會(huì)議接待總方案

集團(tuán)客戶會(huì)議接待方案第一部分：會(huì)議類別第二部分：會(huì)議物料配備第三部分：會(huì)議各項(xiàng)預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)第四部分：會(huì)議操作工作流程第五部分：接待工作操作執(zhí)行第六部分：《接待計(jì)劃實(shí)施表》模板第七部分：短信發(fā)送模板第一部分：會(huì)議類別類別集團(tuán)、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司一類公司領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理--二類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理--三類正、副處長(zhǎng)部門總經(jīng)理/經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)四類其他人員其他人員其他人員第二部分：會(huì)議物料配備一、會(huì)議物料配備（一）宣傳物料布置清單1、機(jī)場(chǎng)接機(jī)物料布置接機(jī)牌接待區(qū)（接待桌、接待臺(tái)卡、桌花、歡迎牌）機(jī)場(chǎng)貴賓室（歡迎牌易拉寶2個(gè)、引導(dǎo)牌）2、酒店物料酒店外圍布置（羅馬旗、會(huì)議迎賓立牌、條幅、拱門\空飄\氣柱、引導(dǎo)牌）酒店接待處（接待處歡迎背景展板、接待桌2張、接待臺(tái)卡1、桌花1盆）會(huì)議室布置（會(huì)議主題背景板、條幅、展區(qū)設(shè)計(jì)、演講臺(tái)、演講臺(tái)花、嘉賓臺(tái)卡、排插、麥克風(fēng)、投影儀）導(dǎo)示牌（會(huì)議室、會(huì)務(wù)組導(dǎo)示牌、方向?qū)九频龋ǘ┘钨e高級(jí)套房房間物料房卡套、高檔洗漱包、臺(tái)灣水果、插花、廈門特產(chǎn)（餡餅、茯苓糕等）、泡面、紅牛、王老吉飲料、雪茄、茶葉，撲克牌、茶盤、茶具、歡迎品償臺(tái)卡、歡迎卡（三）會(huì)議材料會(huì)議材料準(zhǔn)備（代表證、會(huì)議手冊(cè)、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、U盤、回執(zhí)單、會(huì)場(chǎng)坐位示意圖）（四）會(huì)議輔助人員配備客服經(jīng)理、速記員、主持人、禮儀小姐（五）車輛車輛通行證、車上CD、飲用水（六）菜單早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排（七）晚宴餐廳布置（晚宴主題背景板、餐牌）節(jié)目表演（舞獅、提線木偶等廈門特色表演）燈光、音響、酒水飲料菜單、桌次安排、排桌座位表（八）會(huì)務(wù)組辦公設(shè)備（A3、A4打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）辦公用品（筆、筆記本）設(shè)施（排插、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等）第三部分：會(huì)議各項(xiàng)預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)一、車輛使用標(biāo)準(zhǔn)接待內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)一類人員二類人員三類人員四類人員接待用車高級(jí)轎車●●商務(wù)車、中巴、大巴●●●大巴●二、酒店預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)接待內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)一類人員二類人員三類人員四類人員酒店安排五星級(jí)（或當(dāng)?shù)刈罡咝羌?jí)酒店）●●五星級(jí)或四星級(jí)●●四星級(jí)或三星級(jí)●●三星級(jí)及以下●三、房間安排標(biāo)準(zhǔn)第四部分：會(huì)議操作工作流程一、接待工作啟動(dòng)階段（一）接收接待信息、落實(shí)接待任務(wù)1、接收接待文件或領(lǐng)導(dǎo)審批單確認(rèn)接待任務(wù)，包括：OA文件，郵件，呈批件等；2、室經(jīng)理或會(huì)議接待組組長(zhǎng)確定接待負(fù)責(zé)人；（二）確認(rèn)來(lái)訪人員類別1、內(nèi)部接待分為四類：類別集團(tuán)、香港公司各省、直轄市、自治區(qū)公司各市公司一類公司領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理--二類部門正、副總經(jīng)理副總經(jīng)理--三類正、副處長(zhǎng)部門總經(jīng)理/經(jīng)理公司領(lǐng)導(dǎo)四類其他人員其他人員其他人員2、外部接待包括：地方黨政軍機(jī)關(guān)、同行企業(yè)、相關(guān)合作單位、涉外公司人員等，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求安排接待工作。