采購管理制度匯編

...wd......wd......wd...XXXX2012年采購部采購管理制度匯編2012年2月目錄第一章采購控制程序3采購管理規(guī)定61.采購部的職責82.采購部主任的崗位職責83.采購員的崗位職責8第二章采購方案管理91.月度采購方案編制流程圖10流程說明表102.確定采購數(shù)量的步驟示意圖113.計算采購數(shù)量的方法詳表114.確定采購數(shù)量的策略比擬表11第三章供給商開發(fā)與管理131.供給商開發(fā)流程圖142.供給商資質調查問卷153.潛在供給商初步認證報告164.供給商現(xiàn)場評價標準表175供給商認證報告186.供給商評定197.合格供給商名錄20第四章采購招標、比價、價格談判與合同管理211.采購招標流程圖242.比價、議價記錄表253.價格談判記錄表264.合同管理規(guī)定第五章采購物資供期跟催、到貨檢驗與質量控制301.供給商延誤交貨的處理步驟示意圖312.供給商延遲交貨的解決方案313.催貨通知單324.采購物資檢驗流程圖33采購檢驗管理流程說明表34第六章產(chǎn)品工序流程圖。1.SF6電流互感器生產(chǎn)工序流程圖362.SF6避雷器〔GIS〕生產(chǎn)工序流程圖373.SF6電壓互感器(GIS)生產(chǎn)工序流程圖384.LB系列油浸式互感器生產(chǎn)工序流程圖395.LVB系列油浸式互感器生產(chǎn)工序流程圖406.CVT系列油浸式互感器生產(chǎn)工序流程圖41第一章采購控制程序采購管理規(guī)定1.目的標準各類物資采購，并根據(jù)各類物資重要程度分類控制，確保采購物資滿足預期質量和數(shù)量要求。2.范圍本程序用于生產(chǎn)所需的原材料、零部件和外購成品及設備等物資采購工作。3.職責3.1采購部負責生產(chǎn)方案、采購方案的制訂并組織實施。3.2采購部負責組織開展供給商的選擇及評定。3.3技術部負責提供物資采購用技術文件，參與供給商的選擇及評定。3.4質檢部負責對采購物資的檢驗，參與供給商的選擇及評定。3.5管理者代表負責供給商的選擇及評定的批準和合格供給商名錄的批準4.工作程序4.1采購方案4.1.1生產(chǎn)物資采購⑴.采購方案分為月度方案和批次方案：月度方案：指常規(guī)產(chǎn)品按合理庫存量結合生產(chǎn)方案按月做的方案。批次方案：針對每批合同或工程做的方案。⑵.采購方案的依據(jù)：施工大表、技術通知單、技術通知等技術文件；B.生產(chǎn)方案；C.倉庫庫存量；D.合格供給商名錄⑶.采購方案的編制要點：A.明確采購物資名稱、規(guī)格型號、需求量、庫存量、方案采購數(shù)量。B.明確采購完成日期、完成數(shù)量。C.根據(jù)質量控制要求，指定供給商的，應在方案中標明。⑷.采購方案由采購部專人負責編制，采購部主任、制造部主任審核，生產(chǎn)副總批準執(zhí)行。特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準。4.1.2設備采購：由使用部門根據(jù)情況打采購呈報，報集團領導批準后招標實施。4.2采購實施4.2.1供給員接到采購方案，首先檢查采購文件是否正確、齊全，根據(jù)《合格供給商名錄》、生產(chǎn)方案轉化為采購合同或采購訂單，發(fā)供給商確認生效。4.2.2物資采購價格根據(jù)招標、比價、價格談判等方式確定。4.2.3采購過程中供給員應及時了解采購物資進度，催促供給商按期交貨，保證生產(chǎn)需要。4.2.4設備采購執(zhí)行集團公司統(tǒng)一要求。4.3采購合同管理4.3.1采購合同簽訂：⑴.對于長期合格供給商，可以簽訂年度框架合同和質量保證協(xié)議，日常采購以采購訂單方式確認。⑵.采購合同簽訂必須明確要求檢驗標準、運費承當、違約處理、有效期限等。并明確規(guī)定合同金額審批權限，以防止風險。⑶.生效的采購合同、采購訂單由制造部存檔。4.4供給商開發(fā)、評定4.4.1供給商分類：按供給商提供的物資對我公司產(chǎn)品整機質量影響的重要程度，將供給商分為A〔關鍵〕、B〔重要〕、C〔普通〕三類，分類管理。A.類供給商：提供對我公司產(chǎn)品的安全性、可靠性有重大影響物資的。