房地產(chǎn)開發(fā)公司材料采購制度

欣中置業(yè)采購管理制度日期：二零一九年五月二十二日欣中置業(yè)采購管理制度一、采購流程工程部：根據(jù)生產(chǎn)方案，填寫申購單〔材料\備品備件\輔料)工程部：根據(jù)生產(chǎn)方案，填寫申購單〔材料\備品備件\輔料)庫管：查詢庫存物資，確認(rèn)是否需要采購物資數(shù)量。庫管：查詢庫存物資，確認(rèn)是否需要采購物資數(shù)量。審批：申購部門---采購部主管----總經(jīng)理簽字審批：申購部門---采購部主管----總經(jīng)理簽字采購：根據(jù)審批后的申購單進(jìn)展采購，詢價〔至少三家廠商進(jìn)展比照〕采購：根據(jù)審批后的申購單進(jìn)展采購，詢價〔至少三家廠商進(jìn)展比照〕驗(yàn)收貨物：庫管根據(jù)規(guī)格型號、材質(zhì)、生產(chǎn)廠商，供貨單對申購單?！补こ滩俊旃苋津?yàn)收〕驗(yàn)收貨物：庫管根據(jù)規(guī)格型號、材質(zhì)、生產(chǎn)廠商，供貨單對申購單?！补こ滩俊旃苋津?yàn)收〕入庫：來料貨物驗(yàn)收完成后，進(jìn)展入庫入帳，按規(guī)定存放。按先入后出進(jìn)展發(fā)放物資材料。入庫：來料貨物驗(yàn)收完成后，進(jìn)展入庫入帳，按規(guī)定存放。按先入后出進(jìn)展發(fā)放物資材料。為了規(guī)企業(yè)經(jīng)營行為，加強(qiáng)材料，物資管理，保證車間生產(chǎn)材料，物資的供給，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本方法。1、請購部門的劃分：工程部，辦公室2、圍：2.1與生產(chǎn)、設(shè)備維修有關(guān)的對外采購的材料，輔料2.2對外采購使用的辦公用品，工具，機(jī)械設(shè)備及設(shè)備配件3、權(quán)責(zé)：3.1需求的部門：負(fù)責(zé)材料，設(shè)備及配件，工具，辦公用品等申購及驗(yàn)收。3.2采購部：負(fù)責(zé)采購作業(yè)執(zhí)行及貨品采購的費(fèi)用報銷申請。3.3庫房：負(fù)責(zé)數(shù)量點(diǎn)收及貨品驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。3.4財務(wù)部：負(fù)責(zé)費(fèi)用報銷原始憑證的核實(shí)審核和付款工作。3.5總經(jīng)理：負(fù)責(zé)對采購物料方案訂單及費(fèi)用報銷批準(zhǔn)工作。4、.采購流程：4.1請購：.主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件采購：請購經(jīng)辦人員應(yīng)依數(shù)量管理基準(zhǔn)，用料預(yù)算，參酌庫存情況開立“請購單〞，并注明材料的品名，規(guī)格，數(shù)量，需求日期及考前須知，經(jīng)申購部門負(fù)責(zé)人審核后依請購審批權(quán)限呈核并編號〔由各部門編訂〕請購審批權(quán)限：A主材料，輔料，工具，設(shè)備及配件請購金額預(yù)估在1000元以下者，由采購部負(fù)責(zé)人審批。請購金額預(yù)估在1000元以上者，由總經(jīng)理核決。B.辦公性用品請購金額預(yù)估在1000元以下者，由采購部負(fù)責(zé)人審批。請購金額預(yù)估在1000元以上者，由總經(jīng)理核決。4.2采購：經(jīng)審批簽字的請購單交采購部采購。采購人員在接到請購單后，及時聯(lián)系各廠商、供給商報價，原則上同種物料需三家比價〔針對各物料臨時到場尋找，比價的，在采購前加以說明〕，填寫“采購單〞，詳填最新有效報價，“訂購廠商〞“付款條件〞與“報價有效期限〞經(jīng)主管審核，采購單最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購〔授權(quán)代批除外〕。大宗材料由采購部負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦理，總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供給商或代理商議價，必要時由總經(jīng)理或指派專人協(xié)助辦理采購作業(yè)。