行政管理制度

行政管理制度為加強(qiáng)公司行政管理，使各項(xiàng)管理原則化、制度化、提高辦事效率，特制訂行政管理制度。本制度所指部分為：文獻(xiàn)檔案管理及歸檔制度、會議管理制度、辦公用品用品管理制度、考勤制度、值班制度、接待管理制度、衛(wèi)生管理制度、招聘錄用制度、勞動合同的制訂及保管制度、辭職及辭退和公司保密制度等。第一部分行政事務(wù)管理第一、文獻(xiàn)檔案管理及歸檔制度1、歸檔范疇：公司的各類制度文獻(xiàn)及告知、公司紅頭文獻(xiàn)、勞開工資表、人事檔案、會議統(tǒng)計(jì)、公司決策、市場部合同等含有參考價值的文檔材料。2、凡公司發(fā)文，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意蓋章后，必須交一份復(fù)印件給行政部存檔，另一份需要在公示欄公示。3、公司各部門文獻(xiàn)檔案由行政部歸檔管理，指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，確保原始資料及單據(jù)齊全完整。4、收文程序規(guī)定：凡公司收到需存檔的文獻(xiàn)、資料、檔案，必須填寫收文統(tǒng)計(jì)，由行政人員統(tǒng)一登記簽收管理。5、文檔的借取和借閱程序與規(guī)定：1）、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等公司領(lǐng)導(dǎo)查閱文檔可通過行政部人員辦理有關(guān)手續(xù)，直接提檔。2）、公司其別人員需借取和借閱公司文檔（原件或復(fù)印件）時，必須按規(guī)定填寫“檔案借取（或借閱）記錄表”，并報經(jīng)公司副總經(jīng)理或總助等領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限審批后，行政部人員方可予以借?。ɑ蚪栝啠?）、抽閱文檔須在當(dāng)天償還，借取和抽閱期間對文檔資料必須愛惜，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁私自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，普通內(nèi)部檔案需經(jīng)公司副總經(jīng)理或總助等領(lǐng)導(dǎo)同意方可摘錄和復(fù)制。6、凡交行政部存檔的合同：須做好登記，由行政人員統(tǒng)一整頓并歸檔。第二、會議管理制度1、會議目的：任何會議都必須有目的、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行。開會的目的在于集思廣益，溝通意見，糾正偏差，統(tǒng)一意志，提高工作效率進(jìn)而增進(jìn)問題的解決。2、出席會議人員的擬定，應(yīng)以必須參加為準(zhǔn)則：1）、與會者與會議所要實(shí)現(xiàn)的目的與否負(fù)直接或重要責(zé)任，與會后的工作與否直接有關(guān)。2）、與會者在中心議題方面與否含有專門的知識與經(jīng)驗(yàn)，與否能有助于議題的深化。3）、與會者與否有能力或者有權(quán)力形成一項(xiàng)決策，與否可有可無。3、擬定會議議事日程。1）、重要的議案或事項(xiàng)必須列在整個議事日程的前項(xiàng)，不重要的事項(xiàng)靠后討論。2）、必須合理分派各項(xiàng)議案或事項(xiàng)的時間，要為重要的事項(xiàng)留出足夠的時間，必要時標(biāo)出各議案的時間分派，方便會議主持及與會者控制時間。3）、每次會議議程不必太雜，內(nèi)容不必太多，以提高會議的成效.4）、如屬重要議題，在時間允許的狀況下，能夠事先規(guī)定與會者作準(zhǔn)備，并指定時間提交建議或規(guī)定，由會議主持人歸納匯總，提交會議議定。5）、提前送交與會議議程有關(guān)有的資料或告知會議議題以減少會議討論的時間。4、會議統(tǒng)計(jì)。會議統(tǒng)計(jì)由行政部人員負(fù)責(zé)，規(guī)定真實(shí)、精確、完整。1）、會議統(tǒng)計(jì)涉及兩部分內(nèi)容：會議的組織狀況：涉及會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席者、主持人等。會議內(nèi)容：涉及會議議題，討論講話，形成的決策等。2）、會議統(tǒng)計(jì)辦法：摘要統(tǒng)計(jì)：合用于某些日常性的工作會議，不是每言必錄，而是抓住重點(diǎn)，摘錄要意。