如何提高工作效率-培訓(xùn)課件

背景：內(nèi)容摘要：在激烈的市場競爭條件下，工作效率的高低已成為影響企業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，掌握提高工作效率的相關(guān)理論，技巧和方法將成為必備技能。《如何提高工作效率》不僅闡述了如何在效率意識，目標(biāo)設(shè)置，任務(wù)劃分，時(shí)間管理，交流溝通，團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面直接提高工作效率，而且講述了克服工作效率低下的方法和工具以及完善效率考核管理的技巧。第一頁第二頁，共19頁。學(xué)習(xí)要點(diǎn)：一、樹立高效意識

二、確定有效的工作目標(biāo)

三、合理安排任務(wù)

四、加強(qiáng)時(shí)間管理

五、建立有效溝通系統(tǒng)

六、創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)

七、克服主觀的低效因素

八、克服客觀的低效因素

第二頁第三頁，共19頁。一、樹立高效意識

360度評估法為管理者提供了一種簡潔實(shí)用的審查自我、了解自我、把握自我的方法，正所謂“兼聽則明，偏信則暗”。通過充分的了解自己，不斷提高自我的工作效率。1、如何正確評估自身效率狀況采取5分制(5分為最好，1分為最差)，針對不同的群體(如：上司、同級部門主管或下屬)分發(fā)表格，每個(gè)群體選擇3～5人作為評估者。第三頁第四頁，共19頁。一、樹立高效意識2、如何樹立效率觀

將效率觀念融入日常工作中,在平時(shí)的工作中，要學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排，充分利用時(shí)間差，用干一件工作的時(shí)間，來完成好幾件工作。因?yàn)橥瓿擅考ぷ魉璧臅r(shí)間有長有短，對于那些不用高度集中精力的工作，可利用等待時(shí)間來見縫插針地完成它。在等待公車的時(shí)候，您可以看報(bào)紙；在工作間歇喝咖啡時(shí)，思考下一份企劃的步驟；在等待會(huì)議開始的時(shí)候，擬好開會(huì)時(shí)發(fā)言的提綱……第四頁第五頁，共19頁。二、確定有效的工作目標(biāo)1、如何確定工作職責(zé)“一崗一份描述書”指的是對每一崗位的說明和規(guī)定細(xì)則都應(yīng)形成一份書面文件，確保每位任職者持有一份。2、如何設(shè)定個(gè)人工作目標(biāo)具體化(Specific)

可衡量(Measurable)

與整體目標(biāo)一致(Aligned)

具有相關(guān)性(Relevant)

明確截止期限(Time-based)第五頁第六頁，共19頁。二、確定有效的工作目標(biāo)3、如何制定工作計(jì)劃分析工作

研究工作細(xì)分工作4、如何進(jìn)行目標(biāo)管理提高整體效能統(tǒng)一目標(biāo)和責(zé)、權(quán)、利的關(guān)系及時(shí)反饋第六頁第七頁，共19頁。三、合理安排任務(wù)1、如何開出任務(wù)清單

列舉出所要做的所有事情、分類清單上的每一項(xiàng)任務(wù)、給出清單上任務(wù)的優(yōu)先權(quán)、確定任務(wù)清單2、如何確定工作順序第七頁第八頁，共19頁。三、合理安排任務(wù)3、如何為工作任務(wù)安排適當(dāng)時(shí)間設(shè)定重點(diǎn)、設(shè)定優(yōu)先順序4、如何合理分配精力做“最重要”與“最迫切”的事做自己該做的事頭天做好計(jì)劃集中精力抓關(guān)鍵第八頁第九頁，共19頁。四、加強(qiáng)時(shí)間管理1、如何合理支配時(shí)間確定每天的目標(biāo)最充分地利用您最顯效率的時(shí)間集中精力利用間歇時(shí)間2、如何杜絕做事拖延第九頁第十頁，共19頁。四、加強(qiáng)時(shí)間管理3、如何加強(qiáng)個(gè)人管理時(shí)間謹(jǐn)防時(shí)間陷阱學(xué)會(huì)從事務(wù)性工作中擺脫出來注意時(shí)間的集中使用有效地計(jì)劃與安排自己的時(shí)間第十頁第十一頁，共19頁。五、建立有效溝通系統(tǒng)1、如何與同事良好合作2、如何與上司打交道

