電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析的兩種方法

電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析的兩種方法

電子文件管理元數(shù)據(jù)是電子文件管理的“動(dòng)脈”。要建立高質(zhì)量的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，需要進(jìn)行前端控制，即進(jìn)行需求分析。只有對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的、全面的需求分析，才有可能制定出高質(zhì)量的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。1.電子文件管理要求分析的方法電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析，目前在國際電子文件管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，其所采用的方法通?？梢詣澐譃閮纱箢?，一類是演繹法，一類是歸納法。1.1電子文件管理中的數(shù)據(jù)輸入操作方法1.1.1建立適合我國現(xiàn)行的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)即從現(xiàn)有的涉及文件管理的“文獻(xiàn)”中概括出電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求，做到有元數(shù)據(jù)必定有“文獻(xiàn)”作保證。在此所說的“文獻(xiàn)”就是指以文獻(xiàn)形式表述有關(guān)文件管理要求的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，從而保證電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的建立符合現(xiàn)行的法律、法規(guī)與規(guī)章制度。使用這一方法典型的是美國匹皍堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目———文件管理中憑證性功能要求項(xiàng)目（簡(jiǎn)稱BAC項(xiàng)目，下同）1,該項(xiàng)目起始于1993年8月，結(jié)題于1995年3月，是在美國專家戴維·比爾曼（DavidBearman）主持下進(jìn)行的一個(gè)元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目，它是國際檔案界中研究電子文件管理元數(shù)據(jù)需求最早的項(xiàng)目之一，其所建立的元數(shù)據(jù)模型是采用此方法。該方法的模型如下：從圖1可以看出，文獻(xiàn)保證法實(shí)際上是一種從“文獻(xiàn)”的抽象到具體元數(shù)據(jù)元素的確定的演繹過程，因而可以認(rèn)為是一種演繹的方法。1.1.2國外研究的理論模型即從現(xiàn)有的文件學(xué)理論、檔案學(xué)理論、文件連續(xù)體理論或文件生命周期理論等中推演出電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求，做到有元數(shù)據(jù)必有科學(xué)理論作根據(jù)。這種方法在元數(shù)據(jù)領(lǐng)域典型的運(yùn)用之一，是加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項(xiàng)目———電子文件完整性保存項(xiàng)目2（簡(jiǎn)稱UBC項(xiàng)目，下同）。該項(xiàng)目是在加拿大的LucianaDuranti教授領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行的項(xiàng)目，起始于1994年，結(jié)題于1997年，可以說幾乎是與美國的BAC元數(shù)據(jù)項(xiàng)目同期起動(dòng)的研究項(xiàng)目。該項(xiàng)目研究方法不同于美國的BAC之處，就是其元數(shù)據(jù)模板的建立來源于文件學(xué)和檔案學(xué)的理論，采用該方法的模型如下：這種理論演繹法的“理論”，與文獻(xiàn)保證法在原理上是一致的，也是一種由抽象到具體的演繹過程。理論演繹法的另一個(gè)典型的運(yùn)用就是澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目產(chǎn)業(yè)、研究與教育戰(zhàn)略合作項(xiàng)目3（簡(jiǎn)稱SPIRTProject），其制定的電子文件管理元數(shù)據(jù)主要依據(jù)的澳大利亞檔案界首創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（recordscontinuumthinking）”，其設(shè)計(jì)的元數(shù)據(jù)系統(tǒng)稱之為澳大利亞電子文件管理元數(shù)據(jù)方案。其模型如下：在我國電子文件管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域，何嘉蓀及金更達(dá)同志也對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)需求作了探索4，其依據(jù)的理論是荷嘉蓀同志提出的“文件運(yùn)動(dòng)理論”。需求分析中理論推演分析法是一種典型的演繹法。1.2電子文件管理要求分析的總結(jié)方法1.2.1電子文件管理的需求總結(jié)即對(duì)文件用戶———文件創(chuàng)建人員、文件管理人員和相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行訪談，根據(jù)用戶的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)與需要，總結(jié)歸納出電子文件管理需求，做到有需求必有其用戶做保證。