會議管理制度（匯編1）

公司會議管理制度第一章總則第一條本制度中會議指的是，在公司經營管理過程中因縱向、橫向協(xié)調溝通的需要，或者是針對公司運作過程中所出現(xiàn)的問題而召開的各種會議。第二條本制度適用于公司及各部門的工作會議和專項會議，如公司領導工作例會、總經理辦公會、公司產銷計劃會、部門例會、各種專項會議等。第三條制訂本制度的目的是指導和規(guī)范公司經營管理會議的運作，目的在于改進公司會風，提高會議質量，減少會議數(shù)量、縮短會議時間。公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項有關制度或條例執(zhí)行。第二章召開會議應遵循的基本原則第四條會議的召開須遵循下面幾個基本原則：1一致性原則。公司的經營管理會議討論的原則或議題須同公司現(xiàn)行制度保持一致性，遵循制度所規(guī)定的準則或者同制度構成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業(yè)務運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規(guī)章。2流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應的運作流程，按照一定的模式進行，做好必要的準備工作，以便總經理對所有公司內部所召開的經營管理會議進行有效的指導和控制。3有效性原則。每一次所召開的公司經營管理會議都應該達到的預定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應通知與會者有關會議的議題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關的人員出席。4節(jié)約性原則。會議的召開應該遵循節(jié)約性原則，時間要安排得恰當有效。會議的主持人根據(jù)會議的內容以及重要程度將有關事項在會議召開之前界定好。主持人和發(fā)言人的時間也應有所限定。5求同存異原則。會議上應該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關于一般的問題，可以采納少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于事關重大或比較嚴肅的議題，則應采納智者的意見。6民主集中原則。會議討論議題，應本著集思廣益的原則，鼓勵與會者會議規(guī)劃及管理制度.目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。.職責綜合部負責會議管理，所有重要會議要公司領導批準后到綜合部登記備案。會務工作主要由綜合部承辦；其他部門主辦或召集的會議，綜合部應協(xié)助。除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由綜合部整理、分發(fā)、立卷、存檔。.會議分類周例會（經營管理層）3.L1會議組織：綜合部3.L2會議主持人：公司董事長3.L3會議參加人：總經辦成員及公司各部門領導3.L4會議內容：a、聽取各部門匯報上周工作總結及本周工作計劃；b、上周遺留問題解決情況；c、對上周工作總結并部署下周工作內容。3.L5會議記錄：綜合部會議時間:每周一下午14:30。月度總結和計劃會（經營管理層）321會議組織：綜合部322會議主持人：公司董事長323會議參加人：總經辦成員及公司各部門領導324會議內容：a、聽取各部門匯報上月工作總結及本月工作計劃；b、上月遺留問題解決情況；c、對上月工作總結并部署下月工作內容。325會議記錄：綜合部326會議時間：每月第一周周一下午14:30開始工作述職會（經營管理層）主持與記錄：工作述職會議由綜合部負責召集，董事長主持，行政專員進行會議記錄。召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由綜合部安排。參加人員：總經辦成員及公司各部門領導會議內容：各與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。半年度董事會和股東會（決策層）341會議組織：董事會秘書，綜合部配合342會議主持人：公司董事長343會議參加人：公司股東及董事344會議內容：提前準備會議議題，會上討論并決議345會議記錄：綜合部346會議時間：每年6月下旬和每年的1月份其他會議公司年終總結表彰大會總結全年工作情況，部署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由行政管理部具體組織實施。各專題會議相關部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、企劃工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、部署和總結。353員工發(fā)起的會議公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請適當級別的會議。由行政管理部門將會議納入臨時會議的范圍，并由董事長批準。354培訓會議不定期舉行，重要培訓內容是：政策分析、分享；業(yè)務培訓、交流，出差政策學習匯報等。根據(jù)研發(fā)生產部、市場部、公司綜合部的通知和公司領導安排進行，培訓會議需講師提前準備。4.會議召開會議安排凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議,會議召集部門應在召開前1-2天將董事長批準后的會議通知單報綜合部，由綜合部進行統(tǒng)一安排，方可召開。各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向會議主持人請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議部署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。會議的準備公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由行政管理部提前做好投影設備連接調試工作；會議之前，綜合部負責根據(jù)會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；特別重大會議，應由綜合部轉專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：a、會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；b、會議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)）；c、會議場所布置；d、會議服務人員的安排；e、會議簽到；f、會后事項安排；g、會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。