傳統(tǒng)手工下“案卷”的組合,操作程序復(fù)雜繁瑣、組卷方法也因人而異。如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷的話,那么僅計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)這一項(xiàng),就將困難重重。若再運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索,那么傳統(tǒng)的案卷級加文件級檢索方法既增加數(shù)據(jù)錄入量,又影響檢索速度,使查找和利用檔案變得復(fù)雜化。“案卷”作為檔案整理單位,已越來越不適應(yīng)辦公自動(dòng)化下文檔一體化的管理模式。取消“案卷”直接以“件”為保管單位進(jìn)行管理,是現(xiàn)代化管理的必然趨勢,是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理模式的前提。二、同一種依據(jù)法上的檔案分類取消“案卷”的概念,也就是取消立卷過程中的人為組合等因素,取消卷皮、卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄,使檔案整理工作明顯得到簡化,有利于檔案的檢索和開發(fā)利用,加快文檔一體化在文書檔案管理工作中的實(shí)現(xiàn)。以“件”為保管單位裝訂:首先歸檔文件按“件”裝訂,一般以每份文件為一件;文件正本與定稿為一件,正本在前,定稿在后;正本與附件為一件,正文在前,附件在后;原件與復(fù)制件為一件,原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文可為一件,復(fù)文在前,來文在后;報(bào)表、名冊、圖冊(本)等一冊(本)為一件;重要文件的歷次草稿各為一件。歸檔文件的分類:指對全宗內(nèi)歸檔文件實(shí)體分類,即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同分成若干層次的類。機(jī)關(guān)單位根據(jù)自身文件材料形成情況,通常是結(jié)合運(yùn)用保管期限、年度、組織機(jī)構(gòu)和問題分類法對歸檔文件進(jìn)行分類。下面列舉三種常見結(jié)合保管期限的復(fù)式分類法。1.年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法:這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定,每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)每年形成的歸檔文件數(shù)量較多的立檔單位。尤其適用于推行部門整理歸檔文件的大機(jī)關(guān)單位?？蓪⑼荒甓取⑼粰C(jī)構(gòu)的檔案排列在一起,便于文件實(shí)體查閱。2.保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法:這種分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)較穩(wěn)定,每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)每年形成的歸檔文件數(shù)量較少的單位?？蓪⑼环N保管期限的檔案排列在一起,便于檔案移交進(jìn)館和銷毀保管期滿的檔案。3.年度——問題——保管期限分類法:這種分類法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化頻繁復(fù)雜,機(jī)構(gòu)之間分工不明確或內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡單甚至沒有內(nèi)部機(jī)構(gòu),并且每年的每個(gè)問題形成的歸檔文件數(shù)量很多的立檔單位。歸檔文件的排列:指在分類方案的最低一級類目內(nèi)按照一定的方法確定歸檔文件的先后順序。先按事由原則將屬于同一事由的一組文件集中在一起。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議可以分別看作一個(gè)事由;一次會(huì)議還可以分為籌備、開幕、不同議程、閉幕等幾個(gè)事由;一次請示或報(bào)告在批復(fù)或批示收到后,可看作一個(gè)事由結(jié)束。同一事由內(nèi)歸檔文件可按時(shí)間排列還可按重要程度排列。不同事由間歸檔文件的排列可按時(shí)間排列,也可按重要程度排列,還可按事由具有的共同屬性:按責(zé)任者或承辦部門,比如設(shè)司的機(jī)關(guān),可將司內(nèi)不同處室形成的文件分別集中排列;按不同的小問題,比如一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的不同職能可看作是不同的小問題,機(jī)關(guān)人事處可將干部調(diào)配、職稱評定、出國審查等小問題分別集中排列。歸檔文件的編號:歸檔文件按其分類排列次序逐件編號,每份文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章上設(shè)置必備項(xiàng):全宗號、年度、保管期限、件號,并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)。其中件號就是文件的排列順序號,分為檔案室編件號和檔案館編件號。歸檔文件的編目:歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和檔案室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注項(xiàng)目。歸檔文件的裝盒:文件裝盒時(shí),應(yīng)嚴(yán)格將不同年度、不同保管期限和不同機(jī)構(gòu)(問題)的歸檔文件分別裝入不同的檔案盒。并且按照室編件號順序,一盒裝滿后再順次裝下一盒,不要求將同一事由的所有文件都裝入同一檔案盒。三、規(guī)范文件歸檔,確保文書檔案管理正常取消立卷,并不意味著文件就不需要轉(zhuǎn)化為檔案,辦理完畢后的文件仍然需要?dú)w檔,這是必不可少的環(huán)節(jié)。隨辦隨歸檔,就是隨著文件的辦理完畢就將其歸入檔案?，F(xiàn)階段,文檔一體化管理要求紙質(zhì)、電子文件實(shí)行雙套歸檔制度。文件歸檔有三個(gè)條件,一是必須是已經(jīng)辦理完畢的文件,完成了文書處理程序即可歸檔保存。二是必須有完整、齊全的電子文件相輔佐。三是必須具有一定的保存價(jià)值,并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別歸檔,分盒排列。凡經(jīng)辦理的文件即使以“件”為單位,仍然需要對其有無保存價(jià)值,是否屬歸檔范圍進(jìn)行鑒定和篩選,如果不考慮其是否有保存價(jià)值一律保存起來,那就混淆了檔案與文件的區(qū)別。對歸檔文件逐份鑒定并確定保管期限,具體做法是在“歸檔章”上設(shè)立“保管期限”這個(gè)標(biāo)識項(xiàng)目,隨辦隨歸檔的同時(shí)就進(jìn)行鑒定并在每份文件上加蓋“歸檔章”戳記。然后按照文件不同的保管期限分別歸檔,分盒排列。當(dāng)利用者需要借閱某份檔案時(shí),管理人員可以根據(jù)文件不同價(jià)值方便地查找出來,有利于對重點(diǎn)檔案進(jìn)行保護(hù)和開發(fā)利用。在向檔案館移交檔案時(shí),也可以很方便地抽取出“永久”和“長期”檔案。綜上所述,從“案卷”到“件”