這種方法國際合作研究項(xiàng)目———電子系統(tǒng)中文件永久性憑證性問題研究項(xiàng)目5（簡(jiǎn)稱InterPARES項(xiàng)目）中，在建立電子文件分析用模板時(shí)得到了全面的運(yùn)用。1.2.2文件管理過程即根據(jù)電子文件實(shí)際管理的流程為基礎(chǔ)，以電子文件在管理過程中運(yùn)動(dòng)為分析的切入點(diǎn)，進(jìn)行需求分析。持這種分析方法觀點(diǎn)者認(rèn)為6，元數(shù)據(jù)是與文件管理流程緊密相聯(lián)的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，首先要理解文件管理過程。并提出了流程分析模型6:流程分析本質(zhì)上也是一種歸納分析法，它與用戶訪談法的區(qū)別在于前者是基于空間軸的需求歸納，后者是基于時(shí)間軸的需求歸納。流程分析法有宏觀流程分析與微觀流程分析之別。宏觀流程分析是基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型的分析（簡(jiǎn)稱OAISMA），微觀流程是基于實(shí)際某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理流程的分析。2.建立數(shù)據(jù)需求分析的方法上面我們分析幾種主要的電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析的方法，這些方法都從不同的側(cè)面反映了建立電子文件管理元數(shù)據(jù)的科學(xué)性、系統(tǒng)性和實(shí)用性的要求，都有其優(yōu)長。2.1電子文件管理的元數(shù)據(jù)需求分析的演繹方法的優(yōu)勢(shì)2.1.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的建立方法，主要是通過一個(gè)說明這種需求分析方法，可以保證分析出的電子文件管理元數(shù)據(jù)能夠符合現(xiàn)行的法律、規(guī)章制度及政策，這里的文獻(xiàn)都是涉及法規(guī)的權(quán)威性文獻(xiàn)，所以，可以從宏觀上保證建立的電子文件管理元數(shù)據(jù)具有的合法性和憑證性，這是它的長處，但是它是一種演繹推論的方法，因此，僅采用這種方法，建立的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)而言是比較寬泛的，是框架性的。2.1.2理論的角度這種需求分析方法，可以保證分析出的電子文件管理元數(shù)據(jù)能夠符合現(xiàn)行的文件書、檔案學(xué)理論，符合文件連續(xù)體理論或文件生命周期理論，所以，可以從宏觀上保證生成的電子文件管理元數(shù)據(jù)的“合理性”和系統(tǒng)性，這是它的長處，但是這種方法本質(zhì)上也是一種演繹推論的方法，因此，僅采用這種方法，建立的電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也過于理論，實(shí)用性不是很強(qiáng)。2.2電子文件管理的元數(shù)據(jù)需求分析的歸納法的優(yōu)勢(shì)2.2.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的可實(shí)現(xiàn)性這種需求分析方法，可以從用戶的經(jīng)驗(yàn)角度，實(shí)踐角度來歸納總結(jié)出電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而保證其所形成的元數(shù)據(jù)能切實(shí)符合用戶的需求，所以，可以最大限度地滿足電子文件管理元數(shù)據(jù)的實(shí)用性和操作性，這是其長處。但是，這種方法本質(zhì)上是一種歸納法，而且是經(jīng)驗(yàn)的歸納，因此，僅采用這種方法，建立的電子文件元數(shù)據(jù)管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)就缺乏完整性和系統(tǒng)性。2.2.2流程分析法這種需求分析方法，可以從業(yè)務(wù)工作的流程出發(fā)，歸納總結(jié)出保證電子文件管理元數(shù)據(jù)所需的元數(shù)據(jù)，所以，可以細(xì)致地發(fā)現(xiàn)電子文件管理實(shí)際所需的元數(shù)據(jù)，從而可以保證電子管理元數(shù)據(jù)在實(shí)際業(yè)務(wù)流程中的可運(yùn)用性和可行性。但這種方法本質(zhì)上也是一種歸納法，因?yàn)椋煌瑱C(jī)構(gòu)、不同專業(yè)領(lǐng)域，其業(yè)務(wù)工作流程是不同的，所以，僅采用這種方法，建立的電子文件管理元數(shù)據(jù)其適用范圍性就比較局限，理論性就比較差。從上面的分析來看，在電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析中，孤立地、單一地運(yùn)用某一種方法，如孤立地采用文獻(xiàn)保證法，或理論演繹法，或訪談歸納法，或流程分析法都不是最佳的。而要綜合地運(yùn)用各種方法來分析需求，這樣才可能更全面、更客觀地反映電子文件的需求。因此，這里就存在一個(gè)需求分析的保證原則問題，即如何保證電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析是最佳的。3.分析方法的類型從上面根據(jù)我們對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析的演繹法和歸納法的分析，可以看出需求分析主要涉及的是這樣幾個(gè)方面：文獻(xiàn)、理論、用戶、流程和機(jī)構(gòu)。由于對(duì)這些方面的側(cè)重不同，所以形成了不同類型的分析方法。由此，根據(jù)這些方面，我們至少可以總結(jié)出電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析的這樣幾條保證原則：文獻(xiàn)保證原則、理論保證原則、用戶保證原則、流程保證原則和機(jī)構(gòu)保證原則。