如何做好項目管理

如何做好項目管理一、項目進行的五大步驟及相關問題構思（想法）——確定（計劃）——創(chuàng)建（工作組）——進行（工作）——結束（完成）1.構思應考慮的2個問題（1）你應該做它嗎？（你期望獲得的利益抵得上你預計獲得的成本嗎？）（2）你能夠做它嗎？（你的項目在技術上可行嗎？所有需要的資源能夠獲得嗎？）若構思存在問題，則應該與構思提出或批準的人聯(lián)系。他們可能知道你不知道的事，或者你可能知道他們不知道的事。2.確定的內(nèi)容（1）項目理由概述（2）對產(chǎn)生結果的詳細描述（3）要做的所有工作的清單（4）工作組成員的任務和責任（5）詳細的項目計劃表（6）人員、資金、設備預算（7）各種假設及如何處理風險3.創(chuàng)建（1）將各種項目任務分配給參與的核心成員：確保他們能愿意參與該項目（2）對全體工作組成員下達和說明任務：使各成員了解本職并能相互協(xié)調(diào)（3）確定工作組將如何執(zhí)行、完成分配的工作：考察工作組的初始能力（4）設立必要的金融、人事和跟蹤系統(tǒng)：側面輔助工作組完成任務（5）向組織機構通報：讓人們知道項目的存在4.進行（1）執(zhí)行計劃：進行在計劃中所安排的工作（2）不斷將工作情況與各項計劃相比較（3）解決出現(xiàn)的問題5.停止（1）讓客戶同意最終結果并將問題反饋（2）項目的后續(xù)管理（3）項目評估和討論總結6.潛在的危險（1）沒涉及到所有重點項目的支持者（2）模糊的目標（3）模糊或不存在的任務和職責（4）沒記錄重要信息：協(xié)議、合同（5）不完全和不精確的計劃表及資源需求：遺漏工作；任務持續(xù)時間的錯誤估計；未考慮任務的相互依賴性；人員的誤用（6）沒人對工作情況負責：對實現(xiàn)或未實現(xiàn)項目約定沒有獎勵或結果（7）沒預先采取措施以防范風險和偶然事故發(fā)生并做出計劃（8）不良的工作組交往：故意或非故意不分享一些重要信息（9）較弱的工作組領導：為繼續(xù)保持個人的動力；個人主義（10）缺乏全體工作組成員對項目成功的支持：沒使每個人致力于兌現(xiàn)在計劃中做出的承諾7.防止可能的接口（1）項目緊迫，沒時間做計劃：在有限的時間和資源的情況下犯不起錯誤（2）無法預測項目出現(xiàn)的意外情況：換位思考；將心比心8.注意事項（1）別浪費時間做不必要的事或彌補你忘記要做的事（2）在正確的時間按正確的次序做事（3）預計可能出現(xiàn)的各種問題二。項目細節(jié)1.關于構想（1）確定提出者和他提出構想的原因（2）確定可能從你的項目中獲益的其他人。（3）考慮幫你實現(xiàn)項目的結果的人。（4）考慮項目主持者和幫你實現(xiàn)項目結果的人。（5）確定該項目對組織多么重要。（6）將項目和組織最優(yōu)化考慮的事項密切聯(lián)系。（7）從各種可能的渠道獲取信息。A.獲取信息時鼓勵他們詳細說明他們的需求和要求。B.注意聽任何不清楚的事或任何矛盾之處。C.鼓勵他們澄清任何模糊之處。D.力求證實你通過兩個或兩個以上渠道得到的信息。2.項目策略（1）考慮組織處理類似問題的常用方法：不是不假思索的采用你過去常用的方法。（2）盡可能選擇具有最低風險、最小不確定性和最小不控制性的策略。（3）對于風險大的項目，考慮制定一個或多個備用策略。3.關于目標（1）使目標清楚而具體。A.說明一個目標時務必簡潔。B.目標一定是具體、可測、進取、現(xiàn)實、時間感。C.使目標可控：使人相信你有能力達成目標。D.相信上級和支持者都同意你的項目目標。（2）當考慮各種方法來滿足目標要求而不是試圖確定目標時需要人們的創(chuàng)造性。（3）是否有利益或需要改變什么。（4）明確目標，也要明確項目需要取得什么結果。4.規(guī)定界限（1）確定限制：產(chǎn)品的效果、時間限制、資源、工作執(zhí)行情況。（2）確定需要：人員、預算、其他資源。三.處處成功1.分解工作：開始一個新項目，最重要的是給工作的所有重要細節(jié)制定計劃和準確地估計所有工作所需要的時間和資源。2.仔細思考：無遺漏，無重疊。3.考慮層次體系：層層分解，仔細思考，確保執(zhí)行者清楚自己的任務。4.項目大小都使用工作分解結構。（1）制定工作分解結構的方法。A.自上而下法（對你和別人都熟悉的項目）a.詳細說明將要完成的整個項目所需要的所有工作任務。b.確定完成每個工作任務所需要的所有任務。c.詳細說明完成每個工作任務所需要的子任務。B.集思廣益法（對你和工作組員未做過的項目）a.在一個單獨的清單上記下你認為必須要對你的項目做的任何或所有任務。a)不要擔心重疊或者某些細節(jié)的層次。b)不要討論工作的措辭或其他細節(jié)。c)不要對工作的適當性作任何判斷。d)把每件事記下來。