會議召開及傳達：a、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議；b、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料；c、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求；d、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容；e、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，行政管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄；f、公司會議的會議紀要由綜合部專人負責整理并由公司領導審閱簽發(fā)，會議紀要應分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔；g、會議結束后綜合部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由綜合部專人負責，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。5.會議紀律與會人員必須按照會議通知（書面或口頭）規(guī)定的時間準時到會，不得遲到、早退。如因特殊情況不能參加，必須提前請假或征得會議主持人同意。公司員工需向部門經理或主管領導請假，部門經理以上級別需向董事長請假，未獲允許或未做說明者視為缺席。公司成立〃會議基金〃，參會者出現(xiàn)無故缺席、遲到、早退等行為時，須自覺贊助會議基金，具體如下：a、公司領導無故缺席贊助200元/人/次，遲到、早退贊助100元/人/次；b、公司各部門主管無故缺席贊助100元/人/次，遲到、早退贊助50元/人/次；c、公司員工無故缺席、遲到、早退贊助50元/人/次；d、每月缺席、遲到、早退超過兩次者，贊助金額加倍。會議前，參會人員須根據(jù)會議議題提前準備好資料。4.2會議期間，參會者必須將手機關機或調至震動狀態(tài)，不準大聲接、打電話，不得影響會議發(fā)言。6.附則本制度由綜合管理負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規(guī)定執(zhí)行。綜合部2016年12月9日會議管理要領（一）提高會議成效的要領.要嚴格遵守會議的開始時間。.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。.要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。.在會議進行中要注意如下事項：⑴發(fā)言內容是否偏離了議題？⑵發(fā)言內容是否出于個人的利害？⑶是否全體人員都專心聆聽發(fā)言呢？（4）是否發(fā)言者過于集中于某些人呢？⑸是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人呢？（6）是否某個人的發(fā)言過于冗長呢？⑺發(fā)言的內容是否朝著結論推進呢？.應當引導在預定時間內做出結論。.在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。.應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。（二）會議禁忌事項.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限）.不可從頭到尾沉默到底。.不可取用不正確的資料。.不要盡談些期待性的預測。.不可做人身攻擊。.不可打斷他人的發(fā)言。.不可不懂裝懂，胡言亂語。.不要談到抽象論或觀念論。.不可對發(fā)言者吹毛求疵。.不要中途離席。會議分類及組織第一條全廠會議歸納為四類：.廠級會議:主要包括黨政領導（擴大）會，全廠干部會，全廠組長會、全廠黨員大會、全廠團員大會、全廠職工大會，全廠技術人員會以及代表大會。應分別報請黨委或廠部批準后，由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。.專業(yè)會議：系全廠性的技術、業(yè)務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全生產工作會等等），由分管廠領導批準,主管業(yè)務科室負責組織。.系統(tǒng)和部門工作會：各車間、科室、支部召開的工作會（如車間辦工會、科務會、支部會、車間（科室）職工大會等）由各車間科室、支部領導決定召開并負責組織。.班組（小組）會屈各黨、工、團小組長或行政班組長決定并主持召開。第二條上級或外單位在我廠召開的會議（職現(xiàn)場會、報告會、辦公會等）或廠際業(yè)務會（如聯(lián)營洽談會，用戶座談會等）一律由廠辦受理安排，有關業(yè)務對口科室協(xié)作作好會務工作。涉密會議保密管理制度第一條凡組織舉辦涉及單位商業(yè)秘密的會議，必須在具備安全條件的場所進行，采取嚴格的安全保密措施，不得在公共場所特別是涉外賓館、飯店召開涉密會議。并同時對與會人員進行保密教育，嚴格執(zhí)行保密紀律。第二條涉密會議舉辦前，單位保密部門應對會場擴音、錄音設備進行保密檢查。嚴禁使用無線話筒錄音或以無線代替有線擴音設備以防泄密。第三條對與會人員嚴格把關，會前應將名單呈報企業(yè)分管領導審定，他人不能代替參加會議，并進行簽名登記。嚴禁與單位涉密會議無關人員進入會場。第四條與會人員不得將手機帶入涉及商業(yè)秘密會議的第四條與會人員不得將手機帶入涉及商業(yè)秘密會議的會場，因特殊原因帶入會場的手機應取出電池。第五條涉密會議工作人員要用統(tǒng)一編號的記錄本進行會議記錄，會后按規(guī)定統(tǒng)一收回、保密或銷毀。凡會議規(guī)定不準記錄的，與會人員不得記錄，不得錄制聲像制品；確需記錄或錄制的，須經主辦部門批準，其記錄本或制品按同等密級文件要求妥善保管；第六條會議印發(fā)的秘密文件、材料，要嚴格管理，標明密級，專人負責統(tǒng)一編號、登記分發(fā)和履行簽收手續(xù)，會后按登記清單及時收回。嚴禁向與會議無關人員提供涉密會議材料；第七條為涉密會議擬定的文件草稿，用后統(tǒng)一由主辦部門及時收回。需保存的，應標明相應的密級歸檔保管；無需保存的，造冊登記后銷毀；第八條.涉密會議期間發(fā)現(xiàn)文件丟失或被竊，必須立即報告，及時追查，設法挽回損失。第九條會議結束后，要對會議場所、住地進行保密檢查，不得有文件、筆記本等遺漏。充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。7會議備檔原則。