公司職能部門常見法律風險清單和風險防范建議

公司職能部門常見法律風險清單和風險防范建議為提高公司員工的風險防范意識，降低公司生產(chǎn)經(jīng)營中的法律風險，我們從事前防范的角度，結(jié)合各部門的職責，將公司職能部門可能存在的常見的法律風險進行了初步梳理，列出風險清單，提出初步防范建議?！?、各部門存在的共性法律風險（一）政策環(huán)境風險。是指國家政策的變化給公司帶來的各種不確定影響的可能性。如產(chǎn)業(yè)政策環(huán)境風險、財政政策風險、貨幣政策風險、貿(mào)易政策風險等。由于政策環(huán)境風險的產(chǎn)生是因為國家政策的變動而引起的，對此風險的防范主要著眼于預測和預防。建議公司可以指定專人對國家的政策進行研究，及時收集更新政策信息，必要時咨詢專業(yè)機構(gòu)，以對國家有關(guān)政策進行預測，公司及時采取預防措施，規(guī)避、控制或轉(zhuǎn)移政策環(huán)境風險。（二）合同管理風險。是指在合同管理過程中存在的法律風險，包括合同訂立、履行、變更、終止和違約責任的確定等過程。此類風險和防范的要求在公司《合同管理制度》、《合同法律審查指引》中有明確的表述，建議各部門負責人和兼職的合同管理員認真學習有關(guān)文件，加深對合同管理風險的認識，適時關(guān)注合同履行的情況，特別是重大合同履行中合同相對方履約能力變化的情況，以便及時采取應對措施，降低、避免公司損失，保證公司的合法權(quán)益。二、職能部門存在的常見法律風險（一）公司辦公室1.印章管理風險。印章是公司的象征。印章管理的風險點主要體現(xiàn)在因公司印章使用不當風險，如：印章管理制度不健全，印章管理人向他人出具蓋有印章的空白合同、介紹信、授權(quán)委托書，或?qū)⒂≌陆枧c他人使用，而導致印章的非預期使用，給公司帶來無法預計的法律風險。建議：公司要完善印章管理制度，明確印章管理崗位的職責，建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，嚴格執(zhí)行印章使用程序，禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章，定期檢查印章使用情況。,.2.檔案管理風險。檔案管理中的風險主要體現(xiàn)在檔案資料的收集、保管、處置和利用等環(huán)節(jié)，如：檔案資料收集不完整不系統(tǒng)導致檔案信息資源的流失和浪費；檔案資料保管不當造成檔案的損壞或丟失；檔案資料處置不當給公司、國家造成不應有的損失；檔案利用時侵害他人的合法權(quán)益等。建議：成立檔案室，完善檔案管理制度，培訓檔案管理人員，配置檔案管理設備，建立檔案管理軟件系統(tǒng)，特別對電子文檔要做好備份并與相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（二）財務部1.支付風險。主要是公司現(xiàn)金短缺，不能支付到期債務而引發(fā)的違約風險。建議：做好資金使用預算，建立債務到期支付預警，搞好資金調(diào)度確保現(xiàn)金充裕，避免違約風險。2.交易結(jié)算中的風險。主要表現(xiàn)在票據(jù)遺失、票據(jù)欺詐、票據(jù)偽造變造等方面的法律風險。建議：可以通過銀行掛失、公示催告宣布票據(jù)無效的方式補救票據(jù)遺失的風險，不可以支票聲明作廢的方式代替；可以通過專業(yè)人員甄別和到銀行查詢、與相關(guān)單位財務主管直接聯(lián)系并核對等方式防范票據(jù)欺詐、偽造變造的風險。3.稅務法律風險。表現(xiàn)在公司的涉稅行為未遵守稅收法律法規(guī)而導致公司未來利益的損失或偷逃稅收等不利的法律后果。建議：財務工作人員認真學習稅收法律法規(guī)，做好稅務籌劃，合理避稅，杜絕偷逃稅收。4.財務信息披露風險。