學(xué)校校友信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案說明

學(xué)校校友信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案說明1.建設(shè)目標(biāo)校友會(huì)系統(tǒng)本著“以人為本”，根據(jù)實(shí)用、先進(jìn)、開放、可靠、可擴(kuò)展的設(shè)計(jì)原則，有效利用校友資源，加強(qiáng)校友間交流和校友與學(xué)校的交流，為校友提供豐富的服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步提高管理水平與效率，實(shí)現(xiàn)校友會(huì)管理的數(shù)據(jù)信息化、流程信息化、決策信息化，最終達(dá)到信息共享、管理自動(dòng)化、提高服務(wù)質(zhì)量的目的。校友子系統(tǒng)是為學(xué)校建設(shè)和發(fā)展最可信賴和重要的依靠力量“校友”所服務(wù)的信息化系統(tǒng)，開拓校友這一有形的、無形的資源寶藏，提供校友服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。校友的社會(huì)經(jīng)歷、成長之路、奮斗精神、人生閱歷和工作業(yè)績等，是教育在校學(xué)生的“精神資源”；校友在工作實(shí)踐中產(chǎn)生的對(duì)母校人才培養(yǎng)模式的批評(píng)和建議，是推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)改革的“思想資源”；校友廣泛的社會(huì)活動(dòng)，促進(jìn)學(xué)校與社會(huì)的聯(lián)系與合作，增強(qiáng)了學(xué)校為社會(huì)服務(wù)的功能，是母校的“人脈資源”；同時(shí)，校友以資金、智力、技術(shù)回報(bào)母校，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展事業(yè)不可或缺的“財(cái)力資源”。校友子系統(tǒng)包括校友網(wǎng)站、校友服務(wù)、班級(jí)管理、校友捐贈(zèng)管理等業(yè)務(wù)，緊緊將校友與學(xué)校的建設(shè)、在校生的發(fā)展聯(lián)系在一起，堅(jiān)持以情動(dòng)人、以服務(wù)為宗旨。2.系統(tǒng)特點(diǎn)2.1.完善、全面的服務(wù)提供畢業(yè)生數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，通過校友分會(huì)及班級(jí)管理，建立一個(gè)遍布世界各地的校友網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)完善的校友聯(lián)誼及交流管理，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的收集各地校友信息。2.2.跨部門集成服務(wù)完善的校友數(shù)據(jù)接口，可以及時(shí)準(zhǔn)確地查詢校友在校期間的成績、獎(jiǎng)懲、經(jīng)濟(jì)狀況、校園活動(dòng)、就業(yè)單位業(yè)務(wù)信息歷史記錄。2.3.靈活的設(shè)計(jì)思想針對(duì)同地區(qū)校友及同班校友聯(lián)系較多的情況，構(gòu)建了校友地方分會(huì)管理與班級(jí)管理，增加了尋找同城校友老鄉(xiāng)的功能，方便世界各地的校友進(jìn)行無障礙的交流溝通。2.4.實(shí)時(shí)監(jiān)管、調(diào)控校友捐贈(zèng)采用校友基金的形式，基金的使用情況、剩余金額監(jiān)控，特別對(duì)于在使用大額捐贈(zèng)費(fèi)用時(shí)的公平性、合理性的監(jiān)控。2.5.強(qiáng)大的綜合信息查詢、分析功能校友成員集中工作地點(diǎn)的分析，職業(yè)分布分析，基金使用情況分析。3.系統(tǒng)功能3.1.校友網(wǎng)站校友網(wǎng)站包括了校友信息的查詢、校友網(wǎng)上注冊(cè)、校友分會(huì)的注冊(cè)、基金活動(dòng)情況、網(wǎng)上信息查詢等。《圖校友服務(wù)首頁》查詢校友現(xiàn)狀新生、在校生、畢業(yè)生都可以在網(wǎng)上找到本人熟悉的校友，并查詢其最新的生活、工作、學(xué)習(xí)狀況。校友網(wǎng)上登記注冊(cè)對(duì)校友系統(tǒng)建立前畢業(yè)的畢業(yè)生、或者其他形式的校友都可以通過網(wǎng)上注冊(cè)的方式登記成為本校校友，填寫本人當(dāng)前的工作、生活信息。