具體統(tǒng)計(jì)：合用于領(lǐng)導(dǎo)的重要講話，會議決定、決策等，具體統(tǒng)計(jì)規(guī)定有言必錄，不僅要統(tǒng)計(jì)要點(diǎn)，并且要按照原話統(tǒng)計(jì)下敘述的材料和論證。3）、主持會議須知：（1）、開會時間。（2）、充足理解會議目的，始終把握會議主題，主動引導(dǎo)會議討論。（3）、善于誘導(dǎo)與會人員，主動參加討論。（4）、討論如出現(xiàn)混亂時，應(yīng)以指名方式組織講話。（5）、議題如果偏離主題，應(yīng)在闡明理由后，終止討論。（6）、讓與會者自由地表述意見，盡量公平地給每一種人講話的機(jī)會，不能根據(jù)個人好惡指定講話。對每一議案，都應(yīng)付諸表決，以多數(shù)決定通過或否決。（7）、會議結(jié)論應(yīng)獲得全體承認(rèn)，如有必要應(yīng)宣讀統(tǒng)計(jì)。5、會后工作：會議能否獲得成功，不僅在于會前準(zhǔn)備與否充足，會中組織與否周密，并且還在于會后工作做得好壞。1）、會議簡報：會議統(tǒng)計(jì)是會議的原始材料，是會議內(nèi)容的客觀反映，必須完整、精確、工整，在整頓會議統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上撰寫會議簡報，規(guī)定文字簡潔，篇幅短小，選擇會議中的某些重要內(nèi)容編報,并發(fā)送至參會全部人員。2）、檢查催辦：為了使會議精神落到實(shí)處，對會議重要內(nèi)容及決策，根據(jù)會議主持人規(guī)定，由有關(guān)人員采用電話催辦，直接派人檢查催辦等方式催辦、督辦。第三、辦公用品用品的管理制度辦公用品用品的購發(fā)：每月月底前，部門負(fù)責(zé)人將本部門所需要的辦公用品、用品，制訂購置計(jì)劃交行政部。行政部指定專人制訂每月辦公用品用品計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)副總經(jīng)理及總助審批后由行政部人員負(fù)責(zé)將辦公用品用品購回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個部門。由使用人簽字領(lǐng)回。除正常配給的辦公用品用品外，若還需其它用品的，須經(jīng)部門主管及副總經(jīng)理同意方可購置、領(lǐng)用。公司新聘工作人員的辦公用品用品，由行政部根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)為其配齊，以確保新聘人員的正常工作。負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的行政部人員要做到辦公用品用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適宜、用品保管好。6、負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品用品的行政部人員要建立賬冊，完善入庫、出庫手續(xù)。出庫必須有領(lǐng)用人簽字。庫存用品日清月結(jié)，確保做到帳實(shí)相符，帳帳相符，無丟失、毀損。第二部分辦公事務(wù)管理第一、考勤制度全部員工必須準(zhǔn)時上班并打卡統(tǒng)計(jì)，不得無端缺勤、曠工、遲到、早退，嚴(yán)禁代人打卡（委托或代人打卡或偽造出勤統(tǒng)計(jì)者，一經(jīng)查明屬實(shí)，雙方均以曠工論處）。所謂全勤是全月沒有遲到，早退，請假。延遲半小時之內(nèi)上班，為遲到行為，提前半小時下班的，為早退行為。1、上班時間周一至周六，上午9點(diǎn)至12點(diǎn)，下午1點(diǎn)至5點(diǎn)半，業(yè)務(wù)人員實(shí)施單休制，行政管理人員實(shí)施輪崗值班制，每七天工作未達(dá)40個小時不計(jì)加班，超出40個小時按照國家規(guī)定計(jì)算加班工資。