采購作業(yè)方式：除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇以下一種最有利的方式進(jìn)展采購。A、集中方案采購：凡具有共同性的材料，須以集中方案辦理采購。較為有利的可核定材料工程，通知各請購部門依方案提出請購，采購部門定期集中辦理采購。B、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且耗量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商議定長期供貨價格，呈準(zhǔn)后由請購部門按實(shí)提出請購。采購審批權(quán)限：采購類別審批限額采購審批權(quán)限備注統(tǒng)購材料不管金額多寡副總經(jīng)理-->總經(jīng)理財產(chǎn)支出〔包括購置的器材〕1000元以下采購部直接核決財產(chǎn)支出〔包括購置的器材〕1000元以上采購部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理4.3訂購：采購人員依批準(zhǔn)后的采購單，填寫采購訂單發(fā)供給商回簽，如供給商不能回簽又已送貨的由采購人員在訂購單上注明“有效〞字樣，產(chǎn)品包裝上要求供給商標(biāo)明〔廠商，訂單號，規(guī)格型號，數(shù)量，顏色〕。4.4采購后的驗(yàn)收及入庫材料，輔料到達(dá)工地時，庫管員必須依“采購單〞的容，并核對供給商送來的材料名稱，規(guī)格，數(shù)量和送貨清單及發(fā)票〔原則上要求索要發(fā)票，對總金額300元以下沒有發(fā)票的材料要求有效收據(jù)及清單〕，并點(diǎn)收數(shù)量無誤后在供給商送貨單上簽名驗(yàn)收，并通知請購部門、技術(shù)人員驗(yàn)收來料品質(zhì)，審核無誤后填制入庫單，庫管員及經(jīng)手人簽字生效。如覺察所送來的材料與“采購單〞上所核準(zhǔn)的容不符時，應(yīng)即時通知采購部處理，并通知請購部門負(fù)責(zé)人，原則上非“采購單〞上所核準(zhǔn)的材料不予承受，如果采購人員要求收下該等材料時，庫管員應(yīng)告知請購部門負(fù)責(zé)人，并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并會簽采購部門。所有材料必須在每次驗(yàn)收入庫完畢后開具入庫單。入庫單一式三聯(lián)，存根聯(lián)由保管留存，記帳聯(lián)由經(jīng)手人或?qū)Ｈ诉B同發(fā)票送交財務(wù)，一聯(lián)由報銷人留存。入庫單的填開必須正確完整，假設(shè)是月結(jié)或月底統(tǒng)一開發(fā)票的，應(yīng)在入庫單上注明。對貨到要賒欠賬款的材料，可根據(jù)合同辦理估價入庫，并在入庫單上注明“暫估入庫〞，采購人員簽字后遞交財務(wù)部門。機(jī)器及設(shè)備配件到達(dá)時，由機(jī)器及設(shè)備配件管理負(fù)責(zé)人驗(yàn)收；工具、辦公用品由申購使用者驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后庫管員方可辦理簽收入庫。對驗(yàn)收不合格的，應(yīng)通知采購人員，采購人員應(yīng)及時以或書面形式知會供給商，將處理情況反應(yīng)給請購部門，有關(guān)扣款情況通知財務(wù)部。對數(shù)量短缺的物料，庫管按實(shí)數(shù)入庫并及時通知采購人員員處理。數(shù)量超出采購單，應(yīng)經(jīng)請購部門負(fù)責(zé)人核實(shí)才能依照實(shí)收數(shù)量辦理入庫，否則僅依訂貨數(shù)付款。因質(zhì)量等原因而發(fā)生的退回產(chǎn)品，清點(diǎn)數(shù)量后辦理退庫手續(xù)。入庫材料保管應(yīng)當(dāng)天記入臺帳。月底將收付存報表，材料耗用匯總表報材料部負(fù)責(zé)人及公司財務(wù)。領(lǐng)料5.1班組領(lǐng)用材料時，由班組長或預(yù)先指定的領(lǐng)用經(jīng)辦人員填寫“領(lǐng)料單〞，經(jīng)分管部門負(fù)責(zé)人核簽后，向庫管員辦理領(lǐng)料。嚴(yán)禁采購人員將所購材料直接交班組使用。5.2領(lǐng)用工具類材料時領(lǐng)用人應(yīng)填寫“工具領(lǐng)用記錄〞并簽字。