對不同的人使用不同的語言、積極傾聽員工的發(fā)言、恰當(dāng)?shù)厥褂弥w語言、保持理性，避免情緒化行為、減少溝通的層級、讓員工對溝通行為及時(shí)做出反饋?zhàn)孕牛蛔园磷鹬?，但不卑下服從，但不盲從決斷，但不可擅權(quán)親近，但不親密多聽，但并不等于閉嘴功高不自居，有過不推諉要勇于表現(xiàn)自己，但不可一意孤行要齊心協(xié)力，更要風(fēng)雨同舟要心底無私，更要顧全大局小游戲：前面的同事對后面同事說句：“我喜歡你?！钡谑豁摰谑?，共19頁。五、建立有效溝通系統(tǒng)3、如何進(jìn)行正確的人際關(guān)系溝通4、如何建立有效的交流溝通系統(tǒng)以誠待人。尊重他人。甘當(dāng)配角。不怕吃虧。健全組織溝通渠道注重改善組織溝通環(huán)境建立統(tǒng)一的企業(yè)文化定期的領(lǐng)導(dǎo)見面和不定期的群眾座談會(huì)就是一種很好的正式溝通渠道。

組織中人際關(guān)系的和諧程度，組織文化氛圍和民主氣氛、領(lǐng)導(dǎo)者的行為風(fēng)格.形成于整個(gè)企業(yè)的價(jià)值觀和共同的信念.第十二頁第十三頁，共19頁。六、創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)1、如何創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)中的角色2、如何建立有效的組織結(jié)構(gòu)

貝爾賓團(tuán)隊(duì)角色理論：實(shí)干家、協(xié)調(diào)員、推進(jìn)者、智多星、外交家、監(jiān)督員，凝聚者、完美主義者。設(shè)定可行目標(biāo)：目標(biāo)可行，就是要讓全體員工對于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和結(jié)果有較明確的預(yù)期，目標(biāo)的分解要到位，個(gè)人目標(biāo)要清晰。合理分工：到事事有人做，人人有事干。統(tǒng)一指揮：要在組織中形成一個(gè)上下通暢、連續(xù)不斷、權(quán)責(zé)對應(yīng)的指揮通道。責(zé)權(quán)相符：對于相應(yīng)的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)賦予相當(dāng)?shù)臋?quán)力，這是完成責(zé)任的保證，也是對員工能力的肯定。效能精簡：精簡一切可有可無的機(jī)構(gòu)，減掉多余的或不勝任的人員，及時(shí)補(bǔ)充新鮮血液，真正達(dá)到精簡高效的目的。第十三頁第十四頁，共19頁。六、創(chuàng)建高效團(tuán)隊(duì)3、如何塑造團(tuán)隊(duì)精神形成團(tuán)隊(duì)成員間的高度信任感：表明您既是在為自己的利益而工作，又是在為別人的利益而工作，而不是在利用所在的組織為您個(gè)人的目標(biāo)服務(wù)。作為團(tuán)隊(duì)的一員，用言語和行動(dòng)來支持您的工作團(tuán)隊(duì)。開誠布公。辦事公平。設(shè)定明確團(tuán)隊(duì)目標(biāo)：結(jié)合可支配資源和總體目標(biāo)，對現(xiàn)有目標(biāo)進(jìn)行分解。形成團(tuán)隊(duì)成員間的一致意見，明確小組目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)。制定出合理的獎(jiǎng)懲制度，要有對目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的約束和激勵(lì)機(jī)制。目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程控制要有專人負(fù)責(zé)，由管理者總體協(xié)調(diào)。形成統(tǒng)一價(jià)值規(guī)范：與別人交流溝通。與人合作。第十四頁第十五頁，共19頁。七、克服主觀的低效因素1、合理安排各項(xiàng)工作時(shí)間2、完成相對固定的任務(wù)3、學(xué)會(huì)表揚(yáng)自己4、要有合理的生活習(xí)慣5