上海某電力企業(yè)業(yè)務流程重組的培訓教程

上海某電力企業(yè)業(yè)務流程重組的培訓教程培訓內容及時間安排業(yè)務流程重組概念 20分鐘流程繪制方法及技巧 20分鐘流程繪制練習 40分鐘流程改進原則 10分鐘流程改進練習 20分鐘提問和回答 10分鐘培訓目標培訓目標明確流程重組的原理學會繪制流程圖的方法

掌握流程改進的原則什么是業(yè)務流程？

業(yè)務流程是指在組織內部“流轉”的一系列相關的活動業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經營情況流程與業(yè)務運營息息相關并向客戶提供價值.如果企業(yè)能夠將人為實現的流程和通過系統(tǒng)實現的流程進行無縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競爭優(yōu)勢業(yè)務流程重組業(yè)務流程重組(BPR)是一種改進,它的目標是通過重新設計組織經營的流程,使流程的增值內容最大化,非增值內容最小化(包括降低營運成本,控制營運風險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改進部門內部逐步改進與完善公司業(yè)務流程重組戰(zhàn)略重組什么是業(yè)務流程重組？什么是業(yè)務流程重組？平衡質量、服務水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點降低成本質量改善提升客戶服務水平競爭優(yōu)勢成功的業(yè)務流程重組需要樹立從功能到流程轉化的概念功能驅動運營第一階段第三階段關鍵流程驅動運營電力工程建設采購設備維護客戶采購申請到付款資產管理電力項目管理傳統(tǒng)的管理注重職能層級機制流程概念打破職能層級體制的界限,直達客戶流程得以承認，但功能處于主導電力工程建設采購設備維護第二階段從功能到流程的轉化觀點業(yè)務流程重組的警號 以下是企業(yè)對業(yè)務流程重組需求的診斷信息，其中一些已成為某些機構的典型“警告信號”:供電的可靠性降低資產的利用率下降競爭能力下降客戶滿意程度降低新近出臺的政府改革／立法行業(yè)趨勢變化陳舊的信息技術應用流程重組的成功結果壓縮時間減少不增加價值的活動授予相應權限客戶聯盟一次做好在流程開始時就保證質量設定有彈性的目標有效降低成本，領先的技術持續(xù)的改善循環(huán)流程繪制目標理解現有流程和資源分配闡明企業(yè)關鍵問題識別改進的良機流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會一張流程圖顯示了將特定輸入轉化為所需輸出結果的一系列步驟什么是流程圖？流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內容：理解流程編制流程圖完善流程圖流程圖繪制流程圖繪制基礎有明確定義的開端和結束有輸入必有輸出在整個企業(yè)組織中“流動”不局限于單一的功能和部門流程輸入輸出流程圖繪制－

管理要素的劃分營運流程管

理

支

持

流

程采購管理營銷管理發(fā)電管理輸電管理配電管理技術、電能質量管理行政事務管理預算管理財務管理投資管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理固定資產管理檢修計劃管理

下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：行為

責任

輸入

在流程中的關鍵行為流程中的關鍵責任

每一行為的主要輸入來源輸出

顧客

時間和成本每一行為的關鍵交付成果每一行為輸出的接受者每一行為所需的時

（內部和外部）

間/成本

畫流程圖需了解的信息文件/表格：該標識文件，包括表格、字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出。可在該標識上寫下標題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數據庫：該標識用于表明信息從現有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現為輸入、處理或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。流程圖繪制標識一套標準的符號能幫助快速并且一致地通過流程圖進行溝通流程操作：該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。流程參見:該標識用于指示從一個流程轉向下一個流程。流程圖繪制標識數據信息:該標識用于指示輸入流程的數據和信息。決定批復：該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復。該標識經常用在流程欄中。其右方聯接“否”的情況，下方聯接“是”的情況。方向標記：流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務被完成。流程圖繪制標識存檔:該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始/結束:該框用以表示一個流程的開始和結束。流程圖繪制標識流程圖連接標識：該標識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內從一個動作框轉到另一個動作框。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標識，在該標識上寫下相同的英文大寫字母。流程圖繪制標識A繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是

否被批準?A對狀況表

作修改流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括：

流程/任務生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時、由誰對它進行復核？流程活動需要多少時間？流程活動何時需要？錯誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯誤/問題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？流程范圍控制目標主要控制點涉及部門及表格流程流轉時間特定政策建議步驟:從一個高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程確定每個子流程的開始和結束(保持重點)