采購費(fèi)用報銷細(xì)則：6.1采購人員應(yīng)按照4.4條款規(guī)定辦妥收料手續(xù)，并將發(fā)票或收據(jù)于2日交材料部負(fù)責(zé)人在反面簽字確認(rèn)。6.2采購人員填寫費(fèi)用報銷單時，將“請購單〞、“采購單〞、“供方送貨單〞、“入庫單〞、“發(fā)票或收款收據(jù)〞等憑據(jù)加貼在后，采購人員需將貨品實(shí)際賣方的、聯(lián)系人填寫在“發(fā)票或收款收據(jù)〞反面，齊全后交材料部審核。6.3材料部審核費(fèi)用報銷單憑證的完整性和真實(shí)性，無缺漏，無誤簽名，交回采購員。6.4財務(wù)會計重點(diǎn)審核費(fèi)用報銷單憑證的完整性和真實(shí)性，應(yīng)提供的資料無缺漏，同時需對憑證中發(fā)生的貨品數(shù)量，金額進(jìn)展重新核算證實(shí)，無誤簽名，整理好統(tǒng)一交總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.5總經(jīng)理批后的費(fèi)用報銷單，采購部需填寫“生產(chǎn)、維修〔材料、設(shè)備〕支付申請表〞申請轉(zhuǎn)賬支付。總金額1000元以下，需要現(xiàn)金直接支付的，采購員在費(fèi)用報銷單報銷人處簽名到出納處辦理。6.6對于預(yù)付款項，經(jīng)辦人填寫“生產(chǎn)、維修〔材料。設(shè)備〕支付申請表〞，經(jīng)采購部同意后，由財務(wù)根據(jù)合同審核后，報總經(jīng)理簽字審批。6.7采購人員需要借支現(xiàn)金購置材料的，憑審批后的“采購單〞申請，借支審批程序按財務(wù)制度。財務(wù)在“采購單〞上注明“暫借款〞章以示區(qū)別。采購?fù)瓿珊蟛少徣藛T應(yīng)在一周報銷充賬。6.8材料費(fèi)用不報銷的：①無材料入庫單、材料入庫單與清單不符；②采購清單無日期，無材料規(guī)格不報銷；③材料費(fèi)用不分工程統(tǒng)計；④押金及定金條；⑤材料加工費(fèi)無加工明細(xì)，加工明細(xì)無加工方簽字蓋章和采購經(jīng)辦人簽字；⑥材料運(yùn)費(fèi)必須包括起始地、運(yùn)輸容、運(yùn)輸時間、對應(yīng)材料入庫單號、經(jīng)辦人和運(yùn)輸人簽字、運(yùn)輸人聯(lián)系，缺一均不報銷。物流提付費(fèi)用與當(dāng)?shù)厮拓涃M(fèi)一并報銷，并須注明對應(yīng)材料入庫單號、經(jīng)辦人和運(yùn)輸人簽字、運(yùn)輸人聯(lián)系，不再使用支付單報銷。⑦超過500元的材料采購無供給商名稱和聯(lián)系的不報銷。⑧報銷日期距采購日期超過2個月不報銷。(賒購以及分期付款采購的報銷時間暫無限制)附表：材料領(lǐng)料單共頁第頁時間品名規(guī)格單位請領(lǐng)數(shù)量實(shí)發(fā)數(shù)量備注領(lǐng)料人庫管員主管生產(chǎn)、維修〔材料、設(shè)備〕支付審批表工程名稱:編號:收款單位開戶行開戶賬號材料名稱合同金額結(jié)算金額支付類別1.預(yù)付款[]2.進(jìn)度款[]3.結(jié)清尾款[]4.保證金[]上期累計已付款金額及比例剩余款材料經(jīng)辦人簽字驗(yàn)收人簽字供給商確認(rèn)部門主管審批意見采購部負(fù)責(zé)人審批意見財務(wù)負(fù)責(zé)人審核意見總經(jīng)理審核意見備注注:①本表須附有關(guān)支付依據(jù)資料,不能替代收款收據(jù)或發(fā)票②即時清結(jié)的商品不用此表請購單年月日編號請購部門第一聯(lián)：留底聯(lián)材料名稱品名規(guī)格單位請購量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)：主管：經(jīng)辦：請購單年月日編號請購部門第二聯(lián)：記賬聯(lián)材料名稱品名規(guī)格單位請購量用途到貨期限日期數(shù)量備注：核準(zhǔn)：主管：經(jīng)辦：采購申請單年月日編號請購單編號第一聯(lián)：留底聯(lián)序號材料名稱品牌規(guī)格供給商單位數(shù)量金額付款條件備注核準(zhǔn)：采購：采購申請單年月日編號請購單編號第二聯(lián)：記賬聯(lián)序號材料名稱品牌規(guī)格供給商單