憑證管理基礎(chǔ)知識(shí)

第六章憑證管理一、 基本規(guī)定憑證包括有價(jià)單證、重要空白憑證和一般憑證，重要空白憑證根據(jù)是否進(jìn)行控號(hào)管理又分為控號(hào)重要空白憑證、非控號(hào)重要空白憑證。（控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由總行維護(hù)，全行統(tǒng)一版本的非控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由總行維護(hù)（200—01至50）,非全行統(tǒng)一版本的非控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由各分支行維護(hù)（200—51至99）。對(duì)有價(jià)單證、控號(hào)重要空白憑證，其出入庫(kù)、領(lǐng)用、簽發(fā)（發(fā)行）出售、付款（兌付）實(shí)行嚴(yán)格的控、銷(xiāo)號(hào)管理。柜員之間可直接通過(guò)交易進(jìn)行憑證的調(diào)撥，但柜員只能作調(diào)出交易，不可作調(diào)入交易。憑證核算到份（張），一份（張）記“1元”出售重要單證時(shí)，通過(guò)手工錄入或系統(tǒng)計(jì)算可聯(lián)動(dòng)收取費(fèi)用。柜員領(lǐng)用的或客戶(hù)領(lǐng)購(gòu)的有價(jià)單證、重要空白憑證，系統(tǒng)將其歸屬到該柜員或該客戶(hù)名下，柜員、客戶(hù)只能使用自己名下的重要單證，其他柜員或其他客戶(hù)不得使用。對(duì)客戶(hù)掛失的重要單證和協(xié)防的重要單證，系統(tǒng)通過(guò)交易登記單證號(hào)碼以備查控制。系統(tǒng)可以控制、提示客戶(hù)名下的重要空白憑證數(shù)量；超過(guò)一定數(shù)量，系統(tǒng)提醒柜員在出售時(shí)予以關(guān)注。柜員根據(jù)客戶(hù)需要可按份零售重要空白憑證。本章所介紹的各種憑證交易僅適用于有價(jià)單證和控號(hào)重要空白憑證，對(duì)于非控號(hào)重要空白憑證使用（1120—表外收付）交易處理。信用卡業(yè)務(wù)憑證管理請(qǐng)參閱相關(guān)部分。二、 總行憑證管理（一） 憑證入庫(kù)總行憑證管理員根據(jù)印制廠(chǎng)家填制的一式二聯(lián)“商行委托印制的空白重要憑證清單”，認(rèn)真核對(duì)空白重要憑證的種類(lèi)和數(shù)量無(wú)誤后，空白重要憑證入庫(kù)保管。第一聯(lián)送總行會(huì)計(jì)部門(mén)，第二聯(lián)留存，憑以登記“空白重要憑證保管使用登記簿”總行會(huì)計(jì)部門(mén)使用（2400—重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇'0—正?！闭{(diào)撥類(lèi)型選擇“1—機(jī)構(gòu)入庫(kù)”調(diào)撥來(lái)源選擇“7—廠(chǎng)家”對(duì)方機(jī)構(gòu)號(hào)“一000”輸入憑證種類(lèi)和憑證號(hào)碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外收入傳票。表外收入傳票參與柜員日結(jié)，“商行委托印制的空白重要憑證清單”第一聯(lián)作有關(guān)表外科目收入憑證或附件。會(huì)計(jì)分錄為：收：6281或6271的相關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫(kù)）（二） 憑證出庫(kù)各支行向總行領(lǐng)用重要單證，須填制重要憑證領(lǐng)用書(shū)一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預(yù)留總行印鑒以及在備注欄注明各支行憑證入庫(kù)員的柜員號(hào)，向管證員領(lǐng)取憑證；總行管證員將重要憑證領(lǐng)用書(shū)第一聯(lián)送總行清算中心?？