大型企業(yè)組織級項目管理活動的實踐策略

大型企業(yè)組織級項目管理活動的實踐策略向野余婷

中國人民大學(xué)

一、引言

隨著市場競爭的日益激烈，各行業(yè)也充滿了機遇與挑戰(zhàn)。外部的環(huán)境因素促使企業(yè)在內(nèi)部管理方面尋求突破，尤其是對于大型企業(yè)來說，為了應(yīng)對時代的發(fā)展，快速響應(yīng)市場需求，探尋新的管理模式成為其亟待解決的問題。組織級項目管理的目的是幫助公司快速調(diào)整業(yè)務(wù)方向和業(yè)務(wù)策略，最終實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，如何搭建符合企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的項目管理體系已成為急需解決的問題。目前國內(nèi)外對組織級項目管理已有了諸多研究成果，但更多地集中在理論層次，各行業(yè)的實踐策略應(yīng)用研究不多。如何豐富組織級項目管理實踐經(jīng)驗，是值得進一步探尋的重要課題。

二、組織級項目管理的概述及理論分析

項目管理是為完成某一預(yù)期目標(biāo)而對任務(wù)和資源進行計劃、組織、管理等一系列過程的總稱。項目管理通常是在時間、范圍、成本等各項約束限制下進行的。項目管理不僅以各種數(shù)據(jù)、圖表為依據(jù)來分析問題，還在進行過程中對溝通談判、統(tǒng)籌規(guī)劃、人際交往提出一定要求。目前項目管理已應(yīng)用在各行各業(yè)，雖然在不同的行業(yè)有不同的側(cè)重點，但它們都是由不同要素集成的一種活動。項目管理的本質(zhì)是在一定的成本、時間和范圍內(nèi)，按照相應(yīng)流程和規(guī)范將不同的人員、系統(tǒng)、資源整合在一起來完成預(yù)定目標(biāo)的一種管理過程。相較其他管理模式，項目管理更強調(diào)管理的整體調(diào)控性和系統(tǒng)性，運用當(dāng)前有限的資源在一定時間內(nèi)達成最大效果是其追求的目標(biāo)。

組織級項目管理指的是：在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，在項目管理的基礎(chǔ)上，通過實施各項目來落實企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，通過對業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)、人員等多方面的調(diào)整來實現(xiàn)企業(yè)項目化管理，通過完善流程制度、方針政策等來提升企業(yè)運行效率的管理方法。組織級項目管理的管理對象已不僅是單一的項目，還拓展到了多項目集合和企業(yè)的項目管理組織結(jié)構(gòu)。組織級項目管理立足于戰(zhàn)略層面，是一種有效實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的管理方式，具有靈活性強、協(xié)調(diào)度高、布局迅速等諸多優(yōu)勢。因此，組織級項目管理的水平代表著一個企業(yè)管理的軟實力，是大型企業(yè)多部門協(xié)同工作、多項目同時開展?fàn)顩r下提升企業(yè)能力的最佳選擇。此外，組織級項目管理的目的包括以下三點：一是實現(xiàn)組織資源的最優(yōu)化配置；二是規(guī)范項目管理工作，使項目管理體系化，提高項目成功率；三是為管理層提供決策支持，加強落實公司戰(zhàn)略，提高企業(yè)運行效率。

組織級項目管理體系要同時考量單個項目的項目管理內(nèi)容和多項目管理的平衡方法，從而保證項目的順利開展，提升企業(yè)業(yè)務(wù)能力。主要內(nèi)容包括項目管理組織團隊建設(shè)、項目管理流程體系建設(shè)、項目管理制度體系建設(shè)、項目管理績效評估體系建設(shè)以及項目管理培訓(xùn)體系建設(shè)等。

組織級項目管理體系搭建的一般過程如下所示：

1.明確企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與短期規(guī)劃。戰(zhàn)略目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展方向的指示燈，是制定項目目標(biāo)和項目計劃的基礎(chǔ)，企業(yè)所有項目的開展都是為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而努力，組織級項目管理也為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而存在；

2.分解企業(yè)戰(zhàn)略性關(guān)鍵任務(wù)，制定任務(wù)實施方案。分解任務(wù)制定實施方案是將戰(zhàn)略目標(biāo)落地成為現(xiàn)實的地基，是實現(xiàn)短期目標(biāo)的第一步，也是組織級項目管理必須實現(xiàn)的基本任務(wù)；

3.分析企業(yè)現(xiàn)狀、資源。組織級項目管理的體系必須基于企業(yè)現(xiàn)狀，因地制宜，不可照搬照抄，分析企業(yè)基本情況、組織架構(gòu)、項目管理現(xiàn)狀、項目管理需求可以更好地發(fā)現(xiàn)問題，便于后期針對性地提出解決辦法，規(guī)避出現(xiàn)體系與業(yè)務(wù)不匹配的情況；

