檔案目錄組織方法

檔案目錄組織方法一、檔案分類目錄的組織檔案分類目錄的組織包括條目排列、參照卡和導(dǎo)卡的設(shè)置、字順類目索引的編制幾個(gè)方面。1、條目排列將已經(jīng)著錄的條目按分類號的順序排列起來,對同一類號的條目再按時(shí)間順序、題名、責(zé)任者字順等其他特征排列。2、參照卡用于揭示類目間相互關(guān)系,指引利用者準(zhǔn)確查找到所需檔案。分為:①一般參照卡。用來表示類目的注釋或說明分類規(guī)則?？筛嬖V利用者,此類只收什么檔案,什么檔案本類不反映,應(yīng)到哪個(gè)類去查找。②直接參照卡(又稱單純參照卡)。用來指引利用者從未被采用的類目到被采用的類目查找,參照符號用“見”表示。③相關(guān)參照卡。用來表示類目間的交叉關(guān)系,用“互見”作參照符號。參照卡可單獨(dú)編制,也可與一般導(dǎo)卡合編。3、導(dǎo)卡也稱指引卡,是一種上端有耳狀突出的卡片,用于揭示分類目錄的結(jié)構(gòu)及其邏輯體系,指導(dǎo)人們在目錄內(nèi)迅速準(zhǔn)確地查到所需檔案卡片。分為:①一般導(dǎo)卡。幫助利用者在目錄內(nèi)迅速找到所需的那個(gè)類。一般可在每一類前放一張概括本類內(nèi)容的導(dǎo)卡,在耳狀突出處標(biāo)明類號及類目名稱,其下注明該類直接下位類類號及類目名稱。②特殊導(dǎo)卡。將某些重要檔案的卡片突出推薦。4、字順類目索引將分類目錄的類目按字順排列起來,提供從字順主題入手查找檔案的途徑,提高分類目錄的利用效率。分直接索引和相關(guān)索引兩種,其中相關(guān)索引用處較大,其編制方法如下:①對類名進(jìn)行規(guī)范化處理,將之轉(zhuǎn)化為標(biāo)題形式;②補(bǔ)充分類表中未列的概念,如類名同義詞、表中未收的新學(xué)科、新事物或其他重要概念等;③編制索引款目,對兩個(gè)或兩個(gè)以上主題的類目分別編制款目;④對某些款目詞實(shí)行輪排,使同族概念集中,并提供多條檢索入口;⑤將所有的索引款目按字順排列。二、檔案專題目錄的組織檔案專題目錄是集中揭示有關(guān)某一專題檔案內(nèi)容的檢索工具。它不受全宗的限制,有利于按專題查找檔案材料,對于科學(xué)研究,解決某些專門問題很有幫助,是檔案部門進(jìn)行定題定向服務(wù)的有效工具。檔案專題目錄的編制程序如下:1、選題應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)工作的需要、利用者的某一特定需要,從本館所藏檔案材料的具體情況出發(fā),選擇具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的專題。選題是決定專題目錄能否產(chǎn)生較大效益的關(guān)鍵,分被動(dòng)選題和主動(dòng)選題兩種方式。被動(dòng)選題是根據(jù)主管部門下達(dá)的任務(wù)或有關(guān)部門提出的委托進(jìn)行選題;主動(dòng)選題是根據(jù)當(dāng)前的中心工作、社會生活的重大事件及各項(xiàng)工作的具體要求,結(jié)合本館所藏檔案狀況和人力、物力等自主選題。選題的基本原則是要盡量滿足當(dāng)前需要,以重大課題為主,兼顧一般要求,量力而行。2、選材有關(guān)某一題目的檔案數(shù)量往往很多,這些檔案可能涉及到好幾個(gè)全宗,各全宗中所含有關(guān)該專題的檔案的數(shù)量和角度不同,需對這些材料進(jìn)行挑選,挑出能夠反映專題本質(zhì)的有價(jià)值的材料,既不遺漏有用的檔案,又防止充塞許多對本專題意義不大的檔案?？梢岳矛F(xiàn)有的檢索工具選材。3、著錄對選好的材料進(jìn)行著錄,也可借用分類目錄中的卡片。4、排列一般按分類號排列,也可按時(shí)間、地區(qū)等標(biāo)準(zhǔn)排列,根據(jù)所收檔案的特點(diǎn)而定。三、檔案主題目錄的組織檔案主題目錄是根據(jù)檔案主題法的原理,按檔案主題詞的字順組織起來的目錄。