3.接待負(fù)責(zé)人前期工作準(zhǔn)備：3、接待負(fù)責(zé)人檢查來(lái)訪聯(lián)系函關(guān)于來(lái)訪帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、人數(shù)、目的、時(shí)間、帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、聯(lián)系人電話的信息是否齊全；4、三類及以上接待由組長(zhǎng)發(fā)送接待信息至公司領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員通告此次接待。短信模板如下：（*****移動(dòng)一行*人將于*月*日—*月*日由***領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，來(lái)我司進(jìn)行**方面交流。接待負(fù)責(zé)人：***電話******）二、接待工作計(jì)劃階段（一）車輛預(yù)定1、提前一個(gè)工作日進(jìn)行車輛預(yù)定及確認(rèn)信息2、接送行安排2.1接送機(jī)：①接待一類和二類人員：預(yù)定貴賓廳，布置歡迎水果及小食。根據(jù)航班信息，預(yù)定對(duì)應(yīng)機(jī)樓的廳房。將房間號(hào)短信發(fā)至接機(jī)相關(guān)人員。②接待三類人員，若無(wú)領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場(chǎng)接機(jī)，則可傳真接機(jī)單至機(jī)場(chǎng)貴賓廳，協(xié)助接機(jī)安排。并詳細(xì)列明客人聯(lián)系方式及接機(jī)司機(jī)電話。③接待四類人員，無(wú)須安排全球通貴賓廳，提前向客人發(fā)送接送機(jī)車輛安排信息，由客人直接與司機(jī)聯(lián)系。④送別一類和二類人員：預(yù)定貴賓廳，并將客人送至安檢口；⑤送別三類人員：預(yù)定貴賓廳，并將客人送至安檢口；⑥送別四類人員：直接送至旅客離酒店大廳即可。2.2其他交通工具（包括火車，汽車）：①直接與客人聯(lián)系并約好地點(diǎn)迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在出站口迎接，帶至目的地。（二）住宿安排房費(fèi)由廈門公司承擔(dān)時(shí)提前領(lǐng)取房卡，并在房卡上標(biāo)注客人姓名。（三）用餐安排接待一類二類客人，結(jié)合南北口味，安排用餐，關(guān)注民族飲食文化，如有回族客人，安排清真菜式；（四）交流會(huì)場(chǎng)安排根據(jù)人數(shù)、參會(huì)人員類別預(yù)定會(huì)場(chǎng)（五）贈(zèng)送禮品安排綜合部安排贈(zèng)送交流禮品，經(jīng)向部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后安排贈(zèng)送禮品。二、制作《接待計(jì)劃實(shí)施表》（一）預(yù)定結(jié)束后，于半個(gè)工作日內(nèi)制作《接待計(jì)劃實(shí)施表》包括：接待日程、禮品安排、車輛安排、活動(dòng)安排等。（模板見(jiàn)第六部分:《接待計(jì)劃實(shí)施表》模板）（二）一類和二類接待日程表交由綜合部總經(jīng)理檢查，公司領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的接待應(yīng)將信息直接匯報(bào)給各領(lǐng)導(dǎo)。三類接待日程表交由室經(jīng)理檢查。四類接待日程表交由組長(zhǎng)檢查。第五部分：接待工作操作執(zhí)行一、各項(xiàng)接待工作執(zhí)行（一）車輛1、接待一二類人員按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：①接待負(fù)責(zé)人提前一至兩個(gè)工作日預(yù)定車輛，保證接待車輛種類和數(shù)量，包括高級(jí)轎車、中巴車、商務(wù)車等，檢查車況并確保司機(jī)熟悉路線，否則安排司機(jī)提前踩點(diǎn)。②接待負(fù)責(zé)人提前至少半個(gè)小時(shí)到達(dá)客人即將出現(xiàn)的場(chǎng)所，包括機(jī)場(chǎng)貴賓廳、酒店、餐廳、會(huì)議廳及各活動(dòng)場(chǎng)所，安排并落實(shí)各細(xì)節(jié)，確保接待工作的順利開展。