B.類供給商：提供對我公司產(chǎn)品構造和功能有較大影響物資的。C.類供給商：A、B供給商以外的。4.4.2供給商開發(fā)4.4.2.1開發(fā)原則：能夠提高質量、降低價格、提高采購及時率。4.4.2.2開發(fā)程序：⑴.供給員向潛在供給商發(fā)出《供給商資質調查問卷》。潛在供給商填寫完畢，附上以下證書復印件〔加蓋企業(yè)印章〕：營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、質量〔或環(huán)境〕管理體系認證證書、特種設備設計或制造許可證、國家規(guī)定的必須納入強制認證的產(chǎn)品的認證證書、其它有關資質或證書一并交制造部。⑵.采購部對潛在供給商返回的《供給商資質調查問卷》及提供的有關資料進展初選，形成《潛在供給商初步認證報告》交生產(chǎn)副總進展審核，審核合格的轉入下步程序，不合格的直接濾掉。⑶.《潛在供給商初步認證報告》審核合格后由采購部與其簽訂《樣品供貨合同》。按規(guī)定提供加工用技術文件，由潛在供給商提供樣品。送樣批次不少于3批。合格的轉入下步程序，連續(xù)不合格的直接濾掉。⑷.在樣品送達公司后，質檢部在樣品上貼“樣品〞標簽，并對樣品的技術、質量性能進展檢驗，判斷是否滿足要求并填寫《樣品檢測報告》。⑸.現(xiàn)場考察：樣品檢測合格后，由管理者代表決定是否對供給商進展現(xiàn)場考察，原則上，A類物資必須進展現(xiàn)場考察，B類物資根據(jù)情況有選擇的進展考察?？疾旖M成員由質檢部、技術部、采購部組成，對供給商現(xiàn)場進展生產(chǎn)能力、檢測能力、技術水平、質量控制、現(xiàn)場管理、售后服務等方面的考察。參與考察人員負責記錄現(xiàn)場考察結果，并出具《供給商現(xiàn)場考察報告》。⑹.供給商考察合格后，形成《供給商認證報告》。附《供給商資質調查問卷》、《樣品檢測報告》、《供給商現(xiàn)場考察報告》等資料，交管理者代表批準后成為合格供給商。4.4.3供給商評定⑴.評定頻次：一年一次，每年年初進展。由采購部組織技術、質檢、采購等人員進展綜合評定。根據(jù)質量、交付及時性、價格、服務方面進展評定。⑵.評定合格的繼續(xù)成為合格供給商，評定不合格的取消其供給商資格。根據(jù)評定結果編制《合格供給商名錄》。⑶．《合格供給商名錄》的發(fā)放范圍：A.整版名錄發(fā)放范圍：董事長、總經(jīng)理、生產(chǎn)副總、技術副總、主管質量的副總工、質檢部主任、制造部主任、采購部主任。B.各分管采購員、檢查員發(fā)放本人負責零部件的合格供方名錄。4.5采購物資的驗證采購物資到廠后，供給員及時通知質檢部進展檢驗，質檢部按照技術文件、檢驗規(guī)程等進展檢驗，合格后出具《外購外協(xié)件檢驗報告單》。發(fā)現(xiàn)不合格時及時進展質量反響，并通知供給員，供給員按照規(guī)定進展及時處理。4.6采購物資入庫及發(fā)票掛賬⑴、物資到廠后，供給人員填寫到貨通知單交質檢人員進展檢查，〔要求質檢人員檢驗完成時間〕，檢驗完成后交周轉人員持《到貨通知單》《外購外協(xié)件檢驗報告單》將零部件拉入倉庫，通知倉庫保管員清點數(shù)量，清點無誤后，倉庫保管員在到貨通知單上簽字，供給人員持倉庫保管員簽字的到貨通知單和外購外協(xié)件檢驗報告單到倉庫微機員處辦理正式入庫手續(xù)，供給人員在微機入庫單上簽字拿走兩聯(lián)，再到倉庫保管員處簽字，取走最后一聯(lián)綠聯(lián)。⑵.供給人員每天定期將外購外協(xié)件檢驗報告單會計聯(lián)和微機打印入庫單綠聯(lián)用膠水沾在一起，⑶每月第一周周六前，將上月的入庫單據(jù)分廠家整理，匯總開票明細一份，詳細表述入庫日期、存貨名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價及金額〔見附表〕，并交負責人審核后發(fā)廠家。氣體產(chǎn)品由張洋負責，油產(chǎn)品由鄒剛負責。