b.研究清單，把工作分成具有共同特征的幾個主要類別。c.把一個特征工作的任務中的工作分成一些小任務。d.考慮已經(jīng)創(chuàng)建的每一個種類，使用自上而下法來確定可能遺漏的任何需要追加的工作。（2）以各種形式表示工作分解的結構。A.組織系統(tǒng)圖準備報告準備草稿審查草稿準備終稿B.縮進格式圖準備報告限制時間1.0準備初稿年月日2.0檢查初稿年月日3.0定稿年月日3.1寫出終稿年月日3.2打印終稿年月日C.氣泡圖格式圖審查初稿審查終稿準備報告打印終稿打印終稿準備初稿（3）一些忠告和建議A.使要做這項工作的人員參與制定工作分解結構。B.查閱類似的項目中包括所制定的工作分解結構的各種信息（請教前輩）。C.使工作分解可行：包括項目進行期間增加或取消或改變某些工作。D.對不能確定的工作先做出假設。E.記住你的工作分解結構只能確定一項工作活動的各個要素；它不能描述要做的工作的順序。四.關于時間1.繪制網(wǎng)絡圖（流程圖）：事件，活動，持續(xù)時間，負責人，注意事項。2.制定最初的活動計劃表。（1）描述你的項目的客觀情況，所受約束和你的設想。（2)詳細描述你的項目的各個活動。（3）找出活動的緊前活動。（4）估計所有活動所需要的時間。（5）確定中間和最后所需要的合適的時間。（6）確定項目外能夠影響項目活動執(zhí)行的所有事件。（7）繪制網(wǎng)絡圖。3.活動中節(jié)約時間（減少時間）（1）考慮使用更富有經(jīng)驗的人員。（2）考慮通過不同的策略去做。（3）同時做一些活動。五.估計資源要求1.確定你所需要的人、數(shù)量和時間。（1）指定從事每項活動的人員。（2）明確為了完成任務他們必須付出多大的努力。（3）當他們的所有工作時間并不全都用于活動時，確定在整個活動中他們什么時候需要投入時間。2.說明人員的技能和知識（1）基本能力：一個人在一項需要這種技能和知識的任務中能夠能夠承擔領導角色。（2）次級能力：一個人在達一技能和知識領域接受過一些培訓，有一些經(jīng)驗，但還得在其他人的指導下工作。（3）興趣：一個人愿意從事需要這種技能和知識的工作。（4）如何提升組織人員的技能和知識A.培訓B.職業(yè)發(fā)展：充分給予機會。C.招納新成員第二部分組織團隊六.組織結構1.職能結構執(zhí)行部門銷售運作行政地區(qū)1制造財務地區(qū)2分銷人力資源專業(yè)單位專業(yè)單位專業(yè)單位優(yōu)點（1）所有項目都使用一套管理程序和匯報系統(tǒng)（2）項目團隊成員之間穩(wěn)固的工作關系（3）清晰設定的權責范圍更易于安排工作次序和解決沖突（4）權責清晰迫使人們尊重自己的承諾。（5）專業(yè)單位中的工作人員對他們將要支持的職能領域有更好的理解。（6）組織單位不必為得到專業(yè)群組的支持而相互競爭。2.矩陣結構優(yōu)點：（1）可以快速調(diào)集團隊（2）難得的專業(yè)技術可以根據(jù)需要應用于不同項目。（3）更容易從團隊的成員的職能單位中獲得補進（互相幫助）。缺點：（1）團隊成員要接受來自兩個不同管理者的指令（2）參與多個項目的團隊成員對工作時間的要求可能會發(fā)生沖突。（3）項目成員可能不熟悉彼此的工作方式和知識。（4）相對于成員個人任務而言，對項目團隊及其目標的關注可能不夠集中（目光短淺）。（5）不同團隊成員可能使用多種工作程序和匯報系統(tǒng)。3.矩陣環(huán)境中的關鍵人物（1）項目經(jīng)理的工作A.制定目標，時間安排，與資源預算。B.制定清晰、可行的項目計劃以確?？冃繕说膶崿F(xiàn)C.任命并保持一個集中而又負責的團隊。D.選擇并制定團隊的運作策略和流程。E.在時間和預算范圍內(nèi)實現(xiàn)目標。F.解決優(yōu)先權、工作方法或人員的沖突。G.控制項目變化。H.匯報項目進展。I.向客戶匯報并對客戶負責。J.協(xié)助完成項目的績效考核。（2）團隊成員的任務A.保證按照該領域的最高技術標準完成任務。B.在預算范圍內(nèi)完成任務。C.保持完成工作所需的專業(yè)技能和知識。D.考慮團隊成員的行為可能會對其他團隊的成員的工作造成哪些影響。E.識別可能影響團隊成員工作的情況和問題。F.使其他團隊成員了解你的工作進展與完成情況，以及你所遇到的任何問題。（3）職能經(jīng)理（妥善安排員工的任務并為員工完成任務所需要的各種資源）。A.制定或批準那些明確指定了完成專業(yè)領域任務所需資源、時間和數(shù)量計劃。B.保證團隊成員有時間完成指定任務，并且不超過預定時間。C.為項目成員提供技術知識與指導，以幫助他們解決與項目有關的問題。D.為成員提供完成工作所需的設備和設施。E.幫助成員保持其專業(yè)技能和知識。F.