③車輛全程參加接待工作，并協(xié)助接待負(fù)責(zé)人順利開展工作。2、接待三四類人員按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：2.1接機(jī)：接待一類和二類人員按以下標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施：①提前1天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：廈門天氣、接站人員聯(lián)系電話、接機(jī)地點(diǎn)內(nèi)容等信息。短信模板如下：歡迎您到福建省廈門市參加****會(huì)議，*月*日廈門天氣（），氣溫（），預(yù)計(jì)會(huì)議期間天氣將以（）為主。我們?cè)趶B門高崎機(jī)場(chǎng)到達(dá)層設(shè)立了接待臺(tái)，請(qǐng)您到達(dá)后與您的客戶經(jīng)理XXX聯(lián)系，電話：13XXXXXXXXX。祝您此行愉快?、诮哟?fù)責(zé)人全程陪同。接待負(fù)責(zé)人及時(shí)將航班信息傳達(dá)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)接機(jī)領(lǐng)導(dǎo)行程及使用車輛。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別及人數(shù)安排車輛，一二類領(lǐng)導(dǎo)使用高級(jí)轎車，其他人員1～5人使用一部商務(wù)車，同一航班6～19人使用一輛中巴。如果客人攜帶較多行李，亦可靈活處理。③接待負(fù)責(zé)人提前40分鐘與客人聯(lián)系，再次確認(rèn)航班號(hào)、起飛時(shí)間、人數(shù)、并知會(huì)對(duì)方聯(lián)系人在到達(dá)后，打開手機(jī)以便聯(lián)系。④落實(shí)接機(jī)車輛，確保司機(jī)熟悉機(jī)場(chǎng)至目的地的路線；⑤接到客人后確認(rèn)用餐或前往下一目的地的集中出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)。⑥如果航班密集，接機(jī)司機(jī)較多，合理安排司機(jī)插空分批用餐。三四類接送標(biāo)準(zhǔn)①提前1天向客人發(fā)送歡迎短信。包括：廈門天氣、接機(jī)地點(diǎn)、接機(jī)司機(jī)聯(lián)系電話內(nèi)容等信息。②接待負(fù)責(zé)人提前40分鐘與客人聯(lián)系，再次確認(rèn)航班號(hào)、起飛時(shí)間、人數(shù)、并知會(huì)對(duì)方聯(lián)系人在到達(dá)后，打開手機(jī)以便聯(lián)系。2.2送別①送別一類和二類人員：預(yù)定貴賓廳，并送至安檢口，提前確定客人返程時(shí)間，向客人發(fā)送歡送短信和所到達(dá)城市天氣情況。短信模板如下：中國(guó)移動(dòng)**會(huì)議取得圓滿成功，我們很榮幸能為您服務(wù)，希望此次會(huì)議給您留下美好的印象，您所到達(dá)城市的天氣氣溫為**度，祝您一路平安?、谒蛣e三類人員：預(yù)定貴賓廳，確定客人返程時(shí)間，提前向客人發(fā)送歡送短信。③送別四類人員：直接送至酒店大廳即可。2.3其他交通工具（包括火車，汽車）：①直接與客人聯(lián)系并約好地點(diǎn)迎接，若客人直接乘坐汽車前往，可聯(lián)系客人在出站口迎接，帶至目的地。②送別來(lái)訪客人：送至各種交通工具的處，若省級(jí)客人駕車離開，不熟悉路況則安排帶路員，將客人則送至高速路收費(fèi)處。（二）住宿1、房費(fèi)由廈門公司承擔(dān)時(shí)提前領(lǐng)取房卡，并在房卡上標(biāo)注客人姓名。①在領(lǐng)取一類和二類人員房卡后，接待人員應(yīng)檢查房卡、鮮花和水果，并安排飲料、茶葉茶杯套裝、洗涮套裝、歡迎卡及禮品放置于房間內(nèi)；②客人簽到后，向客人發(fā)放或提前在客人房間放置會(huì)議資料袋（包括：代表證、會(huì)議手冊(cè)、筆、筆記本、便簽紙、墊板、文件袋、U盤、回執(zhí)單、會(huì)場(chǎng)坐位示意圖等）。③接待人員及時(shí)引導(dǎo)客人填寫回執(zhí)單，以便提前為客人安排返程航班。④關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性化需求，及時(shí)做出調(diào)整。⑤適時(shí)為客人發(fā)送天氣預(yù)報(bào)、會(huì)議信息等服務(wù)短信。短信模版如下：溫馨提示：明日天氣（），氣溫（），會(huì)議將于明日**：**開始，地點(diǎn)在酒店**樓**廳進(jìn)行。