傂星逅阒行氖褂茫?400—重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇0—正常、調(diào)撥類(lèi)型選擇2—機(jī)構(gòu)間調(diào)撥、調(diào)撥來(lái)源選擇1—總行、對(duì)方柜員號(hào)輸入重要憑證領(lǐng)用書(shū)上注明的柜員號(hào)，輸入憑證種類(lèi)和憑證號(hào)碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外付出傳票。表外付出傳票參與柜員日結(jié)，重要憑證領(lǐng)用書(shū)作付出傳票附件。會(huì)計(jì)分錄為：付：6281、6271等相關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫(kù)）注意事項(xiàng)：1）憑證出庫(kù)（或沖正）成功后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成信息廣播通知憑證領(lǐng)用機(jī)構(gòu)的柜員，柜員可以使用（0009—信息廣播）交易查詢(xún)信息情況并進(jìn)行交易處理。

柜員密碼對(duì)方柜員號(hào)開(kāi)立表外賬號(hào)，請(qǐng)用朗50柜員密碼對(duì)方柜員號(hào)開(kāi)立表外賬號(hào)，請(qǐng)用朗50交易!240()2：240()2：）豐行入庫(kù)的憑證只對(duì)仍在總行庫(kù)存中的憑證號(hào)碼進(jìn)行判斷是否重復(fù)，無(wú)法對(duì)已被各支行領(lǐng)用或使用的憑證號(hào)碼進(jìn)行判斷。3）實(shí)行號(hào)碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如（2400—重要單證調(diào)撥）、（2410—憑證出售）、（2401—重要單證作廢上繳/銷(xiāo)毀）等記賬發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不可使用（1106—當(dāng)日抹賬）交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。4）對(duì)機(jī)構(gòu)庫(kù)中憑證進(jìn)行隔日沖賬時(shí)，仍使用（2400—重要憑證入庫(kù)）交易，“沖補(bǔ)標(biāo)志”中選擇沖賬。必須按在庫(kù)中的每一條記錄進(jìn)行沖正。領(lǐng)入的憑證未出庫(kù)或被柜員領(lǐng)用時(shí)，調(diào)出機(jī)構(gòu)同入庫(kù)時(shí)的調(diào)出機(jī)構(gòu)號(hào)。領(lǐng)入的憑證已被部分出庫(kù)或柜員領(lǐng)用后，則調(diào)出機(jī)構(gòu)為出庫(kù)時(shí)的調(diào)入機(jī)構(gòu)號(hào)。2400交易機(jī)構(gòu)調(diào)撥：柜員密碼柜員密碼功能正常調(diào)撥類(lèi)型2-機(jī)構(gòu)間調(diào)岀v調(diào)撥來(lái)源1竊行-對(duì)方機(jī)構(gòu)號(hào)708對(duì)方柜員號(hào)0059開(kāi)立表外賬號(hào)，請(qǐng)用空切交易按CTFL+E提交提交后提示打廚通知書(shū)和表外付出傳票:重要單證調(diào)撥通知書(shū)⑺眥調(diào)入方代號(hào)）：下列章證已調(diào)入你名下，請(qǐng)查收.序號(hào)單證種類(lèi) 單證名輩記賬單位起始號(hào)碼調(diào)撥數(shù)量終止號(hào)碼最新數(shù)量01 01 現(xiàn)金支票 張59002001 100059003000 42900九江銀行20140502打印Ctrl+P2400重要單證調(diào)撥三、支行憑證管理（一）憑證入庫(kù)1、 從總行領(lǐng)用或其他支行調(diào)入重要憑證：填制重要憑證領(lǐng)用書(shū)一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預(yù)留印鑒并注明入庫(kù)柜員號(hào)，傳遞到調(diào)出行，根據(jù)調(diào)出行蓋章退回的第三聯(lián)領(lǐng)用書(shū)核對(duì)數(shù)量、號(hào)碼是否相符。