保證組織上下在處理某一待定領域所有項目時使用一致的方法。G.完成團隊成員的績效考核。H.以加薪、提升和工作安排形式認可工作業(yè)績。I.批準團隊成員對年假、培訓及其他占用工作時間的活動的請求。（4）上層管理者（創(chuàng)造組織環(huán)境；監(jiān)督運作政策、流程、管理的制定與實施；鼓勵所需信息系統(tǒng)的開發(fā)，并為其提供資金）工作。A.制定解決資源優(yōu)先配給與沖突問題的政策與程序。B.建立并維持勞動與財務信息系統(tǒng)。C.提供設施與設備來支持項目工作的完成。D.明確管理者的決策權的限度。4.團隊建設（1）創(chuàng)造并強化團隊的一致性。A.闡明團隊前景與工作關系（明確項目目標，熟悉彼此的工作方式）。B.制訂團隊工作程序。C.明確各自的權力。D.知道并參與團隊的職能執(zhí)行工作（建立人際關系）。E.項目經(jīng)理要負責協(xié)調(diào)全面工作（鼓勵，由不同成員處理的工作之間的銜接）。（2）創(chuàng)造團隊成員的補進A.獲得承諾（項目開始就與成員合作，并鼓勵他們做出實現(xiàn)項目目標的承諾）。B.了解其他人的提示（與成員溝通，了解并盡可能滿足他們的需求）。（3）得到環(huán)境中其他人的支持A.獲得擁護者（至少是同一層級的擁護者）。B.尋求團隊職能經(jīng)理的支持并對此表示感激。（4）制定處理常見問題的程序。A.制定詳細周密的計劃（與團隊成員一起商議和決定）。B.迅速識別并解決沖突（針對沖突進行討論，使沖突在可控階段得到處理）。C.鼓勵團隊成員間的自由交流，特別是關于認識到的問題與挫折。D.建立上層管理者監(jiān)督委員會來監(jiān)視項目執(zhí)行情況并解決出現(xiàn)的沖突七.人員在項目中的應用1.識別成員中的驅(qū)動者、支持者和觀察者。（1）驅(qū)動者：那些對限定項目實現(xiàn)結果有發(fā)言權的人。（2）支持者：幫助你完成項目的人。包括資源供應者和項目工作者。（3）觀察者：對項目行動或結果感興趣的人。2.決定何時讓驅(qū)動者、支持者和觀察者參與。驅(qū)動者支持者觀察者A.構思階段高度參與中度參與最低參與B.界定階段中度至高度參與高度參與最低參與C.啟動階段中度參與高度參與最低參與D.實施階段中度參與高度參與最低參與E.終止階段高度參與高度參與最低參與3.用各種方法使他們保持參與（1）一對一會見：與一個或兩個其他人員就項目問題進行正式或非正式的討論。（2）團體會見：與部分或全部項目成員進行預先計劃的會見。4.對有效參與的提示（1）如果他們將在后期發(fā)揮作用，應在計劃早期就涉及這些人。（2）與每位關鍵受眾制定計劃以滿足他們和你自己的信息需求和興趣。（3）要始終保證你理解每位成員參與的意義（他們?yōu)槭裁磿椖扛信d趣）。5.授予人員足夠的職權（1）闡明每個人的任務和決策（2）詢問人員對于每項決策和任務擁有的什么職權。（3）詢問人們是如何知道自己擁有哪些職權的。八.明確團隊成員的角色與責任1.幾個重要定義（1）職權：為項目產(chǎn)品、時間安排、資源及活動制定具有約束力的決策的能力。（2）職責：實現(xiàn)待定結果的使用和承諾。（3）應負責任:使得結果與每個人的工作情況有關。職權VS職責相同點：職權和職責都是事前協(xié)議。不同點：職權集中于過程，而職責則集中于結果。職責VS應負責任相同點：職責和應負責任都集中于結果。不同點：職責是事前協(xié)議，而應負責任是事后程序。（4）關于職責的兩句話A.如果你有職責，你就應該承擔責任。B.如果你沒有職責，你就不應承擔責任（如果事情進展順利也不應受到獎勵）。2.指定項目角色（1）確定授權范圍A.授權定義：放棄你擁有的某些權力。B.授權的目的a.使你能夠脫身出來處理其它工作。b.讓最合格的人來制定決策。c.培養(yǎng)另一人謹慎，成功地處理額外分配任務和能力。C.你可以授權職權，但不能授權職責：你將為他的錯誤負責。（2）滿懷信任地授權A.授權步驟（用于降低風險）：a.闡明你想要授權什么：包括授權給別人完成的工作和不希望此人做的事情。b.選擇適當?shù)娜藛T：確定你認為成功完成此任務必須具備的技術和知識。c.正確地授權：需要做的工作，此人付出多少努力，工作時間的限制。d.監(jiān)視工作情況B.授權層次（每種授權都在前一種的基礎上的延伸）。a.了解情況：了解事實并及時反饋，以便決定將來的行動。b.向我說明前進方向：在以掌握實施的基礎上制定可供選擇的行動方案。c.當我說可以時再啟動，做好準備采取一個或多個你的建議方案，但在我同意之前不要采取任何行動。d.除非我說不行，否則你就可以行動，告訴我你做什么，及何時做，除非我吩咐其他方法，否則就按你的方案行動。e.只管去做：完全按你的方案辦，我不再管。