科技電子文件組織管理的幾點(diǎn)思考

科技電子文件組織管理的幾點(diǎn)思考

一、電子文件分類目前，電子文件分類包括硬盤、cd和磁帶。為做好這一工作，將根據(jù)文件類型將其分類為一組文件。1、文書電子文件組盤和外執(zhí)一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢,則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。2、紙質(zhì)文件的輸入科技電子文件檔案種類較多,一般可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。(1)基建檔案?；n案的形成一般是利用規(guī)范的紙張打印輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí),外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。3、財(cái)務(wù)和檔案部門雙方銜接(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。(2)賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、光柵錄像儀由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際工作中還大量應(yīng)用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有更好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是,刻錄儀一時(shí)還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。1、嚴(yán)把好質(zhì)量關(guān)(1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。(2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。(3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。(5)對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。(6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長(zhǎng)久保存。2、光柵的保存(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對(duì)濕度40%-50%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外線極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤過(guò)早老化。(4)按照國(guó)家檔案局的規(guī)定,電子檔