主要表現(xiàn)在披露的財務會計報告不符合“真實、準確、完整''的要求以及違反“及時、公平”的原則而給公司及公司領導帶來信息披露風險。建議：財務人員要加強學習，嚴格執(zhí)行《企業(yè)會計準則》，按《公司法》、《證券法》和證監(jiān)會的有關(guān)規(guī)定以及深交所業(yè)務規(guī)則的要求，切實做好財務會計報告的信息披露。5.財務人員違法違紀而造成公司損失的風險。建議：完善內(nèi)部控制制度，強化執(zhí)行，建立保護財務人員的安全網(wǎng)。如：實行財務人員垂直管理的體制，在客觀上減少財務人員犯罪的可能性和空間；實行財務人員強制輪崗、回避制度；集中管理資金；加強內(nèi)部審計等。（三）人力資源部人力資源部面對的法律風險有：1.人員招聘中的法律風險。如：招聘條件約定不明確；招聘尚未解除勞動合同的勞動者；應聘員工違背與原單位保密及競業(yè)禁止協(xié)議；招聘中公司未履行告知義務等。2.簽訂勞動合同中的法律風險。如：未簽訂書面勞動合同；試用期約定不當；高管及技術(shù)負責人未簽署保密協(xié)議；競業(yè)限制條款約定不當?shù)取?.履行勞動合同中的法律風險。如：違背勞動法律法規(guī)解除勞動合同；拖欠員工工資、工資支付形式不合法；不按約定支付加班加點工資；不按國家規(guī)定安排員工休息休假；未繳納社會保險；高危崗位未加保意外傷害保險；違反女職工特別保護規(guī)定等。4.培訓中的法律風險。如：未訂立培訓協(xié)議或協(xié)議中權(quán)利義務約定不明；沒有建立對員工進行專項培訓的檔案資料等。5.勞務派遣中法律風險。如：與沒有經(jīng)營資質(zhì)的勞務派遣機構(gòu)簽訂勞務派遣合同；勞務派遣合同約定不明確等。6.人力資源管理制度中存在的風險。如：制度與法律法規(guī)相違背；涉及員工切身利益的規(guī)章制度或重大事項沒有經(jīng)職工大會或職工代表大會討論；生效的規(guī)章制度沒有公示等。建議：人力資源管理中的法律風險的防范可以結(jié)合部門的日常工作進行，上述風險可由部門自我檢查，自我完善，自我防范。（四）投資部1.投資違規(guī)帶來的法律風險。如：違反《公司法》規(guī)定成為對所投資企業(yè)的債務承擔連帶責任的出資人，將給公司帶來經(jīng)濟上不可預期的損失；投資于國家禁止或限制的行業(yè)而給公司埋下巨大的隱患；投資于不規(guī)范私募基金將可能帶來刑事責任等。對此公司應當嚴守法律法規(guī)對公司投資的禁止性規(guī)定，理性投資，警惕高回報的陷阱。2.股權(quán)投資過程中的法律風險。股權(quán)投資主要有三種方式：一是直接出資設立；二是股權(quán)受讓；三是參與增資擴股。而這三種方式的法律風險均又有所不同。（1）直接出資設立中的兩大法律風險包括虛假出資和非貨幣出資；其中虛假出資的風險在于：a）已出資股東可能為其他股東的虛假出資行為“買單”；b）出借資金協(xié)助他人進行虛假出資的，要承擔連帶責任。對于此，公司在對外投資時應加強對其他股東的資信調(diào)查；除自己足額出資外，還須及時監(jiān)督其他股東的出資情況；避免出借資金協(xié)助他人進行虛假出資行為的發(fā)生。非貨幣財產(chǎn)出資的風險主要在于出資財產(chǎn)的價值或權(quán)屬存在瑕疵，如未評估作價的非貨幣財產(chǎn)其實際價值可能與章程所定價額并不相符、財產(chǎn)雖然交付但權(quán)屬未變更、出資財產(chǎn)設有限制性權(quán)利等。(2)股權(quán)受讓中的法律風險。主要指標的公司存在未知的或有債務。對于此，可以采取以下防范手段：一是要有目的、有針對性地對標的公司的或有債務進行詢問或調(diào)查；二是受讓協(xié)議中列明出售方的保證清單，公司通過保證清單確保自己得到預期的收購對象，確保所承擔的責任及其他不利因素限于合同明確約定之部分，即鎖定風險；三是協(xié)議預留部分股權(quán)受讓款。