第九講會議策劃與管理-浙江旅游職業(yè)學院

第九講會議籌劃與營銷

浙江旅游職業(yè)學院康保苓

APCL第一節(jié)會議籌劃教學目的與要求：通過本章的學習了解會議籌劃的要素、會議籌劃的內(nèi)容和要求，能夠撰寫會議總體籌劃文案。APCL本節(jié)主要內(nèi)容：一、會議籌劃的概況二、會議前期的準備工作APCL一、會議籌劃的概況〔一〕會議工作流程1、會前

〔1〕與會議主辦方洽談

〔2〕提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方

〔3〕派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

〔4〕確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。APCL2、會中

〔1〕會議接待

〔2〕會前準備〔3〕會議場所

〔4〕會議住宿

〔5〕會議餐飲〔6〕會議旅游〔7〕會議娛樂

〔8〕會議效勞APCL3、會后

〔1〕結(jié)帳

〔2〕資料收集等等APCL〔二〕會議籌劃的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:誰來參加會議？會議規(guī)模、預(yù)期參加會議的人數(shù)，是否邀請與會代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？

APCL2、WHAT:會議是什么類型的會議？APCL3、WHEN組織會議的有效時間：會議的準備時間，與會人員的日常工作時間與其行業(yè)的特點，會議擬邀請嘉賓的工作時間、會議時間前后相關(guān)活動是否會影響參會人數(shù)等(考慮:財政年度/節(jié)假日和其他沖突時間)等因素.

APCL4、WHERE:會議地點，又稱“會址〞。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。會議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點與會議主題的關(guān)系等

APCL5、WHY:舉辦會議的目的6、HOW:具體的會議形式(包括:會議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)APCL〔三〕會議籌辦的時間周期籌辦的時間周期小型專項研討會---幾個月中型新產(chǎn)品發(fā)布會----半年大型培訓班---1年國際協(xié)會舉辦的大型會議---2-3年APCL〔四〕會議籌劃的根本流程落實時間地點確定主題和目標初步設(shè)計方案確立所有關(guān)鍵任務(wù)落實到人或機構(gòu)確定日程表定期交流、過程監(jiān)控制定預(yù)算詳細方案、制定企劃書方案得到認可會議整體構(gòu)思市場調(diào)研、確定方案APCL二、會議的前期準備工作〔一〕確定會議目標和主題1、確定會議目標會議目標是會議各項工作的指揮棒，是會議日程安排和內(nèi)容的根底。APCL2、確定會議的主題主題：就如同寫文章的題目，把會議的實質(zhì)問題畫龍點睛地勾畫出來，并盡可能反映時代特征或問題的緊迫感。

會議主題與會議目標的關(guān)系：會議主題服從目標案例：日本愛知世博會目標：呼吁保護環(huán)境、實現(xiàn)人與自然共存的21世紀主題---“自然的智慧〞2021年上海世博會主題“城市---讓生活變得更美好〞副主題：經(jīng)濟開展、可持續(xù)開展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)開展、城市與多元文化開展APCL〔二〕確定會議議題議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。APCL議題制定的原那么：1、服從目標2、主題立意要高3、處理好主題與議題的關(guān)系主題是議題的集中表達，表達上更概括；主題統(tǒng)帥議題，主題通過議題具體化。APCL案例：2007休閑開展國際論壇APCL〔三〕會議參加對象會議參加人員確實定，根據(jù)會議的目的、性質(zhì)、議題、議事規(guī)那么等確定。1、法定會議，根據(jù)組織章程或議事規(guī)那么確定；2、會談、談判、國際多邊會議等，由發(fā)起者、主辦者和成員之間根據(jù)議題協(xié)商代表人選；3、協(xié)會和學術(shù)會議，由協(xié)會會員和學術(shù)界有關(guān)人士自己做出是否出席會議。4、縱向會議和局部橫向性會議由會議組織者或領(lǐng)導決定。APCL〔四〕會議發(fā)言會議發(fā)言類型傳達式/講課式匯報式審議式討論交流式APCL會議發(fā)言本卷須知APCL〔五〕會議規(guī)模確實定1、會議的規(guī)模主要會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括效勞人員)的總體數(shù)量，會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實際情況掌握，以嚴格控制規(guī)模為原那么。2、會議規(guī)模的相關(guān)要素會議的效率會議場地情況會議舉辦的本錢

