采購(gòu)管理控制程序

采購(gòu)管理控制程序編號(hào)：Q/HWM2C0081適用范圍本管理控制程序適用于本公司采購(gòu)部管理工作，由辦公室配合采購(gòu)部共同編制。2目的規(guī)范采購(gòu)流程，保證正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，努力實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本最低化。3工作職責(zé)3.1采購(gòu)部經(jīng)理3.1.1工作職責(zé)負(fù)責(zé)分配好采購(gòu)部各個(gè)采購(gòu)人員的采購(gòu)工作，對(duì)各個(gè)采購(gòu)員的采購(gòu)工作進(jìn)行抽查和監(jiān)督；協(xié)調(diào)好采購(gòu)與生產(chǎn)之間的工作聯(lián)系；組織指導(dǎo)所有供應(yīng)商，每年定期組織公司有關(guān)部門對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定；負(fù)責(zé)組織大宗物料供應(yīng)商的招標(biāo)工作；負(fù)責(zé)新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)工作。3.1.2工作權(quán)限對(duì)部門下屬的采購(gòu)行為具有直接調(diào)查權(quán)；對(duì)部門下屬的采購(gòu)任務(wù)具有分配權(quán)；采購(gòu)金額在2000元以下的原輔材料具有直接決定權(quán)。3.2采購(gòu)員負(fù)責(zé)按照物控部《申購(gòu)單》的數(shù)量要求從合格供方名錄中采購(gòu)各類原輔材料。3.3品管部負(fù)責(zé)編制采購(gòu)物料的進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)定并進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)和不定期的送檢。3.4設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)編制采購(gòu)物料的材質(zhì)要求、品質(zhì)要求等技術(shù)參數(shù)。4工作流程4.1申購(gòu)物料4.1.1申購(gòu)單位：物控部4.1.2申購(gòu)流程4.1.2.1物控部收到生產(chǎn)訂單后，根據(jù)生產(chǎn)圖紙核對(duì)物料清單；4.1.2.2根據(jù)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存信息表反饋的庫(kù)存量及倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存量，填寫《申購(gòu)單》并下達(dá)給采購(gòu)部；4.1.2.3申購(gòu)物料時(shí)，需注意幾個(gè)事項(xiàng)：①保證常規(guī)物料的安全庫(kù)存量；②保證非?，F(xiàn)物料的合理數(shù)量的申購(gòu)；③要求倉(cāng)庫(kù)對(duì)物料采取“先進(jìn)先出”的原則發(fā)料。4.2供應(yīng)商管理4.2.1供應(yīng)商開(kāi)發(fā)4.2.1.1由采購(gòu)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)主導(dǎo)工作；由企劃部負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品確認(rèn)工作；由品管部負(fù)責(zé)供應(yīng)商樣品品質(zhì)檢驗(yàn)評(píng)估工作；由以上部門及生產(chǎn)部對(duì)供應(yīng)商完成調(diào)查評(píng)核。4.2.1.2當(dāng)要求有新供應(yīng)商開(kāi)發(fā)任務(wù)，采購(gòu)部每位采購(gòu)員通過(guò)各種渠道必須積極聯(lián)系并提供1~2家候選供應(yīng)商，并分別填寫《供應(yīng)商基本資料表》遞交給部門經(jīng)理；4.2.1.3采購(gòu)部組織品管部、生產(chǎn)部、企劃部主管對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行審核調(diào)查，確定2~3家入圍單位，待提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)之后，進(jìn)一步確定新供應(yīng)商并列入當(dāng)年度的合格供方名錄。4.2.2供應(yīng)商評(píng)審4.2.2.1采購(gòu)部要根據(jù)年采購(gòu)量，原輔物料的重要程度等指標(biāo)，對(duì)所有公司采購(gòu)的原輔材料分成重要物資、一般物資、輔助物資三個(gè)等級(jí)，并編制《原輔物料重要等級(jí)分類表》。4.2.2.2采購(gòu)部根據(jù)各個(gè)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量（品管部對(duì)于各類物料的抽查、檢驗(yàn)報(bào)告）、交貨及時(shí)性、供應(yīng)貨物的價(jià)格、售后服務(wù)等4項(xiàng)指標(biāo)，組織生產(chǎn)部、品管部、企劃部等部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，記錄在《供方評(píng)定記錄表》A、相關(guān)項(xiàng)目及考核比例4.2.2.3所有供應(yīng)商每年進(jìn)行一次評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果，適應(yīng)調(diào)整部分供應(yīng)商，所有供應(yīng)商記錄在《合格供方名錄》。