從印刷廠(chǎng)或其他渠道調(diào)入憑證：應(yīng)填制重要憑證入庫(kù)單一式三聯(lián)，并核對(duì)數(shù)量、號(hào)碼是否相符。2、 憑證入庫(kù)柜員使用（2400—重要單證調(diào)撥）交易，輸入有關(guān)要素，對(duì)方機(jī)構(gòu)號(hào)一欄輸入總行清算中心的地區(qū)號(hào)一08或調(diào)出分行的地區(qū)號(hào)（支行為機(jī)構(gòu)號(hào)），如果是從其他渠道調(diào)入，則輸入“000”，系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)打印表外收入憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章和私章，會(huì)計(jì)分錄為：收：6281相關(guān)科目重要空白憑證（機(jī)構(gòu)尾箱）注意事項(xiàng)：1） 實(shí)行號(hào)碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如（2400—重要單證調(diào)撥）、（2410—憑證出售）、（2401—重要單證作廢上繳/銷(xiāo)毀）等記賬發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不可使用（1106—當(dāng)日抹賬）交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。2） 對(duì)機(jī)構(gòu)庫(kù)中憑證進(jìn)行隔日沖賬時(shí)，仍使用（2400—重要憑證入庫(kù)）交易，“沖補(bǔ)標(biāo)志”中選擇沖賬。必須按在庫(kù)中的每一條記錄進(jìn)行沖正。領(lǐng)入的憑證未出庫(kù)或被柜員領(lǐng)用時(shí),調(diào)出機(jī)構(gòu)同入庫(kù)時(shí)的調(diào)出機(jī)構(gòu)號(hào)。領(lǐng)入的憑證已被部分出庫(kù)或柜員領(lǐng)用后，則調(diào)出機(jī)構(gòu)為出庫(kù)時(shí)的調(diào)入機(jī)構(gòu)號(hào)。3） 憑證的調(diào)撥，必須遵守“調(diào)出機(jī)構(gòu)先作出庫(kù)交易，調(diào)入機(jī)構(gòu)后作入庫(kù)交易”的原則，否則入庫(kù)交易不成功。（二）憑證出庫(kù)比照調(diào)撥憑證手續(xù)辦理。四、柜員憑證管理（一） 柜員領(lǐng)用憑證1、 柜員發(fā)現(xiàn)自己尾箱中的憑證不足需向支行領(lǐng)用時(shí)，填寫(xiě)一式三聯(lián)重要憑證領(lǐng)用書(shū)并加蓋私章，交管庫(kù)員。2、 管庫(kù)員審核領(lǐng)用書(shū)無(wú)誤后，填寫(xiě)憑證號(hào)碼，加蓋業(yè)務(wù)公章和私章，并交付憑證。3、 柜員根據(jù)領(lǐng)用書(shū)核對(duì)憑證無(wú)誤后，使用（2400—重要單證調(diào)撥）交易輸入憑證要素,提交后，系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)打印表外收入、付出憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章、私章。會(huì)計(jì)分錄為：收：表外科目628101重要空白憑證（柜員尾箱）

付：表外科目628101重要空白憑證（機(jī)構(gòu)尾箱）4、 領(lǐng)用書(shū)第一聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第三聯(lián)作為表外收入憑證的附件，第二聯(lián)由管庫(kù)員專(zhuān)夾保管作為重要空白憑證登記簿的備查資料。注意事項(xiàng)：柜員之間的重要空白憑證可以通過(guò)（2400—重要單證調(diào)撥）交易進(jìn)行調(diào)劑，調(diào)撥后歸入自己名下方可使用，但柜員只能作調(diào)出交易，不可作調(diào)入交易。（二） 柜員出售憑證1、 柜員接到客戶(hù)提交的一式四聯(lián)空白憑證領(lǐng)用單，并審核憑證要素（是否套寫(xiě)、憑證日期、憑證印鑒與銀行預(yù)留印鑒是否相符等）。