文檔秘書學論文

網(wǎng)絡信息時代秘書工作若干問題的探究摘要：21世紀是網(wǎng)絡信息時代，極大地改變著人們的生產(chǎn)、生活和工作方式，也深刻地影響著現(xiàn)代秘書工作。網(wǎng)絡信息時代開放性、虛擬性等其獨具的特點，給秘書工作帶來了新的機遇，更提出了新的要求。在網(wǎng)絡信息時代的背景下，秘書工作如何取得新的突破顯得尤其重要。關鍵詞：網(wǎng)絡信息；機遇；挑戰(zhàn)；秘書工作；對策分析網(wǎng)絡信息時代的到來對人們的生產(chǎn)生活，企事業(yè)單位的經(jīng)營管理，領導決策，甚至人類的思維方式等都產(chǎn)生了重大影響。與信息時代緊密聯(lián)系的秘書工作必然會受到?jīng)_擊，并發(fā)生變化。網(wǎng)絡作為一種新興事物正日益滲入公共領域和日常生活的許多方面，給現(xiàn)代人類帶來了新的生活環(huán)境和文化環(huán)境，它同時給現(xiàn)代秘書帶來了重大的機遇和挑戰(zhàn)。因此，秘書工作必須要緊緊抓住這個機遇，積極應對網(wǎng)絡信息時代的各種挑戰(zhàn)，推動秘書工作不斷向前發(fā)展，適應網(wǎng)絡信息時代的新要求。一、網(wǎng)絡信息時代及其與秘書工作的互動關系1.網(wǎng)絡信息時代網(wǎng)絡信息時代，區(qū)別于傳統(tǒng)的工業(yè)社會，指的是在社會生活的各個方面，互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術、信息技術得到了充分而且廣泛的應用，社會經(jīng)濟的發(fā)展以物質(zhì)與能量為經(jīng)濟結構的重心轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⑴c知識為經(jīng)濟結構的重心。2.網(wǎng)絡信息時代的特點（1）開放性：互聯(lián)網(wǎng)絡是一個開放性的網(wǎng)絡，在互聯(lián)網(wǎng)絡上沒有疆界地域，一般人們也無法準確識別與之進行網(wǎng)絡信息交流主體的國別、地域。（2）虛擬性：電腦網(wǎng)絡空間是一個與物理空間相對立的電子虛擬空間。其功能效應上是真實的，但存在形式是虛擬的、非真實性的。（3）高時效性：即與傳統(tǒng)媒介相比，在網(wǎng)絡上查詢信息和進行信息交流具有速度快、效率高的特性。由于網(wǎng)絡具有開放性、交互性、數(shù)字化特性，在網(wǎng)絡上查詢信息和進行信息交流具有成本低、速度快，因此，也就具有效率高的特點。（4）技術性：所謂的技術性，指的是不僅計算機、互聯(lián)網(wǎng)絡本身是高科技的產(chǎn)物，而且，網(wǎng)絡通信也離不開高科技的支持。（5）互聯(lián)、互動性：信息的傳播與交流不受時空限制，可實現(xiàn)一對一、一對多、多對多的互動關系。網(wǎng)到哪里，傳播與溝通即可在哪里實現(xiàn)?！?】黃敏,劉功成.網(wǎng)絡文化與現(xiàn)代秘書.武漢科技學院學報.2002.6【1】黃敏,劉功成.網(wǎng)絡文化與現(xiàn)代秘書.武漢科技學院學報.2002.63.網(wǎng)絡信息時代與秘書工作間的互動關系網(wǎng)絡信息時代是一個瞬息萬變的時代，許多有利條件與機遇轉(zhuǎn)瞬即逝。這就要求秘書工作有很強的環(huán)境適應能力，要求實現(xiàn)秘書觀念的現(xiàn)代化、寫作方式的電腦化，信息檢索的網(wǎng)絡化、管理的電子化等，深刻地改變著秘書工作的理念、方法與手段。而秘書工作是一個開放的系統(tǒng)，必然要與它所處的環(huán)境進行交換。秘書工作不僅可以被動地適應環(huán)境，還可以主動地把握機遇，深化變革，使秘書工作面向一個新的臺階。秘書工作可以利用網(wǎng)絡信息技術，取得信息、任務的輸入，同時可以對輸入內(nèi)容進行消化、加工，進而轉(zhuǎn)化為新的信息并向外輸出，豐富網(wǎng)絡信息時代的信息內(nèi)容，能動地作用于網(wǎng)絡信息時代環(huán)境。網(wǎng)絡信息時代環(huán)境與秘書工作之間充滿著信息、能量、物質(zhì)的交換運動，即“輸入—轉(zhuǎn)換—輸出”的規(guī)律，是一個循環(huán)往復的過程，進而推動著秘書工作的發(fā)展?！?】宋斌.秘書學系統(tǒng).第275-276頁.湖北人民出版社.2000.9【2】宋斌.秘書學系統(tǒng).第275-276頁.