3.1基于演繹方法的保證原則3.1.1明確的文獻(xiàn)研究范圍該原則是說明在進(jìn)行電子文件管理需求分析時(shí)，必須對(duì)涉及的電子文件管理的文獻(xiàn)進(jìn)行分析歸納，以保證電子文件管理元數(shù)據(jù)的合法性。遵循這一原則，關(guān)鍵是要對(duì)文獻(xiàn)所涉及的范圍有一個(gè)清晰的了解。文獻(xiàn)保證法中所涉及的“文獻(xiàn)”，主要是法規(guī)性文獻(xiàn)，涉及的層面有國際的、國家的、行業(yè)的和機(jī)構(gòu)的。一般應(yīng)該著重關(guān)注這樣幾類文獻(xiàn)：文獻(xiàn)保證原則只有在充分了解與占有文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，才能真正實(shí)現(xiàn)。3.1.2電子文件管理的理論分布該保證原則說明在進(jìn)行電子文件管理需求分析時(shí)，必須以文件管理的理論為依據(jù)進(jìn)行分析，以保證電子文件管理元數(shù)據(jù)的合理性。遵循這一原則，關(guān)鍵是要對(duì)各種文件管理理論的適用范圍有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。文件管理理論有：文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論，文件運(yùn)動(dòng)理論，以及其他各種文件和檔案的管理理論，這些理論對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求都具有一定指導(dǎo)意義，但是以哪一種理論為依據(jù)需要仔細(xì)分析。但不管什么理論，理論保證原則告訴我們，電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析必須要以一定理論為基礎(chǔ)，而不能自行其事。以上兩個(gè)原則，其實(shí)前者是基于空間的原則，后者是基于時(shí)間的原則，基于演繹法的保證原則，一般只能形成電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀框架，而不具體。圖示如下：3.2基于歸納法的保護(hù)原則3.2.1明確用戶類型，明確訪談內(nèi)容該保證原則說明在進(jìn)行電子文件管理需求分析時(shí)，必須對(duì)文件用戶的經(jīng)驗(yàn)及實(shí)踐進(jìn)行分析，以保證電子文件元數(shù)據(jù)的對(duì)用戶適用性。遵循這一原則，同樣也說明了在電子文件管理元數(shù)據(jù)中用戶是“上帝”。用戶在電子文件管理元數(shù)據(jù)分析中是一個(gè)廣義的概念，因此對(duì)用戶的類型要有一個(gè)明確的范圍。用戶類型可以從不同角度加以區(qū)分，如按專業(yè)層次分、按專業(yè)領(lǐng)域分、按業(yè)務(wù)職責(zé)分等，對(duì)用戶作這樣的區(qū)分有助于用戶保證原則的真正實(shí)現(xiàn)。用戶類型可區(qū)分如下：用戶類型作以上這樣區(qū)分后，有助于用戶保證原則真正實(shí)現(xiàn)。對(duì)用戶訪談的應(yīng)采取多種形式，既可以是直接的面對(duì)面的訪談，也可以是間接的問卷訪談。這也是用戶保證原則實(shí)現(xiàn)的不可缺少的條件。3.2.2療效判定標(biāo)準(zhǔn)流程保證原則說明在進(jìn)行電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析時(shí)，必須針對(duì)具體的業(yè)務(wù)流程，以保證電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析的實(shí)用性。因?yàn)殡娮游募菢I(yè)務(wù)處理的副產(chǎn)品，它是依附于業(yè)務(wù)處理的。因此電子文件管理元數(shù)據(jù)只有在業(yè)務(wù)處理的流程中才具有實(shí)用性。流程保證原則的關(guān)鍵是要注意區(qū)別傳統(tǒng)文件、檔案管理業(yè)務(wù)流程與電子文件管理業(yè)務(wù)流程的不同，以保證電子文件管理元數(shù)據(jù)在其與電子文件管理相適應(yīng)的流程中發(fā)揮作用，而不是以傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程去分析電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求。3.2.3電子文件管理的需求分析該保證原則說明在進(jìn)行電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析時(shí)，必須根據(jù)具體的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行，以保證電子文件管理元數(shù)據(jù)的需求分析具有針對(duì)性。不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)具有不同的背景，相同的電子文件管理其要求卻有差異，因此，電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析還不能離開機(jī)構(gòu)這一實(shí)體。上述三個(gè)原則中，用戶保證原則是基于空間的原則，流程保證原則是基于時(shí)間的原則，由于這兩個(gè)原則是歸納法的保證原則，遵循這兩個(gè)原則，一般只能形成電子文件管理元數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn)性的框架，而缺少系統(tǒng)性。圖示如下：4機(jī)構(gòu)保證原則的結(jié)構(gòu)從以上對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)需求分析的原