2、 柜員審核無(wú)誤后使用（2410—憑證出售）交易，輸入憑證要素及手續(xù)費(fèi)、工本費(fèi)、郵電費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用，提交系統(tǒng)處理，聯(lián)動(dòng)打印表外付出憑證，選擇是否打印相關(guān)收費(fèi)憑證,會(huì)計(jì)分錄為：借：2101單位活期存款貸：5102中間業(yè)務(wù)收入（相應(yīng)的結(jié)算業(yè)務(wù)收入子目）貸：5501080001憑證工本費(fèi)付：表外科目628101重要空白憑證（柜員尾箱）

3、空白憑證領(lǐng)用單第一、二聯(lián)作為借、貸方憑證參與日結(jié)，第三聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第四聯(lián)加蓋轉(zhuǎn)訖章，與憑證一起交付給客戶(hù)。沖補(bǔ)標(biāo)志賬戶(hù)代號(hào)賬戶(hù)名稱(chēng)憑證種類(lèi)起始序號(hào)取款方式收費(fèi)形式工本費(fèi)憑證名稱(chēng)未回籠數(shù)量限額終止序號(hào)憑證張數(shù)0.00手續(xù)費(fèi)0.沖補(bǔ)標(biāo)志賬戶(hù)代號(hào)賬戶(hù)名稱(chēng)憑證種類(lèi)起始序號(hào)取款方式收費(fèi)形式工本費(fèi)憑證名稱(chēng)未回籠數(shù)量限額終止序號(hào)憑證張數(shù)0.00手續(xù)費(fèi)0.00（三） 柜員上繳憑證將尾箱幫的重要空白憑證上繳到機(jī)構(gòu)庫(kù)，柜員填寫(xiě)一式三聯(lián)重要憑證入庫(kù)單，加蓋轉(zhuǎn)訖章及私章，使用（2400—重要單證的調(diào)撥）交易，會(huì)計(jì)分錄為：付：628101或627101等有關(guān)科目（柜員尾箱）收：628101或627101等有關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫(kù)）（四） 客戶(hù)支票注銷(xiāo)1、 柜員在接到客戶(hù)銷(xiāo)戶(hù)或作廢繳回的空白支票時(shí)，在繳回的支票上剪角或加蓋作廢-早。2、 使用（2412—客戶(hù)憑證繳回處理）交易，輸入各要素，提交系統(tǒng)處理。會(huì)計(jì)分錄：收入：6282待銷(xiāo)毀重要空白憑證一機(jī)構(gòu)待銷(xiāo)毀戶(hù)。3、 打印輸出客戶(hù)繳回憑證清單一式兩聯(lián)，一聯(lián)給客戶(hù)作回單，另一聯(lián)作表外記賬憑證附件）。注意事項(xiàng)：注銷(xiāo)的支票號(hào)碼不連續(xù)時(shí)需分次輸入。第髻戶(hù)重要憑證查詢(xún) 1、 柜員在受理客戶(hù)提交的支票時(shí)，審核憑證要素后，若需審核憑證合法性（是否為該客戶(hù)所有憑證），可使用（2442—根據(jù)賬號(hào)查詢(xún)憑證）交易輸入有關(guān)要素，提交系統(tǒng)處理，柜員根據(jù)系統(tǒng)顯示的信息進(jìn)行判斷。2、 當(dāng)柜員需要了解某一客戶(hù)賬戶(hù)下的憑證狀況時(shí)，可以使用（2411—客戶(hù)憑證狀態(tài)查詢(xún)）交易，輸入有關(guān)要素（注：?jiǎn)巫C起始序號(hào)可輸入“00000000”提交系統(tǒng)處理，系統(tǒng)將顯示該賬號(hào)下的憑證狀況。注意事項(xiàng)：這兩個(gè)交易的區(qū)別，2442交易只能查詢(xún)某一帳戶(hù)下指定的某種憑證的情況，包括該指定憑證的憑證號(hào)，狀態(tài)等，可以查詢(xún)客戶(hù)賬開(kāi)戶(hù)時(shí)對(duì)應(yīng)的銀行卡、存折編號(hào)，而2411交易可以查詢(xún)某帳戶(hù)下各類(lèi)憑證的總體數(shù)量和狀態(tài)。