會議接待策劃方案

會議接待策劃方案會議主題：“我為家鄉(xiāng)做代言”——暨第六屆國際食品安全年會GFSF十大品牌“新地標產(chǎn)品”崛起評選會議時間：2015年12月5日至2015年12月6日（早9：00-晚6：00）下榻酒店：XXX溫泉度假酒店四、會議地點：云南省昆明市經(jīng)開區(qū)出口加工區(qū)順通大道浦發(fā)路16號云南創(chuàng)新生物產(chǎn)業(yè)孵化器五、環(huán)境布置會場外區(qū)域布置酒店外圍環(huán)境：含本次會議主題的歡迎橫幅會議室外圍環(huán)境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從入口到會議室導(dǎo)示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)域會場內(nèi)主要區(qū)域布置會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等會場氛圍：主題布標、背景音樂會議接待流程細節(jié)會前準備要求確認出席會議的人數(shù)，參會人員的詳細信息、會議名稱，參與單位（包含：主辦、協(xié)辦、承辦、指導(dǎo)），會議日程安排，會議的主賓身份，會議坐次順序安排。安排酒店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務(wù)。準備會議資料，設(shè)計制作會刊，設(shè)計制作四份評分表，由承辦單位按會議要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。準備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿以及新聞通稿。準備會后贈送用禮品（由承辦方負責(zé)）。根據(jù)承辦單位所提供的資料，在會議室外設(shè)置產(chǎn)品展示區(qū)。在會議室內(nèi)為參會賓客提供茶歇服務(wù)（熱茶、咖啡和糕點）。6、確認會議室內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿/筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。

7、確認會議設(shè)備就位，如：講臺、投影屏幕、LED屏幕。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)、燈光。8、核對會議橫幅和指示牌內(nèi)容并制作和放置指定位置。

9、會議擺臺標準簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。

b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺放在會議桌上。各項用品均應(yīng)在會議前30分鐘準備妥當。10、通知孵化器物管派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。11、會議開始前三十分鐘需把會議室設(shè)備再次檢查一遍，包括空調(diào)，燈，話筒，投影等。12、準備安全應(yīng)急預(yù)案會議迎候服務(wù)（會議開始前30分鐘門口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發(fā)放資料（會議資料、評分表及會刊）、引領(lǐng)賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？還是工作人員？）2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會場。會議服務(wù)程序工作人員主動詢問主辦方或負責(zé)人會議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂要求、確認會議人數(shù)。2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。

3、工作人員再次確認話筒是否開啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺需特別關(guān)注。4、先到達的客人入座后，提供飲用水服務(wù)。

5、服務(wù)人員時刻關(guān)注會議客人動態(tài)及需求，分辨會議客人，防止其它不相關(guān)人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要勸阻、引導(dǎo)，尤其是會議主管要加強現(xiàn)場管理。

6、會議期間服務(wù)人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關(guān)大門。

7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補和更換各選入選名單公布18：00主辦方