3.當需要職能范圍外的人幫助并讓他們負起責任。A.找出對此人擁有直接職權的人，并將這位管理者引入過程中。B.以書面形式落實（不是不信任，而是正式化）。C.要具體明確：請求越明確，此人的工作更容易。D.追蹤跟進a.要在開始時就協(xié)商制度一份跟進計劃。b.你的跟進計劃應當基于此人，計劃實現(xiàn)某些里程碑性質(zhì)目標的時間。E.讓此人向團隊負責：讓團隊成員知道此人的承諾，當此人實現(xiàn)了諾言要當眾予以肯定并致謝。F.確認承諾：不要“我將盡最大的努力”這樣的空話。G.創(chuàng)造一種緊急和重要感：給此人施壓，讓此人知道他的工作對項目的影響。4.關于巨細管理（1）巨細管理的定義：指當某人讓另一人完成某項任務時，他（她）對于任務細節(jié)過多時，不當?shù)暮筒槐匾膮⑴c（一般無法避免）。（2）巨細管理的原因：A.此人對工作很感興趣并將此視為一種享受：與他人討論技術問題。B.此人事技術專家并認為他（她）才能最好地完成工作：讓其分解其技術見解，鼓勵其記住為什么其最初將將這份工作委托給你。C.此人可能覺得他（她）沒有解釋清楚分配任務或是不確定性情況會突然發(fā)生：制定時間安排來經(jīng)常與其討論并檢查任務進展情況，使其迅速發(fā)現(xiàn)問題并更正。D.此人在尋找與你和團隊保持接觸的方法：安排時間來討論項目活動。E.此人可能感覺受到威脅，因為你比他擁有更多的技術知識，談及項目時，歸功與這位巨細管理者的指導與觀察力。定時與此人分享關鍵技術信息。F.此人對于自己應怎樣花費時間沒有一個清晰的理解：向其解釋其可為你提供哪些支持。G.此人感覺不應放任你自己去處理工作，以防其他人會問起這件事：與此人討論其需要哪種信息以及需要多少次的參與。（3）幫助巨細管理者對你樹立信心A.當此人你問題時，不要有防御心理或感到憤慨。B.感謝這位管理者的關心，付出的時間以及技術指導。C.向此人解釋你將如何處理你的工作。D.與此人共同制定一份計劃來共享項目進展和完成情況。（4）與巨細管理者的合作A.不要猜想：不要輕易下結論，了解巨細管理者并理解其動機，建立一種讓彼此都感覺愉快的工作關系。B.傾聽：傾聽巨細管理者的疑問和建議，試著去理解此人真正感興趣的并關注的問題。C.觀察此人對待他人的行為：若此人對他人也實施巨細管理，則很可能源于其自己的感覺和習慣，試著找出能了解此人真實興趣與憂慮的方式。D.若最初你沒有成功嘗試，再嘗試：總結你最初的行動并采取手段解決問題，重新判斷情況并制定另一種戰(zhàn)略。第三部分駕駛航船九.在正確基礎上啟動1.最終確定參與者（1）確定團隊成員的參與A.讓他們知道自己經(jīng)批準以及何時開始工作。B.確認他們?nèi)匀荒軌蛑С帜愕捻椖?。C.重申你期望人們完成什么工作，何時開始以及你希望嗎投入多少時間。D.解釋你將怎樣建立項目團隊并開始項目。E.介紹項目的驅(qū)動者和支持者。2.組建團隊（1）團隊的定義：團隊是承諾實現(xiàn)共同目標、處理工作需要相互依賴的人員的集合。（2）團隊的要求：A、項目團隊存在的前提條件就是每個成員都能夠而且必須資源為項目做出獨特的貢獻。B、團隊需要所有成員做出實現(xiàn)共同目標、工作相互依賴以及為項目做出獨特和重要貢獻的承諾。（3）團隊成員需要考慮的內(nèi)容：A、目標：整個團隊以及每位成員希望達到的目的a、討論項目動機、誰在支持該項目、以及計劃成果的影響b、強調(diào)項目成果怎樣有助于組織的成長和生存c、探究項目成果將怎樣影響每位團隊成員的工作注：鼓勵人們?nèi)ニ伎?，去實現(xiàn)他們的個人目標（獲得新的知識、技術；結識新人；提高他們在組織中的地位；增加晉升機會等）B、角色：每位成員各自被委派的任務a、主要職責：對于完成某項活動負有全責b、次要或輔助職責：有義務完成某項活動的一部分c、必須看到產(chǎn)出：看到某項活動生產(chǎn)出的實體產(chǎn)品C、流程：用以幫助團隊成員完成任務的技術a、溝通：以書面或面對面接觸的形式共享與項目有關的信息b、沖突解決：解決團隊成員關于項目工作的不同意見c、決策制定：在備選方案與行動之間做出決策。制定針對形勢選擇最適當決策制定方法的指導方針。包括意見一致、大多數(shù)法則、全體通過協(xié)議、技術專家決策。當正常決策方法陷入困境時采用伸縮程序。D、關系：團隊成員彼此間的感覺和態(tài)度a、共同解決沖突b、利用靈感方法來挑戰(zhàn)技術或管理問題c、一起度過非正式的個人時光（共進午餐；在休息的時間參加與工作無關的活動）（4）幫助團隊成為運行順利的單位A、養(yǎng)成習慣：a、確定并會見團隊成員，禮貌地與他們談論有關項目目標、工作安排等問題。b、共享項目計劃，互相介紹團隊成員，并談論每位成員的背景、組織職責以及專業(yè)領域。