4.搭建組織級項目管理體系的組織結(jié)構(gòu)。適合的組織結(jié)構(gòu)可以使公司業(yè)務(wù)更順利地進行，公司的項目管理組織結(jié)構(gòu)應(yīng)與項目管理現(xiàn)狀相匹配，避免矛盾和摩擦的發(fā)生，減少不必要的協(xié)調(diào)；

5.制定項目管理的制度與流程。沒有制度就沒有約束，制度是公司約束員工規(guī)范化運作的根本，有利于降低出錯率，培養(yǎng)員工處事準(zhǔn)則；流程規(guī)定了員工工作先后順序，是企業(yè)運作的基礎(chǔ)，各相關(guān)方依靠流程相互協(xié)作，項目管理流程應(yīng)包括各個種類各個等級項目的全過程；

6.搭建項目管理團隊考評體系?？荚u體系應(yīng)反映員工的工作態(tài)度、業(yè)績完成情況和能力高低，是企業(yè)管理的有效手段之一。組織級項目管理的考評體系最重要的是將項目進展與員工表現(xiàn)相關(guān)聯(lián)，達到提升項目體系地位的目的；

7.制定項目管理人才培訓(xùn)和選拔機制。人才培訓(xùn)與選拔都是打造高效項目團隊的方法，制定合適的培訓(xùn)計劃和規(guī)劃明確的職業(yè)發(fā)展路線是提高員工素養(yǎng)，降低離職率，打造穩(wěn)固優(yōu)秀的項目團隊的兩大法寶。

本節(jié)對項目管理的內(nèi)涵、外延做了分析，同時介紹了組織級項目管理體系搭建的一般過程與組織形式。

三、組織級項目管理的體系構(gòu)建

1.組織級項目管理組織架構(gòu)建設(shè)

PMO（ProjectManagementOffice）是一種項目管理組織機構(gòu)，是為了實現(xiàn)和監(jiān)督整個管理系統(tǒng)而創(chuàng)造出來的一種組織形式，通過整合項目資源和協(xié)調(diào)項目資源間的分配，保證多項目的順利實施從而使組織的目標(biāo)得到實現(xiàn)。PMO在近幾年國內(nèi)項目管理行業(yè)中迅猛發(fā)展，因此其在各行各業(yè)中均得到了非常好的應(yīng)用。PMO是為了管控整個組織項目運行而創(chuàng)造出的，是將組織內(nèi)項目計劃、執(zhí)行、調(diào)控等工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的部門，是協(xié)調(diào)多項目管理、平衡資源沖突、優(yōu)化項目管理體系的利器，同時也是提高公司管理水平的重要資源。

大企業(yè)的組織級項目管理體系應(yīng)以PMO為核心，采用自上而下的管理方式，結(jié)合現(xiàn)有項目管理體系，并設(shè)計各層PMO的職能和崗位，保證組織聯(lián)系緊密，方向一致。PMO與項目執(zhí)行團隊共同構(gòu)建起企業(yè)的項目管理體系。引進PMO管理模式，可以將散落在不同職能部門的各項目團隊通過PMO集合起來，變得有組織有領(lǐng)導(dǎo)的管理模式，由此相互間溝通得到加強，有效避免了項目間溝通困難的情況；此外，PMO增強了整體項目管理的職權(quán)級別，提高了項目資源調(diào)控能力和項目管控力度；以及PMO搭建了項目管理人員的提升通道，提高了項目管理人員的歸屬感和積極性，為整體項目團隊能力提升奠定了基礎(chǔ)。

2.項目分級制度建設(shè)

項目分級制度與項目優(yōu)先級排序和資源分配相關(guān)聯(lián)，對于項目等級，可根據(jù)項目效果、項目利益、項目難度這三方面進行評定，由此項目等級可劃分為5級：戰(zhàn)略級項目、重大級項目、重要項目、普通項目、日常項目。

其中，戰(zhàn)略級項目是對公司發(fā)展方向具有重要意義且長時間起到重要影響作用的項目，因此戰(zhàn)略級項目可在最大權(quán)限內(nèi)調(diào)配公司資源，優(yōu)先級最高；

重大級項目是指填補公司行業(yè)或業(yè)務(wù)空白，提升公司品牌知名度的項目，重大級項目一般是多部門協(xié)作項目，其可整合多部門資源，因此重要程度僅次于戰(zhàn)略級項目；

重要項目是指客戶為重要合作伙伴或合同金額較高的項目，雖然重要項目通常由單個部門負(fù)責(zé)，但在部門承接項目中優(yōu)先級最高；

普通項目是指普通盈利性項目或普通研發(fā)項目，通常會依照項目重要和緊急程度分配資源；

日常項目指依照制度流程而進行的常規(guī)性工作，如系統(tǒng)的日常性維護，日常類項目一般無需額外調(diào)配資源。

3.組織級項目管理流程建設(shè)