入庫日期存貨名稱規(guī)格型號特殊訂貨數(shù)量無稅單價含稅單價金額2012-1-3鐵心裝配5TK.648.8936(V1)2752.136888017602012-1-3鐵心裝配5TK.648.8974常規(guī)51675.213196098002012-1-3鐵心裝配5TK.648.8974常規(guī)11675.21419601960金額合計13520⑷、將簽批完的開票明細至供給商，并通知供給商，要求供給商7日內開具發(fā)票。⑸、收到發(fā)票后，首先將抵扣聯(lián)保管好，將發(fā)票的第三聯(lián)與相應的入庫單據(jù)核對，無誤后粘貼并在發(fā)票聯(lián)反面左上角簽字。注：發(fā)票聯(lián)+質檢單+入庫單≤40頁⑹、在發(fā)票開出后的10個工作日內，將審核簽字后的發(fā)票轉交核價員，呈送領導簽批。⑺、領導簽批下發(fā)后，將發(fā)票聯(lián)與相應抵扣聯(lián)按順序記錄在發(fā)票登記薄，交財務部簽收。采購部的職責1.1、根據(jù)生產(chǎn)方案和庫存量，編制物料采購方案，經(jīng)批準后組織實施。1.2、審查各類采購申請，核查采購的必要性以及采購規(guī)格與數(shù)量是否恰當。1.3、供給商資料的收集、整理、選擇、檔案整理及合格供給商的評估。1.4、執(zhí)行采購活動，包括詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調。1.5、做好市場供求信息及價風格查，保質、優(yōu)質采購，確保生產(chǎn)的需要。1.6、做好物料消耗分析，在保證生產(chǎn)需要的前提下降低資金占用，減少庫存。1.7、收集市場的價格信息，利用各種途徑降低本錢，完成采購本錢控制指標。1.8、編制采購結算方案，經(jīng)批準后組織實施。1.9、其他相關職責2.采購部主任的崗位職責2.1、負責本部門的日常管理工作，以及與其他部門的協(xié)調工作。2.2、全面負責規(guī)劃、指導和協(xié)調企業(yè)所需物資及相關服務的采購工作。2.3、制訂采購方案，保證滿足經(jīng)營活動需要，降低庫存本錢2.4、尋找物料供給來源，調查和掌握供給渠道2.5、參與協(xié)調采購、提貨、供給工作2.6、參與開發(fā)、選擇、處理與考核供給商，建設供給商檔案管理制度2.7、采購合同的制定、審核、簽署與監(jiān)視執(zhí)行2.8、控制采購本錢和費用，審核采購訂單和物資調撥單2.9、負責采購人員的績效、培訓等管理工作3.采購員的崗位職責3.1、負責具體實施物料采購方案，積極協(xié)調、跟催、處理采購過程，確保生產(chǎn)需要。3.2、辦理采購物資的檢查、入庫、掛賬、退貨、付款等采購活動。3.3、負責溝通供給商與公司的業(yè)務關系。3.4、不斷學習提高業(yè)務技能，媽滿足供給工作的需要。第二章采購方案管理1.月度采購方案編制流程圖分析匯總分析匯總采購資料②擬定月度采購方案完畢采購實施審核審批審批①生產(chǎn)方案技術文件倉庫庫存開場總經(jīng)理生產(chǎn)副總采購經(jīng)理采購部menmennmen相關部門管部門流程說明表節(jié)點控制相關說明①1．生產(chǎn)部的月度生產(chǎn)方案。2．技術部的技術通知單、施工大表、技術通知等。3．倉庫庫存量。②1．明確采購物資名稱、規(guī)格型號、需求量、庫存量、方案采購數(shù)量。2．明確采購完成日期、完成數(shù)量。2、確定采購數(shù)量的步驟示意圖分析影響采購數(shù)量的因素分析影響采購數(shù)量的因素選擇適宜的訂貨方法控制采購數(shù)量運用數(shù)量策略完畢開場計算適當?shù)牟少彅?shù)量1.現(xiàn)有庫存量2.上月方案領料情況3.需求量3.計算采購數(shù)量的方法詳表方法名稱特點說明固定數(shù)量法1．每次定購的數(shù)量一樣2．根據(jù)過去的經(jīng)歷確定，可以高于使用數(shù)量，適用于原料、質量合格率低固定期間法1．每次采購的數(shù)量因剩余庫存的不同而不同。2．采購期間的長短根據(jù)供給商生產(chǎn)周期確定，適用于周期長的物料，簽訂欲投協(xié)議需求方案法采購數(shù)量＝生產(chǎn)需求量－現(xiàn)有庫存量4.確定采購數(shù)量的策略比擬表策略名稱優(yōu)點缺點適應狀況長期合約1．期約交貨，來源穩(wěn)定2．享有較大的價格優(yōu)惠3．