文秘基本常識

文秘基本常識

文秘工作的綜合性決定了秘書人員既要含有廣闊的知識面又要有深厚的專業(yè)知識。下面是小編精心為大家整頓的文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識大全，歡迎閱讀。

秘書工作的任務(wù)

秘書工作的任務(wù)重要有下列7個方面:

1.調(diào)查研究與信息收集

調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者理解狀況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行,秘書應(yīng)當(dāng)通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全方面的信息,及時提供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。

2.文書工作

文書工作涉及收文和發(fā)文兩個方面,收到的文獻(xiàn)要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱解決,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的批示下按程序認(rèn)真進(jìn)行,諸多時候秘書還要進(jìn)行文獻(xiàn)、報告的起草,因此秘書對文書的寫作規(guī)范、規(guī)定等要熟悉,解決完的文檔要及時分類歸檔。

3.會議籌辦

秘書應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)定和會議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦規(guī)定。

4.來賓接待

秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓的接待工作,涉及制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。

5.檔案管理

如果一種單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承當(dāng)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)辦法和原則進(jìn)行檔案的采集、整頓、保管和提取。

6.信訪工作

信訪工作涉及信訪的接待和解決。秘書對于多個信函、來訪或投訴要認(rèn)真地看待,在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下能夠作適宜的解決,對自己解決不好或不在自己權(quán)限范疇內(nèi)的問題,要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。

7.日常事務(wù)工作

如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,經(jīng)常都需要秘書來解決。

文秘基礎(chǔ)知識試題

一、單選題

1.秘書學(xué)，從學(xué)科大類來說，屬于范疇。

A.社會科學(xué)B.人文科學(xué)C管理科學(xué)D綜合科學(xué)

2.“秘書”的涵義，有一種的演變過程。

A.由人到物B由小到大C由物及人D由上到下

3.朝廷中出現(xiàn)了最早的秘書機(jī)構(gòu)一一太史寮。

A.東周B商末周初C秦末漢初D隋末唐初

4.虞舜時的史官稱為“”。

A.納言B出納C長史D記言

5.秘書，是一種職務(wù)名稱，指處在地位，重要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

A.中心B樞紐C中樞D中介

6.公文寫作必須以黨和國家的方針政策為指導(dǎo)，同時必須。

A.反映作者的思維活動B在法律賦予的職權(quán)范疇內(nèi)進(jìn)行

C純熟掌握修辭技巧D有業(yè)務(wù)目的

7.秘書工作的輔助性重要體現(xiàn)在地位的與工作的被動性兩個方面。

A.被領(lǐng)導(dǎo)性B中介性C附屬性D隱秘性

8.智能構(gòu)造即和能力的綜合反映。

A.智力B智商C知力D知識

9.協(xié)調(diào)是一門學(xué)問，要做好協(xié)調(diào)工作，必須藝術(shù)。一是要掌握好分寸;二是要善于掌握有利時機(jī);三是要講究一定的。

A.技巧B技術(shù)C藝術(shù)D語言藝術(shù)

10.是體現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特性的總和。

A.性格B愛好C意志D毅力

11.隨機(jī)抽樣，又叫機(jī)械隨機(jī)抽樣。

A.等距B純C原則D簡樸

12.信訪工作的特點(diǎn)，一是高度的性;二是廣泛的監(jiān)督性;三是綜合的服務(wù)性。

A.時效B整體C政策D政治

13.按信息形式分，可分成信息和物化信息。

A.內(nèi)化B內(nèi)儲C內(nèi)存D內(nèi)蓄

14.協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容重要是協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。

A.組織B領(lǐng)導(dǎo)C政策D法律

15.從邏輯學(xué)的角度講，分類的第三條邏輯規(guī)則：分類應(yīng)當(dāng)按一定的逐級進(jìn)行。

A.層次B邏輯C子項D母項

17.下列各組文種中，屬于行政公文的一組是。

A.報告命令議案B條例方法章程

C條例章程簡報C報告方法方案

17.按行文關(guān)系分，報告屬于。

A.上行文B下行文C平行文D多行文

18.按性質(zhì)作用分，會議紀(jì)要屬于公文。

A.公布性B報請性C指揮性D統(tǒng)計性

19.某市工商局近來任免了一批干部，需要制發(fā)公文，將人事變動狀況告知全局干部職工，該文種應(yīng)選用。

A.通告B命令C決定D通報

20.下列各結(jié)束用語中，合用于呈轉(zhuǎn)性報告。

A.特此報告B妥否，請批復(fù)C敬請函復(fù)D如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行

21.“此件發(fā)至縣團(tuán)級”推行政的內(nèi)容。

A.批示域B正文域C附件域D附注域

22.行政訴訟當(dāng)事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書狀叫。

A.上訴狀B復(fù)議申請書C強(qiáng)制執(zhí)行申請書D申訴狀

23.新聞是新近發(fā)生的、群眾所關(guān)心的重要變遷事實(shí)的報道，涉及評論。這個定義最重要的是新聞的。

A.收集B傳輸C撰寫D評價

24.經(jīng)濟(jì)文書是一種大類，有多個差距極大的體裁，廣告屬于類。

A.理論B報告C規(guī)約D文學(xué)