項目管理流程的構(gòu)建主要應(yīng)圍繞如下目標(biāo)：（1）提升項目管理組織地位，依據(jù)項目層級建立適用的項目評審機制；（2）優(yōu)化流程環(huán)節(jié)，提高項目執(zhí)行質(zhì)量；（3）整合公司資源，提高資源利用率和解決資源矛盾問題；（4）降低溝通成本，搭建跨部門共同協(xié)作平臺。

通常項目啟動后進入項目規(guī)劃階段，PMO與項目負(fù)責(zé)人來確定項目管理計劃、梳理項目相關(guān)人員、制定項目進度計劃、分配工作任務(wù)、估算活動資源。需要注意的是，在制定項目計劃時，PMO就需要考慮多項目的情況下，對資源的合理利用，即錯開使用，避免因關(guān)鍵資源多重占用而影響項目進度，并且需要預(yù)備在多重占用情況下的替代資源。

項目準(zhǔn)備工作完成后，進入執(zhí)行階段，項目團隊成員依照項目進度計劃完成各項任務(wù)，實現(xiàn)項目目標(biāo)。在項目執(zhí)行過程中，如因需求、技術(shù)等原因產(chǎn)生了項目范圍、人員、進度、資源的變動，影響了項目基線，且糾偏困難，則要進行項目變更管理，調(diào)整項目的基線和基準(zhǔn)。此時，負(fù)責(zé)項目基線的管理的PMO，就要發(fā)揮重要的作用，當(dāng)基線變更時則應(yīng)經(jīng)由PMO組織變更審核會議討論應(yīng)對方案。

項目監(jiān)控工作應(yīng)貫徹整個項目周期，PMO除組織參加項目立項、變更評審會議外，還要全程參與戰(zhàn)略級項目和重大級項目，并定期向領(lǐng)導(dǎo)層匯報項目進展，依照項目基線確認(rèn)項目成果，發(fā)現(xiàn)問題則及時糾正；對于重要項目和普通項目，部門級PMO應(yīng)定期匯總各項目的進展情況。

項目結(jié)項時，PMO對結(jié)項審核提供協(xié)助，協(xié)助項目經(jīng)理整理項目輸出成果，歸檔項目結(jié)項報告。結(jié)項報告包括項目完成情況、項目成本控制情況、項目質(zhì)量評估、項目管理創(chuàng)新情況等內(nèi)容，報告中要對比各模塊的初設(shè)目標(biāo)和實際完成度。后將結(jié)項報告提交給項目負(fù)責(zé)人審核，審核通過即項目結(jié)項。成功結(jié)項后，項目經(jīng)理撰寫項目經(jīng)驗總結(jié)，提交給PMO，PMO整理項目全過程資料和項目經(jīng)驗總結(jié)。

4.組織級項目管理團隊建設(shè)

在項目管理過程中，“人”是一項重要的資源，項目管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)直接影響著項目管理結(jié)果。建設(shè)一支配合默契、專業(yè)素質(zhì)強、積極向上的項目管理團隊一直是公司努力的方向。這支隊伍的建設(shè)主要從兩方面入手：首先是通過培訓(xùn)提高現(xiàn)有項目管理人員能力，通過明確的職業(yè)發(fā)展通道提高員工動力，其次是不斷吸納新的優(yōu)質(zhì)項目管理人才，從而保證團隊活力。

組織級項目管理團隊培養(yǎng)包括項目定制化培訓(xùn)、專業(yè)能力培訓(xùn)和團隊意識培養(yǎng)。其中項目定制化培訓(xùn)需在重點項目開展前對項目相關(guān)人員進行項目的定制化培訓(xùn)。此時，PMO根據(jù)項目實際情況和團隊成員具體需求為項目團隊管理過程中所需要的知識技能、方法理論、相關(guān)經(jīng)典案例、難點解決方案等制定培訓(xùn)計劃，確定培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方法等，設(shè)計培訓(xùn)課程，根據(jù)培訓(xùn)計劃開展培訓(xùn)，以便團隊成員盡快融入項目開展工作。對于專業(yè)能力培訓(xùn)，項目管理從事人員專業(yè)技能水平良莠不齊，PMO應(yīng)通過調(diào)研訪談等方式摸底員工知識層面、欠缺技能，對成員的薄弱環(huán)節(jié)進行針對性技能培訓(xùn)，補足團隊短板。團隊意識培養(yǎng)的重要性無需多言，企業(yè)應(yīng)定期組織項目管理團隊建設(shè)，展示成員的工作貢獻，交流個人想法，通過活動環(huán)節(jié)增加團隊默契。在團建過程中，不僅打破員工間的隔閡，還可以宣傳公司的價值觀、戰(zhàn)略，統(tǒng)一專業(yè)概念，保證團隊目標(biāo)一致，使團隊成為有機整體。組織級項目管理團隊的培訓(xùn)體系不僅提升了員工的知識技能、綜合素養(yǎng)，而且讓項目成員可以快速進入項目使用工作崗位，另外還提高了員工對公司的向心力乃至降低了人員流動率，可見，組織級項目管理團隊培養(yǎng)是項目管理的助推劑，也是跨部門溝通的潤滑劑，同時是公司組織結(jié)構(gòu)的固定劑。由此認(rèn)為，PMO是企業(yè)的靈魂組織，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展進步的重要組織結(jié)構(gòu)。