一次采購分批送貨，能節(jié)約采購費用1．價格協(xié)商不易，合約形同虛設2．合約數(shù)量固定，難以配合生產(chǎn)調整1．主要物料、長期使用的必需品2．品質規(guī)格標準化的產(chǎn)品3．競購者太多短期合約能夠按照生產(chǎn)需求定制采購數(shù)量，降低庫存本錢采購費用較高，而且來源不穩(wěn)定1．非經(jīng)常需要的物料2．補充臨時性短缺3．價格波動大的產(chǎn)品多家供給1．賣方競爭，交易條件好2．來源分散，供給不易中斷3．市場信息多，有利于把握市場趨勢1．分散采購，損失批量折扣2．買賣雙方缺少依存關系，沒有供給責任3．增加交易管理本錢1．主要物料，需求數(shù)量龐大2．賣方無法獨立供給的產(chǎn)品3．規(guī)格標準化的產(chǎn)品獨家供給買賣雙方利害與共，供給商供給責任高1．供給集中，風險高2．難以把握市場趨勢1．來源管制或獨占的產(chǎn)品2．精細復雜的產(chǎn)品3．產(chǎn)品壽命極短，設計規(guī)格經(jīng)常變化的產(chǎn)品現(xiàn)用現(xiàn)購1．能夠在一定程度上降低采購本錢2．防止易腐蝕揮發(fā)的物料的庫存損失需要即時尋找供給商，供給速度可能滿足不了生產(chǎn)需要1．按定貨生產(chǎn)的產(chǎn)品2．供給來源豐富3．價格看跌4．易腐蝕揮發(fā)的物料預購備用庫存充足，能保障生產(chǎn)的順暢進展需要較大的庫存，增加了庫存費用1．需求量穩(wěn)定的產(chǎn)品2．存量管制的產(chǎn)品3．耐久性產(chǎn)品5、采購方案文字流程⑴、業(yè)務員接到技術通知單后在1個工作日內將特殊及主要零部件已訂單或合同的形式發(fā)至廠家，要求廠家回傳。⑵、特殊合同以及批量大的合同由負責做方案的業(yè)務員在2個工作日內將采購方案簽字下發(fā)，采購人員在1個工作日內將訂單發(fā)出并要求廠家回傳。⑶、每月21日由采購主管下發(fā)下月的采購方案明細，做方案的業(yè)務員在2個工作日內完成常規(guī)采購方案的下發(fā)?！渤Ｒ?guī)采購方案的編制結合技術通知單，目的是不要遺漏技術通知單中標注的特殊零部件，無標注特殊零部件的按照常規(guī)產(chǎn)品進展統(tǒng)計，統(tǒng)計完成后查看庫存，確定本月采購數(shù)量〕。⑷、常規(guī)采購方案下發(fā)涉及人員1人1份，價格核算員1份。⑸、常規(guī)采購方案下發(fā)后各采購人員在兩個工作日內轉化為常規(guī)采購訂單，采購訂單的數(shù)量根據(jù)框架招標比例分配進展制定。要求供方在2個工作日內將訂單回傳，回傳復印后交價格核算員進展保存。⑹、采購人員將訂單發(fā)出后要結合生產(chǎn)方案的順序列出主要零部件的到貨順序，發(fā)至廠家及時進展跟催，主要零部件、供貨比擬緊張的零部件要天天跟催、直到入庫完成。第三章供給商開發(fā)與管理1.供給商開發(fā)流程圖管理者代表管理者代表生產(chǎn)副總采購部供給商開場①收集信息相關信息發(fā)放、回收調查表②初步認證報告③樣品供貨合同審核④供給商認證報告現(xiàn)場考察審核錄入供給商名錄審批存檔完畢組織現(xiàn)場考察否是樣品協(xié)助節(jié)點控制相關說明①采購部通過各渠道收集供給商的信息，包括發(fā)放供給商問卷、面談和收集資料等方式。②采購部整理、分析調查所得的資料，根據(jù)開發(fā)原則，對所有供給商進展初步評價和篩選。③送樣批次不少于3批，連續(xù)不合格的取消資格，樣品到貨后按照正常程序檢驗、入庫。④現(xiàn)場考察完畢后，采購部匯總評價結果，出具認證報告。2.供給商資質調查問卷編號：供給商根本信息公司名稱廠址成立日期占地面積企業(yè)性質負責人聯(lián)系人E-mail公司網(wǎng)址生產(chǎn)技術設備信息主要生產(chǎn)設備及用途檢測儀器校對情況主要生產(chǎn)線設計開發(fā)能力正常生產(chǎn)能力/月最大生產(chǎn)能力/月正常交貨周期最短交貨期及說明產(chǎn)品信息主要產(chǎn)品及原材料產(chǎn)品介紹產(chǎn)品遵守標準□國際標準□國家標準□行業(yè)標準□企業(yè)標準產(chǎn)品認證情況產(chǎn)品銷售區(qū)域人員信息公司總體職工人管理人員人技術人員人品質管理部人財務信息固定資產(chǎn)凈值萬元營運資金萬元資產(chǎn)負債率%短期負債萬元銀行信用等級調查時間年月日調查人部門主管簽字填表人：3.