祝您愉快！⑥提前與酒店交待客人早晨叫醒時(shí)間，由酒店統(tǒng)一以座機(jī)電話形式為客人提供叫醒服務(wù)。2、房費(fèi)不由廈門公司承擔(dān)時(shí)①客人自付費(fèi)時(shí)，征詢客人意見(jiàn)及具體需求，代為預(yù)訂協(xié)議酒店，并在接待客人后帶領(lǐng)或指引客人到酒店前臺(tái)辦理手續(xù)；②集團(tuán)公司或省公司付費(fèi)時(shí)，詢問(wèn)聯(lián)絡(luò)人確定各項(xiàng)操作標(biāo)準(zhǔn)。（三）用餐1、根據(jù)接待級(jí)別及用餐標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合閩南風(fēng)味合理制訂菜單。①接待一二和三類人員時(shí)：在會(huì)議和接待進(jìn)行時(shí)即可提前半小時(shí)先到餐廳擺放制作好的用餐名字牌、菜單，并檢查主位餐布花擺放。主位一般確定在正對(duì)門口或電視的位置，具體根據(jù)餐廳布局而定。用餐名牌擺放順序，以主位為中心，按右左右左次序擺放。②接待四類人員時(shí)：無(wú)公司領(lǐng)導(dǎo)出席的宴會(huì)，可不安排菜單等物資。③引領(lǐng)客人和相關(guān)接待人員到餐廳，大部分用餐人員到位后知會(huì)起菜。④客人用餐時(shí)，實(shí)時(shí)關(guān)注上菜情況，確保圍餐順暢進(jìn)行。⑤待客人用主食時(shí)，通知駕駛員到位，并處理結(jié)帳事宜。⑥工作人員用餐標(biāo)準(zhǔn)為30－50元/人。⑦除用餐地點(diǎn)比較偏僻，車程10分鐘內(nèi)無(wú)法抵達(dá)的其他餐廳，可安排司機(jī)用餐，標(biāo)準(zhǔn)為30元以內(nèi)/人；正常市區(qū)內(nèi)用餐不安排司機(jī)用餐。⑧適時(shí)為客人發(fā)送用餐及會(huì)議提示服務(wù)短信。短信模版如下：短信一：尊敬的來(lái)賓：早上好！請(qǐng)您于**：**之前到酒店*樓自助餐餐廳用早餐，會(huì)議將于**：**開始，地點(diǎn)在酒店*樓**廳，請(qǐng)您提前到會(huì)，并將手機(jī)調(diào)為震動(dòng)或關(guān)機(jī)狀態(tài)。謝謝！短信二：尊敬的來(lái)賓：您好！請(qǐng)您到*樓**廳享用豐盛的午餐，**會(huì)議將于下午**：**召開，地點(diǎn)在*樓**廳進(jìn)行，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加，祝您愉快！短信三：尊貴的來(lái)賓，您好！感謝您參加****大會(huì)！會(huì)議結(jié)束后，請(qǐng)您于**：**-**：前往***樓**廳參加***晚宴，屆時(shí)將有民樂(lè)表演、舞獅、提線木偶、祝酒歌等節(jié)目表演！衷心感謝您的蒞臨，并祝用餐愉快！短信四：溫馨提示：廈門明日天氣（），氣溫（），祝您愉快?。ㄋ模?huì)場(chǎng)1、提前檢查會(huì)場(chǎng)是否連接上足夠的插座，保證每一個(gè)座位上都可以連接上電源。2、會(huì)場(chǎng)內(nèi)如需無(wú)線上網(wǎng)，提前通知IT人員進(jìn)行連接，保證網(wǎng)絡(luò)流暢。3、確認(rèn)是否需要使用投影，提前檢查投影設(shè)備并通知相關(guān)人員提前至?xí)?chǎng)連接電腦。4、客人到達(dá)前至少1小時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)。落實(shí)各項(xiàng)安排是否按計(jì)劃實(shí)施。5、二類以上接待，廣告公司制作X展架――內(nèi)容如下：熱烈歡迎XX公司XXX（副）總經(jīng)理一行蒞臨中國(guó)移動(dòng)福建公司廈門分公司視察指導(dǎo)工作！6、主位一般確定在第一排座位的中心，會(huì)場(chǎng)名字牌擺放順序，以主位為中心，按左右左右次序擺放。7、提醒會(huì)場(chǎng)接待人員，每隔15-20分鐘提供一次茶水服務(wù)。（五）迎接方式1、客人單獨(dú)前往公司時(shí)與客人保持聯(lián)系，到一樓大堂迎接；2、帶領(lǐng)客人前往公司時(shí)出發(fā)前通知領(lǐng)導(dǎo)及對(duì)口部門交流人員到位。3、通知攝影師提前15分鐘到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，并按接待人員指示在大堂迎接或會(huì)場(chǎng)內(nèi)拍照。4、一二類和三類（公司領(lǐng)導(dǎo)出席）接待，接待負(fù)責(zé)人需親自前往酒店迎接客人，并在出發(fā)前往交流會(huì)場(chǎng)時(shí)，通知大堂迎接人員，以便大堂接待人員通知所有參加會(huì)議人員。