4.2.2.4采購(gòu)部文員每月需統(tǒng)計(jì)以下有關(guān)數(shù)據(jù)：1）各個(gè)供應(yīng)商每月進(jìn)貨批次數(shù)；2）每月延期交貨（根據(jù)采購(gòu)單上約定的時(shí)間）的供應(yīng)商名目，延遲時(shí)間以及延期交貨的批次；3）品管部對(duì)每一批次檢驗(yàn)的結(jié)果必須收集，特別是涉及到檢驗(yàn)不合格或生產(chǎn)部門重大投訴的批次貨物要記錄；4.3物料采購(gòu)詢價(jià)4.3.1所有物料價(jià)格的調(diào)整變動(dòng)必須填寫《物料價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)表》，并通知公司總經(jīng)理、生產(chǎn)副總、采購(gòu)副總，經(jīng)討論后由采購(gòu)副總簽署決定意見(jiàn)。若有私自調(diào)整價(jià)格，一經(jīng)查實(shí)，把收貨物或按原價(jià)格付款。4.3.2新物料詢價(jià)1）凡屬一般采購(gòu)，應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象；2）確屬資源緊張，獨(dú)家代理，專賣品等特殊狀況，不受1）條所限；3）凡屬合約采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部依合約價(jià)格核價(jià)，不需另詢價(jià)，合約條件發(fā)生重要變化除外。4>詢價(jià)時(shí)，采購(gòu)部只負(fù)責(zé)組織聯(lián)系供應(yīng)商，并向供應(yīng)商說(shuō)明原料材質(zhì)要求、品質(zhì)要求、采購(gòu)數(shù)量等事項(xiàng)，最終物料的采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商的確定由生產(chǎn)部、物控部、企劃部等相關(guān)部門出具意見(jiàn)后，由采購(gòu)副總決定。5>詢價(jià)填寫《采購(gòu)詢價(jià)單》并保持紀(jì)錄。4.4收貨管理4.4.14.4.24.4.3收貨時(shí)，該批次送貨金額在5000元以下，倉(cāng)庫(kù)、品管必須同時(shí)在場(chǎng)，采購(gòu)、物控原則上要求在場(chǎng)；若該批次送貨金額超過(guò)5000元，要求倉(cāng)庫(kù)、品管、采購(gòu)、物控同時(shí)在場(chǎng)；倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)清點(diǎn)數(shù)量，品管負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，并抽查數(shù)量4.4.4品管員在進(jìn)行品質(zhì)驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)原材料質(zhì)量達(dá)不到要求，則立刻通知品管部經(jīng)理及采購(gòu)員，由品管部經(jīng)理做出是否收貨的決定；倉(cāng)庫(kù)在進(jìn)行清點(diǎn)數(shù)量時(shí)，發(fā)現(xiàn)原材料送貨數(shù)量與實(shí)際送貨單數(shù)量有出入時(shí)，應(yīng)通知物控部經(jīng)理及采購(gòu)員，并更改送貨數(shù)量；屬于以上兩種情況，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，采取換貨/退貨/補(bǔ)料等應(yīng)急措施，并填寫相應(yīng)的《換貨告知書》/《退貨告知書》/《補(bǔ)料告知書》（一式三份，一份交物控、一份交供應(yīng)商、一份采購(gòu)留底4.5大宗物料年度招投標(biāo)4.5.1實(shí)施目的為使公司各類大宗物料的采購(gòu)成本進(jìn)一步管控，培養(yǎng)具有開(kāi)發(fā)潛力的供應(yīng)商，建立公司與供應(yīng)商之間良好的合作關(guān)系，故實(shí)施年度招投標(biāo)工作。4.5.2實(shí)施年度招投標(biāo)的物料類別要求1>當(dāng)年度采購(gòu)量金額在XX萬(wàn)以上；2>屬于常規(guī)物料類別，可選供應(yīng)商超過(guò)3個(gè)以上；4.5.3實(shí)施步驟4.5.3.1采購(gòu)部按照公司要求，編制招標(biāo)文件，內(nèi)容包括物料年采購(gòu)量、材質(zhì)要求、供應(yīng)商生產(chǎn)管理要求、品質(zhì)要求、供貨時(shí)效性、付款要求等信息，向有意向投標(biāo)的新老供應(yīng)商發(fā)送招投文件；4.5.3.2由公司總經(jīng)理、常務(wù)副總、采購(gòu)副總、生產(chǎn)副總、采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理共同對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定第一供應(yīng)商及第二供應(yīng)商。4.5.3.3確定合格供方之后，采購(gòu)部下《采購(gòu)單》給從評(píng)標(biāo)確定的兩家供應(yīng)商。4.6入賬請(qǐng)款管理4.64.5相關(guān)文件及表格5.1《采購(gòu)物料重要度分類方法及進(jìn)貨檢驗(yàn)方法》5.2《申購(gòu)單》5.3《采購(gòu)單》5.4《合格供方名錄》5.5《供方評(píng)定記錄表》5.6《供方基本資料表》5.7《原輔物料重要等級(jí)分類表》5.8《物料價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)表》5.9《采購(gòu)詢價(jià)單》5.10《檢驗(yàn)報(bào)告單》附圖1常規(guī)物料采購(gòu)流程申購(gòu)單（請(qǐng)購(gòu)單）采購(gòu)單下達(dá)合格供應(yīng)商（確定交貨時(shí)間）明確品質(zhì)要求送貨填寫補(bǔ)料數(shù)量倉(cāng)庫(kù)點(diǎn)收品管檢驗(yàn)不符合退回通知單或商不準(zhǔn)要求供應(yīng)商更改送貨單OK收貨入庫(kù)1.送貨單請(qǐng)款2.質(zhì)量檢驗(yàn)單3.申購(gòu)單4.采購(gòu)單附圖2非常規(guī)物料采購(gòu)流程申購(gòu)單（請(qǐng)購(gòu)單）1.供應(yīng)商調(diào)查尋找合適供應(yīng)商2.供應(yīng)商評(píng)估3.詢價(jià)4.比價(jià)、定價(jià)采購(gòu)單送貨填寫補(bǔ)料倉(cāng)庫(kù)點(diǎn)收品管驗(yàn)收通知單或