潛在供給商初步認證報告編號：供給商名稱地址供給物料評審意見制造部采購員技術對執(zhí)行標準與加工能力提出評價，提出按技術要求需要進展技術溝通供給對供貨能力、交付方式、發(fā)票、付款等進展評價質檢對品質是否到達產(chǎn)品合同水平綜合意見及改良要求：擬制：說明：1.本模板在供給商填好供給商資質調查問卷后用于綜合評審潛在供給商的各種信息；2本模板由相關部門相關人員共同完成；3.每個部門相應人員必須認真填寫負責的填好相關項；4.如不能通過評審供給商，不需要進展下面的流程；4.供給商現(xiàn)場評價標準表供給商名稱地址產(chǎn)品/工程聯(lián)系人評價項評價標準得分技術方面有自我設計、開發(fā)主要產(chǎn)品的能力，有一套完善的產(chǎn)品設計開發(fā)控制制度優(yōu)僅能開發(fā)較簡單的產(chǎn)品或產(chǎn)品中的局部零件，設計控制制度不太標準和嚴密良無產(chǎn)品設計與開發(fā)能力，僅能按照本公司提供的圖樣或樣品進展制造差生產(chǎn)工藝主要工序均有相關作業(yè)指導手冊，現(xiàn)場文件均受到控制，人員均按標準操作優(yōu)工序作業(yè)指導文件不夠全面，并更新不及時，人員不完全按標準操作良無工藝性的文件作為操作依據(jù)，全憑口頭指揮操作，或憑工人經(jīng)歷操作差生產(chǎn)現(xiàn)場管理有完整、正規(guī)的現(xiàn)場管理方法，例如，自檢、互檢、巡檢制度優(yōu)有一些規(guī)定，但執(zhí)行力不夠導致產(chǎn)能偏差較大，或出現(xiàn)漏檢等情況良無正規(guī)管理方法，僅憑組長、領班口頭盲目指揮生產(chǎn)，質量很難得到保證差質量管理體系有成文的質量管理體系，構造較完善，體系能有效運行優(yōu)有文件化的質量管理體系，但不完善，體系根本上能夠運行良無文件化的質量管理體系，只有一些習慣性做法或口頭程序差檢驗過程控制主要檢驗過程能夠嚴格控制，檢驗員嚴格按規(guī)定操作，檢驗結果有專人校核優(yōu)關鍵檢驗過程能夠控制，但有時不能嚴格按文件操作，檢驗結果由一人填寫良檢驗過程控制不嚴格差產(chǎn)品交付完全按合同要求的期限和交付條件交貨優(yōu)根本上能按合同要求的期限和交付條件交貨良經(jīng)常拖延交付日期，交付條件經(jīng)常改變差售后服務有良好的服務，能主動調查客戶的服務需求，并盡力實施，能及時糾正改善優(yōu)對客戶服務較好，但不夠主動，客戶偶有投訴，會解決，但不夠及時良對客戶的投訴經(jīng)常推卸責任，或拖很長時間才予以解決，且類似問題經(jīng)常發(fā)生差組織管理管理團隊優(yōu)秀，管理水平高；企業(yè)組織構造較合理，崗位職責明確優(yōu)管理團隊一般，管理水平一般，組織構造不明確，職責不太清楚良管理團隊較差，管理水平較差，辦事全憑領導口頭指示，職責不清差5供給商認證報告編號：供給商名稱：物料名稱/規(guī)格〔圖號〕：樣品：□有□無供給商開發(fā)背景：□替代物料□新產(chǎn)品所需物料□增加供給商資源采購意向：□臨時□批量少次□批量屢次□未確定供給商供貨能力□滿足我公司現(xiàn)階段要求□能力充足□一般水平供給商交期：□滿足公司要求□不能滿足要求□不確定不滿足要求和不確定的原因說明：供給商售前、售后服務□滿足公司要求□不能滿足要求不滿足要求工程說明：商務評估結果價格比擬〔請描述同類產(chǎn)品其他供給商的價格差異〕供貨能力比擬〔請描述同類產(chǎn)品其他供給商的貨期、付款條件等方面的差異〕響應與服務承諾〔請描述幾個供給商的服務承諾時間、服務水平差異〕其他競爭能力比擬綜合評論： 簽名/日期評審意見：□資料評審□現(xiàn)場評審□試用結果評審結論：□合格□不合格備注：〔會簽〕簽名/日期：6.