即將到達(dá)大堂時(shí)再提前2分鐘通知大堂迎接人員。5、三類（無(wú)公司領(lǐng)導(dǎo)出席）和四類接待，若無(wú)接待人員親自到酒店迎接，則由司機(jī)在出發(fā)前往交流會(huì)場(chǎng)時(shí)通知接待人員，并在即將到達(dá)目的地時(shí)提前2分鐘通知接待負(fù)責(zé)人。6、有公司領(lǐng)導(dǎo)出席的交流會(huì)議，接待人員需全程在會(huì)場(chǎng)外值班，并站在顯眼處。7、如遇公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)參加或缺席的項(xiàng)目，應(yīng)緊急通知會(huì)議項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，由負(fù)責(zé)人上報(bào)室經(jīng)理或綜合部總經(jīng)理，并在之后的接待環(huán)節(jié)及時(shí)做出更改。（六）娛樂(lè)活動(dòng)1、一二類人員及公司領(lǐng)導(dǎo)陪同的外出活動(dòng)，接待負(fù)責(zé)人須全程陪同，至活動(dòng)結(jié)束送領(lǐng)導(dǎo)回酒店后方可離開。其他人員外出活動(dòng)，視情況安排即可，如接待相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)提出需要接待負(fù)責(zé)人陪同，接待負(fù)責(zé)人則全程陪同。2、各項(xiàng)娛樂(lè)活動(dòng)須提前預(yù)定好，出行前確保司機(jī)熟悉目的地及路線。（七）禮品：1、外省領(lǐng)導(dǎo)來(lái)廈，原則上贈(zèng)送具有廈門特色的禮品。2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)喜好挑選適合的禮品。3、如需贈(zèng)送存在保質(zhì)期的禮品，務(wù)必注意禮品有無(wú)過(guò)期現(xiàn)象。4、贈(zèng)送禮品的擺放放置①只安排會(huì)議交流時(shí)，將禮品放置于會(huì)議室門旁。②會(huì)議后有參觀項(xiàng)目或用餐安排的，放置于車上。③如遇接待上級(jí)重要領(lǐng)導(dǎo)，需在客人入住前或離店前將禮品做好標(biāo)簽放置于客房中顯眼處，如書桌、床頭柜。二、各項(xiàng)接待工作監(jiān)督（一）會(huì)議督導(dǎo)確立標(biāo)準(zhǔn)：1、接待一二類人員由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定接待安排表后，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)細(xì)節(jié)并由室經(jīng)理監(jiān)督完成；接待三四類人員由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定接待安排表后，需向室經(jīng)理匯報(bào)，并由室經(jīng)理督導(dǎo)全程監(jiān)督完成接待工作。（二）督導(dǎo)執(zhí)行流程：1、用餐：①負(fù)責(zé)人核定菜單后，交由督導(dǎo)確認(rèn)，確認(rèn)后方可聯(lián)系酒家預(yù)定各項(xiàng)菜式；②用餐前，檢查名字牌、紙巾盒、菜單、主位餐布花等擺放是否正確；③用餐前，檢查所帶酒水是否充足；2、會(huì)場(chǎng)：①檢查會(huì)場(chǎng)桌面是否整潔、紙筆鮮花和名字牌排序是否擺放正確。②檢查會(huì)場(chǎng)是否已經(jīng)連接上足夠的插座。③需要無(wú)線上網(wǎng)的會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)是否流暢。④檢查電腦和投影設(shè)備是否連接妥當(dāng)。⑤檢查廣告公司制作的會(huì)場(chǎng)路線指引牌是否正確、指引清晰。3、禮品：接待負(fù)責(zé)人在接待前期提議禮品安排，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)方可執(zhí)行；（三）督導(dǎo)人員職責(zé)1、通過(guò)協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好各項(xiàng)目的服務(wù)工作，在項(xiàng)目開始前，充分掌握本次接待或會(huì)議的各種信息，檢查接待或會(huì)議工作是否準(zhǔn)備恰當(dāng)，確保該項(xiàng)目得以順利開展；2、在項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目督導(dǎo)在每個(gè)環(huán)節(jié)開始前需提醒項