如六、重要單證的作廢上繳待銷(xiāo)毀/銷(xiāo)毀（2401—重要單證作廢上繳/待銷(xiāo)毀）交易主要處理重要單證的上繳待銷(xiāo)毀（含柜員上繳給營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)、營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)上繳給上級(jí)管理機(jī)構(gòu)）、以及管理機(jī)構(gòu)對(duì)作廢重要單證的集中銷(xiāo)毀。經(jīng)系統(tǒng)處理后，相關(guān)單證在系統(tǒng)中的狀態(tài)和歸屬加以標(biāo)識(shí)，須業(yè)務(wù)主管授權(quán)。會(huì)計(jì)分錄為：（一）柜員上繳待銷(xiāo)毀憑證給營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)付：6281重要空白憑證（或6271有價(jià)單證）一柜員庫(kù)存未用戶(hù)收：6282待銷(xiāo)毀重要空白憑證（或6272待銷(xiāo)毀有價(jià)單證）一機(jī)構(gòu)待銷(xiāo)毀戶(hù)（二） 營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)上繳給上級(jí)管理機(jī)構(gòu)付：6282待銷(xiāo)毀重要空白憑證（或6272待銷(xiāo)毀有價(jià)單證）一機(jī)構(gòu)待銷(xiāo)毀戶(hù)（三） 上級(jí)管理機(jī)構(gòu)收入待銷(xiāo)毀收：6282待銷(xiāo)毀重要空白憑證（或6272待銷(xiāo)毀有價(jià)單證）一機(jī)構(gòu)待銷(xiāo)毀戶(hù)（四） 上級(jí)管理機(jī)構(gòu)集中銷(xiāo)毀重要單證付：6282待銷(xiāo)毀重要空白憑證（或6272待銷(xiāo)毀有價(jià)單證）一機(jī)構(gòu)待銷(xiāo)毀戶(hù)

（一） 票據(jù)的掛失柜員接到客戶(hù)提交的票據(jù)掛失止付通知書(shū)，按規(guī)定程序?qū)徍擞嘘P(guān)內(nèi)容（是否符合票據(jù)法規(guī)定可以辦理掛失止付的票據(jù)，該票據(jù)是否已支付）后送主管審批。對(duì)于支票的掛失，使用（1683-掛失解掛）交易選擇憑證掛失；對(duì)匯票、本票的掛失，使用（2413-本票/匯票止付）交易選擇掛失止付。注意事項(xiàng)：1） 如果在12天內(nèi)未接到法院的公示催告，則從第13天系統(tǒng)對(duì)該票據(jù)自動(dòng)解掛。2） 對(duì)（1683-掛失解掛）交易掛失的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“掛失”付款行使用相關(guān)交易付款時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)提示“該支票已掛失”并不予付款。3） 對(duì)（6008—本票/匯票止付）交易掛失的匯票、本票，系統(tǒng)建立匯票、本票掛失記錄,并可由全行各機(jī)構(gòu)共享。柜員對(duì)匯票、本票付款前，應(yīng)使用（6008—本票/匯票止付）交易查詢(xún)?cè)撈睋?jù)的掛失記錄，確定該票據(jù)是否已止付。（二） 票據(jù)的解掛柜員接到客戶(hù)提交的票據(jù)解掛通知書(shū)，與原掛失止付通知書(shū)核對(duì)后送主管審批。對(duì)于支票的解掛，柜員使用（1683-掛失解掛）交易；對(duì)于匯票、本票的解掛，出票行使用（6008-本票/匯票止付）交易選擇止付解除。注意事項(xiàng)：1） 對(duì)（1683-掛失解掛）交易解掛的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“正?！备犊钚惺褂孟嚓P(guān)交易付款時(shí)系統(tǒng)解除對(duì)該票據(jù)的監(jiān)控。2） 對(duì)（6008—本票/匯票止付）交易解掛的匯票、本票，系統(tǒng)刪除該票據(jù)的掛失記錄，并可由全行各機(jī)構(gòu)共享。（三） 票據(jù)的公示催告和協(xié)防匯票、本票被公示催告，出票行收到法院止付通知后，使用（6008—本票/匯票止付）交易選擇“公示催告”，對(duì)該票據(jù)進(jìn)行止付登記。其他行根據(jù)公示催告，可使用（6008—本

票/匯票止付）交易選擇“協(xié)防”對(duì)該票據(jù)