校友分會(huì)申請(qǐng)校友可以根據(jù)實(shí)際需求，發(fā)展新的校友分會(huì)組織，主動(dòng)申請(qǐng)開僻新的校友分會(huì)組織。校友分會(huì)可以自行組織校友集會(huì)、活動(dòng)，并向校友發(fā)起邀請(qǐng)通知，申請(qǐng)信息包括分會(huì)地址、會(huì)長、副會(huì)長、會(huì)員等信息。校友查詢捐贈(zèng)信息校友可隨時(shí)在網(wǎng)上查詢本人參與的捐贈(zèng)信息、捐贈(zèng)使用情況的詳單，包括是否符合捐贈(zèng)合同條款、證書或紀(jì)念品是否已郵寄。尋找同城校友老鄉(xiāng)為來自相同地區(qū)的校友提供溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁，新生、在校生、校友都可以在網(wǎng)上找到同城校友，校友之間可以更好的對(duì)交通出行、生活習(xí)慣方面進(jìn)行交流溝通?；鸹顒?dòng)申請(qǐng)基金用于鼓勵(lì)資助優(yōu)秀學(xué)生，以推動(dòng)學(xué)?？蒲薪逃聵I(yè)的發(fā)展，在校生可以在網(wǎng)上申請(qǐng)科研、創(chuàng)業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目的使用基金，常見項(xiàng)目例如創(chuàng)業(yè)基金、數(shù)據(jù)建?；鸬取ＰＳ丫W(wǎng)上公告校友可以進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布信息、通知、公告、相冊(cè)等在線交流的平臺(tái)。校友個(gè)人空間每一個(gè)校友可以在網(wǎng)上建立自己的個(gè)人空間，在空間內(nèi)可以上傳照片、視頻等資料，與大家分享。校友網(wǎng)上交流校友可以通過在校友平臺(tái)中為其他校友提供節(jié)日、生日、校慶等節(jié)假日的站內(nèi)短信、郵件祝福。3.2.校友服務(wù)為校友提供服務(wù)包括：查詢校友現(xiàn)狀：新生、在校生、畢業(yè)生都可以在網(wǎng)上找到本人熟悉的校友，并查詢其最新的生活、工作、學(xué)習(xí)狀況。校友網(wǎng)上登記注冊(cè)：對(duì)校友系統(tǒng)建立前畢業(yè)的畢業(yè)生、或者其他形式的校友都可以通過網(wǎng)上注冊(cè)的方式登記成為本校校友，填寫本人當(dāng)前的工作、生活信息。校友分會(huì)申請(qǐng)：校友可以根據(jù)實(shí)際需求，發(fā)展新的校友分會(huì)組織，主動(dòng)申請(qǐng)開僻新的校友分會(huì)組織。校友分會(huì)可以自行組織校友集會(huì)、活動(dòng)，并向校友發(fā)起邀請(qǐng)通知，申請(qǐng)信息包括分會(huì)地址、會(huì)長、副會(huì)長、會(huì)員等信息。校友查詢捐贈(zèng)信息：校友可隨時(shí)在網(wǎng)上查詢本人參與的捐贈(zèng)信息、捐贈(zèng)使用情況的詳單，包括是否符合捐贈(zèng)合同條款、證書或紀(jì)念品是否已郵寄。尋找同城校友老鄉(xiāng)：為來自相同地區(qū)的校友提供溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁，新生、在校生、校友都可以在網(wǎng)上找到同城校友，校友之間可以更好的對(duì)交通出行、生活習(xí)慣方面進(jìn)行交流溝通?；鸹顒?dòng)申請(qǐng)：基金用于鼓勵(lì)資助優(yōu)秀學(xué)生，以推動(dòng)學(xué)?？蒲薪逃聵I(yè)的發(fā)展，在校生可以在網(wǎng)上申請(qǐng)科研、創(chuàng)業(yè)活動(dòng)項(xiàng)目的使用基金，常見項(xiàng)目例如創(chuàng)業(yè)基金、數(shù)據(jù)建?；鸬?。校友網(wǎng)上公告：校友可以進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)布信息、通知、公告、相冊(cè)等在線交流的平臺(tái)。校友個(gè)人空間：每一個(gè)校友可以在網(wǎng)上建立自己的個(gè)人空間，在空間內(nèi)可以上傳照片、視頻等資料，與大家分享。校友網(wǎng)上交流：校友可以通過在校友平臺(tái)中為其他校友提供節(jié)日、生日、校慶等節(jié)假日的站內(nèi)短信、郵件祝福。3.3.班級(jí)管理校友創(chuàng)建班級(jí)已經(jīng)注冊(cè)的校友在查找不到網(wǎng)上班級(jí)的情況下可以申請(qǐng)創(chuàng)建班級(jí)，校友填寫分會(huì)的基本信息，基本信息包括：班級(jí)名稱、在校期間、院系、專業(yè)、輔導(dǎo)員等信息。