供給商評定供給商名稱供給產(chǎn)品綜合評定內容質量狀況□優(yōu)□較優(yōu)□一般□差交付及時性□快速□一般□有時延期□經(jīng)常延期價格水平□偏高□居中□稍低□最低服務質量□優(yōu)□一般□較差□差采購部建議：□為主要供給商□為一般供給商□找到優(yōu)秀供給商時停用□停用主管供給員簽名：年月日采購部主任簽名：年月日生產(chǎn)副總簽名：年月日質檢部簽名：年月日技術部簽名：年月日簽名：年月日7.合格供給商名錄日期：年月日序號供給商類別名稱聯(lián)系方式供給材料最后復查時間備注第四章采購招標、比價、價格談判與合同管理招標管理規(guī)定1.目的標準各類物資采購招標工作。2.范圍本程序適用于各類外購物資、外協(xié)件和設備采購招標。3.職責3.1集團企管規(guī)劃部負責對公司外協(xié)件、大型設備招標工作的監(jiān)視。3.2集團財務資產(chǎn)部負責對集團通用大宗物資的集中招標，負責對公司外購物資招標工作的監(jiān)視。3.3采購部負責對外協(xié)、外購生產(chǎn)物資和生產(chǎn)需要設備的招標工作。3.4綜合部負責廢舊物資處理的招標。3.5技術部、質檢部、財務部負責對招標、評標工作提供相應支持。4.工作程序4.1招標組織機構各類招標，由招標部門或招標負責人組織成立招評標小組，成員由公司分管領導以及主管業(yè)務部門、技術、質檢、財務、綜合等部門人員組成，必要時請總經(jīng)理或董事長參加。4.2招標方案⑴.外協(xié)、外購物資的招標方案，由采購部制定，經(jīng)公司分管副總審核，總經(jīng)理、董事長審批后執(zhí)行。⑵.大型設備招標方案由公司使用部門制定，報集團總經(jīng)理、董事長批準，集團企管規(guī)劃部備案后執(zhí)行。⑶.其他類型招標，由主管業(yè)務部門制定，經(jīng)分管領導批準后執(zhí)行。4.3招標形式招標可采取公開招標和邀請招標兩種形式。為保障招標工作切實有效。招標部門應做好招標前的準備工作，充分掌握市場信息，積極引進新到供給商，盡量爭取廠家直供，減少中間環(huán)節(jié)。4.4招標文件的編制招標文件的編制應詳細說明招標工程的主要技術要求、合同的主要條款、評標的標準，以及開標、評標、定標的程序，標書無效的條款等內容。招標文件的組成：⑴.招標邀請函：應指明報價截止日期，聯(lián)系人姓名、、、地址。⑵.產(chǎn)品需求表：產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術要求、數(shù)量。⑶.報價表：規(guī)定報價表的格式統(tǒng)一標準，便于商務評標。⑷.投標須知：明確報價方式、評分標準、投標條件、中標后的供貨比例、付款條件等。⑸.投標承諾：包括商務往來過程中的承諾和質量、服務方面的承諾。⑹.投標書及投標價格，要求投標廠家用信封單獨密封。4.5開、評標⑴.評標小組當中公示投標書的密封情況后啟封，公開唱標。⑵.評標小組對投標單位資質進展審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質等級證書、業(yè)績等內容。對已經(jīng)有供貨業(yè)績的供給商，可以根據(jù)供給商一年的供貨情況作為依據(jù)。⑶.評標小組嚴格按照評標標準和程序，公平、公正的對投標廠家進展綜合評價，出具書面評標報告，提出預中標候選單位。⑷.設備招標時，評標小組應在質量、價格、付款方式等方面綜合平衡后，初步選定三家為主要議標單位，并分別與其當面或進展談判，最后選定一家為預中標單位。4.6中標⑴.需對預中標單位進展考察的，由評標小組根據(jù)招標工作的需要，提出考察意見，經(jīng)分管領導批準后組織實施。預中標單位通過考察、評審后，確定中標單位。⑵.設備采購等固定資產(chǎn)投資工程的中標情況，須按《建設工程管理規(guī)定》的要求報集團總經(jīng)理、董事長批準。⑶.中標單位確定后，應向中標單位發(fā)出中標通知書。并與中標單位簽訂合同。4.7付款方式⑴.外購、外協(xié)招標，按照約定的付款方式執(zhí)行。⑵.設備招標，按照集團領導批準的付款方式執(zhí)行。