B、鼓勵爭論：a、引發(fā)并解決人們對于項目或團隊成員的矛盾的感覺b、鼓勵人們討論他們對項目計劃可行性的任何問題或憂慮，并與他們一起合作消除他們的顧慮c、鼓勵人們談論與其他的成員合作時或是對其他團隊成員完成指定任務能力的任何保留意見d、要讓討論集中于任務出色完成的方面而不是人身攻擊C、規(guī)范化：制定管理團隊成員行為的標準和工作指導方針。鼓勵團隊成員建立將用以指導他們自己行為的規(guī)范。a、人們?nèi)绾翁岢霾⒂懻摬煌^點b、出席會議的及時性c、會議參與情況D、實施：實施能夠創(chuàng)造出期望產(chǎn)品或成果項目工作，監(jiān)督與既定安排和預算相等的情況，對現(xiàn)有計劃作出變更，于是適當人員共享項目進展和問題的信息a、偶爾你可能需要重新回顧一個你認為團隊已經(jīng)完成的階段b、指導團隊成員經(jīng)過養(yǎng)成習慣、鼓勵爭論的階段c、定期評估執(zhí)行情況，以及何處還要突破一些難題3、建立跟蹤系統(tǒng)A、時間表完成情況B、人力資源使用C、財務花費D、最終確定項目的細分結構4、為目標后評價奠定基礎（1）告訴所有成員你將在項目結束時進行項目后評價（2）鼓勵團隊成員在項目實施過程中記錄問題、想法和建議（3）闡明你用以評價項目成功的標準（4）自己堅持記錄項目日志并鼓勵其他團隊成員也這么做十、項目溝通1、有效溝通：及時與適當人員共享適當信息2、項目溝通的分類（1）正式溝通：是經(jīng)過事先計劃/根據(jù)既定進度并依據(jù)標準格式進行（2）非正式溝通：在人們想起需要共享信息時隨時發(fā)生3、書面形式共享信息（1）讓你的團隊成員詢問問題以澄清你想要發(fā)出的信息的內(nèi)容、意義及含義（2）確認你的成員已接受信息并按照你期望的方式解釋信息（3）善于抓住反映成員對信息反應的非語言信號（4）要支持關于你的信息的交流討論并由此而產(chǎn)生的閃爍才華4、通過會議共享信息（1）人們對會議的常見不滿：A、沒有給予足夠的事先注意B、沒有適當人員參加C、沒有及時開始D、沒有會議議程E、沒有遵循現(xiàn)有議程F、會議沒有產(chǎn)生行動方案G、討論那些成員認為在以前會議中已經(jīng)解決了的問題H、大會做出的決定會后進行修改I、95%的會議時間都在處理那些成員不感興趣或與他們無關的問題J、知道下次會議不會比上次更好（2）改善會議質(zhì)量A、會前準備a、闡明會議目標b、確定誰需要參加及其理由c、對會議給予足夠的事先注意d、告訴成員此次會議的目標e、準備一份包括主題和時間的書面議程f、將會議控制在一個小時以內(nèi)B、召開會議a、即使有人缺席也要按時開會b、委任一名“計時員”：當超過指定時間時，此人會給予提示c、書面記錄出席人員、討論主題、制定的決策、及任務分派d、列表記錄需要在會后深入探討的行動項目，在表上明確所有人員的責任e、若缺少解決問題所需要的信息或適當人員沒有參加會議，請終止討論并將其列在行動項目上f、按時結束會議C、跟進a、迅速向所有會議參與人員分發(fā)會議記錄b、監(jiān)控行動的實施情況c、不要只是思考好的建議，要學會采納（3）召開關鍵項目會議A、定期安排團隊會議：團隊分享進展情況及出現(xiàn)的問題，保持良好的的人際關系B、特別團隊會議：團隊成員解決困難和問題的特殊會議C、上層管理者審查：對項目狀況、主要成績及需要上層管理者幫助解決的問題進行定期總結5、定期安排團隊會議（1）即使會議是定期安排的，也要準備具體日程并提前分發(fā)，讓人們提出評論和建議（2）會前分發(fā)最近一個實施周期的過程（3）事前分發(fā)任何與會議討論主題相關的背景資料（4）限制討論那些需要進行更深入考慮的問題，放在其他討論會上討論（5）按時開始，按時結束（6）準備并分發(fā)會議簡要記錄6、特別團隊會議：為了解決那些在項目實施中出現(xiàn)的特殊問題（1）闡明問題以及期望的會議結果（2）識別并邀請對該問題感興趣、受影響或為其工作的人參與會議（3）向所有被邀請者清楚的解釋會議目標（4）仔細地用文件證明在會議上制定的所有行動項目，并分派責任十一、鼓勵最高績效1、同時實施管理和領導（1）管理：集中于制定計劃和評估績效；集中于系統(tǒng)、程序和信息；創(chuàng)造命令和可預言性（2）領導：強調(diào)詳細說明一種遠景并采取行動來增加遠景變成現(xiàn)實的可能性；集中于人員；幫助人們處理變化（3）項目活動的領導與管理方法的比較活動領導管理計劃制定并分享遠景和戰(zhàn)略明確目標、進度和預算組織得到團隊成員的承諾將人員分派至團隊并明確他們的作用實施激勵團隊成員監(jiān)控并報告項目進展和問題處理情況2、發(fā)揮個人權利與影響（1）人們服從你的命令的原因A、獎勵B、懲罰C、你的職位D、你代表什么（共同目標或結果）E、你是誰（個人魅力）F、你的經(jīng)驗G、你的價值（2）建立權力基礎：提高你影響團隊成員和項目環(huán)境中其他人員的能力A、判斷你對想要影響的人員擁有什么職權（加薪、升職等）B、找出其他對你想要影響的人員擁有職權的人C、要向自己闡明為什么成功完成項目符合組織利益，然后再與他人分享這個原因D、了解別人，理解、贊賞、并感謝他們的特殊才干和實力E、讓他們了解你好的一面。