25.下列行政公文中，能夠不寫主送機(jī)關(guān)的是。

A.請示B告知C通告D批復(fù)

26.下列各組文種中，組同屬于工作規(guī)約文書。

A.方法計劃報告B條例方法章程

C.條例章程報告D章程報告方法

27.下列各組文種中，組同屬于事務(wù)文書。

A.合同簡報經(jīng)濟(jì)論文B簡報合同會議紀(jì)要

C.計劃總結(jié)調(diào)查報告D意見總結(jié)商業(yè)廣告

28.公文在閱辦階段的程序是：。

A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承接B傳閱→審批→批辦→擬辦→承接

C.擬辦→擬辦→承接→審批→傳閱D審批→擬辦→擬辦→傳閱→承接

29.下列各類詞語中，類詞語不適宜用于公文。

A.文言詞匯B能愿動詞C方言俚語D公文慣用語

30.下列修辭辦法中，不適宜用于公文。

A.對比B排比C夸張D對偶

二、多選題

31.秘書學(xué)含有特點(diǎn)。

A.政治性B綜合性C應(yīng)用性D穩(wěn)定性

32.以個性特性與能力劃分，秘書可分為等多個類型。

A.參謀型秘書B秀才型秘書C公關(guān)型秘書D辦事型秘書

33.秘書工作的政治性體現(xiàn)在等幾個方面。

A.階級性B政策性C思想性D機(jī)要性

34.秘書人員應(yīng)含有的職業(yè)道德有等。

A.忠于職守B廉潔奉公C團(tuán)結(jié)合作D有關(guān)知識

35.秘書人員需有涉及等幾個面較合理的知識構(gòu)造。

A、基礎(chǔ)知識B、綜合知識C專業(yè)知識D有關(guān)知識

36.人際關(guān)系普通含有這樣幾個特點(diǎn)，即。

A.個體性B情感性C易變性D對應(yīng)性

37.寫作過程中的準(zhǔn)備階段涉及幾個方面。

A.明理B儲材C辨體D修改

38.雜文類是報刊上內(nèi)容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風(fēng)格多樣、短小精悍，帶有文學(xué)色彩的、戰(zhàn)斗性極強(qiáng)的社會論文。涉及日志、等多個短文。

A.通訊B書信C序跋D隨筆

39.傳輸文體的普通特點(diǎn)能夠概括為公開性、、可讀性。

A.真實(shí)性B針對性C事宜性D闡明性

40.通訊最常風(fēng)的是人物通訊、。有時以“巡禮”、“側(cè)記”、“見聞”、“報告”等形式寫的報道也屬于通訊范疇。

A.事件通訊B工作通訊C旅游通訊D小通訊

41.消息寫作要領(lǐng)有下列幾點(diǎn)：、要有立場、要讓事實(shí)說話。

A.抒情B客觀C公正D全方面

42.請示寫作應(yīng)注意：、不要事無大小，樣樣都請示。

A.內(nèi)容要單一B以事實(shí)為根據(jù)，以法律為準(zhǔn)則

C.避免多頭請示D夾敘夾議，敘議結(jié)合

43.批復(fù)寫作應(yīng)注意掌握等要領(lǐng)。

A.口氣婉轉(zhuǎn)B態(tài)度明確C內(nèi)容簡短D緊緊圍繞請示

44.會議的作用，重要涉及。

A.決策指揮作用B組織協(xié)調(diào)作用C動員教育作用D信息交際作用

45.調(diào)查的辦法，重要有文獻(xiàn)調(diào)查法等。

A.問卷調(diào)查法B訪問調(diào)查法C實(shí)地調(diào)查法D電話調(diào)查法

三、判斷題

1.廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承當(dāng)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門，普通冠以“辦公”字樣。

2.秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動，即帶有領(lǐng)導(dǎo)性質(zhì)的管理。

3.道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)節(jié)本身與社會之間關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

4.演繹是從普通推到個別的辦法，從普通性的結(jié)論推演到歸屬類事物的個別對象。

5.國家秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三個等級。保密期限絕密級事項不超出五十年，機(jī)密級事項不超出三十年，秘密級事項不超出十年。

6.典型調(diào)查，是指在一定的總體范疇內(nèi)，根據(jù)調(diào)查目的，選擇有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查，以推論總體，是進(jìn)一步理解社會狀況的重要辦法。

7.按人對信息的感知方式分，信息可分成直接信息與間接信息。

8.文章的層次不不大于段落，即若干個段落連綴組合成一種層次。

9.所謂照應(yīng)，是指文章前后內(nèi)容上的照顧和呼應(yīng)。

10.新聞述評的標(biāo)題普通規(guī)定多樣化，不像消息的標(biāo)題那樣單一。

11.聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，聯(lián)合下發(fā)的文獻(xiàn)，應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)蓋章。