2、遲到、早退、曠工的具體規(guī)定：（1）.員工遲到超出30分鐘以內(nèi)登記考勤者視為遲到，每次遲到罰款20元，（因偶發(fā)事故或特殊狀況遲到超出30分鐘以上能夠先用電話報告上級領(lǐng)導(dǎo)請假事宜，領(lǐng)導(dǎo)同意過后，待到上班日再用書面形式上交領(lǐng)導(dǎo)審批。）2）.員工未到規(guī)定時間提前10分鐘下班的為早退，每次早退罰款20元。3）.行政部門負(fù)責(zé)本規(guī)定在全公司的貫徹，各部門主管應(yīng)督導(dǎo)員工按規(guī)定時間出勤。主管違規(guī)核準(zhǔn)缺勤，隱瞞員工缺勤狀況等，按違規(guī)員工應(yīng)扣金額雙倍處分。外出規(guī)定：1）上班時間內(nèi)因有事外出的，要按規(guī)定提出申請并填寫統(tǒng)計(jì)，否則當(dāng)曠工半天解決。.若有關(guān)人員外出無法報告，應(yīng)向行政人員電話聯(lián)系并填寫備案。4、請假規(guī)定：1）.任何類別的假期都需部門主管事前同意，并到行政部登記。2）.如有緊急狀況，不能事先請假，應(yīng)在兩小時以內(nèi)電話告知本部門主管和行政部并在上班當(dāng)天補(bǔ)辦手續(xù)，否則以曠工計(jì)。3）.員工身體不適請病假，須告知主管，填寫[請假條]交給主管簽名同意，遇緊急狀況先電話告知主管同意同意，病后上班應(yīng)補(bǔ)回[請假條]。否則當(dāng)曠工解決。.病假的請假條一天以上者（含一天）需出示病歷或處方藥單，病假一天扣發(fā)月工資總額2%.5、曠工1）.持續(xù)三個工作日無端缺勤，或未經(jīng)同意休假者將被視為曠工。直接主管將親自聯(lián)系本人查明因素，并于滿三天后的二天內(nèi)交出"辭退處分報告"。.在30天內(nèi)未經(jīng)同意缺勤總計(jì)1天（24小時）者被視為曠工，按曠工處分。6、月底由行政人員負(fù)責(zé)公司各部門人員的考勤統(tǒng)計(jì)，整頓好后發(fā)給總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總助等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第二、值班制度1、值班人員名單由行政部人員按周編制，經(jīng)副總經(jīng)理同意后，印發(fā)至各部門及值班人員本人。2、值班時間為：每日中午12.00至下午13.00。3、值班人員因故（如出差、病事假等）不能到崗值班時，必須提前一天告知公司行政部，由行政部另行安排。第三、接待管理制度接待指導(dǎo)、參觀、學(xué)習(xí)的學(xué)生家長及來賓要做到熱情周到、耐心細(xì)致，又要做到有條不紊、秩序井然。接待工作中做到下列幾項(xiàng)：1、接待前的準(zhǔn)備工作1）、準(zhǔn)備接待的人員告知，對來賓的基本狀況做到心里有數(shù)，涉及來賓姓名、性別、身份、人數(shù)、來意及大致停留時間等。2)、制訂和貫徹接待計(jì)劃，根據(jù)已理解的狀況及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的意見。普通的來客可直接接待；重要的來賓則要制訂接待工作方案，召開接待工作會議，根據(jù)擬定計(jì)劃，告知有關(guān)部門做好必要的準(zhǔn)備工作。確保接待前的準(zhǔn)備工作做到充足、合理。2、接待中的服務(wù)工作1、迎接來賓。對普通來賓，可由前臺人員或行政人員前往直接迎接。對重要來賓，則需要領(lǐng)導(dǎo)一起迎接。2、接待過程中的解說及安排?？创龑W(xué)生家長及來賓提出的問題要回答的耐心細(xì)致，體現(xiàn)出公司的特色及關(guān)愛。第四、衛(wèi)生管理制度為發(fā)明一種舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，樹立公司的良好形象，特制訂我司辦公室衛(wèi)生制度。此管理制度合用于我司全部辦公室衛(wèi)生制度管理制度。公共區(qū)域：涉及辦公室走道、辦公場合、會議室、衛(wèi)生間、倉庫等，每天以各部門值日表為準(zhǔn)輪流值日清掃。個人區(qū)域：涉及個人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。每隔一段時間進(jìn)行一次大掃除，全體動員清掃整個辦公室。大掃除時間由行政部根據(jù)狀況而定。辦公桌面只能擺放個人辦公必須物品，其它物品應(yīng)放在個人抽屜里面。辦公室公用物品應(yīng)擺放在整潔并放在固定工作區(qū)域，員工平時使用，要從哪取試用后放回原位。以免丟失或引發(fā)工作不便。電腦鍵盤要保持干凈，下班或離開公司前電腦和顯示屏要關(guān)閉。飲水機(jī)、燈具、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、文獻(xiàn)柜擺放要整潔，保持表面干掙整潔、無灰塵和廢紙屑。辦公室內(nèi)電器線走向要美觀。漏出地面的網(wǎng)線和電線需要用防護(hù)條防護(hù)。新進(jìn)設(shè)備的包裝、報廢設(shè)備及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定程序予以清理。