APCL〔六〕會議地點1、交通2、會議設(shè)施和效勞APCLAPCL〔七〕會議場所的選擇1、籌劃人員必須在初選的前提下對現(xiàn)場進行考察選擇帶有會議設(shè)施的飯店場所的標準位置區(qū)位—市區(qū)、鄉(xiāng)村、海濱、山區(qū)環(huán)境優(yōu)美交通便利是否容易尋找APCL〔七〕會議場所的選擇2、會議室數(shù)量與容納量---是否適合舉辦會議質(zhì)量---隔音效果、斷電應(yīng)急設(shè)備、裝潢、清潔度、座椅、通道、視聽設(shè)備APCL〔七〕會議場所的選擇3、住宿客房數(shù)量—是否充裕、各種房型都有質(zhì)量—裝潢、設(shè)施、衛(wèi)生間大小、賞心悅目的外景、家具、娛樂等網(wǎng)絡(luò)APCL〔七〕會議場所的選擇4、餐飲食品質(zhì)量效勞速度食品種類特殊食品的供給，如素食食品、清真食品價格內(nèi)所包含酒水的數(shù)量活動參與者就餐的餐廳和餐位是否充足APCL〔七〕會議場所的選擇5、飯店相關(guān)設(shè)施活動期間會議主辦者在飯店內(nèi)是否有單獨的辦公室休閑設(shè)施，如游泳池、網(wǎng)球場、歌舞廳等公共區(qū)域的質(zhì)量停車位配備電腦、、通訊、秘書設(shè)備的商務(wù)中心是否能夠滿足客人對展覽空間的需求APCL〔七〕會議場所的選擇6、人力資源管理—是否是負責的、高效的、給予支持的是否配有專業(yè)視聽技術(shù)人員員工培訓的水平是否有提供專門活動的聯(lián)系人APCL〔七〕會議場所的選擇7、價格公布的房價價格協(xié)商的余地付款的方式與條件APCL〔七〕會議場所的選擇8、安排專項效勞的能力攝影師、演藝人員、花商等APCL〔七〕會議場所的選擇9、其他是否有方便殘疾參與者的設(shè)施是否有同聲傳譯設(shè)備是否有印刷設(shè)備是否有存儲空間是否有免費的定點班車APCL〔八〕會議時間

包括三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

APCL〔九〕會議的議程

1、什么是會議議程？會議議程是一次會議所討論的問題及進展程序，所討論的問題稱為議題或已成工程。一般來說，開幕式、大會發(fā)言、分組討論、其他事項、通過報告書、閉幕式等。由會議的領(lǐng)導者和主辦者決定，會議中由主持人掌握。APCL2、確定會議議程的方法〔1〕根據(jù)到會主要領(lǐng)導的情況，確定會議主持人；〔2〕是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；〔3〕是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式；〔4〕是根據(jù)會議擬到達的目的，安排主要領(lǐng)導做好會議的總結(jié)。APCL案例:杭州特色潛力行業(yè)論壇議程APCL〔十〕會議日程會議日程會議各項活動的時間安排，一般要落實到單位時間。APCL其他會議相關(guān)活動的安排APCL〔十二〕會議公關(guān)與宣傳