你影響別人的權利應當基于他們對你性格、能力、職權的理解F、不要責備或抱怨，而在必要時提供反饋信息G、精通你必須承擔的工作3、激發(fā)并維持團隊成員的動力（1）闡明項目利益A、更好的工作環(huán)境B、學習新技能并變得知識豐富C、擴展商業(yè)交往D、在愉快的氛圍中工作E、提高職業(yè)潛力F、成功接受挑戰(zhàn)（2）如何幫助人們理解并贊賞項目能為組織帶來利益？A、識別導致項目產(chǎn)生的情況B、識別項目的關鍵驅(qū)動者并闡明他們希望實現(xiàn)的目標C、接受并贊賞在你心目中項目利益的價值D、鼓勵他人討論他們的期望利益并認識其價值E、鼓勵他人考慮可能被忽視的其他利益（3）鼓勵人們識別參與項目能夠?qū)崿F(xiàn)的個人利益A、討論他們的個人興趣和惡職業(yè)目標，并將這些興趣和目標與項目有關方面聯(lián)系起來B、討論他們過去欣賞的項目以及喜歡這些項目的原因C討論你和他人希望通過該項目實現(xiàn)的部分利益（4）證明可行性：幫助人們相信項目可行A、讓他們參與計劃過程B、鼓勵他們識別潛在的關注問題，使你能夠分析并制定計劃解決這些問題C、解釋你為什么認為自己的目標和計劃是可行的D、制定靈敏的風險管理計劃（5）報告進展A、到達每一個中間轉(zhuǎn)折點都會給人們帶來個人滿足（制定經(jīng)常而有意義的中間轉(zhuǎn)折點）B、對成功績效的認可肯定了他們沿正確軌道前進，增強他們成功的信息C、不斷評估人們的工作情況D、不斷強化項目成功完成時每個人能夠?qū)崿F(xiàn)的個人利益十二、結束項目1、重新確定團隊一致性和團隊精神（1）將團隊召集在一起并重申你們成功完成項目的共同使命（2）不斷將團隊注意力集中在最終產(chǎn)品的價值和重要性上（3）密切監(jiān)控最后的活動并經(jīng)常向每位團隊成員提供反饋信息（4）讓團隊成員感覺你容易接近2、幫助團隊成員完成自己的項目任務并繼續(xù)承擔新的任務（1）感謝并證明團隊成員的貢獻，向那些曾為項目提供幫助的人表示感謝，并由于其分享你對他們工作的品質(zhì)的評估。同時還要花些時間感謝他們的管理者，并讓管理者知道你對他們雇員工作情況的評價。（2）公開與人分享積極的反饋信息；私下與人分享具有建設性的批評和建設，以便日后改善。兩種情況下都要保證親自與團隊成員分享你的評論，并以書面形式強化談話結果。十三、處理風險與不確定性1、風險與風險管理（1）風險的定義：只有與意外事件發(fā)生或由于沒有計劃，而造成的沒能完成產(chǎn)品、進度、資源目標的可能性項目影響因素：A、項目持續(xù)時間長B、準備項目計劃與開始項目工作之間的時間跨度大C、你自己、團隊成員、或你所在組織缺乏類似項目經(jīng)驗D、使用新的技術或工作方法（2）風險管理的定義：指識別潛在風險，評估風險對項目的潛在影響以及制定并實施計劃以便將消極影響控制在最低程度的過程錯誤的風險管理戰(zhàn)略：A、鴕鳥方法：忽視風險并假裝它不存在B、祈禱方法：指望高人為你解決所有問題或風險會消失C、否認：意識到了某些特定情況可能會給項目帶來困難，但卻拒絕接受這些情況可能發(fā)生的現(xiàn)實（3）考慮風險對項目成功機會的潛在影響的時機：A、首次決定是否承擔項目時B、制定項目目標、戰(zhàn)略、責任分擔、進度、及資源預算時C、監(jiān)控實施情況并對出現(xiàn)的問題做出反應時D、在項目起步后考慮對項目進行變更時（4）將風險對項目的消極影響降到最低：A、識別風險：判斷計劃中的哪些方面或哪些能預想到的項目環(huán)境可能會發(fā)生變化B、估計風險對項目的潛在影響：判斷若事情不像你所預想的那樣產(chǎn)生的后果C、制定計劃來減輕風險的影響：決定你將如何避免風險以及避免產(chǎn)生的消極后果D、在實施過程中監(jiān)控項目的風險狀況：判斷現(xiàn)有風險是否仍將成為風險，是否有風險發(fā)生的變化的可能性，以及是否有其他風險出現(xiàn)E、讓他人了解狀況：向所有關鍵成員解釋2、識別風險（1）認識風險因素A、生命周期階段 可能的風險因素全過程 a、對一個或更多階段的投入時間不夠 b、沒有記錄下重要信息 c、尚未結束一個或更多前期準備階段就進行下一階段構想階段 a、沒能書面記下所有的背景信息和計劃 