本節(jié)陳述了組織級項目管理組織架構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、管理流程建設(shè)和團隊建設(shè)，剖析了其流程與內(nèi)容。

四、組織級項目管理的應(yīng)用與實踐

組織級項目管理的實踐過程需要不斷探索，在實際應(yīng)用過程中需注意以下關(guān)鍵性問題：

1.高層參與

發(fā)動高層領(lǐng)導(dǎo)參與到建設(shè)過程中。高層領(lǐng)導(dǎo)的參與起到了帶動作用，員工會加強對組織級項目管理體系的重視程度；另外，高層領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)戰(zhàn)略有更深刻地認(rèn)識，可以更緊密地連接戰(zhàn)略和項目；還有高層領(lǐng)導(dǎo)可以更好地協(xié)調(diào)各相關(guān)人員和資源，為體系推進創(chuàng)造更加優(yōu)良的環(huán)境。

2.加強培訓(xùn)

加強組織級項目管理培訓(xùn)。在體系實施過程中，由于員工不了解導(dǎo)致工作量增加的情況時有發(fā)生，加強培訓(xùn)有利于在企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一方向、統(tǒng)一認(rèn)識，減少不必要工作，降低推行成本。

3.重視與人力資源的溝通

做好與人力資源部門的溝通工作。體系是在高層領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)，PMO主導(dǎo)，人力資源輔助，公司各部門共同參與下推行的，人力資源部門的重要性不言而喻。人力資源部門不僅協(xié)助PMO部門的組建，還參與制定各項制度流程、協(xié)助推行新的績效評估體系等內(nèi)容，體系的每一步實行都離不開人力資源部門的支持，所以做好與人力資源部門的溝通協(xié)調(diào)工作尤為重要。

成功實踐組織級項目管理對大企業(yè)的經(jīng)營管理有著重要的意義。通過項目管理體系的優(yōu)化，公司內(nèi)責(zé)權(quán)進一步明化，流程更加清晰，資源利用率提升，團隊專業(yè)水平上升，能夠?qū)崿F(xiàn)項目的動態(tài)管理，為管理者提供強有力的支持。以PMO為核心的組織架構(gòu)是資源利用率提高的關(guān)鍵，PMO整合所有公司項目，再立足企業(yè)戰(zhàn)略和組織目標(biāo)統(tǒng)一分配項目資源，規(guī)避資源沖突和資源限制情況的發(fā)生，針對各個項目的難點痛點逐一提出解決方案，有效地利用有限資源解決問題。

此外，體系的成功實踐可以有效打破大型企業(yè)原有的跨部門溝通壁壘，員工間無效溝通時間減少，溝通成本降低。PMO模式打通了各部門項目團隊的溝通渠道，PMO組織的活動集結(jié)各項目團隊，員工溝通頻度上升，協(xié)作默契度上升，提高了團隊凝聚力。另外PMO為項目經(jīng)理和公司管理層搭建了溝通通道，提高了兩者的溝通效率。

還有，組織級項目管理對項目完成率的提升也起著重要作用。項目的分級制度更好地分配資源，減少了因資源短缺而出現(xiàn)的項目爛尾狀況；項目的定制化培訓(xùn)使員工更快更好地適應(yīng)工作崗位，降低了團隊融合和項目適應(yīng)難度，也有助于降低團隊成員的流動率，員工離職率降低有賴于培訓(xùn)體系、職業(yè)規(guī)劃、績效評估體系的施行，組織級項目管理體系提供了有競爭性的福利待遇和職業(yè)發(fā)展前景，提升了團隊凝聚力。

組織級項目管理體系下，項目成員專業(yè)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、匯報表達能力均得到了鍛煉，公司整體的專業(yè)水平提升取得了顯著的效果。首先項目定制化培訓(xùn)、專業(yè)能力培訓(xùn)，使員工主動或被動地吸納了理論知識，并在培訓(xùn)過程中鍛煉了員工的溝通協(xié)調(diào)能力，最大程度上提升了員工的技能和素養(yǎng)。

為管理層提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)是組織級項目管理的重要功能之一，PMO制定了項目管理制度與流程，定期匯總項目進展和資源情況，跟進項