會議溝通應注意事項

Part7RunningMeetings

會議溝通第七章會議溝通群體溝通的優(yōu)缺點組織和參加會議

會議溝通模式明確會議目的確定與會者構成明確與會者角色職責會議的組織準備工作會議議程會議記錄第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點討論1某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進行工藝重組。但以前在進行工藝重組時，工人的反應非常強烈，對工藝的改動持敵對態(tài)度。為了實施計劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略：策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實行的新標準、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個反饋的期限；策略二，告訴第二組工人有關現在工藝流程中存在的問題，然后進行討論，得出解決的辦法，最后派出代表來制定新的標準和流程；第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點策略三，對第三組工人，要求每個人都討論并參與建立、實施新標準和新流程，每個成員全部參與，如同一個團隊一樣。

結果令人驚奇。雖然第一組工人的任務最為簡單，但結果他們的生產率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內有17％的工人離職；第二組工人在14天里恢復到原來的生產水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達到原來的生產水平，并在一個月里提高了17％。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。啟示？討論2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由自己做個人決策是否可行？根據你自己的工作體會，請談談群體溝通的優(yōu)缺點。群體溝通的優(yōu)點和缺點NickyStanton:優(yōu)點：——產生更多的承諾——產生更好的決策缺點：——時間和效率——群體壓力：從眾心理——專家和領導壓力——推卸責任：說而不做格羅夫：

會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段

會議溝通第二節(jié)組織和參加會議會議溝通模式明確會議目的確定與會者構成明確與會者角色職責會議的組織準備工作會議議程會議記錄Typeofmeeting

NegotiatingInformingSolvingproblemsMakingdecisionsCollectingandexchangingideas一、會議溝通模式

誰發(fā)言?

歷時多久?

他(她)對誰講話?

與誰交談?

其后會有誰發(fā)言?

有幾人?

圖7.1會議交際溝通模式實例

二、明確會議目的PurposesandObjectives1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatarethebest/worstresults?Doyouhaveafallbackposition/contingencyplans?

二、明確會議目的◆信息共享◆動員激勵◆信息傳播◆問題解決和決策制定三、確定與會者構成

同質性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任務導向和過程導向的平衡

四、明確與會者角色職責[自我檢測]

根據你所了解的群體溝通性質，你認為作為會議主席有哪些責任?在會議中，你若作為與會者，又有哪些責任?你怎樣能夠受益于會議和其他小組成員的討論?

1.會議主席角色情形一：某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主席。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以鞏固國內市場為主”轉向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內市場取得絕對優(yōu)勢地位。結果雙方爭論得不可開交。如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結?

會議主席角色情形二：某高?？茖W館會議廳內正在召開“中國二十一世紀的管理教學發(fā)展趨向”的研討會。會議進行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認為MBA教學應該以“案例教學”為主；有的則認為應以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學院那樣采用大量的案例教學，甚至可以取消傳統的教師講解的形式；……這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。如果現在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應付這種局面?你又如何就研討的問題作總結?

會議主席的職責

會議控制·決定討論主題；·明確討論范圍；·確保人們圍繞主題依次發(fā)言；·盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；·確保其他成員了解會議進展情況。會議引導·識別主題/問題；·交換和開發(fā)建議；·評價不同方案；·選擇行動計劃（5W1H）。會議主席的職責

促進討論討論，提問處理不同意見·對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究爭論雙方或各方的觀點，了解協調的可能性；·將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入；·若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進入下一項。作出決定

常用的介紹方法：

◆自我介紹◆互相介紹

◆主席介紹◆名片介紹

會議中可應用的技巧：

◆造成“我群感”；

◆對所有與會者參加會議的目的進行深入、細致的研究，并對不同的目的加以分組和歸類；

◆處理好會議的顯在目標與潛在目標的關系，并在會議中盡快實現近期目標和較易達到的目標；

◆利用與會者的經驗、專長；

◆對與會者的錯誤采取寬容態(tài)度。

得分為27分或27以下，您的會議主持得很好得分在36以上，可能預示您在主席角色方面存在某些問題2.與會者的角色

決定是否需要出席會議

準備

準時與會

就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋

給出信息時，力求精確切題

傾聽

支持他人

確保公平參與

反對要有根據

以能提高團隊績效的方式行事

表7.3會議參與自我評估問題單

得分為30或30以下，您的參與狀態(tài)良好得分在40以上，可能預示您對于會議及您在其中的角色有某些問題

五、會議的組織準備工作CHECKLIST:Preparation1.Makeactionplans:Whatareyoursub-objectives?Dotheymoveyouforwardtoachievingyouroverallobjectives?Whatattitudeshouldyouadoptinthemeeting?Howshouldyouapproachit?2.Preparethestructureofthemeeting:Whatshouldbethecontent?Whatformsofprocessshouldyouuse?Howbesttousetime?Howcanyousettheagendamosteffectively?五、會議的組織準備工作CHECKLIST:Preparation3.Howwidearetheoutcomesacceptabletoyou?Ifnarrow,youwanttokeepthediscussionclosed;Ifwide,youcanopenupthediscussion.4.Howcommittedtothedeci