b、沒有進行正式的成本——收益分析 c、沒有進行正式的可行性分析 d、你不知道是誰首先提出了項目創(chuàng)意界定階段 a、準備計劃的人過去沒有承擔過類似項目 b、沒有寫下項目計劃 c、遺漏了項目計劃的某些部分 d、項目計劃的部分或全部方面沒得到所有關鍵成員的批準啟動階段 a、指定完成項目的人不是準備計劃的人 b、未參加制定計劃的人沒有審查項目計劃并提出任何疑問 c、沒有付出努力來幫助團隊確定統(tǒng)一性及焦點 d、沒有制定解決沖突、做出決策、或進行溝通的項目團隊程序?qū)嵤╇A段 a、主要客戶的需求發(fā)生了變化 b、收集的有關進度情況和資源消耗的信息不夠完整或不夠準確 c、項目進展報告不一致 d、一個或更多重要的項目支持者有了新的分配任務 e、在實施期間替換了項目團隊成員 f、市場特征或需求發(fā)生了變化結束階段 a、做出非正式變更并沒有對它們帶給整個項目的影響進行一致分析 b、一個或更多項目驅(qū)動者沒有正式批準項目結果 c、在所有項目工作完成的人員就被分配到了新的項目B、計劃信息 可能的風險因素項目成員 a、你以前沒和這個客戶做過生意 b、以前和該客戶做生意時出現(xiàn)過問題 c、上層管理者或其他關鍵驅(qū)動者對你的項目只是略感興趣 d、你的項目沒有擁護者 e、你根本就沒有明確識別項目成員項目背景 a、你的項目是自發(fā)決策的結果而不是慎重評估的結果 b、在你工作開始前，你的項目要求其他計劃活動首先完成項目范圍 a、項目異常大 b、項目需要多種技能和知識 c、項目涉及不同的組織單位項目戰(zhàn)略 a、目前尚未宣布戰(zhàn)略 b、你計劃使用新的、未經(jīng)測試的技術或方法項目目標 a、沒能實現(xiàn)一個或多個目標 b、績效量度標準不清晰或不存在 c、沒能達到績效目標或規(guī)范約束 a、沒有識別約束因素計劃信息 可能的風險因素 b、約束因素模糊不清設想 a、項目設想模糊不清 b、設想太過理想化任務與責任 a、不是所有支持者都參與制定任務與計劃 b、過分依賴一人或幾人 c、有兩個人或更多人為同一項目負主要責任 d、沒有為一項或更多活動分配主要責任 e、沒有一個人為整個項目負全部責任進度（活動時間估計） a、組織沒有歷史數(shù)據(jù)庫，不知道過去完成類似項目需要花費多長時間 b、部分項目必須使用那些你未曾使用過的程序或技術 c、一些活動將由那些未曾與你合作過的人完成進度（活動相互依賴性） a、在制定進度時沒有具體考慮相互依賴性 b、為希望節(jié)省時間而將部分相關的活動安排同時進行 c、沒有用正式方法來評估相互依賴性對進度的影響人員 a、沒有估計完成各項活動所需要的實際工作量 b、沒有正式考慮可用性和效率 c、將由新的或沒有經(jīng)驗的人來執(zhí)行項目活動資源、資金 沒有準備項目預算（2）識別風險：A、風險因素引起的風險：a、產(chǎn)品風險：該技術可能無法產(chǎn)生令人滿意的結果b、進度風險：采用新技術花費的時間可能比預計時間更長c、資源風險：現(xiàn)有設施和設備可能不足以支持新技術的使用B、如何識別潛在風險：a、審查過去關于在類似情況下遇到問題的記錄b、與專家和擁有相關經(jīng)驗的人員研究對策c、越是具體的描述某一風險，越能更好的評估其潛在影響注：要盡早、盡可能地消除更多的項目潛在的風險因素3、評估風險的可能后果（評估風險可能性的方法）（1）盡量考慮更多人的意見（2）確信你向其征求意見的人所在的項目、以及那些項目的周圍條件都與你的項目相似（3）在他們與你分享意見之前，不要讓他們討論自己的估計4、管理風險（1）選定風險：選定那些你認為需要盡快解決的問題A、同時考慮風險出現(xiàn)的可能性以及他對項目的潛在影響B(tài)、在某些特定情況下，一種潛在后果可能是完全無法接受的，即使他出現(xiàn)的可能性很低，你仍不愿接受這種可能（2）制定風險管理戰(zhàn)略A、將風險發(fā)生的可能性控制在最小a、重申目標與期望b、從旁監(jiān)控c、技術指導d、計劃安排B、制定與應急預案：制定一個或更多備選行動方案C、購買保險：付出一定代價以便在風險出現(xiàn)時能夠減少它的潛在影響（3）就風險進行溝通A、就項目風險進行溝通的重要時間點a、構思：為決策是否承擔項目提供支持b、界定：為了指導項目計劃各方面的制定工作c、啟動：為了讓團隊成員討論并理解潛在風險，以便鼓勵他們盡早發(fā)現(xiàn)并解決潛在困難d、實施：為了更新已知風險發(fā)生的可能性，強化為將風險的消極影響降至最低而采取的行動B、改善溝通效果a、詳細解釋風險的本質(zhì)、它將如何影響項目、以及用以估計風險發(fā)生可能性的依據(jù)b、告訴人們你對風險發(fā)生機會的最新估計，將