1采購招標流程圖采購部采購部供給商總經(jīng)理、董事長分管副總開場索取資格審查文件②發(fā)布招標廣告①編制招標書填報資格審查文件⑤出售標書③資格審查填報標書接收投標書⑥初步評審組織論證審批參與評標簽訂合同完畢⑦選取最終中標者⑨簽訂合同招標方案④確定具備投標資格合格供給商⑧宣布中標單位審核審批2比價、議價記錄表采購物資明細序號產(chǎn)品型號名稱規(guī)格型號單位采購數(shù)量備注1234供給商1報價交貨日期付款方式備注議價價格備注序號1序號2序號3序號4供給商2報價交貨日期付款方式備注議價價格備注序號1序號2序號3序號4供給商3報價交貨日期付款方式備注議價價格備注序號1序號2序號3序號4供給員建議價格審核員采購部分管副總附：供給商報價單〔蓋章有效〕，完成后存檔。3價格談判記錄表記錄時間：年月日供貨方談判時間供貨時間談判地點采購產(chǎn)品名稱數(shù)量產(chǎn)品規(guī)格和型號目標價格技術要求質量要求談判內容描述〔內容較多可以附表〕談判主要爭議點談判結果談判參加人員簽字：日期：年月日主管領導審批意見簽字：日期：年月日注：完成后存檔。采購合同管理方法1.目的為標準公司經(jīng)濟合同的管理，控制合同風險。2.范圍適用于公司采購部與供給商簽訂的各類商務合同。3.管理要求3.1、合同條款根本要求：⑴.各部門合同應有統(tǒng)一合同編號、編號方法。⑵.應明確：履行地點、履行方式、到貨時間、付款期限及方式、違約責任、物資名稱、發(fā)票種類、驗收標準等。3.2、合同條款特殊要求：⑴.供方簽訂框架采購合同的，在框架采購合同約定的有效期內〔一般不長于一年〕，可以采用件形式向供方發(fā)出要約，但在框架采購合同中對糾紛的解決方式和地點應約定為：泰安市仲裁委。⑵.合同簽訂地點一般為：山東泰安，特殊情況下簽訂地點不在山東泰安的，制造部由生產(chǎn)副總批準，其他部門由總經(jīng)理批準。⑶.標的物所有權應在我公司驗收合格后轉為我公司。⑷.采購物資必須開具增值稅專用發(fā)票。⑸.供方對所提供貨物的商標及所使用的專利均為按法律規(guī)定取得，違反此約定而產(chǎn)生的糾紛我公司不負任何責任?！泊隧椷m用于膠類、電子產(chǎn)品、油漆等涉及配方、外觀等受專利保護的物資?！尝?簽訂合同必須使用合同專用章〔僅限于合同專用章2〕。⑺.合同生效期限必須注明“自簽字之日起，一周內供需雙方無異議前方可生效〞。⑻.合同內容更改無效。3.3、合同違約處理⑴.合同在供方不履行、不適當履行、遲延履行、拒絕履行即構成違約。⑵.違約處理可按：同意利用，降低貨物價格；交付替代貨物；拒收或退貨；賠付全額貨款及誤工誤時費用；雙方協(xié)商合同無效；領導認可的其他處理方式等。3.4、合同審批權限⑴.制造部采購合同審批權限：★合同額≤5萬元：供給員、采購部主任簽字。★5萬元＜合同額≤10萬元：供給員、采購部主任、制造部主任簽字?！?0萬元＜合同額≤20萬元：供給員、采購部主任、制造部主任、副總簽字?！锖贤~＞20萬元：供給員、采購部主任、制造部主任、副總、總經(jīng)理或董事長簽字。⑵.其他部門采購合同審批權限簽訂參照3.4.1執(zhí)行。⑶.合同簽字完成后，由合同章保管人員根據(jù)以上合同額的審批權限進展審核，符合要求的給予蓋章。4、供方檔案、質量考核、供給員交接等要求：4.1、供給商檔案管理⑴.采購部門應設專人負責外協(xié)物資對賬工作，每月28日前對賬資料進展整理存檔。⑵.公司各采購部設供方管理員〔兼職〕，供方管理員負責與供方有關的公司生產(chǎn)物資資料的存檔和管理，具體工作內容如下:★框架協(xié)議〔供方蓋紅章確認〕、質量保證協(xié)議〔供方蓋紅章確認〕、進貨物資管理規(guī)定、漏氣費用考核制度；★催促供方質量考核員按月收集整理供方質量問題，主管供給員按月發(fā)至供方，整理存檔供方蓋章回傳質量整改報告；★質量費用落實書面資料存檔；★合同章的管理；★按月負責采購訂單的存檔；★負責采購檔案的管理，確保以上資料齊全；★按月對外協(xié)物資對賬。4.2、質量考核：⑴.采購部應設專人負責供方質量考核，每月28日前對質檢部提供的各供給商的質量問題電子版表格整理分類，由各主管供給員負責發(fā)至供方，要求供方在3個工作日內書面回復其整改報告，主管供給員收到報告后3個工作日內傳遞至公司質量主管部門，并對報告復印件交供方管理員存檔。⑵.質量扣款★在商務合同或質量保證協(xié)議中應明確規(guī)定出現(xiàn)質量問題按照責任事故考核管理規(guī)定進展考核?！