12.從體現(xiàn)方式上來說，消息和通訊同樣，除了概括敘述外，都要適宜運(yùn)用抒情、議論、描寫的手法，不僅要讓事實(shí)說話，并且要用形象動人。

13.雜文的事實(shí)材料和普通議論文中的事實(shí)材料同樣，都是作為證明或駁論點(diǎn)的論據(jù)。

14.敘述以語言文字的詳略程度而言，能夠分為概括敘述和具體敘述兩種。

15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應(yīng)用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實(shí)和不可辨駁的真理。

四、簡答題

1.簡述秘書機(jī)構(gòu)設(shè)立的原則。

2.簡述調(diào)查研究的基本原則。

3.構(gòu)思的任務(wù)。

4.標(biāo)題的種類及作用。

五、公文修改(找出錯誤并加以改正)

商洽代培文秘人員的函

×農(nóng)函字〔1999〕6號

××大學(xué)中文系：

獲悉你系將于99年9月份開辦秘書業(yè)務(wù)進(jìn)修班，系統(tǒng)講授有關(guān)秘書業(yè)務(wù)以及公文寫作解決的基本理論與辦法。1984年機(jī)構(gòu)改革以來，不少新的文秘人員由于沒有通過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，我廳所屬各單位的文秘人員調(diào)節(jié)較大，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差。現(xiàn)在你們開辦進(jìn)修班，為這些同志提供了一種非常難得的學(xué)習(xí)機(jī)會，我廳擬派10名文秘人員隨班學(xué)習(xí)，委托你們代培。有關(guān)代培所需的一切費(fèi)用，我廳將如數(shù)撥付。以上各項望遵照執(zhí)行。

××省農(nóng)業(yè)廳人事教育處(公章)

一、單選題

1、A2、C3、B4、A5、B6、B7、C8、D9、D10、A11、A12、D

13、B14、C15、A17、A17、A18、D19、A20、D21、D22、A23、B

24、D25、C26、B27、C28、D29、C30、C

二、多選題

31、ABC32、ABCD33、ABD34、ABCD35、ACD36、ABD37、ABC38、BCD39、ABC40、ABCD41、BCD42、AC43、BCD44、ABCD45、ABC

三、判斷題

1、√2、×3、×4、√5、×6、√7、√8、√9、√10、×11、×12、×13、×14、√15、√

四、簡答題

1、答：秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)立，必須遵照適應(yīng)性、精簡性、高效性的原則。

即指秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)立，要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要;要盡量少，秘書機(jī)構(gòu)的層次應(yīng)嚴(yán)加控制，不能分層過多;要力求高效，要重視秘書群體構(gòu)造的優(yōu)化，充足發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。

2、答：在調(diào)查研究的具體實(shí)踐中，必須堅持以科學(xué)的理論為指導(dǎo)，遵照客觀性原則、實(shí)踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。

客觀性原則是指在調(diào)查研究中應(yīng)尊重客觀事實(shí)，一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，精確地、真實(shí)地反映客觀地社會現(xiàn)象、社會問題、社會事實(shí)。

實(shí)踐性原則是指要從實(shí)踐的需要出發(fā)擬定調(diào)查研究課題，回答實(shí)踐中提出的問題，把調(diào)查研究的成果用于指導(dǎo)實(shí)踐。

群眾性原則是指調(diào)查研究，必須進(jìn)一步到廣大群眾中去，充足相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學(xué)習(xí)討教。

綜合性原則是指調(diào)查研究應(yīng)多方位、多層次、多角度地綜合進(jìn)行。

3.答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是選擇、擬定文章的主題。

2.理清思路。主題明確后，還必須通過頭腦的繼續(xù)思考加工，解決一種怎么認(rèn)識和怎么反映的問題。

3.選擇材料。根據(jù)主題和思路進(jìn)一步審查和篩選材料，對能體現(xiàn)主題的要詳寫，普通的應(yīng)剔出。

4.醞釀框架。思路的具體體現(xiàn)則為構(gòu)筑文章的框架，安排文章的格局，要根據(jù)寫作目的和需要選擇適宜的語言手段和文章體式。

4.答：標(biāo)題的種類有：

主題(又稱正題)、副題，又稱副標(biāo)題，涉及引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標(biāo)題)。

1.主題的作用是揭示文章的主體內(nèi)容

2.主副標(biāo)題往往一虛一實(shí)，互相補(bǔ)充。

五、公文修改

1.標(biāo)題少引導(dǎo)介詞——有關(guān)商洽代培文秘人員的函

2.“X農(nóng)函字[1999]6號”——改為“X農(nóng)函[1999]6號”

3.文內(nèi)年份要用公元紀(jì)年——“1999年9月份”

4.“系統(tǒng)講授有關(guān)”后的“秘書業(yè)務(wù)”——改為“秘書業(yè)務(wù)知識”