1、時段

會前、會間、會后

2、方法

媒體溝通法、內(nèi)部宣傳法、氣氛渲染法APCL〔十三〕會議預(yù)算房費、餐費、門票、交通費、會議室費用等預(yù)算創(chuàng)造一定程度的利潤保持收支平衡即便超支，也必須保持在一定的金額之內(nèi)APCL〔十三〕會議預(yù)算預(yù)算固定本錢：不管參加者人數(shù)多寡都需要承擔的那局部費用。如：發(fā)言人的出場費、場地租賃費、市場營銷開支、設(shè)備租金?？勺儽惧X：根據(jù)參加人數(shù)的多寡而發(fā)生變化的那局部費用。如：餐飲、住宿、打印與郵費等。收入的來源：會務(wù)費、贊助費、與會議相關(guān)的展覽中租出的展位、會議廣告橫幅、會議宣傳手冊中登廣告等。APCL〔十三〕會議預(yù)算實現(xiàn)最正確資金流動狀況：提早獲取收入，如收取訂金；盡可能推遲支付包括場所在內(nèi)的供給商的費用。一般會留出10%的應(yīng)急費用如活動有可能取消，必須保證有足夠的資金支付違約金等費用。通常主辦者不得不通過削減餐飲費來減少支出，但須注意不能影響活動的整體質(zhì)量。APCL〔十四〕會議中的休閑活動會議旅游、考察等APCL〔十五〕會議報名表的設(shè)計應(yīng)該一次性地列出主辦者需要知道的一切信息APCL文案寫作：會議總體方案構(gòu)成要素1、會議的名稱2、會議的目標和指導思想、意義3、會議的主題、議題和日程4、會議的對象和規(guī)模5、會議的時間6、會議地點：適宜的舉辦地〔什么國家或地區(qū)、什么城市〕、適宜的場館〔會場、賓館的布置及要求〕7、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等8、會議的舉行方式、配套活動、輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等9、會議的接待、后勤保障措施和手段10、會議的宣傳方式〔召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等〕11、會議經(jīng)費的預(yù)算以及籌措經(jīng)費的渠道、方式12、其他需要說明的事項APCL作業(yè)1、撰寫一份國際會展產(chǎn)業(yè)論壇的會議籌劃方案APCL第二節(jié)、會議營銷〔一〕會議營銷策略1、會議營銷對象2、會議營銷策略會議產(chǎn)品“顧客化〞追求品牌的知名度尋求產(chǎn)品生命周期的延續(xù)產(chǎn)品差異化銷售APCL〔二〕廣告技巧1、原那么2、會議廣告的方式信函媒體宣傳APCL〔三〕主題活動促銷酒店獨立承擔一家酒店與有關(guān)單位共同實施多家酒店與其他有關(guān)單位參加的目的地營銷APCL

〔四〕參加世界旅游貿(mào)易展銷會APCL〔五〕編制重要的客戶方案〔六〕會議報價1、報價種類會議散價會議套價2、報價技巧APCL案例：深圳富苑酒店銷售方案深圳富苑酒店十二個可分別容納10-1000人的多功能會議及宴會廳均配備了先進完善的設(shè)施設(shè)備，專業(yè)營銷團隊將為您提供全方位籌劃、熱情周到的效勞。全城獨一無二的無柱式天幕中庭宴會廳高達21米，可輕松舉辦500多人的大型宴會。不管是私人壽筵喜筵、親朋聚會還是公司會議慶典，都可以在此感受至尊至上的貴賓待遇。

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下午17:00

上午或下午小憩咖啡或茶,配以小點心

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健康行政午餐〔西式套餐或中式圍餐〕

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免費會議配套設(shè)施的使用：白板或?qū)懽职迮漶R克筆、便箋紙、

鉛筆、瓶裝蒸餾水、薄荷糖、2支麥克風、寬頻上網(wǎng)系統(tǒng)APCL案例解讀：會議產(chǎn)業(yè)鏈與會議營銷對策APCLAPCL〔七〕酒店會議營銷與傳播對策1、主要客戶在哪兒——確定目標會議類型APCL