在一定期間內(nèi)，如承擔了或有債務，則用預留的款項承擔。四是通過司法救濟請求損害賠償。(3)參與增資擴股中的法律風險。a)增資過程中股東未盡出資義務的，未盡勤勉義務的董事、高管應承擔相應的責任；b)標的公司惡意攤薄小股東利益，參與增資后可能卷入其內(nèi)部糾紛，從而導致自身利益受損。3.投資退出的風險。股權(quán)投資退出的路徑主要包括股權(quán)轉(zhuǎn)讓、改制、清算、破產(chǎn)。投資退出法律風險主要在于：在公司解散時，不履行清算義務，股東要承擔民事責任?！豆痉ā匪痉ń忉屩袑τ诠蓶|不履行清算義務作了明確規(guī)定。因負有清算義務的股東間系連帶責任，故實際操作中，債權(quán)人傾向于把所有的股東都作為被告，故即使僅持有某公司1%的股權(quán)，也可能會先承擔100%的責任，向其他股東追償時還可能有追償無著落的風險。要規(guī)避此風險，股東應在公司解散后，積極履行清算責任，保管好公司主要財產(chǎn)、賬冊和重要文件等。4.投資決策程序方面的法律風險。主要表現(xiàn)在違反證監(jiān)會的規(guī)定及交易所的業(yè)務規(guī)則，沒有及時履行信息披露義務而帶來的監(jiān)管風險；投資決策違反公司章程和國資委的相關(guān)規(guī)定，沒有履行應有的審議和報批程序，導致投資中斷、終止而帶來的風險。（五）安全部1.生產(chǎn)安全保障方面的法律風險。如公司及下屬企業(yè)不具備安全生產(chǎn)條件、公司有關(guān)負責人違反了安全生產(chǎn)保障職責、安全生產(chǎn)資金保障不足、安全生產(chǎn)組織保障不符合要求、安全生產(chǎn)教育培訓不符合法律規(guī)定、安全設施建設違反“三同時”制度等。2.生產(chǎn)安全事故管理的法律風險。主要包括生產(chǎn)安全事故防范和處理兩個方面。如生產(chǎn)安全設備管理不符合要求、對重大危險源的管理違反法律法規(guī)、安全警示標志不符合要求、違反勞動者安全權(quán)益保障、應急預案不能滿足應急需要、不及時報告生產(chǎn)安全事故、不接受安全事故調(diào)查處理等。3.職業(yè)健康防護與管理的法律風險。如職業(yè)衛(wèi)生條件不符合要求、不有按規(guī)定進行勞動防護和職業(yè)健康監(jiān)護、職業(yè)病防治管理措施不符合規(guī)定等。4.環(huán)境保護方面的法律風險。主要表現(xiàn)在違反環(huán)境影響評價法律規(guī)定、違反“三同時”制度、違反排污申報登記、不按規(guī)定繳納超標排污費、不按規(guī)定報告和處理環(huán)境污染事故、不配合環(huán)保部門檢查等。建議：對上述法律風險，公司可根據(jù)《安全生產(chǎn)法》《環(huán)境保護法》《職業(yè)病防治法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司比較完備的安全生產(chǎn)管理規(guī)章制度和安全文化建設，查漏補缺并形成長效機制，及時防范。（六）運營部在本公司組織結(jié)構(gòu)中，運營管理部（審計部）既負責日常經(jīng)濟運行管理又負責內(nèi)部控制和審計工作，在此僅提示內(nèi)部控制和部分內(nèi)部審計工作中的法律風險。1.關(guān)于內(nèi)部控制的法律風險。主要體現(xiàn)在制度的設計和制度的合規(guī)性。在制度設計上要做到權(quán)限明確、職責明確、程序明確、經(jīng)濟高效，制度之間互融互通，制度本身合法合規(guī)。建議梳理公司制度，現(xiàn)行的和廢止的可編清晰目錄，相互之間有沖突的要進行調(diào)整，存在違法違規(guī)的要進行修訂，不合時宜的要廢除，留有空白的要填補，在定稿后可以集中編纂，電子稿和紙質(zhì)版應配套存檔，制度要盡量穩(wěn)定，必要時可根據(jù)工作實際適時修訂，確?