會議溝通應(yīng)注意事項

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會議溝通第七章會議溝通群體溝通的優(yōu)缺點組織和參加會議

會議溝通模式明確會議目的確定與會者構(gòu)成明確與會者角色職責(zé)會議的組織準(zhǔn)備工作會議議程會議記錄第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點討論1某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進行工藝重組。但以前在進行工藝重組時，工人的反應(yīng)非常強烈，對工藝的改動持?jǐn)硨B(tài)度。為了實施計劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略：策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實行的新標(biāo)準(zhǔn)、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個反饋的期限；策略二，告訴第二組工人有關(guān)現(xiàn)在工藝流程中存在的問題，然后進行討論，得出解決的辦法，最后派出代表來制定新的標(biāo)準(zhǔn)和流程；第一節(jié)群體溝通的優(yōu)缺點策略三，對第三組工人，要求每個人都討論并參與建立、實施新標(biāo)準(zhǔn)和新流程，每個成員全部參與，如同一個團隊一樣。

結(jié)果令人驚奇。雖然第一組工人的任務(wù)最為簡單，但結(jié)果他們的生產(chǎn)率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內(nèi)有17％的工人離職；第二組工人在14天里恢復(fù)到原來的生產(chǎn)水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達到原來的生產(chǎn)水平，并在一個月里提高了17％。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。啟示？討論2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由自己做個人決策是否可行？根據(jù)你自己的工作體會，請談?wù)勅后w溝通的優(yōu)缺點。群體溝通的優(yōu)點和缺點NickyStanton:優(yōu)點：——產(chǎn)生更多的承諾——產(chǎn)生更好的決策缺點：——時間和效率——群體壓力：從眾心理——專家和領(lǐng)導(dǎo)壓力——推卸責(zé)任：說而不做格羅夫：

會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段

會議溝通第二節(jié)組織和參加會議會議溝通模式明確會議目的確定與會者構(gòu)成明確與會者角色職責(zé)會議的組織準(zhǔn)備工作會議議程會議記錄Typeofmeeting

NegotiatingInformingSolvingproblemsMakingdecisionsCollectingandexchangingideas一、會議溝通模式

誰發(fā)言?

歷時多久?

他(她)對誰講話?

與誰交談?

其后會有誰發(fā)言?

有幾人?

圖7.1會議交際溝通模式實例

二、明確會議目的PurposesandObjectives1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatarethebest/worstresults?Doyouhaveafallbackposition/contingencyplans?

二、明確會議目的◆信息共享◆動員激勵◆信息傳播◆問題解決和決策制定三、確定與會者構(gòu)成

同質(zhì)性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任務(wù)導(dǎo)向和過程導(dǎo)向的平衡

四、明確與會者角色職責(zé)[自我檢測]

根據(jù)你所了解的群體溝通性質(zhì)，你認(rèn)為作為會議主席有哪些責(zé)任?在會議中，你若作為與會者，又有哪些責(zé)任?你怎樣能夠受益于會議和其他小組成員的討論?

1.會議主席角色情形一：某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經(jīng)理擔(dān)任會議的主席。在會議進行過程中，公司負(fù)責(zé)市場工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場營銷重點應(yīng)從“以鞏固國內(nèi)市場為主”轉(zhuǎn)向“以開拓國際市場為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負(fù)責(zé)市場營銷的部門經(jīng)理、副經(jīng)理對這個設(shè)想提出了反對意見，他們認(rèn)為國內(nèi)的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其全面開花，還不如采用“各個擊破”的方略，先在國內(nèi)市場取得絕對優(yōu)勢地位。結(jié)果雙方爭論得不可開交。如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結(jié)，你又如何對“市場營銷的重點”問題作總結(jié)?

會議主席角色情形二：某高校科學(xué)館會議廳內(nèi)正在召開“中國二十一世紀(jì)的管理教學(xué)發(fā)展趨向”的研討會。會議進行期間，就MBA教育的發(fā)展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認(rèn)為MBA教學(xué)應(yīng)該以“案例教學(xué)”為主；有的則認(rèn)為應(yīng)以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學(xué)院那樣采用大量的案例教學(xué)，甚至可以取消傳統(tǒng)的教師講解的形式；……這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較激烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車”。如果現(xiàn)在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應(yīng)付這種局面?你又如何就研討的問題作總結(jié)?

會議主席的職責(zé)

會議控制·決定討論主題；·明確討論范圍；·確保人們圍繞主題依次發(fā)言；·盡可能做到公正，盡全力避免與會者的爭論；·確保其他成員了解會議進展情況。會議引導(dǎo)·識別主題/問題；·交換和開發(fā)建議；·評價不同方案；·選擇行動計劃（5W1H）。會議主席的職責(zé)

促進討論討論，提問處理不同意見·對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；·分析造成分歧的因素；·研究爭論雙方或各方的觀點，了解協(xié)調(diào)的可能性；·將爭論的問題作為會議的主題之一，展開全面的討論，以便把會議引向深入；·若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進入下一項。作出決定

常用的介紹方法：

◆自我介紹◆互相介紹

◆主席介紹◆名片介紹

會議中可應(yīng)用的技巧：

◆造成“我群感”；

◆對所有與會者參加會議的目的進行深入、細(xì)致的研究，并對不同的目的加以分組和歸類；

◆處理好會議的顯在目標(biāo)與潛在目標(biāo)的關(guān)系，并在會議中盡快實現(xiàn)近期目標(biāo)和較易達到的目標(biāo)；

◆利用與會者的經(jīng)驗、專長；

◆對與會者的錯誤采取寬容態(tài)度。

得分為27分或27以下，您的會議主持得很好得分在36以上，可能預(yù)示您在主席角色方面存在某些問題2.與會者的角色

決定是否需要出席會議

準(zhǔn)備

準(zhǔn)時與會

就某些疑點或模糊問題征詢清晰解釋

給出信息時，力求精確切題

傾聽

支持他人

確保公平參與

反對要有根據(jù)

以能提高團隊績效的方式行事

表7.3會議參與自我評估問題單

得分為30或30以下，您的參與狀態(tài)良好得分在40以上，可能預(yù)示您對于會議及您在其中的角色有某些問題

五、會議的組織準(zhǔn)備工作CHECKLIST:Preparation1.Makeactionplans:Whatareyoursub-objectives?Dotheymoveyouforwardtoachievingyouroverallobjectives?Whatattitudeshouldyouadoptinthemeeting?Howshouldyouapproachit?2.Preparethestructureofthemeeting:Whatshouldbethecontent?Whatformsofprocessshouldyouuse?Howbesttousetime?Howcanyousettheagendamosteffectively?五、會議的組織準(zhǔn)備工作CHECKLIST:Preparation3.Howwidearetheoutcomesacceptabletoyou?Ifnarrow,youwanttokeepthediscussionclosed;Ifwide,youcanopenupthediscussion.4.Howcommittedtothedeci