會務(wù)接待方案篇

2/5時間:會議時間：X年X月X日至X月X日，報到時間：X年X月X日至X月X日。地點：一、工作機(jī)構(gòu)生活效勞組，組長：副組長：成員：二、工作職責(zé)〔一〕會務(wù)期間招待、安排及接待工作。做到態(tài)度熱情，效勞周到，食宿平安?！捕硶h會場布置和組織工作?！踩匙龊贸鱿瘯h嘉賓的組織聯(lián)絡(luò)工作?！菜摹池?fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，會務(wù)的方案設(shè)計,各種票證制作和物料采購。〔六〕做好賓客的迎送、住宿、乘車、考察活動等具體接待事宜。〔七〕組織好會務(wù)期間各賓館、餐廳、和會議室的食品平安、通信保障工作。三、具體工作任務(wù)會前：邀請會議相關(guān)人員實地考察基地、會議舉辦場所。與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)會議接待方案費用標(biāo)準(zhǔn)等。制定會議工作人員效勞標(biāo)準(zhǔn)及會議接待手冊?！惨弧硿?zhǔn)備會議物料1、確定邀請嘉賓名單、接待資料、會議配套的商務(wù)效勞，將航班、車次及抵達(dá)時間報接待組。2、確定領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、簽到表、會議指南、會議日程等,按要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。3、制作票證：桌簽：15cm×40cm，簽到處X塊，簽約處X塊，住宿登記處X塊，導(dǎo)引路牌X塊，簽到登記表。為嘉賓訂制嘉賓證，工作人員工作證、貴賓席姓名臺卡胸花、會議用餐券。4、統(tǒng)計人數(shù)，提前訂制嘉賓證、畫冊、會議指南、會議日程等統(tǒng)一裝袋。5、根據(jù)會議會場布置要求準(zhǔn)備好廣告牌、歡送標(biāo)語、宣傳標(biāo)語、噴繪、展架等設(shè)計，制作。6、成立生活效勞組，具體管理就餐住宿事務(wù)，確保會議期間的生活效勞。安排用餐時間人數(shù)、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。責(zé)任人：〔二〕會場布置1．主席臺搭建及座區(qū)安排。〔1〕重點做好會場以及主席臺、貴賓席、嘉賓席的布置。做好座區(qū)標(biāo)牌、餐桌編號并擺放桌簽和菜單?！?〕做好大會主席臺鮮花擺放，擺放的形式為主席臺前端一周擺放鮮花。主席臺后擺放高大綠色植物。臺面鋪設(shè)紅地毯。嘉賓桌上擺放水果、礦泉水等?！?〕根據(jù)會務(wù)組要求布置好〔廣告牌、會議標(biāo)語、氣球豎標(biāo)、拱門、門型展架、噴繪墻、燈光、音響、麥克風(fēng)、多媒體、投影儀及效勞員安排〕按部落實到位。〔4〕安排好商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，布置好簽到簽約臺。檢查好通道暢通、消防疏散等情況，杜絕平安隱患的發(fā)生?！?〕在大堂、樓層、餐廳、會議室、電梯等處帖上會議指引路牌。責(zé)任人：〔三〕會議報到安排成立會務(wù)接待小組、負(fù)責(zé)住房登記員，引導(dǎo)人員〔至房間、餐廳、電梯、會議室〕1、據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要領(lǐng)導(dǎo)入住的樓層、房間類型、房號、貴賓客房需要放置的水果種類及特殊平安保衛(wèi)工作。2、做好與會人員的聯(lián)絡(luò)和接待工作。發(fā)放相關(guān)資料、票證、餐券等，分發(fā)房間號統(tǒng)一辦理入住手續(xù)。將參會人數(shù)、入住賓館等級及要求報會務(wù)組。3、向嘉賓告知賓館名稱、賓館負(fù)責(zé)人員姓名，聯(lián)系方式等。賓館:做好接待工作，安排住宿和X日晚餐、X日早餐，負(fù)責(zé)生活安排，告知考前須知。做好食宿接待各項準(zhǔn)備工作。責(zé)任人：〔四〕、交通接待成立車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會議臨時接待效勞工作。1、提前發(fā)布機(jī)場、碼頭、火車站、汽車站到達(dá)會場，賓館的公交地鐵等公共交通路線圖。2、對用車進(jìn)行統(tǒng)一編號分組，做到調(diào)度有序，效勞優(yōu)良。駕駛員必須隨時\o"保證"保證車輛整潔、車況良好，效勞到位，確保平安。3、根據(jù)實際情況提前協(xié)調(diào)抽調(diào)其他單位部門車輛或租用車輛備用；4、提前對駕駛?cè)藛T進(jìn)行必要的平安及禮儀培訓(xùn)。5、會議報到當(dāng)天，接待組在機(jī)場、碼頭、火車站、汽車站設(shè)接待點，專人、專車按要求分批分時段接站。責(zé)任人：會中：1：提前檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及效勞到位情況。2、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等平安工作、參會代表的人、財、物等平安工作。杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙3、安排司儀在會場入口處迎接來賓4、第一時間解決來賓提出的合理建議或問題，如果客戶提出的問題解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權(quán)處理。5、確認(rèn)特殊客人〔含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等〕的安排及接待工作。6、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。7、代辦會議代表返程及他程的交