，F(xiàn)行的制度合法有效。2.公司內(nèi)部審計法律風險。主要表現(xiàn)在審計的滯后和審計范圍的局限不能及時發(fā)現(xiàn)公司經(jīng)濟活動中的缺陷，以防范公司經(jīng)濟活動“合規(guī)性”風險。建議進一步明確內(nèi)部審計的工作職責，增加必要的工作人員，爭取審計工作涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)，將大額非經(jīng)營性資金往來、對外投資、購買和出售資產(chǎn)、對外擔保、關(guān)聯(lián)交易、信息披露事務等作為審計工作的重點，完善審計流程,彌補內(nèi)控缺陷。（七）質(zhì)量部1.產(chǎn)品質(zhì)量引致的法律風險。主要是指因產(chǎn)品瑕疵或產(chǎn)品缺陷導致的投訴、索賠及行政處罰、承擔刑事責任等風險。規(guī)避產(chǎn)品質(zhì)量法律責任的主要途徑在于充分及時的履行自身的義務，嚴格執(zhí)行質(zhì)量管理體系，禁止不合格品出廠；一旦有不合格品流出，應及時追溯并與顧客溝通處理；如果不合格品已投入使用并已招致顧客不滿或已產(chǎn)生損失，應及時與顧客溝通，做好服務，并承擔相應的責任；應積極配合監(jiān)管部門的質(zhì)量抽查。2.知識產(chǎn)權(quán)方面的法律風險。主要表現(xiàn)在知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)和被侵權(quán)兩方面。建議：制訂知識產(chǎn)權(quán)管理制度；開展知識產(chǎn)權(quán)評審，對公司知識產(chǎn)權(quán)進行梳理并確定不同的保護形式、采取不同的保護策略；建立和完善知識產(chǎn)權(quán)檔案；簽訂好公司高層管理人員和技術(shù)人員的保密協(xié)議，規(guī)范員工的職務行為，防范泄露技術(shù)秘密或商業(yè)秘密；做好對合作方的合同約束，排除公司的侵權(quán)責任或減輕可能發(fā)生的侵權(quán)賠償責任；做好相關(guān)專利或商標的檢索，防止侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)。特別應注意的是在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達的時代要做好網(wǎng)絡知識產(chǎn)權(quán)的保護，如域名、軟件使用等。（八）法律事務部1.信息披露中的法律風險。如沒有按時披露定期報告；披露的信息中存在虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏；沒有遵循“公平信息披露”原則，利用信息披露從事內(nèi)幕交易、操縱股價或其他違法違規(guī)行為等。建議：認真學習深交所的業(yè)務規(guī)則，嚴格執(zhí)行公司的《信息披露事務管理制度》、《內(nèi)幕信息知情人管理制度》等，對外公告的信息要嚴格執(zhí)行審批程序，審查公司網(wǎng)站及內(nèi)部刊物刊登的重大信息，在公司年會、股東大會等會議內(nèi)容涉及未公開重大信息時及時提醒公司董監(jiān)高進行其他方式處理，避免非公平信息披露。2.投資者關(guān)系管理中的法律風險。如因工作態(tài)度或工作失誤引致的投資者投訴；在與投資者溝通中披露、透漏、泄漏未公開的重大信息。建議：提高服務意識，提升溝通技巧，嚴格遵守公平信息披露原則，限于對已公開信息進行交流和溝通。對于網(wǎng)上接待、業(yè)績說明會等要提前準備資料以便于公司領導與投資者溝通。在接待投資者來訪、參觀、現(xiàn)場交流時，要及時請示董秘，遵照董秘的指示進行安排布署，避免披露、透漏、泄漏未公開的重大信息。3.“三會”運作中的法律風險。