論科技電子文件的整理

論科技電子文件的整理

隨著計(jì)算機(jī)的普及和電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，世界已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。作為一個(gè)收集信息的文件部門(mén)，我們必須適應(yīng)時(shí)代的潮流，進(jìn)行數(shù)字化改革，即實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化。電子文件是一種具有調(diào)查和使用價(jià)值的電子文件。電子文件是電子文件的轉(zhuǎn)換劑，具有電子文件的所有技術(shù)特征。因此，在管理上與傳統(tǒng)文件有很大不同。電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化磁性材料為載體的文字材料,這主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子圖表等。電子文件是伴隨著紙制文件而廣泛形成的,它是電子形成存在的具有動(dòng)態(tài)特點(diǎn)的一種虛擬文件。是用軟件把各種類(lèi)型的數(shù)據(jù)有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物,是由計(jì)算機(jī)處理和管理的數(shù)字化形態(tài)的信息。面對(duì)電子文件信息爆炸性增長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí),如何管理好這些信息資源,以方便教學(xué)、科研、生產(chǎn)、基建的需要,使電子文件檔案具有長(zhǎng)期利用價(jià)值,檔案部門(mén)只有及早介入電子文件的管理,才能適應(yīng)現(xiàn)代化信息的要求,跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。1電子文件分類(lèi)目前,電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等,為了做好電子檔案的整理工作,應(yīng)按檔案的種類(lèi)分別進(jìn)行整理組盤(pán)。1.1統(tǒng)一文書(shū)電子文件的組盤(pán)和歸檔一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保期限進(jìn)行組盤(pán)。按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤(pán)后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查處。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握,處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén),檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢,則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。1.2科技電子文件處理科技電子文件檔案種類(lèi)較多,可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。1.2.1紙質(zhì)文件的輸出,按檔案管理要求輸入基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印,使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。1.2.2電子文件的外觀設(shè)計(jì)。在合同企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí),外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。1.2.3附移交清單、賬薄接入計(jì)算(1)工資單。工資數(shù)據(jù)以光盤(pán)形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱(chēng)、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方接交清單和交接的憑證。(2)賬薄。企業(yè)會(huì)計(jì)賬薄內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬薄的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔案時(shí)必須啟用賬薄交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬薄的真實(shí)性和憑證作用。2電子文件的保存由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體,比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存。2.1數(shù)據(jù)安全措施(1)統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格,使用3.5寸高密度軟盤(pán)。(2)把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到一年,就讀不出數(shù)據(jù)。(3)規(guī)范管理?xiàng)l件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%～50%,溫度控制在14℃～24℃。(4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒,并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。(5)對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或急含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi),所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名再歸檔保存。(6)在條件允許的情況下,及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán),利于長(zhǎng)久保存。2.2盤(pán)盤(pán)和盤(pán)保存環(huán)境的改善,是影響電子文件使用長(zhǎng)期延長(zhǎng)長(zhǎng)期使用時(shí)間因素的因素之一光盤(pán)的保管措施主要包括減少使用次數(shù),縮短使用時(shí)間、防止空氣污染物、調(diào)控空氣溫度和濕度、保持信息讀取面的清潔和防止標(biāo)記面的機(jī)械損傷等。(1)要規(guī)范排放和使用。光盤(pán)壽命的長(zhǎng)短,與光盤(pán)累計(jì)使用時(shí)間的長(zhǎng)短息息相關(guān)。激光光能對(duì)光盤(pán)制成材料穩(wěn)定性的影響是隨光盤(pán)累計(jì)使用時(shí)間的延長(zhǎng)而加大的。(2)要防止有害氣體的腐蝕。工業(yè)區(qū)的空氣中常有氟化氫(HF)、氯化氫(HCI)等氣體有害物質(zhì)。在靠近海洋的地方,空氣中含有較多的海鹽微粒,光盤(pán)保存環(huán)境要注意遠(yuǎn)離以上場(chǎng)所和產(chǎn)生鹵化物的場(chǎng)所,必要時(shí)須采取空氣過(guò)濾措施。(3)要保護(hù)良好的溫、濕度環(huán)境。高溫、潮濕都會(huì)使光盤(pán)老化,降低光盤(pán)使用壽命或直接損壞光盤(pán)。因此光盤(pán)存放的溫度應(yīng)控制在14℃～24℃,相對(duì)濕度40%～60%。(4)要保持信息讀取面的清潔,不能有過(guò)大的臟污和劃痕。在每次拿取光盤(pán)時(shí),只能接觸光盤(pán)的內(nèi)沿,不能觸摸光盤(pán)的數(shù)據(jù)區(qū),以免油漬和指紋落在讀取面的數(shù)據(jù)讀取區(qū)?？傊?不管磁盤(pán)還是光盤(pán),定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施。磁盤(pán)每2年、光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。3建立和完善規(guī)章制度，促進(jìn)電子文件管理的良好發(fā)展3.1監(jiān)督和監(jiān)管原則建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行,把握好電子文件的形成、鑒定和保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),做到責(zé)任到人,互相制約,進(jìn)行有效的監(jiān)督,監(jiān)管,以確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。3.2制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)電子文件的監(jiān)督管理在電子檔案的收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出較細(xì)的規(guī)定,以維護(hù)檔案的信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性。3.3加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)電子檔案的出現(xiàn),對(duì)人們來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物,對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳和開(kāi)發(fā)利用,才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門(mén)要加大宣傳力度,強(qiáng)化依法治檔的意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí),才能保證檔案材料的順利歸檔。加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的電子檔案管理等知識(shí)的培訓(xùn)。從電子檔案發(fā)展方向來(lái)看,檔案工作者要逐步做到運(yùn)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化通訊設(shè)備進(jìn)行電子信息的制作、使用和維護(hù),介入文件的形成和保管,參與電子檔案管理檢索系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃,保證電子檔案的真實(shí)、