設(shè)計部檔案管理制度

設(shè)計部資料室管理制度目的：為了對設(shè)計部的資料和器具進(jìn)行有效的管控，方便查閱和使用，特制定本制度。范圍：由設(shè)計部負(fù)責(zé)接收、出具、使用、保管的資料和器具，包括元器件樣本、工具書、規(guī)范文件、項目設(shè)計資料（含外來技術(shù)文件）、工具軟件、調(diào)試工具、器具等。職責(zé)：資料員負(fù)責(zé)資料室的日常事務(wù)處理，一般由設(shè)計部人員人員專職或兼職。設(shè)計部門長負(fù)責(zé)資料室的整體管理。設(shè)計部或其它部門人員按照相關(guān)要求配合資料員進(jìn)行日常處理管理職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門及與本部門工作密切相關(guān)的不同載體、不同形式的文件材料的收發(fā)歸集、登記、立卷、存檔、保管及傳遞工作，確保歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。根據(jù)部門內(nèi)各科職能及不同種類文件材料形成的特點，將歸檔材料合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。要求組卷合理、編寫文號準(zhǔn)確，編目填寫清楚工整，案卷標(biāo)題簡明扼要、表述準(zhǔn)確，保管期限劃分科學(xué)、合理,裝訂整齊、美觀。資料材料立卷歸檔后應(yīng)及時向部門綜合資料室移交，并認(rèn)真填寫好移交清單上的各個款項。做到保管嚴(yán)密，存放有序，查找方便，嚴(yán)格遵守公司保密制度。適用范圍：設(shè)計部各課資料收集：原則上由各課對工作開展中產(chǎn)生的具有保存價值的客戶樣本、項目資料、公用器具、技術(shù)資料及公司相關(guān)制度等進(jìn)行分類，擬出各課歸檔目錄，提交資料管理員，按照資料性質(zhì)予以收集、分類、歸檔。設(shè)計一課：項目資料、設(shè)計二課：設(shè)計三課：歸檔時間：1、客戶樣本：查閱完畢后及時入檔。2、項目資料：以施工項目為單位，工程準(zhǔn)備階段文件一經(jīng)形成及時入檔，施工過程中產(chǎn)生的文件由各課每半月一次整理分類，做出文件清單入檔。3、公用器具：使用完畢后及時入檔。4、公司制度：查閱完畢后及時入檔。資料保管：資料資料管理負(fù)完全責(zé)任，若資料丟失或擅自泄露資料機密，視情節(jié)嚴(yán)重予以處分。集中管理：入檔材料集中存放于設(shè)計部資料室，由資料管理員專人負(fù)責(zé)。建立檢索目錄：入檔文件分門別類建立檢索目錄，以便檢索查閱。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。存檔移交手續(xù)：存檔手續(xù)：在文檔存檔等交表上注明存檔日期、文件名稱、文號、存檔分?jǐn)?shù)，經(jīng)存檔人簽字確認(rèn)。文件存檔登記表由資料保管員保管，不得遺失。移交手續(xù)：資料管理員若發(fā)生人事變動，交接雙方對移交的文件進(jìn)行檢查，編制移交清單，根據(jù)移交清單嚴(yán)格驗收，在移交清單上簽字并由部門主管簽字確認(rèn)；移交清單一式三份，三方各保存一份，以便查驗。歸檔文件自存檔移交三日內(nèi)做成電子目錄，以電子版形式在公司局域網(wǎng)上公布，以供核準(zhǔn)查閱。資料保密絕密：不能向總經(jīng)理和特別指出的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人以外者公開的公司經(jīng)營發(fā)展中直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料。機密：不能向總經(jīng)理和特別指出的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人以外者公開的公司戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶資料、項目資料、重要會議決定、決議和紀(jì)要、以及未公開的價格政策等。秘密：不能向總經(jīng)理及相關(guān)人員以外者公開的公司的統(tǒng)計資料、合同契約以及協(xié)議或根據(jù)協(xié)商而決定的重要事項以及未公開的市場方案等。普通：設(shè)計部一般性會議決定、決議、通告、通知、行政管理資料、宣傳資料、客戶樣本等。絕密、機密、秘密文檔屬于受控資料，要求標(biāo)明密級，使用單位和個人有責(zé)任保守秘密。外出人員攜帶受控文件，須經(jīng)主管部門批準(zhǔn)。若發(fā)生資料丟失或可能存在泄密，必須及時向上級反映，采取措施，防止擴張。資料保管年限1、永久保存：項目資料、工程器具、開發(fā)軟件及其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、長期保存（50年以上至10年以上）：預(yù)算、決算書類、合同及其他經(jīng)核定須保存10年以上的文書3、短期保存：客戶年度樣本及其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、一年保存：結(jié)案后無長期保存必要的。資料借用：內(nèi)部人員借用普通資料借用：公司內(nèi)部人員借用資料，都必須填寫借用登記表，注明借用時間、文件名稱、文號、份數(shù)、歸還時間，并經(jīng)借用人簽字確認(rèn)。受控資料借用：公司內(nèi)部人員借用受控資料，須經(jīng)所屬部長批準(zhǔn)后方可辦理借用手續(xù)。外部人員借用公司外部人員借用本部門資料均須經(jīng)設(shè)計部部長批準(zhǔn)后方可借用。資料歸還：借用者按時歸還借用資料，若到期未還，資料管理員必須及時予以追討，并于資料歸還時仔細(xì)檢查資料是否完整，若發(fā)生丟失、泄密或其他損壞行為由借用者承擔(dān)責(zé)任，視情節(jié)輕重按公司相關(guān)制度予以處理。資料銷毀：任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀本部門資料。保存到期的資料，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核，報設(shè)計部部長批準(zhǔn)予以銷毀，由審核人及經(jīng)辦人簽字確認(rèn)后備查。57710018030900120955790368228596330825771001803090012386576137399735760696577100180309001359457807757990251551257710018030900123875771649826018180515771001803090012138572131192158918326577100180309001235957903682236107605357710018030900123565761352861437917425771001803090012355575087869704693279170881003433552741012299443258333791708810034335527510186673293883200817088100343356107101581152501500522170881003433561081010001800598717321708810034335429510107419414268701717088100343356184101878660869628802170881003433561851017758311740866741708810034335610910108601437357284617088100343356110101152207216014916170881003433552