個人衛(wèi)生應(yīng)注意下列幾點(diǎn)：不隨處吐痰，亂扔垃圾。下班員工自已整頓個自各辦公區(qū)域，辦公桌上用品擺放整潔。嚴(yán)禁在辦公室抽煙。（特別是辦公用品用品管理的地方）。第五、使用空調(diào)的管理制度為加強(qiáng)我公司空調(diào)使用管理，節(jié)省用電，減少成本，確保空調(diào)設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)明安全、舒適的工作環(huán)境，公司對空調(diào)使用作以下規(guī)定：一、啟動條件規(guī)定1、公司統(tǒng)一控制空調(diào)啟動時間，具體啟用時間規(guī)定以下：（1）夏季：6月15日～9月15日9：00～17：30（2）冬季：11月30日～2月28日9：00～17：302、各部門要合理使用空調(diào)，避免能源浪費(fèi)，確保無人不開空調(diào)，人離開室內(nèi)，隨即關(guān)閉空調(diào)，嚴(yán)禁開門開窗使用空調(diào)。3、冬季空調(diào)低于10度能夠開放，但溫度調(diào)節(jié)不能高于16度，夏季空調(diào)高于30度能夠開放，但溫度調(diào)節(jié)不能低于26度，既節(jié)省能源，又避免因室內(nèi)外溫差太大引發(fā)身體不適。4、空調(diào)長時間停用，必須把電源插座斷開。單機(jī)空調(diào)遙控器由各使用部門自行保管。二、負(fù)責(zé)人1、大廳空調(diào)由行政部門負(fù)責(zé)管理，各辦公室空調(diào)由領(lǐng)用空調(diào)遙控器使用人員負(fù)責(zé)管理。2、公司規(guī)定全體員工養(yǎng)成節(jié)省用電的習(xí)慣，自覺恪守公司使用空調(diào)的規(guī)定?？照{(diào)啟用期間，公司將組織人員不定時到各辦公室進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，公司將對違規(guī)人員一次罰款xxx元，其負(fù)責(zé)人并處。三、其它管理規(guī)定1、為確保人員身體健康和空調(diào)使用安全，空調(diào)不適宜長時間運(yùn)轉(zhuǎn)。2、使用空調(diào)時，應(yīng)嚴(yán)格按照程序操作。3、凡違反規(guī)定使用者，造成資產(chǎn)損失或事故，由所在部門負(fù)責(zé)，有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)賠償。4、本管理規(guī)定由行政部管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施及負(fù)責(zé)巡回檢查。第三部分人力資源管理第一、招聘錄用1、公司各部門如因工作需要，必須增加人員時，應(yīng)先提出申請，經(jīng)行政部統(tǒng)計(jì)、交由總（副總）經(jīng)理同意后，由行政部有關(guān)人員統(tǒng)一納入聘任計(jì)劃并辦理招聘事宜。2、員工的甄選，以學(xué)識、能力、品德、體格及適合工作所需要條件為準(zhǔn)。采用考核和面試兩種，依實(shí)際需要選擇其中一種實(shí)施或兩種并用。3、新進(jìn)人員經(jīng)考核或面試合格和審查同意后，由行政部人員辦理試用手續(xù)。普通員工試用期兩個月，期滿合格后，方能正式錄用；但成績優(yōu)秀者，可適宜縮短其試用時間。4、入職人員報屆時，應(yīng)向行政部送交下列證件：（1）畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件；（2）專業(yè)證書原件及復(fù)印件；（3）身份證原件及復(fù)印件；（4）一寸半身免冠照片二張；（5）面試簡歷表；（6）獲獎證書等證件。所交證件由行政部人員整頓統(tǒng)計(jì)并完善存檔。5、入職人員如有違法、品行惡劣曾被政府行政機(jī)關(guān)處罰者或身體條件不適合所從事的崗位者，公司有權(quán)視狀況不予錄用。第二、勞動合同的制訂及保管制度試用期勞動合同：、行政部于員工入職當(dāng)天制訂試用期勞動合同，并雙方訂立試用期勞動合同；試用勞動合同期限為自入職之日起兩個月；試用期內(nèi)雙方可隨時提出解約,除違反國家法律或公司紀(jì)律外,雙方不承當(dāng)違約責(zé)任；試用期合同由行政部人員整頓存檔。正式勞動合同：、行政部自員工轉(zhuǎn)正審批通過兩個工作日內(nèi)按本地勞動局規(guī)定的規(guī)定，制訂并訂立正式《勞動合同》，勞動合