锕緝劝l(fā)生的金額≤300元的質量扣款，由主管供給員以書面的文件將當月質量問題及質量扣款傳至供方，要求供方在3個工作日內確認，回傳后按照財務規(guī)定辦理。并將復印件交供方管理員存檔?！锕緝劝l(fā)生的質量扣款＞300元的質量扣款或售后服務質量問題費用落實，主管供給員以特快專遞的形式寄給供方，并保存特快專遞發(fā)送或承受聯(lián)。要求供方在七個工作日內蓋紅章寄回，并按上條規(guī)定辦理。如果供方不回寄，主管供給員應將特快專遞發(fā)送或接收聯(lián)交至供方管理員存檔。4.3、供給工作的要求⑴.零部件的入庫單必須在2個月內掛賬。未掛賬的入庫單應由供給員自行保管，嚴禁交與供方相關人員。⑵.多個供給員同時與一個供方有業(yè)務聯(lián)系的，指定一個負責人，負責與供方進展正常掛賬、異常業(yè)務協(xié)調處理。⑶.沒有新的業(yè)務往來但我公司還欠對方貨款的供方，由采購負責人負責協(xié)調處理遺留業(yè)務或異常問題。在與供給商、外協(xié)戶進展正常業(yè)務往來期間，不允許出具任何書面形式的欠款證明。⑷.當供給員調至其他崗位時，要與新供給員進展業(yè)務交接，必須完成以下幾點要求并經(jīng)雙方及采購負責人簽字確認后視為交接完成。★與供方對賬，確定雙方的賬目準確一致。如掛賬金額、未掛賬發(fā)票、未開發(fā)票的入庫單等；★尚未完全履行的訂單、尚未入庫的實物、尚未退貨的不合格品；★尚未履約的質量索賠。⑸.供給員應在每年1月31日前與負責供方將上年賬目對清。⑹.采購合同要按長期保管文件類存檔。⑺.公司供方管理員每年2月28日前將公司各部門物資采購合同收集存檔。第五章采購物資供期跟催、到貨檢驗與質量控制1.供給商延誤交貨的處理步驟示意圖開場開場溝通、了解原因分析原因提出解決方案與供給商溝通解決方法延誤交貨處理完畢2.供給商延遲交貨的解決方案解決方式具體操作溝通解決與供給商高層取得聯(lián)系，通過和平方式解決，盡快達成交貨繼續(xù)履行與供給商協(xié)調，要求供給商繼續(xù)履行合同，設定交貨期限解除合同，賠償損失依照法律規(guī)定或合同約定，通知供給商解除采購合同，并要求供給商按合同約定賠償經(jīng)濟損失，同時尋找新的供給商或進展替代品的采購采取補救措施等主要是指修理、更換、重做、退貨、減少價款等，通常是在供給商履行義務不符合約定的質量時采用3.催貨通知單日期：年月日：貴公司與本公司簽訂的以下合同已到期，至今尚未交貨，請收到本通知后速落實回復！此致敬禮公司供給員：審批：到期未交貨的物料一覽表訂約日期合同編號/訂單號物料名稱規(guī)格數(shù)量約定交貨日期備注4.采購物資檢驗流程圖財務部財務部無有無開場采購部質檢部供給商按時發(fā)貨①接收貨物②清點核對③組織質量檢驗問題貨物質量檢驗出具檢驗報告驗收入庫入庫賬務處理質量問題有④提出解決方案退換貨處理或其他完畢重新發(fā)貨或其他聯(lián)系供給商采購檢驗管理流程說明表節(jié)點控制相關說明①根據(jù)采購合同的相關規(guī)定，供給商按時發(fā)貨，采購部接到供給商發(fā)貨通知單后準備接收貨物②采購部依據(jù)采購合同、請購單等，與供給商的送貨單進展核對，并查點實物數(shù)量③清點核對中假設沒有問題，則組織質量管理部或使用部門的人員進展質量檢驗，看是否符合合同要求及工藝技術要求等，質量檢驗完畢由質量管理部出具質量檢驗報告④假設檢驗報告顯示，貨物存在質量問題，則由采購部提出具體解決方法，報采購部經(jīng)理審批后聯(lián)系供給商，進展退換貨處理等；假設在貨物數(shù)量的清點核對階段，賬實不符，采購員應根據(jù)合同規(guī)定提出解決方法，及時聯(lián)絡供給商5.退貨流程一、零部件到廠后檢驗不合格退貨零部件到廠后，檢查員檢驗確定零部件不合格的，由供給廠家直接拉回。二、退貨庫040倉庫退貨1、040倉庫為車間領出的零部件在使用過程中發(fā)現(xiàn)漏氣或者不能使用的，由質檢人員開報廢單〔供給人員、價格核算員、技術人員簽字后〕入退貨庫〔040〕。2、供給人員要在40天內將退貨庫物資進展處理。處理流程：首先在庫存臺帳查040倉庫中退貨物資寫開票申請單、原價退回，價格核算員、部門負責人、財務部主任簽字后交會計開發(fā)票發(fā)票開出后拿第四聯(lián)到倉庫微機員處打退貨物資出庫交倉庫保管