如會議召開的程序違規(guī)、參會人員資格不合規(guī)、超權(quán)限決策、授權(quán)委托書不符合要求、表決程序違規(guī)、獨立董事對于應該發(fā)表獨立意見的事項未明確發(fā)表獨立意見、會議記錄過于簡單等。建議：認真學習和嚴格遵守《公司法》以及“三會”議事規(guī)則,及時準備會議材料，及時提醒董監(jiān)高的違規(guī)行為，促進“三會”的規(guī)范運作。4.重大事項審核中可能存在的風險。這種風險往往是由于時間倉促、資料占用不全、對法律法規(guī)和政策理解偏頗等引致的，這將可能導致公司領導的決策與法不符從而形成風險。建議：重大事項提交法律審核時，應備齊相關(guān)應的背景材料；要查閱資料，加深對與審核事項相關(guān)的法律法規(guī)政策的理解；與外聘律師進行溝通，尋求支助。（九）貿(mào)易部1.投資對象國限制而產(chǎn)生的法律風險。如投資范圍的限制、投資比例的限制、投資期限和本土化限制、經(jīng)營活動如購銷和勞動雇傭的限制、利潤及資本匯出的限制、土地使用的限制等，不同的國家有不同的要求，需分別研究和對待，必要時應當向國內(nèi)專業(yè)機構(gòu)咨詢。2.投資對象國政治風險引發(fā)的法律風險。如戰(zhàn)亂、政府干預、國有化、政府違約、外匯風險，這種風險相對于投資者來說就是不可抗拒的，往往對投資者造成巨大的影響，甚至血本無歸。對這種風險的防范，應對投資對象國進行前期調(diào)查、歷史分析，避開風險較大的區(qū)域，還可以采取多種投保方式向國內(nèi)和國外的保險機構(gòu)特別是國際多邊保險機構(gòu)投保，降低可能的損失；還可以采取投資主體多元化、投資客體多元化分散風險。3.貿(mào)易伙伴原因?qū)е碌娘L險。這種風險主要是信用風險，如出口企業(yè)因自身原因不交貨或延遲交貨，或進口企業(yè)因財務狀況或市場變化等原因不付款或延遲付款等?？梢圆扇∪缧庞米C支付、預付履約保證金、按《聯(lián)合國國際貨物買賣合同公約》約定明確的違約責任等方式防范。4.匯率變化的風險。5.貨物運輸過程中帶來的風險?？砂础秶H貿(mào)易術(shù)語解釋通則》選擇有利于我方的貿(mào)易術(shù)語，明確貨物風險轉(zhuǎn)移；可選擇投保國際多邊保險公司轉(zhuǎn)移風險。6.產(chǎn)品包裝質(zhì)量或產(chǎn)品固有的質(zhì)量問題造成的風險。在貿(mào)易合同中包裝質(zhì)量要盡可能約定明確，包裝除了要保全和保護好貨物外，要特別關(guān)注產(chǎn)品進口國對產(chǎn)品包裝的特殊要求，不能違反進口國的民族風俗習慣；關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量的約定要盡可能明確，有國際標準的按國際標準，沒有國際標準的爭取按國內(nèi)標準，要明確標準號和質(zhì)量等級，對于標準要求的質(zhì)量指標要進行評估，如果實在達不到則應與對方商議重新約定質(zhì)量標準；可以投產(chǎn)品質(zhì)量保險，轉(zhuǎn)移風險。7.知識產(chǎn)權(quán)糾紛導致的風險。知識產(chǎn)權(quán)保護在國際貿(mào)易活動中越來越受重視，尤其在歐美日等發(fā)達國家，特別注重保護其知識產(chǎn)權(quán)，對外國產(chǎn)品侵犯其知識產(chǎn)權(quán)實施嚴厲的處罰。近年來，中國的許多馳名商標被國外商人搶注，中國出口企業(yè)為此付出了慘重的代價。因此，在國際投資和貿(mào)易中要了解《貿(mào)易有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議》（TRIPS）,通過對涉及的現(xiàn)有注冊和在先技術(shù)進行檢索，弄清可能面臨的知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)或被侵權(quán)的情況，做出評估，提前做好防范。