確定關鍵輸入和輸出按步驟進行每個關鍵業(yè)務子流程節(jié)約時間:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用標準的流程圖符號在流程繪制過程中或在每一子流程的結束確認流程和技術改進機會核查流程的準確性流程圖繪制的技巧需要

按實際情況繪制流程

需要

在整個組織內思考流程需要

與流程牽涉的人員交流需要

在開始前確認流程的起點和結束

需要

高層次的流程圖不能

按照自己的想象繪制流程

不能

把流程圖局限在自己的部門

不能閉門造車，在真空中工作

不能

在確認流程范圍前繪制流程不能

陷入太多的細節(jié)

流程繪制應注意的要點總結流程圖的格式宋體標題采用14號字體、加粗、中間對齊部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊框內采用6－8號字體、普通不加粗、中間對齊連線采用與框內同樣字體、中間對齊盡量避免相交線業(yè)務流程圖交付要求業(yè)務流程圖交付要求流程圖的組成流程圖標題涉及部門部門分隔線標識符連線框內的字宋體6－8號普通不加粗中間對齊標題宋體14號加粗中間對齊部門宋體10號加粗下劃線中間對齊連線盡量避免交叉、有時可以適當合并以求簡單明了不同的選項在連線上標明，與框內的字體同樣要求將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室將單據傳遞給辦公室起始點、終止點和流程對象必須清晰輸入和輸出應當明確應當在合適的地方標出估計時間（該項流程作業(yè)所需的時間）為每一個任務框標明人員的職務/負責的范圍做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖詳細程度應達到足以識別無效率的活動量化目前的關鍵績效考評指標業(yè)務流程圖交付要求流程繪制練習思考與討論：流程圖繪制中包含哪六條重要信息？過去所認識的業(yè)務流程和今天介紹的業(yè)務流程有什么區(qū)別？您期望通過這次流程重組得到的收益有那些？您認為上海電力有那些現象表明需要進行流程重組？舉例說明時間/成本要素的主要用途？實例練習-物資采購計劃申請與審核供電所計劃員制定本供電所的項目物資采購計劃草案，交供應科科長審核供應科科長從技術的角度考慮是否批準該采購計劃，在1天內作出批復如果供應科科長審批通過，則報供電所所長簽字；如果通不過則返回計劃員并向其提出修改意見所長審批需要半天所長簽字后，交供電公司對口職能部門在3天內從技術角度對采購計劃進行審核如果審核不通過則返回供電所；如果審核通過則由辦公室將采購計劃匯總平衡后交供電公司總經理簽字供電公司總經理一般在3天內簽字確認，然后交電力公司歸口部門審核電力公司歸口部門主要從資金、技術方面進行考慮，通常在1周內審核通過后交由辦公室進行匯總平衡電力公司總經理在1周內審核辦公室平衡匯總過的采購計劃電力公司總經理審核通過的正式采購計劃給物資公司實施采購找出流程本身存在的問題尋求通過信息技術系統(tǒng)的應用提高流程效率的機會制定速效方案解決當務之急在流程繪制過程中,我們不僅應該理解現有的流程,更要識別流程改進的機會,建議的步驟如下:流程改進原則缺少關鍵步驟重復勞動(一個流程內或是跨部門)不必要的文書工作不完全或冗余的審查過程不必要的延誤與其它流程、部門、顧客或供應商的接口不夠清晰流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進的機會，典型的流程問題包括：流程改進（續(xù)）理解現有系統(tǒng)的限制(比如:數據格式不兼容,硬件容量限制,關鍵系統(tǒng)間缺乏集成)確認應用新技術的潛在收益(比如:提高作業(yè)自動化程度,增加信息的共享程度等.)尋求通過信息技術系統(tǒng)的應用提高流程效率的機會流程改進（續(xù)）速效方案主要針對企業(yè)需要立即處理的問題,旨在加強風險防范、增加盈利能力或降低成本速效方案的特點是低投入、見效快此外,可以通過流程改進分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案流程改進（續(xù)）流程改進練習減少不必要的審核供電所所長和供電公司總經理的審批可以去除加強部門協作與溝通在采購計劃進度方面需要參考財務部門的意見，確保采購