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，檢查所有安排工作，確認(rèn)所有細(xì)節(jié)信息，并與負(fù)責(zé)人保持及時(shí)的溝通；3、在項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目督導(dǎo)可以不親自跟進(jìn)該項(xiàng)目，但是當(dāng)人手緊缺或接待升級(jí)時(shí)，需要及時(shí)補(bǔ)位，確保各環(huán)節(jié)順利進(jìn)行；4、在項(xiàng)目結(jié)束后，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)當(dāng)天的流程進(jìn)行總結(jié)，并梳理第二天的各項(xiàng)安排。若為重要接待，在確認(rèn)所有信息無(wú)誤后，督促負(fù)責(zé)人短信或電話的形式向室經(jīng)理、綜合部領(lǐng)導(dǎo)等匯報(bào)情況。五、總結(jié)1、 在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人結(jié)束接待活動(dòng)后，如實(shí)填寫《接待計(jì)劃實(shí)施表》實(shí)際費(fèi)用一欄。2、 將會(huì)議文件、《接待計(jì)劃實(shí)施表》交于報(bào)帳員存檔。3、 如有接待負(fù)責(zé)人在接待過(guò)程中墊付了現(xiàn)金，將發(fā)票粘貼好并出示消費(fèi)清單，寫明原因，交于報(bào)帳員處。4、 收到廣告公司拍攝的攝影/攝像資料之后，檢查其內(nèi)容無(wú)誤后交于音像資料管理員。5、 將物資（酒樓剩余酒水、會(huì)場(chǎng)剩余礦泉水等）及時(shí)運(yùn)送回公司整理入庫(kù)。第六部分：《接待計(jì)劃實(shí)施表》模板XX移動(dòng)來(lái)廈日程安排（***年**月*日-**月**日）一、會(huì)議內(nèi)容****************二、會(huì)議安排日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)陪同人員**月**日（星期*）接機(jī)高崎機(jī)場(chǎng)入住XX酒店**月**日（星期*）叫醒XX酒店早餐XX餐廳座談XX會(huì)議室午餐XX餐廳座談XX會(huì)議室晚餐XX餐廳**月**日（星期*）晚宴XX酒店餐廳**月**日（星期*）活動(dòng)廈門旅游景點(diǎn)**月**日（星期*）叫醒XX酒店返程高崎機(jī)場(chǎng)三、人員名單及禮品安排單位姓名職務(wù)禮品預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用**公司**公司**公司四、用餐安排日期時(shí)間地點(diǎn)以及用餐形式陪同人員預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用**月**日（星期*）**月**日（星期*）**月**日（星期*）五、車輛安排車型車牌司機(jī)姓名及電話用車時(shí)間預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用六、接機(jī)安排航班號(hào)接機(jī)領(lǐng)導(dǎo)接機(jī)車輛及司機(jī)信息機(jī)場(chǎng)消費(fèi)情況預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用七、酒店房間安排房型數(shù)量領(lǐng)導(dǎo)姓名房間設(shè)置（花、果）及費(fèi)用預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用套房單房雙房八、會(huì)議室安排會(huì)議室配備具體使用情況時(shí)間、地點(diǎn)酒店名稱預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用投影設(shè)置麥克風(fēng)花／果歡迎指示牌速記員主持人禮儀小姐九、攝影攝像安排時(shí)間攝影/攝像師合作商名稱拍攝地點(diǎn)預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用**月**日XX廣告公司十、活動(dòng)安排時(shí)間人數(shù)內(nèi)容地點(diǎn)及付費(fèi)模式預(yù)算費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用**月**日觀光**月**日觀光**月**日觀光十一、接待負(fù)責(zé)人孫XX**部聯(lián)系電話：139********第七部分：短信發(fā)送模板發(fā)送時(shí)間項(xiàng)目對(duì)象內(nèi)容17：45歡迎短信所有