對于會議過程中所出現(xiàn)的所有重要事情，特別是經營管理的一些原則問題的討論，都應該記錄下來，以備查閱，作為公司日后工作的參考資料。第三章會前準備第五條公司召開的公司級會議會務服務統(tǒng)一歸口辦公室負責。各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。第六條會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發(fā)或通知所有與會者。第七條會議主持人和與會人員都應在會議召開3日前做好有關準備工作，包括擬好會議提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人審核。第八條所有與會者都應該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應提前向會議召集人說明情況，并且將自己的觀點盡量用書面的形式轉達給會議召集人，由會議召集人代為表達。第九條會議的基本人員應該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。第四章會議組織及要求第十條會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。第十一條會議主持人須遵守以下規(guī)定：1主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。2主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。3會議進行中，主持人應根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。4屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。第十二條參會人員須遵守以下規(guī)定：1應準時到會，并在《會議簽到表》上簽到；2準確、充分地表達自己的立場，會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；3會議討論過程中，與會者應注意文明用語。4遵循會議主持人對議程控制的要求；5屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；6遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；7做好本人的會議紀錄。第五章會議記錄第十三條公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并由會議召集人確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規(guī)定：1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要；2會議記錄應堅持實事求是的原則，盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性，記錄員應署名；3對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議后2個工作日呈報會議主持人審核簽名；5負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；6做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。第十四條會議紀要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：1公司級會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。2各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管；3會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規(guī)定執(zhí)行。第六章會議精神的督辦及執(zhí)行第十五條會議跟進1會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由主辦部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定；2會議跟進的依據(jù)以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；3辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據(jù)；4部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第七章會議紀律和要求第十六條公司級會議的保密1與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。2會議議決事項，應嚴格保密，除按規(guī)定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。3故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。第十七條管理權責和處罰1辦公室負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2會議主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處no訓。3遲到、早退、缺席（1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲至I」；（2）早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；（3）缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。第十八條處罰1無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；2無正當理由缺席每次處以20元的罰款；3凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。4以上處罰由會議記錄人將召集人簽字確認的會議記錄出勤記錄交人力資源部從工資扣除。第八章附則第十九條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十條本制度由辦公室負責解釋。第九章會議運作流程第二十一條根據(jù)本制度的總則和基本要求，會議的召開應遵行下面的流程：會議運作流程工作標準編號： 編制日期:重要步驟工作內容的簡要描述重要輸入 1重要輸出相關文件A1會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時