主題目錄不受全宗和分類體系的限制,直接從事物出發(fā)按字順查找所需檔案,靈活性強(qiáng),便于進(jìn)行特性檢索,但系統(tǒng)性不如分類目錄。其編排方法如下:1、標(biāo)題形式的選擇標(biāo)題形式有單一標(biāo)題、復(fù)合標(biāo)題、倒置標(biāo)題等。單一標(biāo)題是由一個(gè)主題詞構(gòu)成的標(biāo)題,如“經(jīng)濟(jì)改革”、“糧食”等。復(fù)合標(biāo)題是由兩個(gè)以上具有邏輯關(guān)系的主題詞組配而成的標(biāo)題,主題詞之間為概念限定關(guān)系時(shí),用短橫連結(jié),如“小麥—種子—繁育”;若為概念相交關(guān)系,則用冒號連結(jié),如“生產(chǎn)作物:經(jīng)濟(jì)作物”。倒置標(biāo)題是將主題詞中的定型詞提前,提供族性檢索的機(jī)會,如“飛機(jī),超音速”,這種標(biāo)題形式有利于同族事物的集中。對一個(gè)主題概念的表達(dá),在同一個(gè)目錄中只能采取一種標(biāo)題形式,須根據(jù)需要選擇適當(dāng)?shù)臉?biāo)題形式。2、主標(biāo)題與副標(biāo)題的確定主標(biāo)題反映的是檔案的中心主題,是查找檔案的主要依據(jù),提供檢索入口;副標(biāo)題是對主標(biāo)題的限定或說明,起細(xì)分作用。應(yīng)選擇具有獨(dú)立檢索意義,符合利用者檢索要求,檔案中較詳細(xì)論述了的主題詞作為主標(biāo)題。3、將著錄卡片按字順排列先按主標(biāo)題字順排,主標(biāo)題相同的,按副標(biāo)題字順排;主標(biāo)題和副標(biāo)題都相同的,按題名或責(zé)任者字順排,也可按年代、地域等特征排列。當(dāng)標(biāo)題中出現(xiàn)外文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字和各種符號時(shí),一般按以下順序排列:()—:,漢文文字拉丁字母斯拉夫字母希臘字母阿拉伯?dāng)?shù)字羅馬數(shù)字對復(fù)合標(biāo)題中有獨(dú)立檢索意義的主題詞應(yīng)進(jìn)行輪排,以提供多條檢索途徑。例如:高產(chǎn)作物:經(jīng)濟(jì)作物輪排經(jīng)濟(jì)作物:高產(chǎn)作物4、參照卡的設(shè)置根據(jù)《中國檔案主題詞表》中的參照項(xiàng)設(shè)置參照卡,顯示主題詞之間的相互關(guān)系,方便檢索。與分類目錄一樣,主題目錄的參照卡也可分為一般參照卡、單純參照卡、相關(guān)參照卡幾種。一般參照卡用來說明某些標(biāo)引規(guī)則及使用主題目錄時(shí)應(yīng)注意的某些事項(xiàng),單純參照卡用來指引利用者由未被用作標(biāo)目的非正式主題詞查到正式主題詞;相關(guān)參照卡用來說明主題標(biāo)目之間的等級關(guān)系和相關(guān)關(guān)系。四、檔案聯(lián)合目錄的組織檔案聯(lián)合目錄是匯總?cè)舾蓹n案館或其他單位收藏的檔案綜合編成的一種檢索工具,如“革命歷史檔案聯(lián)合目錄”、“明清檔案聯(lián)合目錄”、“中華民國檔案聯(lián)合目錄”等。其作用有:1、資源共享。它把分散在各地的檔案從目錄上聯(lián)成一體,可為利用者提供更豐富的檔案線索,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。2、是建立目錄中心的先決條件。3、可推動(dòng)館際間的協(xié)作和交流,便于互通有無,形成全國性或地區(qū)性的協(xié)作網(wǎng)絡(luò),擴(kuò)大檔案利用的范圍。檔案聯(lián)合目錄的編制方式有三種:(1)以一館為基礎(chǔ),其他館校對補(bǔ)充。(2)在統(tǒng)一著錄格式和方法的前提下,各檔案館分頭編制。由一館牽頭校對補(bǔ)充,匯總。(3)各館分編,組織專門班子匯總。聯(lián)合目錄的結(jié)構(gòu)包括:(1)序言或編制說明。說明編制目的、使用范圍、選材標(biāo)準(zhǔn)、著錄