湖北人民出版社.2000.9二、網(wǎng)絡信息時代秘書工作的轉(zhuǎn)變1、秘書觀念的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)時代的公務文書的單向傳遞演變?yōu)榛邮叫畔⒔涣鳎畔⒌乃查g傳播大大加快了秘書活動節(jié)奏與步伐，對秘書工作的效率與效果提出了更多、更高的要求。那種僅僅以為寫好文書、當好參謀就是一個優(yōu)秀的秘書的觀念已經(jīng)不合時宜，網(wǎng)絡時代的要學會使用各種現(xiàn)代化的辦公手段，處理相關的秘書事物。網(wǎng)絡時代的變化要求秘書觀念的轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)變秘書觀念是秘書工作現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化的前提。2、無紙化寫作與辦公。傳統(tǒng)時代的秘書寫作一張紙、一支筆的寫作與辦公方式逐漸被淘汰，使用電腦無紙化寫作與辦公逐漸占據(jù)了主流。這種改變不僅可以減少重復性的工作，更是改變了人們的寫作方式與辦公習慣，也極大地提高了公文寫作速度與辦公效率。通過這種寫作與辦方式的改變在一定程度上促進了秘書思維方式的轉(zhuǎn)變。3、辦公手段的改變。使用數(shù)字化手段辦公是網(wǎng)絡信息時代的新興辦公方式，這種辦公手段已經(jīng)不拘泥于傳統(tǒng)的辦公手段，大大提高了辦公的效率。辦公手段的改變要求秘書不僅要掌握好傳統(tǒng)的辦公手段與方式，更要與時俱進，學會網(wǎng)絡時代一系列的新興辦公方式。這些新興的辦公方式比如學會電腦操作及各種文檔處理軟件、收發(fā)電子郵件、使用傳真機等，這是是網(wǎng)絡時代秘書應當掌握的技能。4、信息傳送的高效化。傳統(tǒng)時代的信息傳達一般都是需要秘書與領導面對面的進行，而網(wǎng)絡時代的秘書工作直接通過網(wǎng)絡就可以進行，典型的譬如電子郵件、視頻會議、聊天工具的在線傳輸?shù)确绞剑蟠蟮奶岣吡诵畔鬟_的時效性。5、信息檢索的網(wǎng)絡化。網(wǎng)絡上有浩如煙海的資料與信息，為秘書工作提供了豐富的資源。通過網(wǎng)絡對信息進行檢索從而獲得有效的信息。我們可以通過三種方式獲取有效信息。一是通過網(wǎng)絡搜索引擎，來直接面對網(wǎng)絡世界中豐富的信息資源庫。如google、百度、搜搜等。二是通過網(wǎng)絡上特定的網(wǎng)站和資源庫來建立這個系統(tǒng)的前提是必須有一個科學的標準，用以規(guī)范信息處理的各個流程，統(tǒng)一信息的編碼格式和數(shù)據(jù)結構，這樣才有利于信息的共享與交流?！?】袁飛.試論辦公自動化與現(xiàn)代秘書工作.長春金融高等專科學校學報.2001.2【8】袁飛.試論辦公自動化與現(xiàn)代秘書工作.長春金融高等?？茖W校學報.2001.25、傳統(tǒng)與現(xiàn)代信息工作手段相結合，確保信息暢通與安全。在收集信息和篩選時，一要堅持網(wǎng)絡搜索與文獻查閱相結合，二要對有效的網(wǎng)絡信息進行嚴格的審查、核實；在傳遞信息時，要注意區(qū)分情況,一般性、事務性的信息可通過網(wǎng)絡手段如電子郵件、QQ、MSN等傳遞，重要的、保密性強的信息內(nèi)容應以傳統(tǒng)的信息傳遞手段為主；在存儲信息時，在建立電子文檔的同時應建立紙質(zhì)文檔，并要妥善采取防泄密措施，如設置電腦開機密碼、文檔密碼等等。6、秘書應注重自身專業(yè)綜合素質(zhì)的提升，踏踏實實工作。秘書應不斷自我警醒，加強學習以提高自身的業(yè)務能力和專業(yè)綜合素質(zhì)，培養(yǎng)勤奮、實干的工作作風。提高實際應用水平。學習的目的在于應用。秘書人員要學以致用，不僅要掌握上機編輯和處理數(shù)據(jù)的技巧，還要有重要信息上網(wǎng)查詢的意念，盡快提高運用網(wǎng)絡交換信息的本領?！?】黃宏斌.廈門科技.網(wǎng)絡時代呼喚新型秘書.【9】黃宏斌.廈門科技.網(wǎng)絡時代呼喚新型秘書.2000.27、應用先進的技術設備與獲取外部支持。應用“網(wǎng)絡秘書”軟件，安裝在單機上進行網(wǎng)絡信息收集、處理與管理，實時監(jiān)測用戶感興趣網(wǎng)站內(nèi)容的變化，可以爭取在最短的時間幫助用戶獲取所需的信息，大幅提高信息工作的質(zhì)量與效率。【10】東方易站./product/pr~wm.zsp10】積極獲取外部支持，可以采