困難發(fā)生的機會控制在最小的措施，減少項目產(chǎn)生消極后果的可能性的方法c、鼓勵人們思考并討論風險，應當總是著眼于找出有效方法以將風險對項目的消極影響控制在最低d、以書面文件保存所有關于風險的信息5、準備風險管理計劃A、分析風險因素B、明確相關風險C、你對各風險發(fā)生可能性及其相應后果的估計D、你計劃怎樣管理選定的風險E、你計劃怎樣讓人們了解在項目進展過程中選定風險的狀況十四、利用已有經(jīng)驗1、準備項目后評估：對項目結果、活動、及進展情況進行評估A、認識項目成績并感謝人們的貢獻B、識別有效的技巧和方法，制定計劃確保將其再次應用于未來項目C、識別無效的技巧和方法，制定計劃確保將來以不同方式處理問題2、準備項目會議（在每個階段采取措施為項目后評估奠定基礎）：A、構思階段：a、識別關鍵的項目驅(qū)動者b、判斷人們在決定將項目授權給你時，他們能夠?qū)崿F(xiàn)的利益c、如果進行了正式的成本—收益分析，找出人們認為通過該項目將會實現(xiàn)的利益B、界定階段：a、識別任何其他的項目驅(qū)動者b、為所有項目目標制定清楚詳細的描述，包括績效量度標準和希望實現(xiàn)的績效目標c、完成活動分配資源和時間C、啟動階段：ａ、告訴團隊成員在項目結束后將進行項目后評估ｂ、鼓勵團隊成員記錄他們在參與項目期間遇到的問題、困難及成功實踐Ｄ、實施階段：ａ、保證有關項目成本、工作負荷及進度完成報告的文件ｂ、保存項目日志其中包括它們識別并記述的遇到的情況和問題，影響項目完成的意外事件以及異常成功的技巧與方法Ｅ、結束階段：ａ、獲得有關項目最終成本、工時和進度完成情況的報告ｂ、召開項目后評估會議ｃ、分發(fā)項目后評估會議記錄的會議記錄３、實施項目后評估（１）使規(guī)定的階段能夠便于有效獲得信息與反饋Ａ、邀請適當?shù)娜藛TＢ、在會議開始時宣布這將是一次學習經(jīng)驗的會議Ｃ、鼓勵人們?nèi)プR別他人出色完成的工作Ｄ、鼓勵人們?nèi)z查自己的完成情況，看看還能怎樣以不同的方式處理問題Ｅ、考慮在遠離辦公室的地點召開會議（２）考慮會議議程Ａ、導言Ｂ、對績效的全面回顧ａ、實現(xiàn)的結果、遵循的進展、擴充的資源ｂ、進行項目計劃的方法ｃ、項目追蹤系統(tǒng)及程序ｄ、項目溝通ｅ、團隊實踐Ｃ、對特殊成績的討論和認識Ｄ、回顧顧客和管理者的評論Ｅ、討論遇到的問題和可困難Ｆ、討論怎樣在將來的工作中反省從該項目的經(jīng)驗４、用跟進行動來加強項目后評估的效果在召開了項目后評估會議之后，要盡快準備并分發(fā)記述以下內(nèi)容的報告：（１） 在未來項目中受到鼓勵的行為（２） 鼓勵這些行為的措施（３） 在未來項目中要避免的行為（４） 避免這些行為的措施（５）實現(xiàn)以上行為的其他備用方法十六、幫助你計劃項目的十個問題１、為什么要完成此項目（１）什么情況導致了項目產(chǎn)生？（２）最初設想有誰提出？（３）還有誰想從項目中獲得利益？（４）如果項目未完成會發(fā)生什么情況？２、需要什么人參加（１）驅(qū)動者（2）支持者（3）觀察者3、你將創(chuàng)造什么結果（1）清楚地描述每項產(chǎn)品、服務或影響（2）確保結果是可測量的（3）包括績效目標4、必須滿足哪些約束條件A、限制：由項目團隊以外的人員設定的制約因素（時間、場地等）B、需要：你和你的團隊成員制定的制約因素5、你做出了什么假定：識別出所有用于計劃項目的可能不準確的信息6、必須完成什么工作（1）要做的工作：需要實施的處理與措施（2）輸入：實施活動所需要的一切人員、設備、供應品、原材料、資金及信息（3）要產(chǎn)生的結果：活動實施期間將會產(chǎn)生的產(chǎn)品、服務或情況（4）相互依賴性：在開始活動前必須完成的活動，能在完成當前活動后再開始實施的活動（5）持續(xù)時間：實施活動所需要的實際時間7、你將何時開始并結束每項活動（1）相互依賴性：在開始某項活動前你必須完成什么工作（2）資源可用性：你將在何時需要特定資源以及何時可以利用這些資源8、由誰完成項目工作（1）以姓名、職位描述或頭銜、或完成指定任務所需要的技能和知識來識別每個人（2）如果由一名以上的人員完成同一活動，說明每個人的特定任務及人們?nèi)绾螀f(xié)調(diào)工作（3）具體指明每個人需要付出的努力水平（4）若有人無法全職投入某活動，明確說明在活動持續(xù)期間他的工作時間9、還需要什么其他資源：識別完成項目工作所需要的一切設備、設施、服務、供應品和資金，具體說明每種資源的需求量和需求時間10、可能出什么錯：識別風險并制定將風險的消極影響控制在最小十七、使人們負責的十種方法讓真正擁有職權的人參加：讓人員的管理者確認此人能夠花費必要的時間幫助你，并且在開始時就獲得這一協(xié)定