班級(jí)審核管理員可以對(duì)班級(jí)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后正式備案，系統(tǒng)自動(dòng)分配給申請(qǐng)者（班長）一定的管理權(quán)限。班級(jí)信息維護(hù)班長負(fù)責(zé)直接維護(hù)本班級(jí)的基本信息，包括：班級(jí)成員審核和維護(hù)、任命班副、整理班級(jí)相冊(cè)、整理班級(jí)留言等。班級(jí)成員審核班長負(fù)責(zé)審批校友的加入班級(jí)申請(qǐng)，審批通過后該校友可查詢班內(nèi)信息，參與留言和上傳照片，分會(huì)成員可查詢其共享的部分個(gè)人信息。合并班級(jí)當(dāng)出現(xiàn)班級(jí)重復(fù)時(shí)，管理員可以通過此功能，選取需要合并的兩個(gè)或多個(gè)班級(jí)進(jìn)行合并處理，合并后的生成總的班級(jí)成員，然后管理員再任命一名班長。3.4.校友捐贈(zèng)管理捐贈(zèng)信息維護(hù)維護(hù)校友的捐贈(zèng)相關(guān)信息，內(nèi)容包括：捐贈(zèng)人姓名、捐贈(zèng)金額、入學(xué)年份、院系、捐贈(zèng)類別、捐贈(zèng)方式等。捐贈(zèng)信息發(fā)布管理員可以發(fā)布捐贈(zèng)信息到系統(tǒng)公告欄和校友通知欄中。3.5.校友會(huì)管理校友申請(qǐng)分會(huì)已經(jīng)注冊(cè)的校友可以申請(qǐng)校友分會(huì)，校友填寫分會(huì)的基本信息，基本信息包括：分會(huì)名稱、分會(huì)申請(qǐng)時(shí)間、分會(huì)簡介等，系統(tǒng)自動(dòng)任命申請(qǐng)者為會(huì)長。校友分會(huì)審核管理員可以對(duì)校友分會(huì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過后正式備案，系統(tǒng)自動(dòng)分配給申請(qǐng)者（會(huì)長）一定的管理權(quán)限。校友分會(huì)信息維護(hù)會(huì)長負(fù)責(zé)直接維護(hù)本分會(huì)的基本信息，包括：名稱、活動(dòng)通知、分會(huì)簡介、分會(huì)成員等，還可以直接任命分會(huì)內(nèi)成員任職。校友分會(huì)入會(huì)申請(qǐng)已經(jīng)注冊(cè)的校友，可以通過此功能申請(qǐng)加入校友分會(huì)。校友分會(huì)入會(huì)審核會(huì)長負(fù)責(zé)審批校友的分會(huì)入會(huì)申請(qǐng)，審批通過后該校友可查詢組織內(nèi)信息，分會(huì)成員可查詢其共享的部分個(gè)人信息。校友分會(huì)任職申請(qǐng)校友分會(huì)成員可通過此功能申請(qǐng)任職，申請(qǐng)內(nèi)容包括：任職起止時(shí)間、職位等，職位通常包括：總干事、干事、組織部長等。校友分會(huì)任職審核會(huì)長可通過此功能審批本分會(huì)成員提出的任職申請(qǐng)。3.6.校友資源管理校友注冊(cè)未注冊(cè)校友可通過此功能進(jìn)行注冊(cè)申請(qǐng)。校友在申請(qǐng)頁面中選取在校區(qū)間、、院系、專業(yè)、班級(jí)（可選），填入本人姓名、性別、出生日期、常用郵箱等必要信息，即可完成申請(qǐng)工作，待審核通過后，常用郵箱中會(huì)收到確認(rèn)信息，包括用戶名和密碼。校友注冊(cè)審核管理員可通過此功能進(jìn)行注冊(cè)審批，審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)生成用戶名及初始密碼，并發(fā)送至未注冊(cè)校友的常用信箱內(nèi)。校友信息維護(hù)校友可以維護(hù)本人的信息，在校期間的信息不能維護(hù)，可以維護(hù)的信息包括：家庭住址、移動(dòng)電話、家庭電話、工作電話、興趣愛好、專長等。這些信息可以分為：不公開、組織內(nèi)公開和完全公開等幾種狀態(tài)。管理員可以直接維護(hù)校友信息，包括增加新的校友，更新校友信息，刪除不合法用戶等操作。畢業(yè)生數(shù)據(jù)導(dǎo)入管理員可以下載畢業(yè)生導(dǎo)入模板，導(dǎo)入過程系統(tǒng)自動(dòng)排除重復(fù)畢業(yè)生，畢業(yè)生將繼續(xù)使用在校期間的用戶名和密碼。校友信息導(dǎo)入管理員可以下載已畢業(yè)校友導(dǎo)入模板，導(dǎo)入過程系統(tǒng)自動(dòng)生成校友用戶名和密碼，同時(shí)提供導(dǎo)出功能。特殊校友管理