8.信用證的法律風險。如：出現(xiàn)“不符點”而造成議付行或開證行拒付從而導致風險的產(chǎn)生；在不可撤銷的信用證中規(guī)定若干賦予開證申請人或開證行單方面隨時解除付款責任主動權(quán)的條款，即“軟條款”形成的風險。對此要做好信用條款的審核，確保條款對信用證的要件予以明確約定并確保完全能為受益方操作和控制。如出現(xiàn)不符點，應盡量更改或調(diào)換單據(jù)，否則應盡快與開證申請人聯(lián)系，請其接受不符點或修改信用證，或同意做保留付款等，避免損失。如發(fā)現(xiàn)“軟條款”，應立即要求開證申請人修改，如對方拒不修改，可以聲明中止合同履行，要求開證申請人提供有效擔保，并保留損失索賠權(quán)。9.法律適應的風險。要約定我方熟悉的或者可以較方便知悉的法律。（十）物資部1.招標采購中的法律風險。（1）依法應當招標的項目未進行招標或化整為零規(guī)避招標而帶來的風險。（2）委托代理招標的風險，由于招標代理合同未能順利履行而導致招標活動未能順利開展，進而導致招標人的采購活動受到阻礙，同時招標人也陷入了爭議糾紛之中。（3）招標方式選擇的風險，如用邀請招標取代公開招標。（4）資格審查的風險，招標人在招標公告或投標邀請書中并沒有清楚說明資格審查的要求，或者沒有嚴格按照招標文件規(guī)定的要求予以審查，或者是以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人。（5）關(guān)鍵性條款（即需對招標文件進行實質(zhì)性響應的條款）設置的風險。在關(guān)鍵性條款設置中，招標人可能會使用模糊的、無明確界定的術(shù)語，過少或過多設置相應條款。若過少設置，則可能導致投標人忽略反映招標人實際需求的重要指示；若過多設置，可能影響參與競爭的潛在投標人的數(shù)量，進而影響整個項目的競爭性，不利于招標人以優(yōu)惠的價格獲取優(yōu)質(zhì)的服務。（6）評標方法或評標標準設置的風險,招標文件或采購文件的評標方法或評標標準不明確，評標委員會在評標時因缺乏客觀、可靠的依據(jù)，使得評標過程和評標結(jié)果遭受投標人的質(zhì)疑或投訴。（7）招標文件或采購文件修改或變更程序的風險。招標人未在投標截止時間的十五日前發(fā)出澄清或修改的文件，或者是采用口頭形式進行通知,會影響到評標結(jié)果的公正性，當次招標可能認定無效，或者可能受到警告。（8）終止招標的風險，如招標人擅自終止招標，可能面臨潛在投標人或供應商的異議，給潛在投標人或者供應商造成損失的，并應當賠償損失。同時，還可能面臨行政監(jiān)督部門的處罰。（9）組建評標委員會的風險，如果專家的抽取不符合國家有關(guān)規(guī)定，或者應該回避而沒有回避，不但容易招致投標人、供應商質(zhì)疑，還可能導致相應行政監(jiān)督部門的處罰。若評標委員會不符合人員數(shù)量要求，則可能導致評標無效、處以一定金額罰款等法律后果。(10)開標時對投標文件有效性認定的風險，招標人作出的判斷或決定因逾越法律法規(guī)規(guī)定而無效，從而受到投標人、供應商質(zhì)疑，并且會影響到招標活動的正常開展等。(11)評標過程泄密的風險，評標過程中出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，不但會影響評標的過程和結(jié)果，也會對投標人產(chǎn)生不公平待遇，違反“公平、公正”原則。評標委員會或者與評標活動有關(guān)的工作人員有可能受到行政處罰。對以上的風險，公司相關(guān)領導和部門工作人員應予以高度重視，要自覺學習《招投標法》及其實施細則，在招標工作中逐項對照，嚴格遵循，防范上述風險。2.公司作為投標人可能觸犯的刑事法律風險。(1)涉嫌串通投標罪的刑事法律風險。(2)涉嫌對非國家工